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        在Office中還原文檔的早期版本

        2019-10-30 03:34:48惠香
        電腦愛好者 2019年17期
        關(guān)鍵詞:歷史記錄套件云端

        惠香

        1.使用文檔早期版本的必要條件

        在Office中恢復(fù)文檔的早期版本有一個前提條件:所處理的文檔必須是保存在微軟云端(OneDrive或SharePoint Online)。對于在網(wǎng)頁中使用的Office Online或Office 365,默認一般以網(wǎng)絡(luò)賬號登錄,文檔就是保存在云端的。而如果使用的是Office for Windows(Office 2016或2019)或Office for Mac、ioS等,則需要在使用時以網(wǎng)絡(luò)賬號登錄,才可能啟用該功能。但使用Android版Office套件的用戶,暫無法享受到這一便利。

        2.在可用環(huán)境下還原文檔的歷史版本

        在Windows版的Office 2016中,將文件還原到早期版本比較容易。如果編輯文檔之后將文件保存到了云中,之后點擊“文件→歷史記錄→查看并還原以前的版本”,選擇要還原的版本,單擊“還原”按鈕,即可調(diào)用文檔的早期版本(圖1)。

        在Office 2016 for Mac中,點擊“文件→瀏覽版本歷史記錄”,選擇要打開的版本,可在單獨的窗口中查看歷史文件。若是用平板或手機在iOS平臺的Office中進行操作,點擊“文件→歷史記錄”選擇歷史文件,或在OneDrive文件列表中選擇文件并點擊功能區(qū)上的“版本歷史記錄”進行查看。

        如果使用的是Office 365,需要通過套件的如下路徑查看和恢復(fù)文檔的歷史版本:“文件→信息→查看并還原以前的版本”。

        使用Office Online查看和還原文檔的歷史記錄,同樣可以通過OneDrive文件列表選擇“版本歷史記錄”。對于已經(jīng)打開的文檔,點擊“文件→信息→版本歷史記錄”,選擇還原歷史版本。

        3.歷史記錄與“自動保存”聯(lián)用

        文檔版本的歷史記錄一般與“自動保存”選項一起發(fā)生作用,當(dāng)文檔存儲在OneDrive或SharePoint Online中時,會自動保存文檔。在Windows和MacOS平臺的Office中、Office 365的Word、Excel和PowerPoint中均可獲得該功能。自動保存大約每10分鐘執(zhí)行一次,但微軟表示,時間還取決于正在處理的項目以及在文檔中所做的修改。

        對于Microsoft云中的文件,“自動保存”始終默認為“開”。但如果我們對個別文件關(guān)閉了“自動保存”,則程序?qū)⒂涗洿嗽O(shè)置,并在每次重新打開此文檔時始終將其禁用。如果要關(guān)閉所有文檔的自動保存功能,可在所用軟件的“保存”選項的設(shè)置頁面中,取消對自動保存文件選項的選擇(圖2)。

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