王鵬　朱武梅

一、電子檔案異地備份的意義

在計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)全面普及的時(shí)代，檔案的電子化管理模式體現(xiàn)出種種優(yōu)勢(shì)。一些檔案館內(nèi)可以開展便捷的互聯(lián)網(wǎng)瀏覽，這給社會(huì)利用檔案帶來了很大便利。但是，人們對(duì)于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的依賴性和信息資源在人為攻擊和自然災(zāi)害面前的脆弱性，尤其是以往重大災(zāi)害，例如地震造成的災(zāi)害等，使電子檔案的異地備份顯得尤其重要。

電子檔案文件的異地備份指的是通過信息保存等操作同時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息庫和文件內(nèi)容通過不同介質(zhì)所進(jìn)行的系統(tǒng)外異地備份的操作方式。以往來看，在遭遇突發(fā)情況和重大自然災(zāi)害時(shí)，會(huì)對(duì)檔案文件造成無法控制的損害。過去的檔案異地備份方式是通過紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)的。它消耗的成本過高，除了具備人力和物力的配合，還要同時(shí)具備經(jīng)濟(jì)實(shí)力的供給。隨著電子信息技術(shù)的進(jìn)步，出現(xiàn)了許多承擔(dān)同等法律效力的電子檔案。這些電子檔案便于保存、使用便捷、高效等。目前有三種類型的電子檔案能夠長期保存和穩(wěn)定使用：一是能夠反復(fù)利用和容易修改的電子文件，比如CAD圖、word文件以及excel文件等;二是憑借資源整合后的一些有價(jià)值的電子文件;三是紙質(zhì)檔案的掃描件，如PDF等格式文件。

二、電子檔案異地備份的可行性

電子檔案異地備份成本低，節(jié)約空間。紙質(zhì)檔案的異地備份需要很大的占用空間、成本比較高、使用費(fèi)時(shí)、低效。電子檔案異地備份要考慮到具體需求，選取不同的介質(zhì)形式，如磁盤、光盤、縮微膠片、硬盤等實(shí)現(xiàn)分類保存，除了工作成本低，同時(shí)便于攜帶和移動(dòng)，不受傳統(tǒng)庫房的要求限制，節(jié)約占用空間。

它能夠提供可靠有效的檔案信息。電子檔案異地備份革新了過去文件管理的偏重收藏而輕視使用功能的工作模式，讓傳統(tǒng)文件信息和計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)互相融合。信息通過不同備份載體保存，當(dāng)需要利用備份載體或網(wǎng)絡(luò)傳送提供檔案信息，而本地的備份載體因機(jī)器設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)等原因不能正常提供利用時(shí)，可通過異地其他備份載體繼續(xù)提供，以保證長期、高效、安全的利用檔案信息。

三、電子檔案異地備份存在問題

基于電子檔案異地備份的種種優(yōu)勢(shì)，全面完善異地管理工作勢(shì)在必行。然而在具體實(shí)行過程中存在眾多問題。首先，一些部門對(duì)電子檔案異地備份的重要性認(rèn)識(shí)不到位。因?yàn)殡娮訖n案異地備份需要大量人力物力、工作量大、投資大，而且本地的突發(fā)性、不可控的災(zāi)難出現(xiàn)的頻率較低，一些部門覺得做電子檔案的備份如同購買一份保險(xiǎn)，有可能根本不會(huì)使用它。所以這些部門不愿意在此事上投入過多的精力，導(dǎo)致出現(xiàn)口頭承諾重要，做起事來次要，工作進(jìn)度慢，敷衍了事。還有一些部門沒有將電子檔案異地備份提上單位工作日程，不但缺少工作方案，也不制定安排規(guī)劃，造成電子檔案異地備份工作實(shí)施不順利。其次就是電子檔案異地備份沒有全面的頂層設(shè)計(jì)和整齊有序的規(guī)劃，沒有形成完整統(tǒng)一的管理格局，容易出現(xiàn)管理模式散亂、缺乏互相連接使用的情況。最后，電子檔案異地備份的地點(diǎn)選取不合適。因?yàn)楝F(xiàn)在倡議的是自愿原則，異地備份的地址不一定與需要異地備份的城市條件匹配，所以選地和建設(shè)需要按要求規(guī)劃。需要各地檔案館之間協(xié)調(diào)模式、工作互動(dòng)并統(tǒng)一指導(dǎo)思想。

