羅富玲

摘 要：檔案的收集整理是信息時代的基礎(chǔ)性工作，在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的今天。中國的檔案部門仍處于較為繁瑣落后的人工處理時代。反映著我國目前的檔案管理工作較為薄弱。隨著計算機(jī)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代的來臨。檔案的收集與整理都需要進(jìn)行創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：收集;整理;創(chuàng)新研究

收集與整理是信息管理的基礎(chǔ)的工作環(huán)節(jié)，可也是最為重要的環(huán)節(jié)。收集是工作的開始，整理則是信息傳達(dá)的樞紐。在檔案收集的過程中，能夠更多的獲取檔案中所體現(xiàn)的工作的質(zhì)量。進(jìn)而繼續(xù)利用已經(jīng)搜集好的檔案，進(jìn)行下一步的工作安排。對于檔案的細(xì)致整理，可以讓檔案井然有序的排列出來，方便隨時調(diào)出查閱。也有利于檔案的管理和安全。所以，想要真正有效率的利用檔案進(jìn)行工作。就必須要做好檔案的收集與整理，這項工作的意義就在于，它是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。也可以為資料的查找承擔(dān)大量的任務(wù)。

1 檔案收集與整理的要素

1.1 檔案要具有真實性

檔案是對歷史發(fā)生的各種事件和社會上的活動的真實記錄。有著非常高的價值。檔案是在人類不停的探索與實踐中所產(chǎn)生的，它明確的記載了很多重要的歷史大事件。是國內(nèi)外研究者非常重視的研究資料。對檔案的真實性與完整性有非常高的要求。

1.2 檔案要具有時效性

檔案記錄著豐富多彩的歷史與社會活動。是以后決策非常重要的憑依。這要求檔案在保證真實性的同時還有時效性?？梢跃o跟時代的腳步，及時記錄著發(fā)生的活動。才能對現(xiàn)在與將來產(chǎn)生的效果更大。

2 中國檔案管理與收集面對的問題

2.1 缺少檔案整理收集意識

檔案的整理與收集作為一項基礎(chǔ)的、繁瑣的工作。與社會各個部門緊緊連接。尤其是行政單位對于檔案的需求非常大。但是仍然有很多單位沒有深刻的理解到檔案整理與搜集的重要性。從管理層面就沒有整理收集的意識，忽略了檔案的建設(shè)。導(dǎo)致在某些工作需要查閱檔案的時候。無法及時提供。如此一來，檔案的收集與整理就成為了浮于表面的面子工程。無法發(fā)揮出檔案對于工作應(yīng)該有的輔助性。

2.2 檔案整理制度不規(guī)范

由于檔案的數(shù)量大、管理起來繁瑣復(fù)雜，非常麻煩。很多部門單位，缺少一套正規(guī)科學(xué)的檔案整理制度。就算是出臺了整理制度的部門單位。也不夠科學(xué)合理，不足以應(yīng)對數(shù)量巨大的檔案與時代發(fā)展對檔案整理日益增高的需求。整理適度的缺陷主要體現(xiàn)在：首先，檔案的收集不夠系統(tǒng)和規(guī)范，存在檔案重復(fù)、有錯誤等現(xiàn)象。并且沒有對收集的檔案制定一個審核標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案質(zhì)量參差不齊。其次，部門對已經(jīng)納入數(shù)據(jù)庫的檔案沒有進(jìn)行認(rèn)真的管理，未能跟進(jìn)審核。造成檔案題目和實際內(nèi)容不符，甚至出現(xiàn)缺失的情況。最后就是部門對檔案沒有進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的保管。檔案雖然已經(jīng)錄入，但是查找起來非常麻煩。這些都是沒有保管制度不夠科學(xué)規(guī)范所造成的弊端[1]。

2.3 落后的檔案整理模式

大部分的部門單位，對于檔案的掌握只限于收集整理和保存。而能夠做到應(yīng)用的部門單位則少之又少。想要對檔案進(jìn)行科學(xué)化、高效率的應(yīng)用。就需要緊跟科技的發(fā)展，采用全新的檔案整理模式。如果硬采用傳統(tǒng)的、依靠人力的整理模式。勢必?zé)o法滿足日益增大的數(shù)據(jù)庫和時代對檔案的要求。這會極大的阻礙檔案發(fā)揮它應(yīng)有的效果。

2.4 過于封閉的檔案管理制度

我國對檔案的安全性非常重視，一直都有嚴(yán)格的檔案保密制度。一般人并不能接觸到這些檔案。就算是部門內(nèi)部工作人員，想要查閱檔案。都需要像上級申請。而且品準(zhǔn)過程非常漫長。這讓本就繁瑣的整理工作，變得難上加難。極大的影響到了檔案管理人員和檔案使用人員的積極性。

