摘要：2016年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了某新建小區(qū)弱電項(xiàng)目建設(shè)，該項(xiàng)目投資500萬元人民幣，建設(shè)工期6個(gè)月。該項(xiàng)目于2016年11月，通過了業(yè)主方的驗(yàn)收，贏得了用戶的好評。以該項(xiàng)目為例，作者通過實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)中的范圍管理，重要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行闡述：范圍計(jì)劃編制、范圍定義、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）、范圍確認(rèn)、范圍控制。這些措施的采用，取得了良好的應(yīng)用效果，保證了項(xiàng)目的順利實(shí)現(xiàn)。最后，作者對該項(xiàng)目范圍管理的一些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行了總結(jié)。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目確認(rèn);WBS;CCB;項(xiàng)目控制

一、項(xiàng)目的概述

該新建小區(qū)占地面積16.26萬平方米，總建筑面積為33.01萬平方米，地上建筑物17幢，電梯63部，房屋1351套，地下車位1092個(gè)。根據(jù)業(yè)主方的要求，該小區(qū)弱電系統(tǒng)既要滿足日常管理需要，又要考慮與周圍環(huán)境的有機(jī)結(jié)合，盡最大可能兼顧小區(qū)的美觀，不影響室外園林效果。2016年5月，我成為該項(xiàng)目弱電系統(tǒng)建設(shè)的項(xiàng)目經(jīng)理，2016年11月，該項(xiàng)目通過了業(yè)主方的驗(yàn)收，贏得了用戶的一致好評。該項(xiàng)目采用C/S結(jié)構(gòu)，使用4臺小型機(jī)，以信息傳輸通道為物理平臺，通過信息傳輸技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息集成技術(shù)聯(lián)結(jié)各個(gè)子系統(tǒng)，使該小區(qū)成為一個(gè)集生態(tài)環(huán)境、人文環(huán)境、信息化和管理控制自動(dòng)化為一體的高檔住宅小區(qū)。

二、項(xiàng)目范圍管理的困難

項(xiàng)目范圍管理的好壞直接影響到信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)的成功與否。一般情況下，我們認(rèn)為項(xiàng)目范圍在開始階段就已經(jīng)是確定的，因此在后面的項(xiàng)目成本控制過程中，主要關(guān)注的就是質(zhì)量和時(shí)間之間的權(quán)衡和約束關(guān)系。但在實(shí)際的信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)中，不論是項(xiàng)目啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、甚至收尾，業(yè)主方不斷加入新功能或項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)人員對新技術(shù)的試驗(yàn)，都會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目范圍變動(dòng)，由此可能導(dǎo)致成本控制失去限制，成本、質(zhì)量和范圍之間就存在難以計(jì)算的復(fù)雜關(guān)系，對項(xiàng)目的管理和控制難度就會(huì)擴(kuò)大，甚至失控，從而使信息系統(tǒng)項(xiàng)目在時(shí)間、資源和質(zhì)量上都受到嚴(yán)重影響。

三、如何做好項(xiàng)目的范圍管理

由于本項(xiàng)目是一個(gè)綜合性的系統(tǒng)集成工程，具有專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣、項(xiàng)目干系人眾多等特點(diǎn)，項(xiàng)目范圍控制困難可想而知。因此，在本項(xiàng)目中，我作為項(xiàng)目經(jīng)理除了對其余領(lǐng)域進(jìn)行恪盡職守的管理外，特別是通過編制范圍管理計(jì)劃、范圍定義、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、范圍確認(rèn)、范圍控制五個(gè)過程完成本項(xiàng)目的范圍管理。

