綜禾

辦公室，是任何單位的關(guān)鍵內(nèi)設(shè)機構(gòu)，起著統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、內(nèi)聯(lián)外通的重要作用，辦公室工作如何做到“運籌于帷幄之中，決勝于千里之外”，你有什么真知灼見嗎？

下面提供三個小竅門，希望可以讓您的辦公室工作井井有條。

時間合理分配

辦公室工作都是千頭萬緒的，所以，首先我們要學會的，就是合理地安排時間。

按事務的重要性來分配時間

首先是重要的事情。耗時費力、需要分析論證的事情要拿出多一些時間和精力。這個“付出”往往不是立竿見影的，是需要經(jīng)常思考琢磨的一個過程。比如，重要文稿的起草，需要長時間的調(diào)查研究，必須認真對待。

其次是一般重要的事情。比如實施或改進預定的工作計劃、撰寫工作報告等，力爭用一天或幾天時間完成。

最后是不太重要的。例行的、預先安排的不太重要的數(shù)項小型任務，可以排出先后順序集中完成。臨時出現(xiàn)的開會、訪談、聯(lián)絡等隨時處理。

按日常工作的特性來分配時間

辦公室工作往往具有常規(guī)性、臨時性和突擊性。針對這三個特性，應該采用不同的應對辦法：

常規(guī)性工作要按規(guī)矩辦。所謂常規(guī)性工作，是指計劃內(nèi)的工作。這些工作基本上是“周而復始”地進行，每天、每周、每月、每年大體上都差不多。對于相對穩(wěn)定的計劃內(nèi)的常規(guī)性工作，應對辦法就是按規(guī)矩辦。這里說的“規(guī)矩”，包括法規(guī)、制度、措施、公約、程序等，也包括約定俗成且行之有效的傳統(tǒng)做法。

臨時性工作要分門別類辦。辦公室的人經(jīng)常會遇到計劃外的工作，所以應對的辦法就是要分門別類辦。一是分清急緩，急事抓緊辦;二是分清輕重，重要事重點辦;三是分清性質(zhì)，性質(zhì)嚴重的馬上辦，具體操作時有現(xiàn)成規(guī)矩可循的按規(guī)矩辦;無現(xiàn)成規(guī)矩可循的按領(lǐng)導的指示辦;既無規(guī)矩可循、領(lǐng)導指示又不明的探索著辦。實踐中，第三種情況還是不少的，因為現(xiàn)成的規(guī)矩往往滯后，這就需要有改革創(chuàng)新的精神和理論探索的勇氣。

要注意的是，順手就可以完成的事，即時就辦。否則就有可能被其他的事打亂甚至遺忘。例如，正在寫材料時突然接到一個電話，請通知某某幾點開會，那就不妨趕快撥個電話告訴某某，這件事就算完成了。若放下來，則有可能因為集中精力寫材料把這件事忘了。一般來說，當天的工作應盡量當天完成，因為有的事情一過夜就有可能被忘掉。

突擊性工作要全力以赴辦。所謂突擊性工作，是指相對集中一段時間完成某項重要任務。這個任務可能是計劃中的，也可能是計劃外的，往往時間緊、標準高、要求嚴、困難大。因此需要相對集中時間、集中精力、全力以赴地去辦。

分清主與次

辦公室的性質(zhì)決定了，我們必須在主與次，進與退，前與后之間把握好分寸。這不僅是職責的要求，也是反映我們辦公室人員素質(zhì)和能力的重要參數(shù)。

首先要擺正工作性質(zhì)的輔助性與工作要求的主動性之間的關(guān)系。要參與不干預，到位不越位，尊重不盲從。不當吹鼓手、馬屁精。要能干事而不誤事，要能成事而不添亂。

其次要擺正領(lǐng)導工作目標的統(tǒng)一性和職權(quán)任務的差異性的關(guān)系。要明白辦公室是單位的綜合部門，但不是權(quán)力部門。辦公室人員盡管經(jīng)常與領(lǐng)導在一起研究問題，盡管經(jīng)常傳達領(lǐng)導的指示，但是并不意味著可以發(fā)號施令，以領(lǐng)導自居。

再次是要擺正辦公室人員同領(lǐng)導在政治地位上的平等性與分工的不同之處的關(guān)系。因此要認識到，接受領(lǐng)導、服從領(lǐng)導、服務領(lǐng)導不僅是辦公室人員的職責所在，更是組織內(nèi)部的運行的基本要求。

記事有門道

隨身帶個小本

好記性不如爛筆頭。辦公室的工作，大到為領(lǐng)導決策服務，小到收發(fā)文件、打掃衛(wèi)生、通知開會等，比較繁雜。人的精力是有限的，有時又受到外界的干擾，要把什么事都記住，單憑腦子是不夠的，所以，在辦公室工作第一件事，就是備個小本子，最好是可以放在口袋里的那種。

小本子主要記這些內(nèi)容：

可包括當日自己的主要活動;

本單位的大事;

領(lǐng)導交辦的事;

會議決定的需要自己辦的事;

別人交辦的事或反映的情況;

自己想到的事和對完成任務的設(shè)想、計劃等。

把事情記下來之后，經(jīng)常翻一翻。急事馬上辦;一般的事列入計劃辦;需要領(lǐng)導同意的事，及時請示。一事一記，辦完一件，劃掉一件。

勤檢查

辦公室經(jīng)常會有發(fā)文工作，但很多時候，由于事情太多，很多人會把文件往抽屜里一放，想著過一會再發(fā)，往往第二天上班后，因為雜事很多，就把這件事忘了。這種把公文放在抽屜或保險柜里而誤事的現(xiàn)象，還是不少的。要改變這種現(xiàn)象，簡單的辦法就是早晚一查、每周一清。

建議：每天上班后，第一件事就是打開抽屜或保險柜，看一看有沒有需要當天處理的公文。每天下班前，查一查還有沒有需要處理的公文。如果有，請注意放在上面的抽屜內(nèi)，或放在辦公桌上的顯眼位置，方便第二天一上班就能看到。除此之外，每周不妨清理一次辦公桌、保險柜，這樣不僅可以使物品經(jīng)常處于擺放有序的狀態(tài)，也可以檢查出壓在辦公桌抽屜里、保險柜內(nèi)的公文，避免發(fā)生積壓公文的問題。

（摘自“帥帥職場屋”微信公眾號）