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        高校財務(wù)檔案管理信息化探討

        2019-10-20 18:42:43韋林兵
        廣告大觀 2019年12期
        關(guān)鍵詞:管理工作檔案管理財務(wù)

        摘要:在信息化時代背景之下,高校財務(wù)檔案管理的內(nèi)容及形式產(chǎn)生了較大的變化,為了實現(xiàn)與時俱進,許多高校管理工作人員以財務(wù)檔案管理的信息化發(fā)展為依據(jù),將更多現(xiàn)代信息技術(shù)與財務(wù)檔案管理工作融為一體,豐富檔案管理的內(nèi)容及形式,保障高質(zhì)量的管理。與其它管理工作相比,財務(wù)檔案管理所涉及的內(nèi)容比較復(fù)雜,同時專業(yè)性以及實踐性比較明顯,對管理工作人員提出了一定的要求。我國高校需要加大對檔案財務(wù)檔案管理工作的投入以及支持力度,注重現(xiàn)代信息技術(shù)的有效應(yīng)用,不斷提升這一管理工作的信息化水平,以此來充分彰顯財務(wù)檔案管理工作的指導(dǎo)價值以及作用。

        關(guān)鍵詞:高校財務(wù)檔案管理;信息化

        一、引言

        作為高校內(nèi)部管理體制中的重要組成部分以及核心環(huán)節(jié),財務(wù)檔案管理對高校的發(fā)展以及建設(shè)有著重要的影響,這一工作所涉及的內(nèi)容及形式比較復(fù)雜,在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天,高校財務(wù)業(yè)務(wù)有了極大的增加,傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理不僅不符合時代發(fā)展的要求,還嚴重影響了高校財務(wù)工作的大力開展以及質(zhì)量提升。在新的時代背景之下,高校財務(wù)檔案管理工作在內(nèi)容和形式上的變動較大,高校財務(wù)檔案管理需要注重內(nèi)外部影響因素的分析及研究,以信息化管理為依據(jù),不斷創(chuàng)新管理模式以及管理內(nèi)容,只有這樣才能夠有效應(yīng)對時代變革的挑戰(zhàn),保障高校財務(wù)檔案管理工作質(zhì)量及水平的穩(wěn)定提升。

        二、高校財務(wù)檔案信息化管理

        高校財務(wù)檔案主要是指學(xué)校在教育教學(xué)、科研以及行政管理、后勤管理過程之中所形成的具有一定經(jīng)濟價值的業(yè)務(wù)資料,具體涉及財務(wù)業(yè)務(wù)以及日常會計核算中的各種財務(wù)報告、會計賬簿、電子數(shù)據(jù)、紙質(zhì)資料。在落實高校內(nèi)部管理的過程之中,高校財務(wù)檔案管理備受關(guān)注,在信息時代之下,許多高校以信息化管理為依據(jù),充分利用各種信息技術(shù)以及現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)手段促進紙質(zhì)檔案與電子檔案的高效管理以及利用,真正實現(xiàn)信息處理以及數(shù)據(jù)分析,保障財務(wù)檔案的電子化發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)化管理。學(xué)術(shù)界在對高校財務(wù)信息化管理進行分析時明確提出,管理策略以及管理手段的革新以及創(chuàng)新最為關(guān)鍵,這兩點能夠更好的體現(xiàn)財務(wù)檔案管理工作的重要價值及作用,為后期的檔案查詢以及信息服務(wù)提供更多的便利,保障工作質(zhì)量及效率的穩(wěn)定提升。

        從微觀的角度上來看,高校財務(wù)檔案信息化管理工作存在一定的特征以及優(yōu)勢,首先,存儲載體變得越來越多樣以及豐富。要想實現(xiàn)信息化管理,存儲的條件以及環(huán)境的改造必不可少,傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理直接以簡單的文本資料管理為依據(jù),無法實現(xiàn)形式及內(nèi)容的有效拓展,難以充分展現(xiàn)財務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展要求。其中財務(wù)檔案管理信息化發(fā)展則能夠突破這一限制,以計算機、硬盤以及光盤等新型存儲介質(zhì)的應(yīng)用為依據(jù),這種新型的存儲方式既能夠保障工作效率和質(zhì)量,還能夠盡量避免這一工作對外部環(huán)境的依賴以及負面影響。管理工作人員可以直接以計算機、軟件以及硬件系統(tǒng)的利用為核心,保障工作質(zhì)量,積極優(yōu)化存放環(huán)境并提高檔案管理的使用年限。

        三、高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的策略

        綜合上文的相關(guān)論述不難發(fā)現(xiàn),高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)符合時代發(fā)展的要求以及趨勢,對提升這一工作的質(zhì)量以及效率有著重要的作用。我國高校需要注重管理理念以及管理模式的革新,加大對這一工作的投入以及支持力度,抓住信息化管理工作的核心要求,以此來實現(xiàn)有的放矢,為財務(wù)檔案管理信息化發(fā)展營造良好的外部空間和環(huán)境。