1、編制項(xiàng)目范圍計(jì)劃

有些人認(rèn)為與其花費(fèi)大量時(shí)間做項(xiàng)目范圍計(jì)劃，不如把時(shí)間用于項(xiàng)目的執(zhí)行上，我認(rèn)為這是一個(gè)非常錯(cuò)誤的想法。通過省略范圍計(jì)劃編制，雖然在項(xiàng)目的開始階段能夠節(jié)省一定的時(shí)間，但從整個(gè)項(xiàng)目來看，缺乏計(jì)劃指導(dǎo)的項(xiàng)目往往會(huì)出現(xiàn)范圍定義不清、范圍蔓延等情況。

“公欲善其事，必先利其器”，作為一名合格的項(xiàng)目管理者，我非常重視范圍計(jì)劃的制定，在正式做計(jì)劃之前，我先查找了公司組織過程資產(chǎn)，找出制定管理計(jì)劃的模板，再結(jié)合以往項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，制定出一份初步的計(jì)劃，然后召集業(yè)主方和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員討論，進(jìn)一步修改和完善計(jì)劃，最終完成了一份詳細(xì)的、科學(xué)的范圍管理計(jì)劃，該項(xiàng)目包括9個(gè)子系統(tǒng)，分別為物業(yè)中心機(jī)房系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、停車場道閘系統(tǒng)、電梯五方通話系統(tǒng)、樓宇可視對講系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、無線巡更系統(tǒng)、有線電視系統(tǒng)及室外管網(wǎng)建設(shè)系統(tǒng)等。

2、范圍定義

在該項(xiàng)目中，我尤其注意干系人分析和產(chǎn)品分析。該項(xiàng)目涉及干系人眾多，通過前期的訪談，我發(fā)現(xiàn)業(yè)主方信息部門經(jīng)理是甲方現(xiàn)場最高領(lǐng)導(dǎo)者，對需求描述范圍把握比較準(zhǔn)確，且在協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)部門和實(shí)施方之間的關(guān)系中起到重要的作用。因此，我與業(yè)主方信息部門經(jīng)理進(jìn)行了面對面的溝通，初步確定項(xiàng)目范圍后，隨后我們項(xiàng)目組召集其他干系人為業(yè)主方演示我們?yōu)槠渌^(qū)開發(fā)建設(shè)的弱電項(xiàng)目，通過此次現(xiàn)場演示，讓其他干系人對小區(qū)弱電系統(tǒng)功能有了一個(gè)感性的認(rèn)識。我們項(xiàng)目組以此為基礎(chǔ)，較快的確定了范圍邊界，編制出詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說明書，并對項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃進(jìn)行了更新。

3、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）

創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）是為了完成項(xiàng)目將必須完成的工作按照一定的方式細(xì)分為更小、更容易管理工作單元的過程，是我們進(jìn)行進(jìn)度安排、成本估計(jì)的基礎(chǔ)，它能夠幫助項(xiàng)目降低成本，減少風(fēng)險(xiǎn)和屏蔽干擾因素。

我在創(chuàng)建WBS中，根據(jù)項(xiàng)目范圍說明書，采用自上而下、逐層細(xì)化分解的方法，嚴(yán)格遵循8/80分解原則，將該項(xiàng)目的9個(gè)子系統(tǒng)分解成低層次的、詳細(xì)的工作單元，每個(gè)子系統(tǒng)按照需求分析、設(shè)備供應(yīng)商技術(shù)交流、擬定初步設(shè)計(jì)方案、深化設(shè)計(jì)、子系統(tǒng)招投標(biāo)、安裝實(shí)施、試運(yùn)行、驗(yàn)收等分解成工作包，最終保證每個(gè)WBS能夠被用于進(jìn)度安排、成本控制等過程，使可交付物的元素得到準(zhǔn)確分解，沒有出現(xiàn)WBS分解不全和WBS過多的情況。

4、范圍確認(rèn)

范圍確認(rèn)是項(xiàng)目干系人正式接受已完成的項(xiàng)目范圍的過程，它貫穿于整個(gè)項(xiàng)目的生命周期。在范圍確認(rèn)過程中，常見的問題就是檢查工作流于形式，因此我多次和團(tuán)隊(duì)工作人員交代，一定要按照評審確定的文件操作，不允許團(tuán)隊(duì)工作人員因?yàn)闃I(yè)主方的情面問題，私自按照業(yè)主方工作人員的要求改變工作范圍，所有的變更一律提交CCB審核。