四、電子檔案異地備份的實(shí)施

1.加強(qiáng)電子檔案異地備份的領(lǐng)導(dǎo)

各級(jí)檔案部門應(yīng)該提高對(duì)電子檔案異地備份的認(rèn)識(shí)，把這項(xiàng)工作提升到檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵內(nèi)容和手段層面，主動(dòng)向當(dāng)?shù)厣霞?jí)領(lǐng)導(dǎo)部門匯報(bào)工作進(jìn)展情況，積極取得政策的扶持。時(shí)刻考慮要對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)，保證電子檔案“制成一批、審閱一批、備份一批”?？紤]到特殊的電子檔案，除了應(yīng)該同質(zhì)備份，還要異質(zhì)備份，及時(shí)轉(zhuǎn)換成縮微品或紙質(zhì)檔案，來保證它們長期使用。

2.完善電子檔案異地備份制度

電子檔案異地備份管理制度的建設(shè)和完善要考慮到電子檔案的長久發(fā)展目標(biāo)，應(yīng)該根據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)和各行業(yè)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)制定和完善電子檔案操作管理、歸檔管理、存儲(chǔ)管理等相關(guān)規(guī)定和管理細(xì)則。同時(shí)參照電子檔案異地備份的屬性構(gòu)建一套包含人員、設(shè)備、檔案三方面管理的齊全的電子檔案異地備份工作制度和處理緊急意外事件的文件信息恢復(fù)預(yù)案。

除此之外，工作人員在電子檔案的建立初期就必須提前介入，明確電子檔案在歸檔時(shí)應(yīng)該符合規(guī)定，有利于確保文件歸檔后的完整備份和使用。對(duì)于現(xiàn)有的各類電子文件，特別是技術(shù)價(jià)值高、具有長遠(yuǎn)利用需求的電子文件，要參照文件的重要程度實(shí)行歸檔備份，制作異地備份的重要等級(jí)。

3.電子檔案異地備份的選擇

要根據(jù)具體情況對(duì)電子檔案異地備份的地址進(jìn)行選取。異地備份的“異地”必須要引起人們足夠重視，這個(gè)“異地”的選取原則是異地備份成敗的關(guān)鍵。通常所說的異地備份，意思是保存在更安全的其他地方。異地備份的對(duì)應(yīng)城市應(yīng)選擇地理特征不同、城市間距離較遠(yuǎn)的城市進(jìn)行，這樣，才能確保檔案材料的安全。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)我國水災(zāi)、地震、海嘯、泥石流等自然災(zāi)害的調(diào)查，保證電子檔案?jìng)浞莼氐倪x址符合“兩地相距300公里以上，且不在同一流域或同一地震帶上”的要求。

4.加大電子檔案異地備份的投入

實(shí)現(xiàn)電子檔案的異地備份需要投入足夠的設(shè)施設(shè)備和資金，現(xiàn)在處于電子檔案異地備份的最初階段，各地檔案館憑借有限的經(jīng)費(fèi)來進(jìn)行這項(xiàng)工作，只能說勉強(qiáng)維持。隨著時(shí)間的推移，電子檔案異地備份進(jìn)程不斷的深入，大量的輸出和執(zhí)行成本問題表現(xiàn)出來，需要提前準(zhǔn)備，爭(zhēng)取上級(jí)財(cái)政資金的支持，為開展電子檔案異地備份工作提供物質(zhì)保障。

5.電子檔案異地備份參考的四種形式

第一種就是常見的信息數(shù)據(jù)拷貝。包括有硬磁盤保存法、磁帶保存、光盤保存等幾種方式。把互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和一些文件系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)統(tǒng)拷貝到上述載體中，存儲(chǔ)后載體保管在遠(yuǎn)離或者隔絕工作環(huán)境的地方。這種方式簡單易操作、成本不高，基本可以保證中型以下檔案館的需要。但這種方式的缺點(diǎn)也顯而易見，一方面不適合中型及以上的檔案館的信息容量，另一方面管理技術(shù)屬于人工半自動(dòng)方式，無論備份、保存和恢復(fù)數(shù)據(jù)的過程都很復(fù)雜，三是數(shù)據(jù)不能動(dòng)態(tài)更新，只能獲得間隔時(shí)段的備份，這也是最主要的不足。

