朱武梅 王鵬

摘要：新形勢給科研檔案管理提出了更高的要求，與之不相適應(yīng)的是科研檔案管理不規(guī)范，特別是歸檔不全的問題普遍存在，而且由于科研檔案涉及范圍廣、專業(yè)性強(qiáng)，形成過程和環(huán)境復(fù)雜，沒有文書檔案、會(huì)計(jì)檔案那樣固定的程序和格式，所以問題尤為嚴(yán)重，也呈現(xiàn)出與其他門類檔案不同的特點(diǎn)。產(chǎn)生這一問題的原因是多方面的，但最根本的是科研檔案與科研項(xiàng)目同步管理淪為一紙空文、缺乏必要的制約措施。本文有針對性地提出了四個(gè)具體措施。

關(guān)鍵詞：科研檔案歸檔難問題對策

“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”，當(dāng)今世界面臨各種競爭，關(guān)鍵是科技的競爭，為此黨中央提出了科技強(qiáng)國的戰(zhàn)略方針，國家對于科技投入越來越大，知識(shí)產(chǎn)權(quán)越來越受到重視，同時(shí)科研人員的流動(dòng)性也進(jìn)一步加快，這些無疑給科研檔案的管理提出了更高的要求。為進(jìn)一步加強(qiáng)科研檔案的管理，筆者對河北省部分科技事業(yè)單位科研檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了認(rèn)真調(diào)研。調(diào)研中筆者發(fā)現(xiàn)，由于各科研單位普遍忙于上項(xiàng)目、爭取資金、提高知名度，在一定階段、一定程度上放松了基礎(chǔ)性管理工作，同時(shí)由于橫向、縱向聯(lián)合的大型項(xiàng)目日益增多，給單位科研檔案的歸檔管理帶來了新的困難，特別是由于報(bào)獎(jiǎng)時(shí)取消了單位檔案人員的審查簽字，對科研檔案的歸檔失去了最后一個(gè)把關(guān)、制約的機(jī)會(huì)……以上種種原因，造成相當(dāng)一部分單位科研檔案管理方面不同程度的滑坡，這是我們在調(diào)查中不愿看到又不得不接受的一個(gè)現(xiàn)實(shí)。

一、科研檔案管理中存在的歸檔難、歸檔不全問題及分析

歸檔不全、管理不規(guī)范是科研檔案管理中普遍存在的問題，特別是歸檔難、歸檔不全，是最為根本和致命的問題。雖然這一問題在其他門類檔案管理中也不鮮見，但由于科研檔案涉及范圍廣、專業(yè)性強(qiáng)，形成過程和環(huán)境復(fù)雜，沒有文書檔案、會(huì)計(jì)檔案那樣固定的程序和格式，所以問題尤為嚴(yán)重。而且科研檔案歸檔工作的難點(diǎn)也與其他門類檔案有所不同，以文書檔案為例，一般紅頭文件按要求歸檔沒有問題，而沒有經(jīng)正式收發(fā)文手續(xù)流傳的文件則容易被遺漏，比如各種會(huì)議講話、會(huì)議記錄、交流材料、總結(jié)報(bào)表、合同協(xié)議等?？蒲袡n案歸檔難點(diǎn)則主要集中在科研實(shí)驗(yàn)階段和協(xié)作項(xiàng)目上，下面筆者從這兩個(gè)方面來加以分析。

一方面，從同一科研項(xiàng)目的各部分材料來看，成果部分最好，項(xiàng)目申請、合同也還可以，歸檔最大的難點(diǎn)集中在科研實(shí)驗(yàn)階段。由于河北省科技廳在成果評獎(jiǎng)時(shí)，要求報(bào)送的材料比較規(guī)范，有固定的內(nèi)容和格式，成果處負(fù)責(zé)資料審查、組織評獎(jiǎng)，所以盡管沒有檔案人員直接參與，成果檔案歸檔仍比較齊全完整、符合要求，這部分材料在科研項(xiàng)目各階段的文件材料中管理最規(guī)范、成套性最好。與此相反，實(shí)驗(yàn)、測試的重要原始記錄和整理記錄、分析綜合材料、實(shí)驗(yàn)報(bào)告收不上來或記錄不規(guī)范，是各個(gè)單位、各個(gè)項(xiàng)目普遍存在的問題。檔案人員參加不了項(xiàng)目鑒定，不能為歸檔工作把關(guān)，而參與鑒定的專家只看結(jié)果，很少像以前那樣在原始數(shù)據(jù)中尋找根據(jù)，所以科研人員普遍對這部分材料的歸檔缺乏積極性，造成國家投入大量資金搞科研，部分項(xiàng)目最有價(jià)值的資料保存不全，根本不能為投產(chǎn)轉(zhuǎn)化提供可靠依據(jù)，更有甚者科研成果可能成了個(gè)人的財(cái)富。