2.5 檔案整理硬件落后

部門單位對檔案整理的重視有限。并不能及時給相關(guān)部門及時更新硬件，辦公條件比較惡劣。很多檔案保管還是停留在書面實體化。沒有進(jìn)一步的，向更深的層次挖掘。無法實現(xiàn)數(shù)字化檔案整理。也缺少網(wǎng)絡(luò)檢索的高級檔案整理技術(shù)。同時由于采取人工整理，檔案的更新和不全也成了一大難題。很多檔案庫的資料遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時代。

3 解決檔案收集與整理難的對策

3.1 想保證檔案收集與整理的質(zhì)量

要充分體現(xiàn)檔案的工作應(yīng)有的作用，是所有掌管檔案的部門單位面臨主要矛盾。想要把這項基礎(chǔ)工作做好。就要在檔案的收集上下功夫。要充分發(fā)揮在收集檔案時能做到的指揮作用。要做到有的放矢的收集整理各個類型的檔案?；A(chǔ)要從一開始打牢。在收集的初期，就分門別類，便于接下來的收集工作。

在整理檔案上，要采用科學(xué)規(guī)范的措施，改善工作方式，提升工作效率。建立起嚴(yán)格的檔案管理制度。加強(qiáng)對檔案的保存，從收集到整理都要進(jìn)行統(tǒng)一管理，防止檔案丟失。

3.2 加強(qiáng)檔案的流通性

檔案的保密性固然重要，但是如果過于保密，只有一小部分人才能查閱。就失去了收集整理檔案的意義。因此各部門要適當(dāng)?shù)拈_放檔案的查閱。減少查閱檔案相關(guān)的手續(xù)。社會各部門單位保證檔案橫向的流通，加強(qiáng)檔案之間的交換。

3.3 提升檔案整理工作人員的素質(zhì)和技術(shù)

以前的檔案整理技術(shù)含量低，主要是靠人力整理。隨著科技的發(fā)展，檔案整理逐漸和計算機(jī)聯(lián)系在了一起。這就要求工作人員掌握一定的計算機(jī)技術(shù)。懂得用科技來整理檔案，省時省力的同時。也節(jié)約了成本。

4 針對以上問題的對策和措施

4.1 提高檔案收集和整理工作的地位

收集與整理的工作，在長時間以來，都被認(rèn)為是一項枯燥乏味，缺少技術(shù)含量的工作。人員流動性非常大。這需要相關(guān)部門盡可能的改善該工作在人們心中的固有印象。

4.2 注意檔案完整與更新

檔案的整理并不是全部納入，而是要進(jìn)行一部分的篩選。這就需要整理人員細(xì)致的區(qū)分有用與無用信息。盡可能全面的做到將有用信息全部匯總，將重復(fù)和虛假餓信息全部剔除。完整的檔案錄入后并不就是代表著結(jié)束。還要定時查看檔案的更新。如果有更新還要及時的進(jìn)行補(bǔ)充。

4.3 注重檔案工作條例的實施

檔案的收集工作一定要有相關(guān)的工作條例。通過標(biāo)準(zhǔn)化的條例管理，提升檔案的質(zhì)量。要確保制度的落實，與獎懲制度相互配合。提高工作人員的使命感。做到整理收集工作有標(biāo)準(zhǔn)作為參考。讓死板的條例變成工作人員自覺地行動，保證檔案的質(zhì)量。

4.4 牢抓檔案管理的服務(wù)質(zhì)量

檔案從人力變?yōu)殡娮有畔⒒且粋€漫長的過程。隨著計算機(jī)水平的高速發(fā)展，檔案管理的技術(shù)的水平也在發(fā)展。檔案整體的建設(shè)也隨著是時代和科技的發(fā)展不斷進(jìn)步。在當(dāng)下，檔案整理要實現(xiàn)公開化，盡可能的服務(wù)大眾。這就要求相關(guān)部門要站在時代前沿，融入科技的發(fā)展。

5 結(jié)束語

檔案的收集與整理，正面臨著大數(shù)據(jù)時代的新一輪挑戰(zhàn)。檔案的洗牌與更新已經(jīng)是必然的趨勢。這就要求我們不斷的進(jìn)步學(xué)習(xí)。保證檔案在新的時代徹底發(fā)揮出他應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]蔣志英.事業(yè)單位重大活動檔案管理工作相關(guān)問題分析[J].科技傳播，2015.23.

[2]蔣志英.事業(yè)單位重大活動檔案管理工作相關(guān)問題分析[J].科技傳播，2018.15.

[3]李興利.重大活動與專項工作檔案的整理[J].檔案管理，2017.15.