楊 柳，黃開勝，江永亨

在新形勢下，伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”“創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)”“新工科”等項(xiàng)目的廣泛開展，建設(shè)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科已經(jīng)成為我國高等院校深入發(fā)展的方向。在這一背景下，如何進(jìn)一步加強(qiáng)高校儀器設(shè)備全周期信息化管理，如何加強(qiáng)高校采購信息化體系的構(gòu)建，以及如何建立科學(xué)的高校政府采購績效評價(jià)體系，更好地為學(xué)校建設(shè)服務(wù)，更好地為教學(xué)、科研服務(wù)等，已經(jīng)成為人們關(guān)注的話題。本期“特約專欄”向大廣大讀者推薦清華大學(xué)、中山大學(xué)和華僑大學(xué)關(guān)于上述幾個(gè)方面的文章，供大家借鑒、參考。

高校設(shè)備全生命周期管理的“清華實(shí)踐”

楊 柳，黃開勝，江永亨

（清華大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室管理處，北京 100084）

清華大學(xué)以政策管理和業(yè)務(wù)辦理相融合、采購和資產(chǎn)管理相貫通、業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)相融合為主要思路，構(gòu)建了“設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)”系統(tǒng)；用信息化手段實(shí)現(xiàn)了設(shè)備采購、建賬、使用、處置的動(dòng)態(tài)全過程閉環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)了采購業(yè)務(wù)、使用管理的集成，并建立了依托信息系統(tǒng)的高校設(shè)備全生命周期管理的新模式。該文分析了平臺(tái)的建設(shè)思路、體系設(shè)計(jì)、技術(shù)實(shí)現(xiàn)與應(yīng)用創(chuàng)新，通過案例對比介紹平臺(tái)產(chǎn)生的管理效益。

全生命周期管理；信息化技術(shù)；內(nèi)部控制；財(cái)務(wù)協(xié)同

1 目前高校設(shè)備管理信息化現(xiàn)狀

國內(nèi)高校設(shè)備管理信息化經(jīng)歷了單機(jī)版、網(wǎng)絡(luò)版和集成平臺(tái)3個(gè)主要階段。第一個(gè)階段的主要特征是管理部門使用單機(jī)版軟件，依靠手工錄入完成卡片和賬目的電子化管理，擺脫了紙質(zhì)賬本的限制[1]；第二個(gè)階段是利用網(wǎng)絡(luò)版軟件，通過共享數(shù)據(jù)，整合建賬、管理設(shè)備，依靠權(quán)限分配實(shí)現(xiàn)設(shè)備業(yè)務(wù)管理目標(biāo)，主要特征是基于局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)的客戶端/服務(wù)器（C/S）或?yàn)g覽器/服務(wù)器（B/S）架構(gòu)軟件，能與學(xué)校信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)基本集成與對接，能實(shí)現(xiàn)主要設(shè)備管理業(yè)務(wù)的系統(tǒng)內(nèi)協(xié)同；第三個(gè)階段是整合主管部門、用戶、供應(yīng)商等角色，利用集成度和智慧化程度較高的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備采購、管理、服務(wù)和監(jiān)管的多項(xiàng)職能，主要特征是實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)、人事、資產(chǎn)等校內(nèi)核心業(yè)務(wù)多系統(tǒng)協(xié)同[2]，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子標(biāo)簽、設(shè)備定位、狀態(tài)監(jiān)控等；利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)基于APP或微信的移動(dòng)辦公，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)設(shè)備管理全局分析，并能對未來管理提供科學(xué)決策依據(jù)[3]。

通過2018年底對教育部75所直屬高校調(diào)查統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可以看出，目前大部分高校正處在第二階段，部分高校已經(jīng)向第三階段演進(jìn)發(fā)展（見圖1）。

圖1 設(shè)備信息化應(yīng)用階段統(tǒng)計(jì)

