林曉艷

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和事業(yè)單位的不斷增多，事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展與檔案信息化建設(shè)水平的不斷提升，使得事業(yè)單位的檔案存儲(chǔ)的環(huán)境變得十分復(fù)雜，存在一些威脅事業(yè)檔案管理安全的問(wèn)題，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方式對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行惡意破壞的現(xiàn)象十分普遍。因此，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和完善，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)事業(yè)單位人員檔案安全系統(tǒng)的有效維護(hù)。本研究通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行了深入探討，提出了創(chuàng)新檔案管理的策略，尤其要引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，以期為改善事業(yè)單位的檔案管理工作提供有效的參考意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新發(fā)展

檔案能夠有效詳細(xì)的記錄單位發(fā)展情況，是單位重要的活動(dòng)記載，是了解一個(gè)單位最基本的資料，檔案除了能夠記錄歷史，更重要的是可以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，梳理過(guò)去，為單位未來(lái)整體規(guī)劃、戰(zhàn)略部署提供參考，通過(guò)科學(xué)合理的檔案保存和管理，正確把握方向，快速推進(jìn)單位發(fā)展。目前來(lái)看，我國(guó)各級(jí)事業(yè)單位檔案管理還比較混亂，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的模式，在實(shí)際運(yùn)行中，還存在著一定的缺陷與弊端，不能與時(shí)代同步，與事業(yè)單位快速發(fā)展的制度不相適應(yīng)，嚴(yán)重的還阻礙了事業(yè)單位向現(xiàn)代化、信息化、智能化、科學(xué)化的發(fā)展。只有通過(guò)不斷努力，加大開(kāi)拓力度，在事業(yè)單位檔案管理工作模式與方法是銳意改革創(chuàng)新，才能真正做到與時(shí)俱進(jìn)，滿(mǎn)足現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展需求。近些年來(lái)，我國(guó)事業(yè)單位檔案隨著編制的增加而不斷增加，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案資源的管理方式將越來(lái)越重要。為了使事業(yè)單位檔案管理的各項(xiàng)流程能夠按部就班地有序進(jìn)行，事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真細(xì)心的整理每一份人事檔案，保證檔案的安全，必要時(shí)可以采取網(wǎng)絡(luò)備份的方式實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的安全存儲(chǔ)。事業(yè)單位檔案系統(tǒng)的不斷更新，能夠有效促進(jìn)檔案安全保障體系合理科學(xué)地發(fā)展，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平的有效提升。

1 我國(guó)事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.1 事業(yè)單位檔案資料安全保障性差

絕大多數(shù)事業(yè)單位為了降低管理成本，仍然沿用傳統(tǒng)落后的人工歸檔手段，使得一些需要調(diào)離檔案的人員在取檔案時(shí)存在極大的不便。事業(yè)單位檔案保管不當(dāng)和遺失問(wèn)題給事業(yè)單位工作人員帶來(lái)了極大的不便，使得一些事業(yè)單位人事檔案移交時(shí)只能采用復(fù)印件進(jìn)行代交，為一些人員提供不真實(shí)的虛假信息創(chuàng)造了條件。檔案管理負(fù)責(zé)人的離職或者休息，會(huì)給一些急需檔案的人員帶來(lái)極大的不便，一些審批文件的簽字不規(guī)范，比如隨意代簽、虛假代簽的現(xiàn)象給事業(yè)單位的管理帶來(lái)了不利影響，使得事業(yè)單位檔案資料的真實(shí)性得不到保障，使得一些人員檔案資料的法律效力大打折扣。

1.2 缺乏較強(qiáng)的事業(yè)單位檔案資料管理意識(shí)

隨著事業(yè)單位檔案資料不斷增加，傳統(tǒng)的事業(yè)單位的管理人員選擇對(duì)一些人員的檔案資料存儲(chǔ)工作漠視的態(tài)度，使得檔案資料管理工作得不到有效全面的重視，整理檔案工作和審核檔案資料工作是大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理者首先要完成的任務(wù)，尤其是一些易損易失的重要檔案資料的保存與分類(lèi)工作十分重要。事業(yè)單位人員的檔案資料是單位分配編制時(shí)重要的參考標(biāo)準(zhǔn)，事業(yè)單位檔案資料的安全管理工作變得尤為重要。一些事業(yè)單位工作人員往往忽視了檔案的歸檔程序與范圍，導(dǎo)致具有極大保存價(jià)值與評(píng)估價(jià)值的檔案資料出現(xiàn)遺失問(wèn)題，事業(yè)單位檔案資料丟失與歸檔不準(zhǔn)確的問(wèn)題十分普遍，這及大地阻礙了我國(guó)事業(yè)單位有效利用和優(yōu)化管理相關(guān)人員檔案資料的及時(shí)運(yùn)用，為后續(xù)檔案收集與整理工作帶來(lái)了繁瑣的工序，使得事業(yè)單位檔案資料的歸檔問(wèn)題得不到有效的解決。因而，解決目前檔案收集與整理工作中存在的安全管理問(wèn)題，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展具有重要的實(shí)踐意義。

