鄭麗霞

摘要：人事檔案由人力資源、人事、勞工和其他人力資源管理部門制定。描述和反映個(gè)人道德，商業(yè)技能，工作績效，健康和其他人才信息的重要信息工具是人才共享最重要的信息來源。 了解良好的員工責(zé)任，人才選拔以及員工審核和管理的重要工具。隨著中國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和人才流動(dòng)性的進(jìn)一步加快，人事檔案管理變得越來越重要。在人事檔案管理方面存在一些新的不一致和問題，需要業(yè)務(wù)和人事檔案管理專業(yè)人員的關(guān)注。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案；管理；問題；對(duì)策

一、人事檔案在人力資源管理中的重要性。

1、良好的人事檔案管理可以促進(jìn)公司的人事管理

1）個(gè)人記錄是審查和理解員工的重要依據(jù)。人事檔案包括個(gè)人經(jīng)歷，人才，商業(yè)，政治思想等。這是了解員工最直觀，最系統(tǒng)的參考。它是發(fā)現(xiàn)人才，發(fā)揮人才，管理人才的重要基礎(chǔ)。他們的重要性和必要性

2）人事檔案是尊重員工合法權(quán)益的可靠保證。存儲(chǔ)或存儲(chǔ)在個(gè)人文件中的內(nèi)容是人類成長最真實(shí)可靠的歷史記錄。這是具有法律效力的原始證據(jù)。管理良好，運(yùn)作良好的文件有助于保護(hù)和保護(hù)員工的利益。

3）它是研究組織工作規(guī)律的重要材料。人事檔案是人才信息的縮影，是道德，能力，勤奮和績效方面人才的綜合反映。它幫助雇主從檔案中找出人才增長規(guī)律，建立公司的人才，并為更好的組織和人力資源工作提供必要的支持。

2、人力資源管理不善對(duì)人力資源的負(fù)面影響

1）如果文件數(shù)據(jù)導(dǎo)致錯(cuò)誤的行為，這將嚴(yán)重影響文件的值。真實(shí)性是檔案的基本特征和要求。如果個(gè)人文件管理不完整且沒有真實(shí)性，則人事檔案無用。由于信息缺乏對(duì)稱性，文檔經(jīng)常被扭曲。這意味著人力資源部門沒有正確評(píng)估和誤解公司的員工。計(jì)劃招聘，安置，解雇和解雇公司員工。

2）人事檔案的內(nèi)容相似且分散，導(dǎo)致人力資源的有效性降低。公司的人事檔案必須反映員工真實(shí)“面子”的歷史，全面和客觀反映。但是，許多當(dāng)前的人事檔案都是不完整的，只有一個(gè)維度和簡單的信息不能反映個(gè)性化的質(zhì)量。缺乏人才選拔參考對(duì)正常晉升和選拔員工有直接影響。說實(shí)話，這不僅會(huì)削弱員工的積極性，還會(huì)導(dǎo)致直接的業(yè)務(wù)損失。

3）缺乏時(shí)間關(guān)鍵的檔案材料管理阻礙了人力資源管理的效率。舊的人事檔案材料是記錄當(dāng)事人發(fā)展歷史的重要依據(jù)。在正常情況下，人事檔案管理部門不會(huì)對(duì)個(gè)人檔案中包含的相關(guān)員工信息以及員工工作的最后檔案進(jìn)行第二次檢查。諸如過時(shí)歸檔等管理問題使人力資源部門難以從人事記錄中獲取有價(jià)值的信息，這使人力資源管理的效率變得復(fù)雜。

二、是人事檔案管理存在的問題

1、不要注意人事檔案的管理

隨著公司的不斷進(jìn)步和發(fā)展，隨著公司的發(fā)展，人事檔案管理逐漸建立起來。無論公司如何發(fā)展，文件管理都會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)產(chǎn)生不同的影響。企業(yè)發(fā)展與人事檔案管理密不可分。但是，許多公司目前還不知道這一點(diǎn)，并沒有處理人事檔案的管理。

2、人事檔案管理不足

目前，管理公司人事檔案仍存在許多問題。最重要的一點(diǎn)是，文檔管理中的專業(yè)文檔管理人員不是很高，管理方法不規(guī)范甚至人事檔案都不夠。公司員工的人力資源管理通常是兼職，沒有足夠的時(shí)間和精力來執(zhí)行人力資源管理任務(wù)。因此，不可能在實(shí)際工作中承擔(dān)人事檔案管理的實(shí)際作用。企業(yè)人事變動(dòng)存在一定的程序性問題。除了人事檔案管理人員的專業(yè)性低之外，還有人力資源安全管理人員的安全意識(shí)不強(qiáng)的原因。

