摘要：計算機辦公自動化是以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)發(fā)展而來的一種新型辦公模式，在工作中已經(jīng)發(fā)揮著越來越重要的作用。在計算機辦公自動化實際應(yīng)用及發(fā)展中，對于其要求也不斷提升，因而促使計算機辦公自動化實現(xiàn)更好的發(fā)展，并且對計算機辦公自動化實行創(chuàng)新也就十分必要，使計算機辦公自動化能夠與實際需求更好地滿足。主要就計算機辦公自動化發(fā)展及創(chuàng)新進行分析，為計算機辦公自動化的更好應(yīng)用及發(fā)展提供依據(jù)與支持。

關(guān)鍵詞：計算機;信息處理技術(shù);辦公自動化

中圖分類號：D326文獻標識碼：A

1計算機辦公軟件概述

辦公自動化是面向組織的日常運作和管理，學(xué)生和老師使用頻率最高的系統(tǒng)應(yīng)用，自1985年國內(nèi)召開第一次辦公自動化規(guī)劃會議以來，辦公和教學(xué)自動化系統(tǒng)在應(yīng)用內(nèi)容上的深度與廣度、IT技術(shù)運用等方面都有了新的變化和發(fā)展，并成為不可缺的核心應(yīng)用系統(tǒng)。主要推行一種無紙化辦公模式。目前，對辦公室計算機辦公軟件還沒有明確的界定，但從微觀角度來看，辦公室計算機辦公軟件指的是對文檔等文字資料的編輯以及對文檔內(nèi)容信息化管理;而從宏觀角度來看，辦公室計算機辦公軟件指的是以計算機信息技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公室信息系統(tǒng)，日常的辦公中應(yīng)用這一系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)辦公流程的自動化、信息化以及智能化，不僅能夠提高辦公效率，還可以實現(xiàn)信息的交流與共享。

2計算機辦公自動化具備的功能

2.1計算機辦公自動化的文檔管理功能

對于計算機辦公自動化而言，其在實際應(yīng)用過程中所體現(xiàn)出的各種功能中，最為基礎(chǔ)的一種就是文檔管理，在這一功能得以較好應(yīng)用的基礎(chǔ)上，對于企業(yè)辦公中涉及到的各種文檔能夠?qū)崿F(xiàn)分類，并且對這些文檔實行存儲，而后將這些文檔資料在一個程序中實行歸檔，也就能夠在今后應(yīng)用這些穩(wěn)定時更便捷地進行搜索查找。在文檔管理過程中，其并非簡單地在計算機中存儲文檔，而是需要利用自動化等方式對文檔實行管理。對于所涉及的文檔資料比較多的一些企業(yè)而言，若僅僅存儲文檔而未能夠?qū)ζ鋵嵭杏行Ч芾?，也就無法使辦公過程中計算機的作用實現(xiàn)充分發(fā)揮。因此，在文檔管理系統(tǒng)中，需要對文檔管理效率進行積極應(yīng)用，從而使人工管理檔案時間能夠得以充分減少，另外，需要注意的一點就是在文檔管理系統(tǒng)的實際應(yīng)用過程中，需要對其安全性能實行進一步完善，使文檔安全性得到更好保證。

2.2計算機辦公自動化的信息交流及共享功能

在企業(yè)各項工作的實際開展過程中，且能夠使各個方面的信息實現(xiàn)有效交流，其前提及基礎(chǔ)就是對有關(guān)信息交流平臺進行構(gòu)建，在該平臺中可對企業(yè)一段時間內(nèi)的信息進行公布，并且企業(yè)工作人員也能夠利用該平臺實行工作經(jīng)驗的相互交流，還能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)資料的傳輸。就目前實際情況而言，在企業(yè)內(nèi)部信息建設(shè)主要就是在局部網(wǎng)之內(nèi)，需要專門人員實行維護及管理。在信息平臺利用的基礎(chǔ)上，在企業(yè)內(nèi)部可實現(xiàn)信息交流及信息傳遞，使工作人員效率實現(xiàn)有效提升，尤其是對于規(guī)模比較大的一些企業(yè)，信息平臺在實際應(yīng)用中所發(fā)揮出的作用也更加明顯。