此外，各高校設(shè)備管理信息化建設(shè)模式主要有4類：模式一，購買業(yè)界通用管理軟件；模式二，以業(yè)界通用軟件為基礎(chǔ)，結(jié)合本校業(yè)務(wù)實(shí)際做二次開發(fā)和整合；模式三，學(xué)校自行研發(fā)；模式四，學(xué)校委托企業(yè)定制研發(fā)。設(shè)備管理信息化模式變化趨勢如圖2所示，主流建設(shè)模式為購買高校行業(yè)通用軟件和依靠這些軟件做深度定制化與集成整合，學(xué)校自行研發(fā)建設(shè)模式越來越少。

圖2 設(shè)備管理信息化建設(shè)模式變化趨勢

2 存在的問題分析

這些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)與變化趨勢，讓我們關(guān)注高校設(shè)備管理信息化發(fā)展過程中普遍存在的問題。

（1）業(yè)務(wù)相對單一或分散，信息孤島現(xiàn)象比較嚴(yán)重。設(shè)備管理的業(yè)務(wù)已從最初的賬目管理，發(fā)展出預(yù)算論證、采購、監(jiān)管、驗(yàn)收、共享等豐富內(nèi)涵。調(diào)查發(fā)現(xiàn)一些高校設(shè)備管理系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)了設(shè)備入庫、變動(dòng)和處置的資產(chǎn)賬目管理，業(yè)務(wù)功能相對單一，存在論證、采購、使用等業(yè)務(wù)由不同信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，管理分散，數(shù)據(jù)孤島效應(yīng)明顯。

（2）業(yè)務(wù)協(xié)同能力不足，服務(wù)水平有待提升。越來越多的設(shè)備管理業(yè)務(wù)需要與財(cái)務(wù)、國資管理、采購等部門協(xié)同辦理，如果信息系統(tǒng)不能實(shí)現(xiàn)跨部門和跨系統(tǒng)業(yè)務(wù)協(xié)同，就必須通過線下人工處理，勢必出現(xiàn)業(yè)務(wù)效率低的問題。在主管部門管理職能不斷強(qiáng)化的同時(shí)，學(xué)校也對服務(wù)師生能力提出了更高的要求，需要主管部門利用行政資源優(yōu)勢，讓師生減少在相關(guān)業(yè)務(wù)辦理的時(shí)間和精力投入，使得更專注于教學(xué)和科研，甚至要求主管部門利用自生掌握的信息優(yōu)勢，主動(dòng)提供諸如“無紙化”“零跑腿”的特色服務(wù)。但是，“重管理，輕服務(wù)”的設(shè)備管理系統(tǒng)為師生服務(wù)的能力較弱，已經(jīng)影響到職能部門的服務(wù)能力建設(shè)。

（3）平臺(tái)缺少持續(xù)發(fā)展的迭代能力。由于相關(guān)政策法規(guī)推陳出新，業(yè)務(wù)管理和服務(wù)要求不斷升級，加之學(xué)校信息化應(yīng)用日趨完善，設(shè)備管理信息化已不再是單純的管理軟件開發(fā)工作，逐漸演變成包含政策學(xué)習(xí)積累、行業(yè)動(dòng)態(tài)追蹤、管理模式研究、技術(shù)應(yīng)用創(chuàng)新和持續(xù)專業(yè)服務(wù)的專門領(lǐng)域。僅僅依靠軟件技術(shù)研發(fā)團(tuán)隊(duì)定制軟件，常出現(xiàn)缺少業(yè)務(wù)知識(shí)積累、業(yè)務(wù)迭代緩慢、技術(shù)團(tuán)隊(duì)不穩(wěn)定等問題，甚至?xí)霈F(xiàn)全盤開發(fā)推倒重來的現(xiàn)象，建設(shè)模式缺少持續(xù)發(fā)展能力，已跟不上學(xué)校管理與發(fā)展需求。

