眼里有光

公務(wù)接待看似簡(jiǎn)單，卻也可能處處成為雷區(qū)。必須要以謹(jǐn)慎之心處理、關(guān)注、精雕細(xì)節(jié)，在細(xì)節(jié)的把握中提升工作水平。我給大家分享自己親歷的三個(gè)故事。

“我們已經(jīng)把房間退了”

有一次，兄弟城市同一系統(tǒng)的單位來(lái)訪，上午跟部門座談，下午到企業(yè)調(diào)研，行程還算簡(jiǎn)單。兩個(gè)城市之間距離不算遠(yuǎn)，他們就自己開了車過(guò)來(lái)。沒(méi)想到午餐之后，猝不及防的一幕發(fā)生了……

簡(jiǎn)單吃完午飯，接近13點(diǎn)。步行前往上車處，領(lǐng)導(dǎo)們?cè)诤竺嬲劰ぷ?，我在前面帶路，快到時(shí)，我放慢腳步，跟對(duì)方對(duì)接的同事說(shuō)，“你們先回酒店休息，我們14點(diǎn)出發(fā)去調(diào)研?！?/p>

對(duì)方一臉錯(cuò)愕地說(shuō)，上午出來(lái)時(shí)，酒店的工作人員說(shuō)12點(diǎn)之前要退房，我們那時(shí)已經(jīng)把房間退了。

一盆冷水，心里拔涼拔涼。因?yàn)橹斑€特意跟酒店協(xié)調(diào)過(guò)，那幾個(gè)房間在14點(diǎn)之前退房即可。當(dāng)時(shí)，我腦袋里一片空白。

冷靜下來(lái)后，我迅速打電話給科室領(lǐng)導(dǎo)，姜還是老的辣。他當(dāng)機(jī)立斷，安排客人去附近，僅需五分鐘車程就能到的市規(guī)劃展覽館，并迅速給對(duì)方打了電話，請(qǐng)他協(xié)助安排1小時(shí)左右的參觀。幸虧市規(guī)劃展覽館也是見慣了大場(chǎng)面的，15分鐘、30分鐘、60分鐘的參觀，應(yīng)有盡有。

就這樣，一切有條不紊進(jìn)行，而對(duì)方和我們的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這個(gè)小插曲都渾然不知，都以為是事先安排好的。而我也趁機(jī)加了展覽館工作人員的微信。

我想，心中常備幾個(gè)既能展現(xiàn)本地特色，又能讓客人難忘，還能控制時(shí)間的備選點(diǎn)十分重要，某個(gè)時(shí)候可能就會(huì)派上用場(chǎng)。除此以外，接待人員還應(yīng)提前熟悉好每個(gè)點(diǎn)參觀的大概時(shí)間和內(nèi)容、對(duì)方的聯(lián)系方式等，這樣有突發(fā)情況的時(shí)候也能應(yīng)對(duì)自如。

“沒(méi)問(wèn)題，馬上落實(shí)”

有一次，上級(jí)部門組織系統(tǒng)內(nèi)新晉領(lǐng)導(dǎo)來(lái)調(diào)研。每一天的行程都十分緊湊，一天走訪4到5個(gè)企業(yè)，基本是早上8點(diǎn)出門，晚上10點(diǎn)收工，回到酒店還要再開碰頭會(huì)整理會(huì)議記錄，工作強(qiáng)度很大。

接待客人是一件很考水平的事情。

最后一天由于企業(yè)太多，上級(jí)部門分成了兩個(gè)小組去調(diào)研。A組一切順利，比B組早了1個(gè)小時(shí)結(jié)束所有行程。

A組帶隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)看時(shí)間還早，臨時(shí)說(shuō)要去之前看過(guò)的某某企業(yè)看看。當(dāng)時(shí)已經(jīng)在高速路上，距離那個(gè)企業(yè)也只有30分鐘的路程了。

我一聽，心里又開始慌張，怕張羅不及，領(lǐng)導(dǎo)也很體貼，馬上說(shuō)如果不行就算了，添麻煩了。但跟我一起陪同調(diào)研的同事卻自信地應(yīng)道：沒(méi)問(wèn)題，馬上落實(shí)。原來(lái)，他早有準(zhǔn)備，把事先準(zhǔn)備好的參會(huì)人員名單發(fā)給了企業(yè)的對(duì)接人，也讓幫忙安排好了座談的會(huì)場(chǎng)，一切都秩序井然。

