龐立萍
摘要:近年來,信息技術、網(wǎng)絡技術以及計算機技術的發(fā)展速度非???,給人們的生活和工作都帶來了非常大的變化,影響著各個領域的發(fā)展。檔案管理系統(tǒng)作為對檔案資料進行管理的機構,其重要性也是不言而喻的。不過,隨著社會和市場發(fā)展的需求的變化,對于檔案管理也提出了更多的要求,這就需要檔案管理做出改變。下面我們就對檔案管理如何實現(xiàn)信息化進行了分析和介紹,希望能夠有助于提升我國檔案管理信息化的進程。
關鍵詞:檔案管理;信息化;創(chuàng)新
信息化平臺運用了大量的現(xiàn)代化科學技術,通過對信息技術、網(wǎng)絡技術、計算機技術和傳統(tǒng)的檔案管理技術的融合,能夠有效的提升檔案管理的水平,為人們提供更加安全、快捷和全面的服務。信息化的管理系統(tǒng)正在逐步應用到檔案管理工作中來,有力的促進了我國的檔案管理水平的提升。不過在檔案管理信息化的應用中,還是存在著一定的缺陷,有待我們?nèi)ミM一步去完善。
一、檔案管理信息化的優(yōu)勢
作為融合了多項現(xiàn)代化技術和理念的信息化檔案管理系統(tǒng)來說,和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比,有著很多的優(yōu)勢。在信息化管理的模式下,人們的處理效率更高,檔案的信息都輸入到了計算機,存儲在數(shù)據(jù)庫中,只需要通過管理界面進行簡單的操作就可以完成數(shù)據(jù)的查詢和調(diào)動操作。并且,在檔案系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)以后,用戶就可以不限時間和地點的,只需通過網(wǎng)絡終端就可以對系統(tǒng)進行訪問,檔案信息資源可以實現(xiàn)貢獻。一些非必要的不需要原件檔案的操作,只要聯(lián)網(wǎng)就可以完成。提高了資源的利用率,節(jié)省了大量的人力和物力。由于檔案管理信息化以后,檔案中的資料都會存儲在計算機和系統(tǒng)中,這樣就不用經(jīng)常對檔案原件進行讀寫等操作,紙質(zhì)資料的保存壽命得以延長。在傳統(tǒng)的管理模式下,如果檔案原件出現(xiàn)丟失或者損壞,要想進行補救是非常麻煩的。進行信息化管理就能夠很好的解決這一問題,檔案信息可以存儲在系統(tǒng)中,信息的傳遞和儲存都有一定的保障,就算信息出現(xiàn)丟失也容易進行補救。這些都是傳統(tǒng)的檔案管理難以實現(xiàn)的。
二、檔案管理信息化需要解決的問題
(一)信息化檔案管理的安全性和保密性有待加強
雖然檔案信息化方面信息資料的共享,給人們帶來了很大的便利,不過,信息數(shù)據(jù)的貢獻也帶來了安全性和保密性上的問題。信息網(wǎng)絡、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫容易受到來自網(wǎng)絡的威脅,導致信息數(shù)據(jù)的泄漏。
(二)檔案管理人員的水平有待提升
雖然檔案的重要性有目共睹,但是在對待檔案的管理上還是不夠重視。參與檔案管理工作的人員大多對于工作不夠重視,相互之間也缺少合作意識。并且,信息化的檔案管理對于管理人員也提出了更高的要求,他們不只要熟悉基本的檔案管理知識,還需要掌握計算機技術、信息技術等。管理系統(tǒng)的提升也需要管理人員做出相應的提升,才能夠切實的發(fā)揮出先進系統(tǒng)的作用。
(三)信息化檔案管理制度需要進一步完善
檔案管理的信息化畢竟還是處于發(fā)展、完善階段,如何對信息數(shù)據(jù)進行更高效的應用并且保證數(shù)據(jù)的安全,這些都是需要我們?nèi)パ芯康摹,F(xiàn)代化的管理系統(tǒng)需要對傳統(tǒng)的管理制度作出改變,才能適應答案管理信息化的需要。
三、實現(xiàn)檔案管理信息化的方法
(一)完善檔案信息管理制度
一定要根據(jù)信息化發(fā)展的需求,制定相應的信息管理制度,才能夠充分的發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢,保證檔案信息管理的質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理制度是比較簡單的,缺少統(tǒng)一、規(guī)范的標準。信息化管理的效率更快,服務種類也更多,這就需要制定一套完善的管理制度,對管理程序進行約束和規(guī)范。這樣有助于提升管理工作的效率,提高安全性。
(二)加強對檔案管理人員的培養(yǎng)
檔案管理人員以及相關的工作人員可以直接的接觸檔案信息,對檔案信息進行各種操作,但是,這些員工很多都忽視了檔案管理工作的重要性,工作過程中缺乏責任心,工作態(tài)度也不夠嚴謹。檔案管理機構應該加強對于相關的工作人員和檔案管理人員的培訓,提高他們的專業(yè)能力,還需要向他們宣傳檔案管理工作的意義,加深他們對檔案管理工作的認識。
(三)加強人員管理
對于檔案管理人員要施行責任到人的制度,明確每個人的責任范圍,一旦出現(xiàn)問題就追究個人的責任問題。這樣就能夠提高管理人員工作的嚴謹性,減少他們工作出現(xiàn)失誤的幾率。對員工的工作流程進行嚴格的管理,制定相關的工作程序。要求工作人員要及時的對檔案信息進行記錄,并且要注意對其內(nèi)容做好復核然后才能夠裝訂起來。對于檔案的保管也要進行嚴格的管理,做好檔案的分類存放工作
(四)提高檔案信息的安全性和保密性
首先應該制定健全的安全保密制度,對相關工作人員進行約束,減少人為因素引起的信息泄露。然后是要提高系統(tǒng)的安全性能,做好數(shù)據(jù)庫的備份,可以對數(shù)據(jù)信息進行多數(shù)據(jù)庫存儲,在一個數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)問題以后可以對其進行恢復。還需要在管理系統(tǒng)中設置防火墻,對來訪用戶進行身份確認,按照不同的權限為其分配服務種類,對于外網(wǎng)接入的訪問進行嚴格的控制。
(五)新技術的不斷引入
信息技術是處于快速的發(fā)展過程中的,在建設檔案管理信息化的過程中,要注意不斷的引入先進、成熟的技術。對系統(tǒng)需要使用的硬件設備和軟件設備都進行更新,確保硬件設備能夠滿足使用要求,使用更優(yōu)秀的管理軟件對檔案信息進行管理,不斷的提升信息管理的質(zhì)量和效率,提供更優(yōu)質(zhì)、更豐富的服務。檔案管理機構也應該招聘一些高水平的計算機技術人員,對系統(tǒng)進行升級和維護。通過技術和設備的改進提升,來提高檔案信息的安全性和處理效率。
四、總結
檔案管理的信息化是現(xiàn)代技術和傳統(tǒng)的檔案管理工作的結合。對于檔案管理質(zhì)量和效率的提升有著非常大的幫助。不過更多的服務、更高效的工作也給檔案管理工作帶來了更多的問題。如何正確的利用現(xiàn)代化技術,對檔案進行管理和利用,這正是我們需要解決的問題。我們需要不斷的完善檔案管理制度、優(yōu)化信息化的檔案管理系統(tǒng),提高工作人員的水平和認識,這樣才能夠逐步的提升我國的檔案管理水平。
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