王江

摘要：當(dāng)前政府職能部門(mén)的內(nèi)部控制工作受到了社會(huì)以及政府的高度關(guān)注，國(guó)家已經(jīng)就該問(wèn)題出臺(tái)了一系列相關(guān)的政策法規(guī)。本文主要研究的就是在政府職能部門(mén)中內(nèi)部控制工作的運(yùn)轉(zhuǎn)情況。以城市管理行政執(zhí)法單位作為研究的目標(biāo)，詳細(xì)說(shuō)明了在該政府職能部門(mén)中，內(nèi)部控制工作應(yīng)該如何進(jìn)行的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：城市管理執(zhí)法行政單位;內(nèi)部工作;對(duì)策

引言

從總體上來(lái)看，政府職能部門(mén)管理工作中的內(nèi)部控制建設(shè)取得了很大的進(jìn)步，但是在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中也暴露出了一些問(wèn)題。比如說(shuō)對(duì)于內(nèi)控工作核心理解上的不到位、辦公室日常管理以及執(zhí)法案卷管理等工作執(zhí)行力度不足以及內(nèi)容機(jī)制存在漏洞等。正是由于這些問(wèn)題的存在，阻礙了我國(guó)政府職能部門(mén)內(nèi)控工作進(jìn)展緩慢，因此必須要對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行妥善處理。

一、內(nèi)部控制的必要性

對(duì)于城市管理行政執(zhí)法部門(mén)來(lái)說(shuō)，想要確保該機(jī)構(gòu)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，就必須要建立其完善且高效的內(nèi)部控制制度，這是該部門(mén)得以高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)之一。與社會(huì)團(tuán)體相比，針對(duì)政府職能部門(mén)內(nèi)部控制的監(jiān)督與管理能力比較弱，一方面是因?yàn)槟壳皣?guó)家還沒(méi)有出臺(tái)相關(guān)的行為準(zhǔn)則以及行為規(guī)范，另一方面也缺乏具有針對(duì)性文件來(lái)對(duì)內(nèi)控工作進(jìn)行約束。因此作為政府職能部門(mén)而言，更是要主動(dòng)建立健全內(nèi)控制度，通過(guò)完善的內(nèi)部控制來(lái)提高其財(cái)政資金的使用率，保證資金的安全，同時(shí)杜絕挪用公款、過(guò)度消費(fèi)等腐敗行為的發(fā)生，讓城市管理行政執(zhí)法部門(mén)能夠更好地為群眾服務(wù)。

二、影響內(nèi)部控制的主要因素

（一）內(nèi)部控制系統(tǒng)不完善

從總體上來(lái)看，政府職能部門(mén)的內(nèi)部控制主要分為兩個(gè)大的方面。即內(nèi)部管理的控制以及內(nèi)部會(huì)計(jì)的控制。只有這兩種控制得到均衡的發(fā)展才能確保該單位內(nèi)部控制架構(gòu)的穩(wěn)定。而實(shí)際的情況是，在實(shí)際的內(nèi)部控制工作中，很多的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員片面地認(rèn)為只要做好會(huì)計(jì)控制工作，明確資產(chǎn)的使用情況以及資金的流向就能夠做好內(nèi)控工作。在這種思想的影響下，政府職能部門(mén)內(nèi)部管理控制一直受到輕視，造成了內(nèi)部控制體系不健全的現(xiàn)象。使得該單位的內(nèi)部控制工作在進(jìn)行的過(guò)程當(dāng)中顯得特別混亂，缺乏條理性，實(shí)際的工作效率非常低[1]。而且也容易埋下一些不易察覺(jué)的問(wèn)題，阻礙了該部門(mén)內(nèi)部控制工作的開(kāi)展。

（二）執(zhí)法案卷管理力度不足

針對(duì)城市管理行政執(zhí)法部門(mén)的內(nèi)控工作來(lái)說(shuō)，一個(gè)比較典型的問(wèn)題就是對(duì)于執(zhí)法案卷的管理不到位。一方面案卷的內(nèi)容存在不規(guī)范的情況，比如說(shuō)對(duì)于案卷中違法人員的認(rèn)定不清晰、對(duì)于違法事實(shí)的認(rèn)定不準(zhǔn)確、使用的法律條文存在錯(cuò)誤以及沒(méi)有按照自由裁量的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行處罰等。另一方面就是在收集違法違規(guī)行為的過(guò)程中，沒(méi)有按照相關(guān)的規(guī)定來(lái)收集證據(jù)，經(jīng)常出現(xiàn)詢(xún)問(wèn)筆錄、勘察比例處理意見(jiàn)書(shū)等公務(wù)文書(shū)書(shū)寫(xiě)不規(guī)范的情況，這些問(wèn)題的形成都是由于對(duì)于執(zhí)法案卷管理不到位所導(dǎo)致的。如果相關(guān)人員事后對(duì)于裁定結(jié)果存在異議，要求有關(guān)部門(mén)進(jìn)行裁定時(shí)，城市管理行政執(zhí)法部門(mén)會(huì)在行政復(fù)議或者訴訟的過(guò)程中處于非常不利的境地。并且讓其與群眾之間產(chǎn)生矛盾，影響和諧社會(huì)的構(gòu)建。