（4）安全與保密管理比較薄弱。通過分析業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)單元或數(shù)據(jù)整體全貌，可以得到豐富的敏感信息，如經(jīng)費(fèi)投入動(dòng)向、采購價(jià)格水平、市場競爭趨勢，甚至可以評估出某些保密科研能力的現(xiàn)狀水平。如果這些信息出現(xiàn)不當(dāng)使用和泄露，必將產(chǎn)生嚴(yán)重后果[4]。除了系統(tǒng)的技術(shù)安全風(fēng)險(xiǎn)外，信息化項(xiàng)目的管理風(fēng)險(xiǎn)也不可輕視，目前業(yè)界大部分項(xiàng)目的技術(shù)運(yùn)維主要依靠開發(fā)公司，技術(shù)運(yùn)維人員可以接觸到生產(chǎn)服務(wù)器和核心數(shù)據(jù)庫，這種運(yùn)維模式存在較大安全風(fēng)險(xiǎn)[5]，可能發(fā)生數(shù)據(jù)泄密導(dǎo)致被竊取他用的情況。

這些普遍存在的問題，是一些內(nèi)在的共性原因所致，總結(jié)為以下幾個(gè)方面：

（1）政策法規(guī)和學(xué)校事業(yè)發(fā)展對職能部門的管理提出越來越高的要求，業(yè)務(wù)管理愈發(fā)完備、精準(zhǔn)，業(yè)務(wù)先行調(diào)整，導(dǎo)致與之配套的信息系統(tǒng)短期內(nèi)跟不上調(diào)整步伐，出現(xiàn)發(fā)展滯后、功能缺失等“拖后腿”現(xiàn)象，也容易出現(xiàn)信息孤島的零散布局。

（2）部門之間工作優(yōu)化協(xié)調(diào)難、共享數(shù)據(jù)難。校內(nèi)部處之間容易以職能分工為邊界，構(gòu)筑信息化“籬笆”。人為地將客觀存在的“全生命周期”切割成多段業(yè)務(wù)流程，系統(tǒng)功能過分強(qiáng)調(diào)獨(dú)立履職，忽視數(shù)據(jù)相互依托，輕視師生服務(wù)的連續(xù)性和整體性。這些正是數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，業(yè)務(wù)簽字蓋章跑腿多的主要原因。

（3）規(guī)劃水平落后，布局混亂。信息化建設(shè)路徑，大多是從單一小系統(tǒng)逐步發(fā)展成綜合性復(fù)雜業(yè)務(wù)平臺(tái)，這是客觀規(guī)律，但在從小到大、從易到難的過程中，科學(xué)規(guī)劃和階段性的整合重構(gòu)是必須的。由于職能部門一般缺少信息化專門人才，如果又不及時(shí)尋求行業(yè)專家或?qū)W校信息化主管部門的“外腦”支持，容易在項(xiàng)目論證和選型階段決策失誤，過分關(guān)注當(dāng)前業(yè)務(wù)需求的實(shí)現(xiàn)，忽略科學(xué)規(guī)劃、可持續(xù)發(fā)展，導(dǎo)致系統(tǒng)布局不合理，業(yè)務(wù)整合和數(shù)據(jù)共享滯后，彼此信息隔閡，迭代升級困難，安全保障乏力。

（4）信息化建設(shè)遴選標(biāo)準(zhǔn)和投入模式有待優(yōu)化。受招標(biāo)采購評分規(guī)定的影響，管理軟件常和貨物采購適用相似的評分標(biāo)準(zhǔn)，價(jià)格分權(quán)重太高，容易采購到價(jià)格低，滿足當(dāng)前功能需求，但缺少持續(xù)迭代能力的建設(shè)方案。經(jīng)費(fèi)投入也偏重軟件項(xiàng)目建設(shè)，建成后的持續(xù)改進(jìn)和服務(wù)投入不夠，這也是影響可持續(xù)發(fā)展的重要因素。

（5）職能部門缺少專業(yè)技術(shù)維護(hù)人才，在項(xiàng)目建成后的運(yùn)維工作過分依賴軟件公司，沒能與學(xué)校信息化主管部門有效合作，將軟件維護(hù)和數(shù)據(jù)管理職責(zé)分開，是導(dǎo)致核心數(shù)據(jù)處于泄露風(fēng)險(xiǎn)的主要原因。