事后聊起，才知道這個(gè)新晉領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研組前幾年每年都會(huì)來(lái)，而那個(gè)企業(yè)基本都會(huì)去，這次來(lái)沒(méi)有點(diǎn)名說(shuō)要去這個(gè)企業(yè)，他事先也覺(jué)得納悶，以為是調(diào)研主題變了。后來(lái)一看行程（本次調(diào)研行程由對(duì)方指定），覺(jué)得時(shí)間可能有富余，況且那個(gè)企業(yè)距離集合點(diǎn)不遠(yuǎn)，所以也提前跟企業(yè)打了招呼。不得不說(shuō)，心細(xì)的人，永遠(yuǎn)都是準(zhǔn)備最充分的。

經(jīng)過(guò)此事，我想到了一個(gè)詞：富余。搞對(duì)接和服務(wù)，有可能要準(zhǔn)備到2或3套方案，充分的準(zhǔn)備才能有效應(yīng)付各種狀況。就像有時(shí)候安排車輛，在不確定的情況下，安排一個(gè)商務(wù)車，會(huì)比安排一個(gè)轎車更合適，因?yàn)?，那兩個(gè)多余的位置，說(shuō)不準(zhǔn)什么時(shí)候就會(huì)派上用場(chǎng)了。

“臨時(shí)增加了12號(hào)人，咋安排”

有一次，我們籌備召開全市重大項(xiàng)目動(dòng)工的奠基儀式。儀式前，領(lǐng)導(dǎo)要先在另一個(gè)地方（車程約25分鐘）參加一個(gè)高端人才的座談會(huì)。我們掐著時(shí)間準(zhǔn)備去提醒領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)候，剛好宣布座談會(huì)結(jié)束。

原本想著按部就班就過(guò)去了，沒(méi)想到高端人才對(duì)我市非常熱情。會(huì)議間隙，有人聽說(shuō)了我們將召開重大項(xiàng)目動(dòng)工的奠基儀式，非常興奮地表示，想去看一看，對(duì)我市做更多了解。領(lǐng)導(dǎo)欣然同意，詢問(wèn)是否能安排車。

說(shuō)實(shí)話，我當(dāng)時(shí)有點(diǎn)懵——臨時(shí)增加了12號(hào)人，上哪兒找車，會(huì)場(chǎng)的座位怎么安排？高端人才是我市的客人，想多了解我市是好事，不能因?yàn)榉?wù)不到位讓他們寒心，總不能告訴他們：“對(duì)不起，安排不了車和座位，大家下次來(lái)吧?！?/p>

趁著領(lǐng)導(dǎo)還在跟高端人才寒暄之際，一名負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公務(wù)的科長(zhǎng)分別找到了高端人才座談會(huì)以及奠基儀式的對(duì)接人員，簡(jiǎn)單了解了短時(shí)間內(nèi)能否調(diào)度到車輛過(guò)來(lái)。

座談會(huì)的主辦方說(shuō)，他們有一部大巴在來(lái)的路上，可能要10分鐘左右到，本來(lái)是接員工下班的，他現(xiàn)在就去協(xié)調(diào)一下，讓自己的員工先等一等。這句話有如在沙漠中挖到了水，在大海里抓到了浮板。

用車問(wèn)題解決后，我們迅速跟奠基儀式那邊說(shuō)明了情況，幸虧舉辦方也是聘請(qǐng)了經(jīng)驗(yàn)豐富的第三方公司承辦活動(dòng)，凳子、手冊(cè)等物料還夠用，趁著我們過(guò)去的時(shí)間，也都全部準(zhǔn)備好了。

我不得不佩服科長(zhǎng)的冷靜。后來(lái)就此事跟他聊起，說(shuō)如果不是剛好有一部大巴，那應(yīng)該怎么辦？他說(shuō)，那也就只能實(shí)話跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，看領(lǐng)導(dǎo)是等車輛調(diào)度還是適當(dāng)壓減參會(huì)者（自己的車能騰出5個(gè)左右座位）。

他還提到，比較“完美”的做法是，提前跟領(lǐng)導(dǎo)確定是否需要會(huì)上的高端人才參加，但這些環(huán)環(huán)緊扣的細(xì)節(jié)，不是每次都能想到，更多的只能是“事后諸葛亮”，下次要引起注意。

我不禁感嘆，公務(wù)接待真是處處是細(xì)節(jié)。