（三）對(duì)于辦公室事務(wù)管理力度低

除了對(duì)于執(zhí)法案卷管理不到位的問(wèn)題以外，個(gè)別地區(qū)的城市管理行政執(zhí)法部門(mén)的辦公室事務(wù)管理工作也存在一定的問(wèn)題。比如說(shuō)一些辦公室布局存在缺陷，影響行政工作執(zhí)行的效率，辦公室人員職業(yè)素質(zhì)比較低，其使用的話(huà)術(shù)以及操作電腦、打印機(jī)等辦公軟件的能力比較弱，此外，一些辦公室對(duì)于辦公檔案的分類(lèi)以及保存工作沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格管理，造成了檔案丟失、檔案破損等問(wèn)題。產(chǎn)生這些問(wèn)題的根本原因在于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)以及各個(gè)員工對(duì)于辦公室管理產(chǎn)生了刻板偏見(jiàn)，片面地認(rèn)為辦公室僅僅是一個(gè)辦公的場(chǎng)所，不用對(duì)其進(jìn)行管理。在這種思維的影響下，辦公室管理工作長(zhǎng)時(shí)間得不到重視，嚴(yán)重阻礙了內(nèi)控工作的推進(jìn)。

三、加強(qiáng)內(nèi)部控制的具體措施

（一）重視辦公室日常事務(wù)管理

針對(duì)上面提到過(guò)的辦公室日常事務(wù)管理的問(wèn)題，可以通過(guò)具有針對(duì)性的解決措施來(lái)進(jìn)行整改[2]。首先，在辦公室的日常事務(wù)當(dāng)中，接聽(tīng)電話(huà)是非常重要的一項(xiàng)工作，因此在進(jìn)行辦公室管理的時(shí)候，就需要對(duì)于接打電話(huà)進(jìn)行系統(tǒng)性的規(guī)定。第一要保證清楚準(zhǔn)確的原則，在接聽(tīng)電話(huà)的時(shí)候，所有信息的交流都是借助口語(yǔ)來(lái)完整，因此說(shuō)話(huà)的時(shí)候要保持口齒清晰，使用普通話(huà)進(jìn)行對(duì)話(huà)，對(duì)于沒(méi)有聽(tīng)清的地方要進(jìn)行反復(fù)確認(rèn)，并且保證記錄工作的準(zhǔn)確，字跡端正而清晰。第二就是簡(jiǎn)短原則，由于城市管理行政執(zhí)法部門(mén)業(yè)務(wù)繁忙，工作人員每天都要接到大量的電話(huà)，因此在接聽(tīng)電話(huà)的時(shí)候要注意控制時(shí)間，提高工作效率。第三就是保密原則，工作人員在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，如果對(duì)方問(wèn)及一些該部門(mén)的隱秘事項(xiàng)，工作人員不應(yīng)給予答復(fù)，同時(shí)要注意通話(huà)時(shí)周?chē)沫h(huán)境，盡量減少他人的干擾。

其次，對(duì)于印章也要進(jìn)行妥善的管理，城市管理行政執(zhí)法部門(mén)屬于政府職能部門(mén)，任何文件的簽署都要加蓋公章，使其具有行政效力。由于該部門(mén)職能眾多，印章的數(shù)量也比較多，對(duì)于辦公室日常事務(wù)管理工作來(lái)說(shuō)，對(duì)于印章的使用以及保存也要進(jìn)行嚴(yán)格的控制。一方面印章應(yīng)該由具有相應(yīng)職務(wù)的人員使用，其他人員不能擅自使用印章。另一方面在使用完印章之后對(duì)于印章要進(jìn)行妥善管理，防止出現(xiàn)印章丟失的情況。