綜合以上問題及原因分析，通過可持續(xù)發(fā)展的建設(shè)模式，構(gòu)建多部門協(xié)同[6]、涵蓋設(shè)備從立項(xiàng)論證采購到處置報(bào)廢的“設(shè)備全生命周期管理”逐步成為管理者的主動(dòng)選擇，成為支撐主管部門履行設(shè)備采購、管理、服務(wù)和內(nèi)控職能的重要保障。

3 設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)

3.1 平臺(tái)建設(shè)的基礎(chǔ)

我校于1998年建立了儀器家具管理系統(tǒng)，2006年建成設(shè)備購置審批系統(tǒng)，2014年大型儀器共享平臺(tái)上線服務(wù)，2017年又建設(shè)了試劑材料管理系統(tǒng)。這些系統(tǒng)較好地滿足了當(dāng)時(shí)的管理需求，發(fā)揮了很好的作用。但各系統(tǒng)相對獨(dú)立，未實(shí)現(xiàn)采購管理、設(shè)備資產(chǎn)管理、試劑材料、設(shè)備開放共享等業(yè)務(wù)協(xié)同和數(shù)據(jù)共享，未能與財(cái)務(wù)、資產(chǎn)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通，在一定程度上存在“六多”現(xiàn)象，即師生跑腿多、紙質(zhì)文件多、重復(fù)填報(bào)多、等待時(shí)間多、信息孤島多、統(tǒng)計(jì)困難多。

近年來國家推進(jìn)“放管服”政策，發(fā)布了2017—2019“互聯(lián)網(wǎng)+招標(biāo)采購”行動(dòng)方案，2019年1月開始正式實(shí)行政府會(huì)計(jì)制度，我校對設(shè)備采購與資產(chǎn)管理工作確立了“合規(guī)、效率、質(zhì)量”三年發(fā)展規(guī)劃，管理工作面臨更高的要求，激發(fā)科研活力的政策能否接得住，是對主管部門的重要考驗(yàn)。在此背景下，現(xiàn)有的信息系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足未來工作需要，制約了學(xué)校實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理工作的發(fā)展。系統(tǒng)之間的優(yōu)化整合和互聯(lián)互通，特別是資產(chǎn)、采購、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)集成共享成為未來發(fā)展的必然選擇，因此學(xué)校決定建設(shè)“設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)”（以下簡稱平臺(tái)）。

3.2 建設(shè)目標(biāo)與設(shè)計(jì)原則

經(jīng)過充分論證，學(xué)校提出了“一站式服務(wù)、一體化管理”的信息化平臺(tái)總體建設(shè)目標(biāo)。一站式服務(wù)是基于一套系統(tǒng)、一個(gè)界面完成主管部門對全校師生的服務(wù)；一體化管理是以設(shè)備采購和資產(chǎn)管理的業(yè)務(wù)邏輯主線為基準(zhǔn)，打通采購、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)一體化的集成管理。

為確保平臺(tái)能夠較好地滿足業(yè)務(wù)需求，并具備良好的應(yīng)用價(jià)值和持續(xù)迭代能力，其設(shè)計(jì)和建設(shè)工作堅(jiān)持以下原則：

（1）標(biāo)準(zhǔn)化原則：即遵循國家相關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，并支持學(xué)校信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，包括數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和運(yùn)維標(biāo)準(zhǔn)；

（2）流程化原則：即所有業(yè)務(wù)采用BPM（business process management）設(shè)計(jì)，用事件驅(qū)動(dòng)，自動(dòng)流轉(zhuǎn)和即時(shí)實(shí)現(xiàn)高效率工作送達(dá)與處理，降低平臺(tái)對應(yīng)用程序的依賴，為未來提供良好擴(kuò)展性；

（3）協(xié)同化原則：即全域協(xié)同，校內(nèi)不同職能部門，校外供應(yīng)商和代理機(jī)構(gòu)根據(jù)分工不同，以“大協(xié)同”的理念共同參與，打通部門之間、學(xué)校內(nèi)外的數(shù)據(jù)壁壘；