1.3 事業(yè)單位檔案資料管理不及時(shí)的影響

事業(yè)單位檔案資料管理不及時(shí)對(duì)事業(yè)單位全體員工的檔案資料進(jìn)行全面整理對(duì)工作人員來(lái)說(shuō)是件苦差事，大多數(shù)事業(yè)單位目前缺乏由專(zhuān)職的檔案管理人員進(jìn)行管理，使得落后的檔案管理方式無(wú)法適應(yīng)大量的紙質(zhì)檔案的整理與分類(lèi)，也無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化數(shù)字模式事業(yè)單位檔案管理的要求。事業(yè)單位的管理部門(mén)往往忽略了檔案管理資料，不積極對(duì)檔案資料進(jìn)行歸檔。多人共同對(duì)事業(yè)單位檔案管理資料進(jìn)行管理，難免出現(xiàn)一些檔案資料出現(xiàn)錯(cuò)置，導(dǎo)致檔案資料分散，事業(yè)單位檔案管理人員也無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)所有檔案資料的全面熟悉。

2 創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的策略

2.1 確保事業(yè)單位檔案資料的真實(shí)性

互聯(lián)網(wǎng)是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位數(shù)字檔案資料實(shí)現(xiàn)全方位移交、精確化歸檔、全面化管理和有效利用的基礎(chǔ)，確保事業(yè)單位檔案資料的真實(shí)性，有利于提高我國(guó)事業(yè)單位檔案資料安全管理系統(tǒng)的運(yùn)行效率，使得事業(yè)單位數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)位置不斷明確化，保障事業(yè)單位數(shù)字檔案信息的安全性。對(duì)于一些簽字手續(xù)不完備的檔案資料更是加重了管理人員的工作量與工作負(fù)擔(dān)，使得事業(yè)單位整理檔案資料的時(shí)間被拖延，一些遺失、錯(cuò)置的檔案資料嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)度。因而，應(yīng)當(dāng)防止數(shù)據(jù)或者文字表達(dá)錯(cuò)誤的出現(xiàn)，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)責(zé)任人員應(yīng)當(dāng)立即修改，防止不真實(shí)的檔案資料擴(kuò)大化。

2.2 明確事業(yè)單位檔案資料的歸檔順序

事業(yè)單位檔案資料的歸檔順序應(yīng)當(dāng)包括：事業(yè)單位各部門(mén)及時(shí)上報(bào)各自部門(mén)不同職工的全部檔案文件材料，實(shí)施有效的登記制度，專(zhuān)職人員對(duì)檔案資料進(jìn)行及時(shí)的整理工作，提升做好事業(yè)單位檔案資料的標(biāo)簽填寫(xiě)工作，認(rèn)真審核每份檔案的簽字情況，同時(shí)錄入數(shù)字化檔案存儲(chǔ)設(shè)備，以作為事業(yè)單位檔案資料的備份。事業(yè)單位的檔案管理人員要嚴(yán)格按照檔案法的各項(xiàng)條文，努力做好檔案文件材料的管理與整理、歸檔、存儲(chǔ)工作，最后完善事業(yè)單位人員檔案整理的匯總表，上交檔案總部門(mén)。事業(yè)單位檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)提升收集整理的工作效率，對(duì)檔案材料的范圍進(jìn)行明確化，建立完整性、科學(xué)化、合理性的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，優(yōu)化管理事業(yè)單位檔案。

2.3 建立事業(yè)單位檔案管理專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)機(jī)制

事業(yè)單位的管理人員的檔案管理程序應(yīng)當(dāng)予以明確規(guī)范，尤其要使事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)事業(yè)單位檔案管理規(guī)定的法規(guī)文件熟記于心，并且能夠熟悉掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠完善電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，使得事業(yè)單位人員檔案雙重備份。事業(yè)單位的檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化、專(zhuān)職化能夠明確各檔案管理人員的責(zé)任機(jī)制，使得檔案管理職責(zé)不斷明確化，使得事業(yè)單位檔案管理人員的法律意識(shí)不斷增強(qiáng)，使得事業(yè)單位檔案管理制度能夠落到實(shí)處，使得事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)予以明確化。同時(shí)引導(dǎo)事業(yè)單位檔案管理人員貫徹落實(shí)事業(yè)單位的檔案管理的細(xì)節(jié)工作，做好檔案的歸檔工作，及時(shí)移交到專(zhuān)職負(fù)責(zé)人手里。此外，還應(yīng)當(dāng)注意單位人員要加強(qiáng)檔案資料的保密性，使得事業(yè)單位檔案文件的工作職責(zé)予以明晰化。

綜上所述，為了保證事業(yè)單位檔案資料的完整程度，保障檔案資料的真實(shí)性與合法性。事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極落實(shí)事業(yè)單位檔案管理的計(jì)劃，積極收集與整理事業(yè)單位工作人員的崗位職責(zé)，有法可依，有章可循，尤其要注意做好事業(yè)單位文件材料的歸檔工作，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的系統(tǒng)性整理，提升事業(yè)單位檔案管理的效率與質(zhì)量。