3辦公自動化中計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用

3.1基本辦公自動化軟件

目前，企業(yè)在辦公過程中使用的文字處理軟件有wps辦公軟件、基于windows操作系統(tǒng)的辦公軟件：辦公系列和基于網(wǎng)絡(luò)的文字處理軟件。值得注意的是，這種文字處理軟件有其優(yōu)點，例如wps辦公軟件在文字處理功能上較強，同時也提供了一個免費的過程應(yīng)用版本，占用的電腦設(shè)備內(nèi)存較小，所以它被人們廣泛使用;網(wǎng)絡(luò)文本處理軟件需要瀏覽器的支持來操作文本，不需要計算機系統(tǒng)提供其他軟件的支持，但由于其編輯任務(wù)復(fù)雜，無法勝任，辦公系列辦公軟件的開發(fā)與兼容，為辦公單元的辦公自動化管理提供了方便，也得到了人們的廣泛應(yīng)用。在辦公過程中應(yīng)用文字處理軟件不僅可以提高辦公效率和質(zhì)量，而且可以實現(xiàn)無紙辦公的目標。

3.2數(shù)據(jù)處理表格

數(shù)據(jù)電子表格處理技術(shù)具有的簡便、快捷等優(yōu)勢，同時有著強大的數(shù)據(jù)表格處理功能，傳統(tǒng)辦公中主要是以人力的方式處理計算各種數(shù)據(jù)，這種方式不僅效率低，且浪費了人力物力資源，還難以保證工作質(zhì)量，極易出現(xiàn)計算誤差問題。而在辦公中應(yīng)用計算機電子表格處理處理技術(shù)，在面對一些較難的數(shù)據(jù)計算時，其能夠削減重復(fù)繁瑣的計算過程，有助于提高各種處理計算效率與準確性，在很大程度上提高了企業(yè)辦公效率。

3.3圖文制作

圖文制作是企業(yè)辦公中的主要部分，其中包括圖像、語音、視頻的處理等，以往工作人員在處理這些工作內(nèi)容時，耗費的時間相對較長，尤其是在信息收集與處理方面，人工的方式處理效率相對較低，不僅使企業(yè)人力物力耗費量增大，且收獲的效率相對較差，在很大程度上影響了企業(yè)各環(huán)節(jié)的順利開展。將計算機信息技術(shù)中圖文制作及演示文稿軟件應(yīng)用于企業(yè)辦公中，可以在短時間內(nèi)計算相關(guān)的工作報表，不僅使得工作效率得到提升，且能夠使計算結(jié)果的準確度得到保障。在辦公中應(yīng)用圖文制作軟件，能夠使以往文字不豐滿的現(xiàn)象得以解決，工作人員通過借助多媒體設(shè)備進行演示文稿的處理，發(fā)揮其具有的圖片、文字、音頻、視頻于一體的優(yōu)勢，有助于大大提高辦公效率。

4計算機辦公自動化發(fā)展趨勢

首先，在計算機辦公自動化今后不斷發(fā)展過程中，培養(yǎng)復(fù)合型人才必然會成為十分重要的一項內(nèi)容與方向。對于計算機辦公自動化而言，其專業(yè)性及技術(shù)性比較強，對于每個環(huán)節(jié)的實施均需要進行熟練操作，因而需要使計算機辦公自動化系統(tǒng)與實際工作的開展實現(xiàn)有效結(jié)合，在保證企事業(yè)單位內(nèi)具備高素質(zhì)技術(shù)人才及專業(yè)人才的前提下，才能夠保證計算機辦公自動化的作用實現(xiàn)充分發(fā)揮，在工作人員充分掌握相關(guān)專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，才能夠促使計算機辦公自動化實現(xiàn)長遠發(fā)展。其次，在計算機辦公自動化今后發(fā)展過程中，相關(guān)自動化設(shè)備也會進一步提升性價比，這些都是基于通信技術(shù)及計算機技術(shù)發(fā)展，從而可使新技術(shù)得以不斷出現(xiàn)及應(yīng)用。同時，人機交互界面也能夠?qū)崿F(xiàn)進一步完善，相關(guān)操作系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)進一步優(yōu)化，從而可在較大程度上提升其形象性以及直觀性，這在辦公自動化技術(shù)進一步推廣及應(yīng)用方面具有十分重要的作用及意義。

結(jié)束語

為提高市場競爭中優(yōu)勢地位，各個行業(yè)在辦公自動化管理過程中應(yīng)用計算機軟件，既提高了辦公效率也改善了辦公質(zhì)量。同時，在高等?？圃盒Ｖ邪l(fā)揮計算機軟件對辦公自動化管理的積極作用具有重要的意義。另外，計算機辦公軟件作為推動辦公自動化管理不可缺少的科學(xué)技術(shù)，需要加強對其的創(chuàng)新力度，使之適應(yīng)滿足飛速發(fā)展的時代要求。

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作者簡介：

唐華??眉山?1981.5?本科?副教授

（作者單位：眉山職業(yè)技術(shù)學(xué)院）