另一方面，從承擔(dān)項(xiàng)目的不同形式看，一般獨(dú)立承擔(dān)的項(xiàng)目歸檔控制相對容易一些，協(xié)作項(xiàng)目則更難控制。由于大項(xiàng)目好上，現(xiàn)在單位的好多科研項(xiàng)目都是以某一大項(xiàng)目的子項(xiàng)目形式出現(xiàn)的，不少子項(xiàng)目連二級(jí)合同也不簽，沒有申請書、開題報(bào)告、協(xié)議書，而對于資金劃撥、驗(yàn)收、評獎(jiǎng)等，單位又控制不了，造成與本身承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的材料不能按要求歸檔，有的甚至處于放任自流狀態(tài)。

二、科研檔案歸檔難、歸檔不全的原因分析

造成科研檔案歸檔難、歸檔不全的原因是多種多樣的，筆者嘗試從兩個(gè)層次加以歸納和概括，一方面一個(gè)單位內(nèi)部科研檔案的管理水平不可避免地受本單位檔案管理與科研管理狀況的影響，另一方面從社會(huì)層面看，科研檔案與科研項(xiàng)目同步管理淪為一紙空文、缺乏必要的制約措施才是當(dāng)前存在問題最為主要和根本性的原因。

首先從一個(gè)具體單位來看，造成歸檔不全、管理不規(guī)范的原因有其規(guī)律性，即不可避免地受本單位檔案管理與科研管理狀況的影響。通過對水利、農(nóng)業(yè)、電力、交通、信息、醫(yī)療等行業(yè)多家科研單位調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)了一個(gè)普遍規(guī)律：科研檔案管理狀況一方面與整個(gè)單位檔案管理狀況關(guān)系密切，單位重視檔案工作、制度健全、檔案工作已達(dá)到國家級(jí)或省級(jí)先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)的，科研檔案管理狀況相對較好；另一方面更與單位科研管理是否正規(guī)緊密相聯(lián)，一些大型科研院所科研項(xiàng)目管理規(guī)范，形成和歸檔的科研檔案就相對規(guī)范，反之，整個(gè)項(xiàng)目管理都馬馬虎虎，也就不可能有規(guī)范的檔案管理。

從社會(huì)層面看，科研檔案與科研項(xiàng)目同步管理淪為一紙空文、缺乏必要的制約措施才是當(dāng)前存在問題最為主要和根本性的原因。《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》對科研檔案管理的一系列問題規(guī)定得非常明確，各單位也制定了包括“四同步”制度在內(nèi)的一系列科研檔案管理制度，提出將科研檔案工作納入計(jì)劃管理、課題管理和成果管理工作中，實(shí)行課題負(fù)責(zé)人責(zé)任制，來確?？蒲袡n案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。但這些很好的制度往往只對檔案人員具有約束作用，科研管理部門和科研人員根本不重視、不執(zhí)行。制度中明確規(guī)定項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，檔案人員參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，但實(shí)際情況往往是很多單位進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，科研管理部門根本不通知檔案人員，檔案的驗(yàn)收當(dāng)然更無從談起。有的項(xiàng)目檔案資料嚴(yán)重不全就通過了驗(yàn)收，驗(yàn)收后也不能及時(shí)歸檔；申報(bào)成果時(shí)，原來要求在成果報(bào)告表上必須有本單位檔案部門的簽章，證明文件材料已歸檔，對項(xiàng)目檔案歸檔工作還能起到一定的制約作用，檔案人員只要照章辦事，就可以督促有關(guān)項(xiàng)目在報(bào)獎(jiǎng)前，將前幾個(gè)階段的文件材料先行歸檔。但近年來在進(jìn)行成果申報(bào)時(shí)，檔案部門簽章隨成果報(bào)告表一同取消，這樣檔案部門失去了最后一次把關(guān)的機(jī)會(huì)，歸不歸檔、歸檔質(zhì)量如何，完全不影響項(xiàng)目鑒定、驗(yàn)收、評獎(jiǎng)。正是由于缺乏制約，導(dǎo)致科研檔案歸檔難以齊全、質(zhì)量無法保證。

三、解決科研檔案歸檔難、歸檔不全問題的幾點(diǎn)對策