邵澤湘

摘 要：公司檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一、分級(jí)管理的模式，在管理流程上各單位履行各自的崗位職責(zé)，檔案管理部門對(duì)做好項(xiàng)目檔案管理工作責(zé)無(wú)旁貸，按照項(xiàng)目檔案管理驗(yàn)收要求行使各職能主管部門的職責(zé)，縱觀整個(gè)管理過(guò)程，項(xiàng)目管理、檔案管理相對(duì)隔裂，常常孤立于體系之外，呈現(xiàn)了信息孤立的狀態(tài)。透過(guò)流程，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，策劃流程，真正做到項(xiàng)目管理和檔案管理，從流程上實(shí)現(xiàn)無(wú)縫融合，做好驗(yàn)收流程設(shè)計(jì)，提升項(xiàng)目檔案驗(yàn)收水平。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目;檔案管理;驗(yàn)收流程

1 項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題

1.1 意識(shí)不高，重視不足

在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，檔案部門與項(xiàng)目部門目標(biāo)應(yīng)是一致的，但有些單位項(xiàng)目管理部門只重視與建設(shè)有關(guān)的專業(yè)領(lǐng)域，重視項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，忽視項(xiàng)目檔案管理，存在“檔案重要，不重視”、“說(shuō)起重要、做起次要、忙起不要”的現(xiàn)象，造成項(xiàng)目檔案管理難度大，整改時(shí)間長(zhǎng)，跨度大，因部分項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)（個(gè)別項(xiàng)目建設(shè)周期超過(guò)10年），參建各方人員變動(dòng)大，辦公地址歷經(jīng)多次搬遷，加之與其它項(xiàng)目合建及審批程序時(shí)間較長(zhǎng)，建設(shè)過(guò)程中進(jìn)行了項(xiàng)目調(diào)整，導(dǎo)致部分資料散失、印章不全、復(fù)印件等，制約項(xiàng)目檔案管理的良性發(fā)展，影響項(xiàng)目檔案驗(yàn)收進(jìn)程，最終影響項(xiàng)目驗(yàn)收。如公司固定資產(chǎn)投資模塊流程中項(xiàng)目檔案驗(yàn)收流程，組織整改節(jié)點(diǎn)的責(zé)任部門未按檔案部門提出的反饋意見落實(shí)，從意識(shí)上不重視檔案工作，責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識(shí)不強(qiáng)，未真正認(rèn)識(shí)到影響項(xiàng)目驗(yàn)收的癥結(jié)。

1.2 系統(tǒng)性不強(qiáng)

目前項(xiàng)目檔案管理上看似完善，其實(shí)際上管理是薄弱、無(wú)序，驗(yàn)收工作推進(jìn)困難，因在項(xiàng)目啟動(dòng)之初無(wú)檔案部門參與，或是名義上參與，部分單位項(xiàng)目管理部門沒有對(duì)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行系統(tǒng)的思考，沒將項(xiàng)目建設(shè)和項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行一體化設(shè)計(jì)，沒考慮項(xiàng)目資料管理的重要性，忽視專職資料員的配備，造成項(xiàng)目驗(yàn)收階段大量后補(bǔ)資料的產(chǎn)生，影響檔案的真實(shí)性。

1.3 人員配備及業(yè)務(wù)能力不夠

檔案人員的配備仍然存在一些不平衡的現(xiàn)象，部分從事項(xiàng)目檔案人員的學(xué)歷和業(yè)務(wù)能力明顯不足，缺少精通檔案專業(yè)帶頭人，某些程度上影響工作的開展，隨著公司和各單位的機(jī)構(gòu)改革及人員變化，從事項(xiàng)目檔案人員相應(yīng)發(fā)生變化，項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓(xùn)顯得落后和不足，一些規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)貫徹不到位，迫切需要提高業(yè)務(wù)管理水平。

2 項(xiàng)目檔案管理流程設(shè)計(jì)