（4）便捷化原則：管理和服務(wù)工作需要用戶廣泛參與，方便易用是關(guān)鍵，因此平臺(tái)除了支持PC端，還支持手機(jī)端，通過微信、APP等實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公，并強(qiáng)調(diào)用戶操作界面的方便使用。

3.3 業(yè)務(wù)模型設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

基于“一站式服務(wù)、一體化管理”的總體建設(shè)目標(biāo)，結(jié)合部門職能與業(yè)務(wù)實(shí)際，提出了“設(shè)備全生命周期”管理模型[7]（見圖3）。

圖3 “設(shè)備全生命周期”管理模型

該模型圍繞“一條主線”，即設(shè)備生命周期主線，整合“四項(xiàng)職能”，即整合管理業(yè)務(wù)、采購交易、服務(wù)師生、內(nèi)控監(jiān)督職能，協(xié)同管理“六庫”，即政策法規(guī)庫、設(shè)備資源庫、采購合同庫、供應(yīng)商庫、專家?guī)?、科教產(chǎn)品庫，將設(shè)備采購與設(shè)備資產(chǎn)管理通過驗(yàn)收入賬業(yè)務(wù)銜接成管理閉環(huán)，構(gòu)建了從采購申請審批、采購實(shí)施、進(jìn)口外貿(mào)、合同及履約，到驗(yàn)收入庫、財(cái)務(wù)報(bào)銷、使用變動(dòng)、盤點(diǎn)核查、報(bào)廢處置的全流程電子化業(yè)務(wù)鏈，并通過與財(cái)務(wù)、國資的跨系統(tǒng)整合，實(shí)現(xiàn)跨部門業(yè)務(wù)協(xié)同[8]，該平臺(tái)功能結(jié)構(gòu)如圖4所示。

圖4 設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)功能結(jié)構(gòu)圖

（1）設(shè)備采購方面。通過全流程無紙化在線申請和審批，減少了師生跑腿，提高了工作效率；通過搭建供應(yīng)商線上參與的比選、招標(biāo)、磋商、談判、商城直購交易平臺(tái)，讓采購陽光高效，降低了交易成本；通過對供應(yīng)商實(shí)名認(rèn)證管理和建立信用體系，降低了采購履約風(fēng)險(xiǎn)；通過推行代理機(jī)構(gòu)線上反饋結(jié)果，合同在線審批流轉(zhuǎn)和外貿(mào)業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)跟蹤等手段，讓采購過程透明高效，大幅減少了人力投入。

（2）設(shè)備管理方面。建立設(shè)備領(lǐng)用實(shí)名制，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備使用權(quán)利和保管維護(hù)義務(wù)的統(tǒng)一[9]；通過定期自查和動(dòng)態(tài)核查管理設(shè)備現(xiàn)狀，全程可追溯，堵住資產(chǎn)流失風(fēng)險(xiǎn)；實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室管理處、財(cái)務(wù)處、資產(chǎn)處的數(shù)據(jù)對接和業(yè)務(wù)協(xié)同，完成與新的政府會(huì)計(jì)制度銜接；設(shè)備家具軟件與國有資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)“并賬管理”、業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)、實(shí)時(shí)上報(bào)；建立大數(shù)據(jù)中心，為后續(xù)績效管理、科學(xué)配置、輔助決策奠定基礎(chǔ)。

3.4 管理與服務(wù)應(yīng)用探索

平臺(tái)借鑒了業(yè)內(nèi)高校的部分先進(jìn)做法，并在一些管理和服務(wù)領(lǐng)域做出積極的探索。

（1）一站式服務(wù)。平臺(tái)提供一站式服務(wù)大廳，師生登錄統(tǒng)一入口辦理各類業(yè)務(wù)，能夠?qū)崟r(shí)便捷地追蹤業(yè)務(wù)進(jìn)程動(dòng)態(tài)，將過去用戶主動(dòng)尋找選單（菜單）發(fā)起操作的模式，優(yōu)化成用戶被動(dòng)接受通知，按需驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，大幅度降低平臺(tái)用戶的使用載荷，并通過流程再造實(shí)現(xiàn)了絕大部分業(yè)務(wù)“最多跑一次”。