第二種是磁盤陣列方式。在大中型檔案系統(tǒng)中，每時(shí)每刻都可能有大量信息的發(fā)生，如果在某一時(shí)刻出現(xiàn)死機(jī)等故障，不僅當(dāng)時(shí)的數(shù)據(jù)肯定作廢，更嚴(yán)重的是不清楚計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)到底處在那一個(gè)狀態(tài)，什么工作已完成，什么信息尚未進(jìn)入計(jì)算機(jī)。這就提出了動(dòng)態(tài)跟蹤系統(tǒng)的思路。在信息系統(tǒng)中，最具有威脅性的故障無疑是磁盤故障。為了防止磁盤損壞造成永久性損失，磁盤陣列技術(shù)是首選方案。磁盤陣列是為計(jì)算機(jī)配置多個(gè)磁盤，組成海量存儲(chǔ)器，從而解決了容量的問題。存儲(chǔ)過程由計(jì)算機(jī)統(tǒng)一自動(dòng)管理，其中部分磁盤可分配為互為備份，用于存儲(chǔ)關(guān)鍵信息。當(dāng)重要信息存入計(jì)算機(jī)時(shí)，磁盤陣列將信息分別存入到兩個(gè)磁盤，從而在任意時(shí)刻計(jì)算機(jī)都存有一份當(dāng)前最新狀態(tài)的備份。計(jì)算機(jī)對(duì)磁盤陣列實(shí)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)磁盤存在不同程度的故障，就會(huì)把故障報(bào)告管理者，及時(shí)進(jìn)行處理，從而避免數(shù)據(jù)損害。由于監(jiān)控由計(jì)算機(jī)管理，故障點(diǎn)非常明確，信息恢復(fù)過程會(huì)較為簡單，數(shù)據(jù)損失也比較小。

第三種是雙機(jī)的熱備份辦法。在其他極其特殊的部門，如中型以上的檔案館的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)系統(tǒng)，除了要確保文件信息不受損失，還要確保電子系統(tǒng)不能暫停。但是，永遠(yuǎn)不發(fā)生問題的系統(tǒng)不可能實(shí)現(xiàn)的，也就是指在技術(shù)上要求降低至最小的故障率。這種技術(shù)選用兩臺(tái)計(jì)算機(jī)同時(shí)提供服務(wù)，并且相互不斷對(duì)另一臺(tái)機(jī)器的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控，出現(xiàn)故障后立刻將業(yè)務(wù)從一臺(tái)主機(jī)轉(zhuǎn)移到另一臺(tái)機(jī)器。采用雙機(jī)的熱備份辦法可以提供極高的計(jì)算機(jī)服務(wù)器及可靠性，但投資代價(jià)也相對(duì)大。

第四種是雙機(jī)異地?zé)醾浞莸霓k法。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的快速發(fā)展，磁盤陣列和雙機(jī)的熱備份技術(shù)取得了新的突破。這項(xiàng)技術(shù)利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)把兩地的終端設(shè)備相互備份，超越了過去備份設(shè)備局限于同一計(jì)算機(jī)機(jī)房的限制：兩地的終端設(shè)備能夠單純作備份，也可單獨(dú)使用其他軟件，這樣一來能夠充分發(fā)揮投資效益。因此存儲(chǔ)在兩地幾乎能夠預(yù)防如火災(zāi)等不可控災(zāi)害和突發(fā)的破壞情況。如果出現(xiàn)原始數(shù)據(jù)不見或遭到損傷等問題，通過備份數(shù)據(jù)把原始文件的信息恢復(fù)，確保系統(tǒng)可以正常運(yùn)行。提倡在彼此自愿的狀態(tài)下，構(gòu)建相互電子檔案的存儲(chǔ)區(qū)域。而且兩者都要保證一定的協(xié)議和制度來維護(hù)兩者的利益?？梢韵葘?shí)行定期（半年或一年一次）把文件數(shù)據(jù)的備份存放在異地，盡量用光盤為載體的辦法，容易管理。然后，備份的文件信息必須派出專人負(fù)責(zé)保管，文件保管人必須對(duì)備份文件信息進(jìn)行符合要求的登記。備份的文件信息存儲(chǔ)地點(diǎn)需要具備防火、防熱、防潮、防塵、防磁、防盜等齊全的設(shè)施。

（作者單位：河北省高速公路管理局? 河北省檔案館）