3、收集個(gè)人文件而不是按時(shí)收集

在整個(gè)個(gè)人文件管理過程中，及時(shí)收集和組織人事檔案非常重要。但是，由于商業(yè)機(jī)會(huì)不足和文件管理員缺乏問責(zé)制，許多公司沒有收集和組織人事記錄。

4、個(gè)人檔案已被擱置很長時(shí)間。

在當(dāng)今社會(huì)，競爭是艱難的，人才的素質(zhì)對(duì)整個(gè)公司都有很大的影響。因此，人才是整個(gè)公司的核心。只有正確使用人才才能促進(jìn)整個(gè)公司的發(fā)展。人事檔案的刪除會(huì)影響人才的使用效率，進(jìn)而影響企業(yè)的快速發(fā)展。因此，有必要加強(qiáng)人事檔案的管理。但是，一些公司早已暫停其個(gè)人檔案。即使公司擁有完整的管理系統(tǒng)，也無法有效地利用人事檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

三、完善企業(yè)人事檔案管理工作建議

1.加強(qiáng)文件管理意識(shí)

限制公司人事檔案管理的關(guān)鍵是目前存檔意識(shí)。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該加強(qiáng)自身的文件信心，特點(diǎn)，了解人事檔案正常工作的地位和作用，加大資金投入，加強(qiáng)文件管理功能，并定期和控制檢查文件管理。文件管理文件部門應(yīng)了解他們的工作的重要性完全，產(chǎn)生強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，確保檔案收集的準(zhǔn)確性和完整性，保證了人事檔案的質(zhì)量。正式員工還必須有良好的記錄并清楚地識(shí)別文件。致力于您自己的興趣，請(qǐng)注意文件管理系統(tǒng)。

2.建立和完善科學(xué)合理的個(gè)人檔案管理系統(tǒng)

在人事檔案管理，既要改革那些不符合新形勢(shì)新情況，新任務(wù)相一致，并建立一個(gè)新的，更科學(xué)的人事檔案管理系統(tǒng)的規(guī)章制度，使檔案的一個(gè)方向。標(biāo)準(zhǔn)化和制度發(fā)展。有必要及時(shí)，完整地收集文件，并根據(jù)“取證，充足”原則充分識(shí)別文件。嚴(yán)格和科學(xué)地記錄文件，貸款文件在某些？？情況下進(jìn)行分析，并區(qū)分人力資源部門和其他部門。確保文件的安全性，及時(shí)，準(zhǔn)確，完整地更新文件，并特別注意文件新內(nèi)容的額外收集。

3.加強(qiáng)個(gè)人檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)改革

在這個(gè)階段，由于許多功能來管理個(gè)人信息共同重復(fù)重疊各種人事檔案信息，以及一些整合和分級(jí)管理系統(tǒng)需要知道的信息共享。首先是日常管理自動(dòng)化。通過使用微型計(jì)算機(jī)來完成編碼，檢索和發(fā)送工作不僅在案件管理工作的手動(dòng)操作可避免，而且精度和工作文件效率顯著提高。

4.提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

文件管理的效率直接受文件管理器的專業(yè)質(zhì)量的影響。為此，公司必須提高有關(guān)人員的專業(yè)資格。首先，企業(yè)可以通過定期的培訓(xùn)和模擬演練各種培訓(xùn)班提高檔案管理人員的意識(shí)，不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平，包括法律知識(shí)，計(jì)算機(jī)技能和管理技能。培訓(xùn)評(píng)級(jí)可確保文件管理員的有效性。培訓(xùn)促進(jìn)整個(gè)檔案管理人員的整體素質(zhì)。對(duì)于這樣的不當(dāng)行為，工作不良等企業(yè)的激勵(lì)和懲罰機(jī)制，以執(zhí)行，使用調(diào)整工資、轉(zhuǎn)讓人等、一些員工、以激勵(lì)他們和鼓勵(lì)他們的工作滿意度，有效地提高了公司的不良現(xiàn)象，人事檔案管理的效率。

四、結(jié)束語

人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的任務(wù)，需要我們不斷研究，探索和發(fā)現(xiàn)。只有這樣，才能更好地為企業(yè)服務(wù)，更好地為社會(huì)服務(wù)。

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（作者單位：興安盟鼎誠路橋工程有限公司 ）