（2）互聯(lián)網(wǎng)+采購服務(wù)[10]。在支持常規(guī)采購交 易模式外，平臺(tái)利用網(wǎng)上比選的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)征集采購項(xiàng)目方案、線上完成評標(biāo)選標(biāo)，不僅進(jìn)一步擴(kuò)大了市場競爭，縮短了采購執(zhí)行時(shí)間，也減少了供應(yīng)商現(xiàn)場出席、標(biāo)書印刷等制度性交易成本，整體性地提高采購效 益[11]。

（3）大數(shù)據(jù)支持業(yè)務(wù)創(chuàng)新?？茖W(xué)有效地分析平臺(tái)數(shù)據(jù)，為編報(bào)設(shè)備預(yù)算、減少重復(fù)購置、預(yù)警違規(guī)采購、減少設(shè)備閑置、提高資源利用率、防范內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)等工作提供依據(jù)和參考。

（4）強(qiáng)化信息公開和內(nèi)控監(jiān)督。建立全球公開的設(shè)備采購和處置信息平臺(tái)，加大信息公開和公示力度，優(yōu)化內(nèi)部崗位職權(quán)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)“不相容崗位”的分權(quán)，建立業(yè)務(wù)分級審批和分段運(yùn)行機(jī)制，優(yōu)化內(nèi)部監(jiān)督，防范風(fēng)險(xiǎn)[12]。

（5）移動(dòng)辦公。通過微信、手機(jī)短信或郵件向用戶推送業(yè)務(wù)通知，支持手機(jī)辦理和審批業(yè)務(wù)，為師生在移動(dòng)環(huán)境下使用系統(tǒng)提供方便，實(shí)現(xiàn)了管理隨身、服務(wù)隨行。

3.5 平臺(tái)運(yùn)維模式

平臺(tái)的建設(shè)模式，采用引入高校行業(yè)通用軟件成熟經(jīng)驗(yàn)，集合學(xué)校管理實(shí)際，委托企業(yè)專業(yè)團(tuán)隊(duì)定制開發(fā)軟件。項(xiàng)目由學(xué)校信息化辦公室把關(guān)論證，由信息化技術(shù)中心負(fù)責(zé)技術(shù)運(yùn)維，2個(gè)部門負(fù)責(zé)監(jiān)理軟件開發(fā)企業(yè)的項(xiàng)目過程。實(shí)驗(yàn)室管理處，信息主管部門全程參與軟件企業(yè)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)、運(yùn)維保障、項(xiàng)目進(jìn)度等關(guān)鍵工作。

項(xiàng)目嚴(yán)格執(zhí)行軟件研發(fā)和數(shù)據(jù)管理分開的原則，由學(xué)校信息化技術(shù)中心對軟件開發(fā)企業(yè)的技術(shù)架構(gòu)做總體評測，全面掃描軟件代碼，整改排除代碼安全隱患后，交由學(xué)校信息化技術(shù)中心工作人員部署升級，日常數(shù)據(jù)管理也由學(xué)校工作人員負(fù)責(zé)，軟件研發(fā)企業(yè)無權(quán)限接觸正式系統(tǒng)的服務(wù)器和數(shù)據(jù)資源。

這種模式既能充分借鑒行業(yè)內(nèi)成熟信息化資源，讓設(shè)計(jì)和研發(fā)工作具備較高起點(diǎn)，又能發(fā)揮學(xué)校信息主管部門的專業(yè)指導(dǎo)、項(xiàng)目監(jiān)理、方案把關(guān)和數(shù)據(jù)保密方面的專業(yè)優(yōu)勢。技術(shù)運(yùn)維全程隔離主管部門和開發(fā)團(tuán)隊(duì)，很好地實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)安全與保密工作。

