蔣桂梅

摘 要：Office軟件是現(xiàn)在辦公軟件中使用最廣泛、最頻繁的軟件之一。郵件合并功能將Word和Excel兩款軟件綜合應(yīng)用，提高了工作效率。將Word域和郵件合并完美結(jié)合，提高了綜合應(yīng)用軟件的能力，也擴(kuò)充了兩者的使用范圍。

關(guān)鍵詞：郵件合并;Word域;主文檔;數(shù)據(jù)源

文章編號(hào)：2095-2163（2019）04-0313-03 中圖分類號(hào)：TP399 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

1 郵件合并的基本功能

郵件合并是將主文檔和數(shù)據(jù)源2個(gè)基本元素合并成一個(gè)新文檔。主文檔包含了文件中固定不變的文本內(nèi)容，如信函的正文、工資條的標(biāo)題行。數(shù)據(jù)源是多條記錄的數(shù)據(jù)集，用來存放變動(dòng)文本內(nèi)容，如信函中客戶的姓名、地址等。

在日常辦公中，經(jīng)常需要制作大量信函、信封等。如果采用逐條記錄的輸入方法，效率極低，而用郵件合并功能可以批量制作，效率很高。

2 郵件合并的基本過程

郵件合并通常包括以下4個(gè)步驟：

（1）創(chuàng)建主文檔。新建Word文件，在文檔中輸入主文檔內(nèi)容并保存。主文檔是郵件合并中固定不變的文字內(nèi)容，比如邀請(qǐng)函的時(shí)間、地點(diǎn)、落款等。

（2）組織數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源文檔可以選用Word、Excel或Access來制作，不論用哪種軟件來制作，都含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，由字段列和記錄行構(gòu)成，字段列規(guī)定了該列存儲(chǔ)的信息，如工資條含有“編號(hào)”、“姓名”、“崗位津貼”、“工齡津貼”等字段名。每一條記錄行存儲(chǔ)一個(gè)對(duì)象的相應(yīng)信息，如工資條中每個(gè)員工的具體編號(hào)、姓名、崗位津貼、工齡津貼等具體值。

（3）郵件合并。使用郵件合并工具，設(shè)置主文檔類型，如信函、信封等，打開數(shù)據(jù)源，在主文檔中插入合并域。

（4）執(zhí)行郵件合并。將數(shù)據(jù)源和主文檔進(jìn)行合并，生成一個(gè)合并文檔。

3 Word域的應(yīng)用

在實(shí)際工作過程中，會(huì)碰到這樣的情形，相同的姓名有多條記錄，按一般的郵件合并的步驟，相同的姓名會(huì)產(chǎn)生多條郵件合并的結(jié)果。舉例說明，數(shù)據(jù)源如圖1所示。需要的郵件合并效果如圖2所示。

效果要求在郵件合并時(shí)能將同一姓名的多條記錄自動(dòng)識(shí)別放在同一頁，從而達(dá)到分類分頁效果。通過規(guī)則NEXTIF可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類分頁效果[1]。應(yīng)用中常會(huì)出現(xiàn)如圖3所示的問題，后4條記錄是重復(fù)的，最后一條記錄會(huì)重復(fù)去填補(bǔ)空行。因此，要達(dá)到圖2的效果，需要更深入了解和使用Word域來解決問題。

3.1 設(shè)計(jì)主文檔

每位老師的授課課程數(shù)目不同，因此記錄數(shù)不等，以最多授課數(shù)目來設(shè)計(jì)主文檔，但合并文檔輸出時(shí)需根據(jù)老師的實(shí)際授課課程數(shù)目來合成。

3.2 數(shù)據(jù)源的處理

如圖1所示，將表格按任課教師字段進(jìn)行排序。增加序號(hào)和數(shù)量2個(gè)字段，在M2單元格中輸入=IF（K2=K3，1，0），如果該記錄為該老師的最后一條記錄，則顯示為0，否則顯示為1。在N2中輸入=COUNTIF（K：K，K2），計(jì)算出該老師在數(shù)據(jù)源中共有幾條記錄。將M2和N2公式往下填充至末條記錄。

3.3 主文檔的域代碼設(shè)計(jì)

使用郵件合并工具，選擇文檔類型為信函，選擇數(shù)據(jù)源，在文檔的表格第一行插入相應(yīng)的合并域，按Alt+F9鍵，在主文檔中顯示域代碼[2]，如圖4所示。

在主文檔的第二行第一列，編輯域函數(shù)。使用“郵件”-“規(guī)則”-“下一條記錄條件”命令（以Word2010為例），產(chǎn)生next if條件語句，判斷數(shù)據(jù)源中的“序號(hào)”字段“等于”1，即判斷是不是當(dāng)前這位老師的最后一條記錄，不是則繼續(xù)下一條記錄。Word中每讀取一條記錄后，會(huì)將該記錄保存到變量中，next if條件成立后，才會(huì)改變變量的值。所以即使next if條件不成立時(shí)，變量中還會(huì)保存上一條記錄值，所以在文檔合并后還會(huì)顯示上一條記錄的內(nèi)容。出現(xiàn)如圖3的結(jié)果，最后一條記錄會(huì)重復(fù)去填補(bǔ)空行的效果。

為了屏蔽這些重復(fù)的記錄，需要通過if域函數(shù)嵌套seq域函數(shù)來判斷當(dāng)前老師的記錄數(shù)是否走完。如圖4所示，{seq dd}意義為插入一個(gè)序列號(hào)，seq后面可以為任意字符但須以字母開頭，{seq dd＼＼c}中域開關(guān)“＼＼c”的作用是重復(fù)下一個(gè)序列號(hào)。在如圖4表格的第二行seq域函數(shù)值為1，第三行值為2，依此類推。即通過手工輸入代碼if{MERGEFIELD 數(shù)量}>{seq dd}可以實(shí)現(xiàn)判斷數(shù)據(jù)源中的“數(shù)量”字段是否大于seq域函數(shù)序列號(hào)，成立則顯示相應(yīng)的記錄，否則單元格為空。將第二行代碼復(fù)制至下面其它行。注意域函數(shù)中的大括號(hào)是按CTRL+F9，而不能通過鍵盤錄入。

3.4 合成文檔

完成上述操作后，單擊“完成并合并”工具按鈕，完成合并生成新文檔。

4 結(jié)束語

[CM（20]在郵件合并中，靈活運(yùn)用域，可以讓郵件合并的

功能如虎添翼。本文中只使用了域其中的一部分功能，其它比如照片域[3]、數(shù)值域等等在郵件合并中也可能會(huì)用上，對(duì)圖形圖像、數(shù)值、文本等數(shù)據(jù)均能批量處理，對(duì)用戶而言，節(jié)省了時(shí)間、減少了工作量、提高了效率。

參考文獻(xiàn)

[1]張紅艷，楊勇. 郵件合并中嵌套式Word域“If…Then…Else…”的運(yùn)用[J]. 辦公自動(dòng)化，2010（4）：36-38.

[2] 朱克武. Word郵件合并在VB編程中的應(yīng)用 [J]. 計(jì)算機(jī)與現(xiàn)化化，2012（6）：204-207，211.

[3] 孫傳慶，李國芳，朱正平. 域INCLUDE PICTURE在Word 2003 郵件合并中的應(yīng)用研究[J]. 自動(dòng)化與儀器儀表，2011（2）：20-21.