最后，對(duì)于值班制度要進(jìn)行不斷的優(yōu)化，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，在工作時(shí)間以外往往會(huì)發(fā)生很多突發(fā)性的事件，為了提供更好的服務(wù)，就需要在辦公室安排值班人員，以確保該部門(mén)處理工作的效率。在制定值班制度的時(shí)候要對(duì)值班人員的工作進(jìn)行明確的說(shuō)明，一方面值班人員在值班期間需要負(fù)責(zé)通訊方面的聯(lián)系工作，包括接聽(tīng)電話(huà)并記錄內(nèi)容，接受其他部門(mén)、單位送來(lái)的文件，并且對(duì)這些文件進(jìn)行分類(lèi)以及記錄。另一方面就是要負(fù)責(zé)接到來(lái)訪人員，對(duì)來(lái)訪人員進(jìn)行登記，并進(jìn)行妥善安置。

（二）提高對(duì)于行政處罰案卷的管理力度

對(duì)于行政處罰案卷管理不到位的情況，在進(jìn)行內(nèi)部管理的時(shí)候就需要針對(duì)該環(huán)節(jié)暴露出的問(wèn)題進(jìn)行具有針對(duì)性的改進(jìn)措施。首先就是要加強(qiáng)行政執(zhí)法人員的學(xué)習(xí)，通過(guò)舉辦課程培訓(xùn)班以及組織研討會(huì)等方式來(lái)提高執(zhí)法人員的執(zhí)法能力，對(duì)于處罰案卷的書(shū)寫(xiě)以及記錄要更加規(guī)范，在采用新的執(zhí)法文書(shū)規(guī)范來(lái)進(jìn)行案卷的書(shū)寫(xiě)工作的前提下，在記錄工作完成之后按照統(tǒng)一的各種對(duì)于執(zhí)法文書(shū)進(jìn)行裝訂并且及時(shí)歸檔，保證執(zhí)法文書(shū)的完整性以及實(shí)用性[3]。其次就是要做好案卷評(píng)查的工作，這里需要注意的是，案卷的評(píng)查工作不僅要按照周期來(lái)進(jìn)行，還有加入不定期的突擊檢查，并且豐富檢查的方式，通過(guò)互查與自查相結(jié)合的審查方式來(lái)發(fā)現(xiàn)案卷中的問(wèn)題，通過(guò)對(duì)于案卷的不斷優(yōu)化來(lái)提高服務(wù)效率與質(zhì)量。最后就是要利用信息化技術(shù)，讓線下的行政管理工作與線上工作進(jìn)行結(jié)合，使得城市管理工作變得更加透明，減少群眾與執(zhí)法人員之間不必要的誤會(huì)。

（三）完善內(nèi)部控制管理體系

上面是從微觀的方面就內(nèi)部控制中的一些問(wèn)題提出了整改的方法。而從宏觀的方面來(lái)看，想要進(jìn)行切實(shí)有效的內(nèi)部控制，最為重要的就是對(duì)內(nèi)部管理的制度進(jìn)行完善。一方面事業(yè)單位的管理者要充分認(rèn)識(shí)到內(nèi)部管理的重要性，并且將內(nèi)部控制的力度在管理系統(tǒng)中進(jìn)行縱向的延展，讓內(nèi)部控制的具體措施滲透進(jìn)事業(yè)單位的基層，并且通過(guò)高效的內(nèi)部控制管理來(lái)指導(dǎo)實(shí)際的行政工作的進(jìn)行[4]。另一方面就是要提高內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)控制問(wèn)題，特別是對(duì)于城市管理行政執(zhí)法部門(mén)來(lái)說(shuō)，由于其工作具有工作量大、工作復(fù)雜性高等特點(diǎn)，因此執(zhí)法人員在實(shí)際的執(zhí)法過(guò)程中常常會(huì)遇到一些突發(fā)事件，對(duì)于這些事件要給予高度的重視，如果不及時(shí)進(jìn)行解決，很可能發(fā)展成大問(wèn)題，造成惡劣的社會(huì)影響。因此相關(guān)的工作人員要樹(shù)立起相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，在條件允許的情況下成立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組，對(duì)于可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別以及分析工作，以此來(lái)降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率，保證管理工作的正常進(jìn)行。

四、結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于城市管理行政執(zhí)法單位來(lái)說(shuō)，想要提高自己的服務(wù)質(zhì)量，更好地為人民群眾服務(wù)，就應(yīng)該注重內(nèi)部控制工作的質(zhì)量，通過(guò)提高辦公室日常事務(wù)管理以及執(zhí)法案卷的管理等方式來(lái)完善單位的內(nèi)控控制系統(tǒng)，通過(guò)內(nèi)部控制體制的不斷完善為整個(gè)政府職能部門(mén)管理系統(tǒng)的優(yōu)化提供一份力量，使得政府職能部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量以及服務(wù)效率得到增強(qiáng)。

參考文獻(xiàn)

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