學(xué)校和單位經(jīng)常要打印獎狀、榮譽(yù)證書等文件，而且動輒就是幾十份甚至數(shù)百份，這些文件的主題大致相同，但需要在姓名、稱號等部分作出改變，常規(guī)的做法就是生成一個模板，難后逐一修改名稱、稱號，可這樣做不僅工作量大，而且還容易發(fā)生錯誤，其實(shí)這種批量文件打印完全可以簡單完成。

首先打開Excel電子表格并建立文件，電子表格中主要包含這些批量文件中的不同部分，如在學(xué)校的獎狀打印中，可以建立班級、獲獎人、獲獎項(xiàng)目和所獲獎項(xiàng)這些存在差異的部分（圖1），并輸入相應(yīng)的內(nèi)容。而在榮譽(yù)證書打印時，設(shè)置部門、獲獎人、所獲獎項(xiàng)等就可以了，在輸入完成后存盤退出。在輸入時有的內(nèi)容可以從其他電子表格中復(fù)制粘貼而成，大大節(jié)省了輸入時間。

隨后，打開Word建立獎狀模板，其實(shí)現(xiàn)在有不少獎狀模板可以直接從網(wǎng)上下載，甚至新版的Office已經(jīng)集成一些模板，這樣用戶就可以省去建立模板的麻煩。打開模板后可對模板進(jìn)行相應(yīng)的修改，如加上單位、頒獎日期、特定鼓勵語等（圖2）。

在Word中選擇“郵件”菜單，并在子菜單中點(diǎn)擊“開始郵件合并”后，選擇“信函”。完成后點(diǎn)擊“選擇收件人”，再選擇“使用現(xiàn)有列表”，在彈出菜單中打開上面生成并存盤的Excel文件，并點(diǎn)擊“確定”開始合并文件。

選擇需要替換的文字，如圖3中的班級，然后點(diǎn)擊“郵件”菜單下的“插入合并域”，在下拉菜單中選擇相應(yīng)的域，也就是班級。隨后將獲獎人、獲獎項(xiàng)目和所獲獎項(xiàng)替換為所需要的域，再進(jìn)行合并。

完成后點(diǎn)擊“郵件”菜單下的“完成并合并”，選擇“編輯單個文檔”后，在彈出的合并記錄菜單中，選擇“全部”并確定，Word會調(diào)用Excel表格中的各項(xiàng)內(nèi)容，自動替換掉模板中相應(yīng)的項(xiàng)目，并自動生成多個獎狀?，F(xiàn)在用戶要做的就是準(zhǔn)備好較好的打印紙打印這些獎狀，當(dāng)然最好是使用噴墨打印機(jī)，否則效果會大打折扣。