惠香

1.使用文檔早期版本的必要條件

在Office中恢復(fù)文檔的早期版本有一個前提條件：所處理的文檔必須是保存在微軟云端（OneDrive或SharePoint Online）。對于在網(wǎng)頁中使用的Office Online或Office 365，默認(rèn)一般以網(wǎng)絡(luò)賬號登錄，文檔就是保存在云端的。而如果使用的是Office for Windows（Office 2016或2019）或Office for Mac、ioS等，則需要在使用時(shí)以網(wǎng)絡(luò)賬號登錄，才可能啟用該功能。但使用Android版Office套件的用戶，暫無法享受到這一便利。

2.在可用環(huán)境下還原文檔的歷史版本

在Windows版的Office 2016中，將文件還原到早期版本比較容易。如果編輯文檔之后將文件保存到了云中，之后點(diǎn)擊“文件→歷史記錄→查看并還原以前的版本”，選擇要還原的版本，單擊“還原”按鈕，即可調(diào)用文檔的早期版本（圖1）。

在Office 2016 for Mac中，點(diǎn)擊“文件→瀏覽版本歷史記錄”，選擇要打開的版本，可在單獨(dú)的窗口中查看歷史文件。若是用平板或手機(jī)在iOS平臺的Office中進(jìn)行操作，點(diǎn)擊“文件→歷史記錄”選擇歷史文件，或在OneDrive文件列表中選擇文件并點(diǎn)擊功能區(qū)上的“版本歷史記錄”進(jìn)行查看。

如果使用的是Office 365，需要通過套件的如下路徑查看和恢復(fù)文檔的歷史版本：“文件→信息→查看并還原以前的版本”。

使用Office Online查看和還原文檔的歷史記錄，同樣可以通過OneDrive文件列表選擇“版本歷史記錄”。對于已經(jīng)打開的文檔，點(diǎn)擊“文件→信息→版本歷史記錄”，選擇還原歷史版本。

3.歷史記錄與“自動保存”聯(lián)用

文檔版本的歷史記錄一般與“自動保存”選項(xiàng)一起發(fā)生作用，當(dāng)文檔存儲在OneDrive或SharePoint Online中時(shí)，會自動保存文檔。在Windows和MacOS平臺的Office中、Office 365的Word、Excel和PowerPoint中均可獲得該功能。自動保存大約每10分鐘執(zhí)行一次，但微軟表示，時(shí)間還取決于正在處理的項(xiàng)目以及在文檔中所做的修改。

對于Microsoft云中的文件，“自動保存”始終默認(rèn)為“開”。但如果我們對個別文件關(guān)閉了“自動保存”，則程序?qū)⒂涗洿嗽O(shè)置，并在每次重新打開此文檔時(shí)始終將其禁用。如果要關(guān)閉所有文檔的自動保存功能，可在所用軟件的“保存”選項(xiàng)的設(shè)置頁面中，取消對自動保存文件選項(xiàng)的選擇（圖2）。