我經(jīng)常組織各子項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)人員進(jìn)行內(nèi)部評審，對評審的結(jié)果進(jìn)行修正，內(nèi)部評審?fù)ㄟ^后，再把這些交付物或工作成果交付給業(yè)主方，然后與業(yè)主方一起根據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行范圍確認(rèn)與驗(yàn)收，并同時(shí)建立問題管理機(jī)制，對于評審中提出的問題進(jìn)行記錄與跟蹤，并將每個(gè)問題落實(shí)到具體負(fù)責(zé)人。

5、范圍控制

雖然我們特意加強(qiáng)了前期的范圍定義和后期的范圍確認(rèn)工作，但是項(xiàng)目的范圍難免還是有一些變更申請。基于以前類似項(xiàng)目得到的經(jīng)驗(yàn)，我牽頭帶領(lǐng)各項(xiàng)目干系人制定了《項(xiàng)目變更管理辦法》，明確了變更控制流程和變更文檔模板，成立了由業(yè)主方信息部門經(jīng)理、房產(chǎn)公司代表、物業(yè)公司代表、項(xiàng)目經(jīng)理、質(zhì)量管理員組成的變更控制委員會(huì)（CCB）。建立了配置管理系統(tǒng)，在范圍變更批準(zhǔn)后更新項(xiàng)目管理計(jì)劃等文檔，變更實(shí)施后要修改技術(shù)文件，以免和實(shí)際脫節(jié)，不利于以后項(xiàng)目運(yùn)行和系統(tǒng)維護(hù)，當(dāng)然舊版本也不能隨意刪除，以免變更失敗時(shí)無法恢復(fù)到變更前的狀態(tài)。在項(xiàng)目施工過程中，業(yè)主方提出停車場道閘系統(tǒng)由感應(yīng)式IC卡模式改為車牌識別系統(tǒng)，因這個(gè)新增的需求不在項(xiàng)目范圍說明書內(nèi)，而且車牌識別系統(tǒng)會(huì)導(dǎo)致成本的增加，我經(jīng)過慎重考慮后，決定走變更流程，將業(yè)主方需求變更申請?zhí)峤籆CB審核，相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，在項(xiàng)目范圍中增加車牌識別系統(tǒng)的建設(shè)。

四、項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)

經(jīng)過我們團(tuán)隊(duì)近半年不懈的努力，本項(xiàng)目于2016年11月通過業(yè)主方組織的驗(yàn)收，實(shí)現(xiàn)了該新建小區(qū)信息化、規(guī)范化的建設(shè)要求，得到了用戶的好評。本項(xiàng)目的順利完成得益于我成功的項(xiàng)目范圍管理。當(dāng)然，在本項(xiàng)目中，也有一些不足之處，比如：在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目組1名成員由于自身原因突然離職，導(dǎo)致項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)出現(xiàn)了一些小問題;本項(xiàng)目采購的小型機(jī)在物流環(huán)節(jié)出現(xiàn)小插曲，導(dǎo)致機(jī)房環(huán)境搭建進(jìn)度出現(xiàn)一些滯后，不過經(jīng)過我后期的糾偏，并沒有對項(xiàng)目產(chǎn)生什么影響。在后續(xù)的工作和學(xué)習(xí)中，我將不斷的加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識和技能學(xué)習(xí)，提升自身業(yè)務(wù)和管理水平，切實(shí)做好信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理工作，避免重蹈覆轍。

作者簡介：亓立華（1981.9—），男，山東省萊蕪人，計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)專業(yè)，本科學(xué)歷，就職于魯中礦業(yè)有限公司。

（作者單位：魯中礦業(yè)有限公司）