        (一)轉(zhuǎn)變管理理念以及模式

        意識指導(dǎo)實踐,只有保障意識的正確性才能夠體現(xiàn)實踐的持續(xù)性以及價值。因此在落實高校財務(wù)的管理信息化工作的過程之中,高校需要注重意識上的轉(zhuǎn)變,以創(chuàng)造性的管理理念為依據(jù),不斷豐富管理模式以及管理內(nèi)容。首先,高校領(lǐng)導(dǎo)者需要了解財務(wù)檔案管理工作的核心要求,分析財務(wù)檔案管理對提升學(xué)校收入的重要價值,不再以單純的文本管理為核心,而是將更多現(xiàn)代化的技術(shù)以及手段融入這一管理工作環(huán)節(jié),通過大膽的改革以及創(chuàng)新來推進財務(wù)檔案管理的信息化發(fā)展以及落實。其次,高校需要注重對財務(wù)檔案信息化建設(shè)的資金投入力度,積極引進最新、最前沿的硬件設(shè)備,給予這一工作更多的資金支持,通過對財務(wù)工作以及財務(wù)檔案管理工作特點及要求的深入分析以及解讀,選擇相應(yīng)的財務(wù)檔案管理軟件以及財務(wù)軟件,只有這樣才能夠構(gòu)建完善的管理框架及體系,積極推進基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作的大力落實,保障這些工作實現(xiàn)穩(wěn)定的運作以及開展。

        (二)注重專業(yè)人才培訓(xùn)及教育

        高校財務(wù)檔案管理信息化工作的專業(yè)性以及實踐性比較明顯,對工作人員的綜合素養(yǎng)提出了極高的要求,要想體現(xiàn)這一工作的實質(zhì)作用及優(yōu)勢,我國高校在落實財務(wù)檔案管理信息化工作的過程之中必須要注重對專業(yè)人才的培訓(xùn)以及教育,積極成立檔案管理工作組,加強后期的業(yè)務(wù)培訓(xùn),促進各項管理工作的大力落實。財務(wù)管理工作人員個人的工作能力以及綜合素養(yǎng)會直接影響這一工作的信息化建設(shè)水平,高校需要了解目前的工作現(xiàn)狀,加強不同工作環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系,保障工作質(zhì)量及效率的穩(wěn)定提升。首先,財務(wù)部門需要成立檔案管理工作小組,明確這一工作的核心要點,構(gòu)建完善的管理工作體系,通過安排一級專職檔案管理工作人員來實現(xiàn)責(zé)任落實到位,充分體現(xiàn)這一工作的指導(dǎo)作用及優(yōu)勢。其次,工作管理層還需要在各個科室安排二級兼職檔案管理工作人員,落實好后后期的檔案整理以及搜集工作,保證分工明確、各司其職。最后,高校需要關(guān)注財務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),以專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)為核心,保證這一部分工作人員能夠掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的操作標準及要求,對財務(wù)檔案信息化工作有一個深刻的理解及認知,從而提高個人的工作能力及水平。

        (三)構(gòu)建完善的管理規(guī)章制度

        與其他工作相比,財務(wù)檔案管理信息化工作的系統(tǒng)性更為明顯,包含不同的工作環(huán)節(jié),為了避免出現(xiàn)工作遺漏,學(xué)校需要構(gòu)建完善的管理規(guī)章制度,加強不同管理工作環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系以及互動,以建立健全財務(wù)檔案信息化管理制度為依據(jù),充分體現(xiàn)這一工作的完整性、安全性以及真實性。財務(wù)部門需要意識到個人工作的重要價值,積極承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任,加強與其他部門之間的合作,著眼于本校財務(wù)檔案管理工作的特點以及要求完善相關(guān)的管理規(guī)章制度,只有這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范管理和有章可循。財務(wù)檔案的信息化建設(shè)工作是一個長期性的過程,大部分的工作主要以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用為依據(jù),因此管理工作人員需要注重網(wǎng)絡(luò)安全的分析以及研究,積極建立相應(yīng)的檔案安全管理制度以及數(shù)據(jù)備份制度,樹立良好的責(zé)任意識,關(guān)注這一工作改革的核心要求,注重對管理工作人員職責(zé)權(quán)限的分析以及研究,保障這一工作能夠?qū)崿F(xiàn)有效的開展以及落實。

        四、結(jié)語

        高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)對高校的文明建設(shè)及發(fā)展有著重要的促進作用,高校領(lǐng)導(dǎo)者需要注重不同管理要素及環(huán)節(jié)的分析以及研究,構(gòu)建科學(xué)合理的管理規(guī)章制度以及體系,為這一工作的大力落實營造良好的外部空間和環(huán)境。

        參考文獻:

        [1]?曹晶. 高校財務(wù)檔案管理信息化探討[J]. 現(xiàn)代營銷,2010,000(010):42-43.

        [2]?田佳妤. 高校財務(wù)檔案信息化管理研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2016,No.240(07):39.

        [3]?馬英. 信息化背景下的高校財務(wù)檔案管理工作探析[J]. 統(tǒng)計與管理,2014,000(010):129-129,130.

        作者簡介:韋林兵,(1988-)女,廣西來賓人,助理會計師,研究方向:財務(wù)、檔案管理。

        (作者單位:廣西科技師范學(xué)院)

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