在Excel中輸入數(shù)據(jù)無疑是個(gè)體力活，大量輸入數(shù)據(jù)還要保證輸入絕對(duì)正確，真是費(fèi)時(shí)費(fèi)力。其實(shí)，不少Excel表格的單元欄都有相似之處，只要充分利用單元格式這一功能，就可以大大降低數(shù)據(jù)的輸入難度。

在單元格中輸入單位，這是非常常見的操作，可逐一輸入就麻煩了，其實(shí)要自動(dòng)添加單位是很簡(jiǎn)單的。用戶只需要在單元格中點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，隨后在彈出的菜單中，在“數(shù)字”選項(xiàng)中選擇“自定義”，并將“類型”中的“G/通用格式”修改為0“件”這樣的格式（圖1），點(diǎn)“確定”后，下拉單元格，讓它在下列單元格中生效就可以了。

而在輸入的0“件”這個(gè)格式中，“件”表示自動(dòng)添加的單位，當(dāng)然，根據(jù)需求，也可以換成元、小時(shí)等常用單位，這個(gè)0表示用戶輸入的數(shù)字將自動(dòng)替換。實(shí)際上，我們可以將這個(gè)0放在單位前，也可以放在單位后，讓數(shù)字出現(xiàn)在不同的位置。比如說，不少企業(yè)的工號(hào)前，往往有一堆字母代表一定含義，此時(shí)我們?cè)陬愋椭芯涂梢暂斎搿癮bcd0”這樣的格式，這樣只需要輸入數(shù)字，單元格中就會(huì)自動(dòng)生成“abcd123”這樣的數(shù)字。

用上面的方法只能輸入數(shù)字，而一旦要輸入文本就無法完成，而辦公用戶在日常輸入時(shí)，會(huì)遇到不少單元格如班級(jí)、公司等，往往需要輸入文本，但其格式又大致相同，在這種情況下，@可以作為一個(gè)通配符，來進(jìn)行自動(dòng)填充輸入。操作方法很簡(jiǎn)單，與上面一樣，只需要將“類型”中的“G/通用格式”修改為“電腦報(bào)@分公司”這樣的格式（圖2）。隨后下拉單元格，讓它在下列單元格中生效就可以了。這樣，我們?cè)佥斎氤鞘忻?，如“北京”，單元格就?huì)生成“電腦報(bào)北京分公司”這樣的字段。

其實(shí)，在不少單元格中輸入內(nèi)容非常簡(jiǎn)單，如性別，無非就是男女，考核，無非就是通過、未通過等，不過這些單元格要一個(gè)個(gè)輸入也非常討厭。其實(shí)使用“設(shè)置單元格格式”后，只要敲個(gè)數(shù)字，一切迎刃而解。操作方法很簡(jiǎn)單，與上面的操作一樣，用戶只需要最后將“類型”中的“G/通用格式”修改為“[綠色][=1]"通過";[紅色][=2]"未通過"”（圖3），再點(diǎn)“確定”后，下拉單元格，使公式在下面的單元格生效。剩下的事情就簡(jiǎn)單了，不用再輸入漢字，只要輸入1，單元格就會(huì)用綠色顯示通過，輸入2，則用紅色顯示未通過，這樣不僅輸入簡(jiǎn)單，而且表格顯示也更清晰。

其實(shí)，利用好“設(shè)置單元格格式”，還能起到更多的簡(jiǎn)化輸入的作用，如輸入阿拉伯?dāng)?shù)字時(shí)自動(dòng)轉(zhuǎn)換為大寫漢字，自動(dòng)調(diào)整時(shí)間格式的顯示，不同貨幣的顯示方法等，多用點(diǎn)心，在輸入時(shí)的麻煩就會(huì)少一些。