4 管理與服務(wù)效益

我校設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)上線運(yùn)行6個(gè)月來，服務(wù)師生30余萬人次，辦理各類業(yè)務(wù)近4萬項(xiàng)，提交采購申請總額9.3億元，執(zhí)行采購預(yù)算總額約5.3億元，簽訂合同2400余份，資產(chǎn)建賬增值逾12億元。通過平臺(tái)上線后的運(yùn)行數(shù)據(jù)分析，從管理能力、服務(wù)能力、內(nèi)控能力、協(xié)同能力角度對比平臺(tái)實(shí)施前后，結(jié)果如表1所示。

表1 設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)實(shí)施前后對比

以非政府采購為例，平臺(tái)上線前完成10~50萬元的設(shè)備采購一般需耗時(shí)數(shù)周，平臺(tái)啟用后通過網(wǎng)上比選方式引入市場競爭、教職工無需編寫復(fù)雜的調(diào)研報(bào)告，平均3~5 d即可完成采購；此前教職工需要持紙質(zhì)合同和審批表找多人審核簽字后方可蓋章簽署，要往復(fù)多次跑腿，現(xiàn)在申請審批全部線上辦結(jié)，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)辦理最多跑一次；此前設(shè)備驗(yàn)收建賬所需采集的數(shù)據(jù)全部由教職工填寫，還需登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng)重復(fù)填寫以完成報(bào)銷，現(xiàn)有平臺(tái)打通了采購到資產(chǎn)和財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)鏈，一次采集多系統(tǒng)共用，教師無需登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)入庫和報(bào)銷“兩單合一”，全面提升驗(yàn)收建賬報(bào)銷的服務(wù)體驗(yàn)；數(shù)據(jù)分析表明平臺(tái)上線前，業(yè)務(wù)審批平均耗時(shí)約2.5 d，現(xiàn)在由于支持手機(jī)審批，平均審批辦結(jié)時(shí)長降低到約0.9 d，大幅提升了業(yè)務(wù)時(shí)效。

5 結(jié)語

我校設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)，是實(shí)驗(yàn)室和設(shè)備主管部門在“雙一流高校建設(shè)”背景下提升學(xué)校治理能力的一次積極探索，平臺(tái)順利上線檢驗(yàn)了全生命周期管理設(shè)計(jì)和建設(shè)路徑的可行性，運(yùn)行實(shí)效也表明在優(yōu)化管理和改進(jìn)為師生服務(wù)方面效果顯著。平臺(tái)后續(xù)還將持續(xù)優(yōu)化各項(xiàng)服務(wù)，并在電商化采購，數(shù)字招標(biāo)，評審專家共享等領(lǐng)域繼續(xù)探索實(shí)踐。

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“Tsinghua practice” on life cycle management of equipment in colleges and universities

YANG Liu, HUANG Kaisheng, JIANG Yongheng

(Office of Laboratory Management, Tsinghua University, Beijing 100084, China)

Tsinghua University has constructed the “Equipment life cycle management platform” system with the integration of policy management and business processing, procurement and asset management, and business and finance. By means of information technology, the dynamic whole process closed-loop management of equipment procurement, accounting establishment, and utilization and disposal is realized. The integration of procurement business and utilization management is completed and a new model of the equipment life cycle management in colleges and universities relying on information system is established. This paper analyses the construction idea, system design, technology realization and application innovation of the platform and introduces the management benefits of the platform through the case comparison.

equipment management; life cycle management; information technology; internal control; financial collaboration

G482

A

1002-4956(2019)10-0001-05

10.16791/j.cnki.sjg.2019.10.001

2019-03-06

楊柳（1980—），女，湖南懷化，博士，實(shí)驗(yàn)室管理處副處長，主要從事儀器設(shè)備招標(biāo)采購與管理工作。E-mail: yangliuthu@tsinghua.edu.cn

黃開勝（1970—），男，湖北武漢，博士，實(shí)驗(yàn)室管理處處長，主要從事實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與資產(chǎn)管理工作及高等教育管理研究。E-mail: huangks@tsinghua.edu.cn