項(xiàng)目檔案管理不是一成不變的，而是在發(fā)展中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)展，科學(xué)管理固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案，最大限度的發(fā)揮作用，及時(shí)有效的為項(xiàng)目管理服務(wù)。項(xiàng)目檔案是隨著項(xiàng)目投資建設(shè)產(chǎn)生的，項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理形影相隨，同步發(fā)展，所以項(xiàng)目檔案驗(yàn)收流程的科學(xué)設(shè)計(jì)，并納入項(xiàng)目管理驗(yàn)收流程，促進(jìn)項(xiàng)目管理系統(tǒng)化，保障項(xiàng)目驗(yàn)收順利開展。

2.1 項(xiàng)目檔案多維結(jié)構(gòu)管理

項(xiàng)目管理是一項(xiàng)有計(jì)劃有組織的系統(tǒng)活動(dòng)，從多維更能清晰闡述項(xiàng)目檔案管理、項(xiàng)目管理、項(xiàng)目參建單位之間的關(guān)系。

1）項(xiàng)目檔案管理，包含7個(gè)管理環(huán)節(jié)（收集、鑒定、整理、審查、歸檔、驗(yàn)收和利用）。

2）項(xiàng)目管理，包含6個(gè)管理環(huán)節(jié)（前期準(zhǔn)備階段、設(shè)計(jì)階段、實(shí)施階段、竣工階段、試運(yùn)階段、后評(píng)價(jià)），前4個(gè)環(huán)節(jié)屬于項(xiàng)目建設(shè)階段。

3）參建單位，包括建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位）。

項(xiàng)目檔案管理是貫穿項(xiàng)目管理的全流程，項(xiàng)目檔案是形成于項(xiàng)目建設(shè)、項(xiàng)目管理的各個(gè)階段，不同階段形成不同的檔案，有不同的責(zé)任主體。項(xiàng)目參建方按照項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容要求分別負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集、鑒定、整理、審查、歸檔、驗(yàn)收和利用（七個(gè)環(huán)節(jié)），以多維管理模式可體現(xiàn)出項(xiàng)目檔案綜合管理的思想，具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性、針對(duì)性和實(shí)用性。

2.2 項(xiàng)目檔案管理驗(yàn)收流程分析

對(duì)于內(nèi)部經(jīng)?；蛑貜?fù)發(fā)生的管理性工作 ，流程管理可以加大規(guī)范和精細(xì)化管理力度，減少管理的任意性和粗放性，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，幫助解決因職責(zé)不清，信息不暢，造成收集難、歸檔難、驗(yàn)收難等，檔案部門及人員難以對(duì)項(xiàng)目檔案七個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管控，需要設(shè)計(jì)相對(duì)完善的項(xiàng)目檔案管理驗(yàn)收流程，流程圖如下：

將項(xiàng)目檔案驗(yàn)收流程納入項(xiàng)目管理驗(yàn)收流程，檔案管理部門要全面掌握項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中檔案的形成情況，強(qiáng)化項(xiàng)目管理部門及參建單位的收集意識(shí)，強(qiáng)調(diào)設(shè)置專職資料員的重要性，體現(xiàn)項(xiàng)目資料“誰(shuí)形成誰(shuí)收集”的原則，明確項(xiàng)目參建方收集、整理、歸檔項(xiàng)目資料的責(zé)任，明確驗(yàn)收階段相關(guān)職能部門的職責(zé)，保證項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理同步進(jìn)行，融合發(fā)展，避免檔案部門、項(xiàng)目部門、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位、參建部門，反復(fù)整改、補(bǔ)充、校對(duì)、審核，出現(xiàn)不必要、不增值的重復(fù)勞動(dòng)，設(shè)計(jì)流程使項(xiàng)目管理和項(xiàng)目檔案管理信息共享，信息傳遞流程大大縮短，組織效率得以大幅度提高，真正實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案結(jié)果管理到項(xiàng)目資料過(guò)程控制管理的轉(zhuǎn)變，突出項(xiàng)目管理、項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中檔案部門指導(dǎo)監(jiān)督檢查作用，變職能管理為過(guò)程管理，從流程上體現(xiàn)檔案部門前期介入、過(guò)程控制、事后把關(guān)作用，項(xiàng)目管理部門應(yīng)重視檔案部門審查提出的問(wèn)題，按職責(zé)負(fù)責(zé)組織整改，確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，保障項(xiàng)目檔案驗(yàn)收順利進(jìn)行，促進(jìn)項(xiàng)目檔案高質(zhì)高效驗(yàn)收。