王協(xié)舟 李典誥

摘要：在“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”新業(yè)態(tài)的發(fā)展呈現(xiàn)出新特點(diǎn)。內(nèi)部結(jié)構(gòu)扁平化、團(tuán)隊(duì)組成靈活化、信息服務(wù)主動(dòng)化、工作手段智能化，推動(dòng)了檔案工作業(yè)務(wù)流程重組。大檔案觀突破檔案數(shù)據(jù)資源的傳統(tǒng)范疇，強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)據(jù)資源的有效整合，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)資源的開(kāi)放共享，拓展檔案業(yè)務(wù)范圍。思維跨界轉(zhuǎn)換檔案視角，研究跨界拓展檔案認(rèn)知，服務(wù)跨界激活檔案效能，宣傳跨界升華檔案魅力。認(rèn)清以上新特點(diǎn)，有利于尋找“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”新業(yè)態(tài)的新引擎。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”組織變革大檔案觀跨界合作

Abstract：Under the "Internet +" thinking， the de？ velopment of the new format of "Internet + Archives" presents new features. The internal structure is flat， the team composition is flexible， the information ser？ vice is active， and the working methods are intelli？ gent to promote the reorganization of the archival work business process. The large archives view breaks through the traditional scope of archival data resources， emphasizes the effective integration of ar？ chival data resources， promotes the open sharing of archival data resources， and expands the scope of ar？ chival business. The thinking cross- border trans？ forms the archives perspective， studies cross-border development of file cognition， service cross- border activation of file performance， and promotes the charm of cross-border sublimation archives. Recog？ nizing the above new features is conducive to finding a new engine for the new format of "Internet + Ar？ chives".

Keywords：“Internet + Archives”， Organizational change； The concept of big archives； Cross- border cooperation

為推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”新業(yè)態(tài)的培育，檔案部門(mén)必須充分考慮當(dāng)前檔案職業(yè)發(fā)展動(dòng)力的特點(diǎn)和趨勢(shì)，按照適應(yīng)新特點(diǎn)、把握新特點(diǎn)、引領(lǐng)新特點(diǎn)的目標(biāo)進(jìn)行精準(zhǔn)分析、謀劃布局、開(kāi)拓發(fā)展。

一、組織結(jié)構(gòu)變革推動(dòng)檔案工作業(yè)務(wù)流程重組

組織結(jié)構(gòu)是組織內(nèi)部分工協(xié)作的基本形式或框架。基于“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”新業(yè)態(tài)的要求，檔案管理機(jī)構(gòu)的組織結(jié)構(gòu)發(fā)生了明顯的變革，有效地推動(dòng)了檔案工作業(yè)務(wù)流程重組。

（一）內(nèi)部結(jié)構(gòu)扁平化

傳統(tǒng)的檔案館組織設(shè)計(jì)是以職能為中心，其嚴(yán)格的等級(jí)制度和重管輕用的工作思維限制了檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)放，導(dǎo)致上下溝通不暢、工作效率低下等一系列問(wèn)題，無(wú)法滿足用戶的檔案需求，與“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展理念也格格不入?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的數(shù)字技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的發(fā)展，給檔案館組織機(jī)構(gòu)扁平化提供了有效的基礎(chǔ)支撐，有利于檔案機(jī)構(gòu)各職能部門(mén)發(fā)揮其作用和能力，也有利于檔案工作人員釋放主觀能動(dòng)性和實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值。一方面，檔案工作人員可以和檔案用戶進(jìn)行直接溝通，改善檔案服務(wù)質(zhì)量；另一方面，檔案工作人員之間的上傳下達(dá)在很大程度上被通信技術(shù)占領(lǐng)，提高了工作效率。

（二）團(tuán)隊(duì)組成靈活化

傳統(tǒng)檔案機(jī)構(gòu)根據(jù)分工的原則將檔案工作人員固定在收集、鑒定、咨詢和保管等不同部門(mén)中，結(jié)果是檔案機(jī)構(gòu)規(guī)模越來(lái)越大，數(shù)量越來(lái)越多，造成了檔案機(jī)構(gòu)臃腫、工作反應(yīng)遲緩等問(wèn)題。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”新業(yè)態(tài)注重檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)放共享，會(huì)出現(xiàn)更多的跨職能業(yè)務(wù)，如微信服務(wù)、私人定制服務(wù)的出現(xiàn)，就需要檔案機(jī)構(gòu)不同部門(mén)去除固有的職能認(rèn)知，緊密合作進(jìn)行高效服務(wù)，針對(duì)不同的用戶需求，將檔案工作群體劃分成靈活性更好的特定團(tuán)隊(duì)以做出快速反應(yīng)。

（三）信息服務(wù)主動(dòng)化

檔案館、檔案室等傳統(tǒng)檔案機(jī)構(gòu)不再是人們獲取檔案信息資源的主要渠道，人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代通訊技術(shù)等更加便利地獲取所需的檔案信息，檔案工作者對(duì)檔案信息資源的限制性受到了技術(shù)變革的巨大沖擊。與此同時(shí)，受檔案信息資源帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益影響，國(guó)家制定了一系列檔案開(kāi)放政策和檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用方針，加快了檔案機(jī)構(gòu)主動(dòng)向用戶開(kāi)放檔案信息資源的步伐。這使得檔案工作者對(duì)檔案信息資源的限制力下降，對(duì)檔案工作者的主動(dòng)服務(wù)能力提出了新的要求。

（四）工作手段智能化

傳統(tǒng)時(shí)期的檔案實(shí)體管理是按照“收集—整理—鑒定—入庫(kù)—利用”的固定順序進(jìn)行操作的，這種“按部就班”的經(jīng)典工作模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性，但給檔案信息資源共享、檔案工作創(chuàng)新帶來(lái)了極大的障礙?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”注重運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)和檔案處理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理工作智能化。這意味著檔案實(shí)體在管理過(guò)程中可以利用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行檔案收集、整理、編輯等工作，并直接提供利用，打破了傳統(tǒng)檔案的固有管理模式。同時(shí)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案處理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的快速分類(lèi)、深度挖掘和分級(jí)管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源輸出和檔案服務(wù)的智能化。檔案管理手段智能化將檔案管理工作由順序操作變?yōu)閰f(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，為檔案業(yè)務(wù)流程重組提供了基礎(chǔ)。檔案部門(mén)可以積極采用新型的大數(shù)據(jù)檔案信息管理技術(shù)，根據(jù)用戶搜索的關(guān)鍵詞對(duì)用戶潛意識(shí)需要搜索的內(nèi)容提取關(guān)鍵詞進(jìn)行系統(tǒng)提醒。[1]