李燕

摘 要：城市建設檔案，簡稱“城建檔案”，是指在城市規(guī)劃建設管理活動中形成的，具有保存價值的文件、圖樣、表冊、聲像等資料。它不僅包含城市建設中積累下來的大量圖紙、文字和報表等數據信息，而且還承接了長期以來為城市建設服務的大量經驗和數據。它大量真實準確的數據非常具有參考價值，規(guī)范化管理檔案資料和充分利用檔案資料可以使建設和管理少走彎路，提高效益，大大降低成本。城建檔案在城市建設的各個領域都有著不可替代的作用，為城市發(fā)展創(chuàng)造出巨大的經濟價值。

關鍵詞：城建工程檔案;數字化管理

城建檔案利用工作是城建檔案工作的中心環(huán)節(jié)，是為城市經濟建設和城市建設服務的直接手段，提高利用效率，對現代化城市的建設及發(fā)展具有重要作用。城建檔案工作者一直積極響應，迅速行動，結合實際開展精細化服務企業(yè)工作。尤其2019年是湖北省住建系統(tǒng)“服務企業(yè)提質年”，是武漢市“精致武漢建設年”，武漢市城建檔案館作為城建檔案管理部門，城建檔案管理人員不斷地掌握新理論、新技術來應對機遇和挑戰(zhàn)始終堅持問題導向，在解決企業(yè)實際困難、加強業(yè)務培訓指導、精準定向服務上持續(xù)發(fā)力，通過項目數字化管理系統(tǒng)建設努力推動城建檔案事業(yè)高質量發(fā)展。

一、城建工程檔案管理難點分析

1.工程檔案定義。工程檔案指自項目立項審批至竣工驗收過程中直接產生的，對建成后的工程管理、維護及改建和擴建具有保存、查考利用價值，經過鑒定、系統(tǒng)整理且歸檔的項目文件。其是項目建設的真實記錄;是企業(yè)的知識載體和無形資產。其對維護企業(yè)利益，項目通過工程竣工驗收，以及項目投入使用后的生產、改擴建及各項管理工作，都起了重要的作用;同時其對平息經濟糾紛起憑證作用;對工程質量審查及工程質量事故的追查起查考作用;對工程建設的審計及懲治腐敗起查考作用;對其他工程起借鑒參考作用。

2.傳統(tǒng)管理模式存在的問題及原因。筆者總結出如下常見問題：（1）原始資料收集不齊全， 資料有效性值得懷疑。（2）施工資料填寫不規(guī)范，內容不完整， 未能真實地反映工程實際情況。（3） 施工記錄資料簽認手續(xù)不全。（4）施工資料與工程建設不同步，竣工項目資料未及時歸檔。（5）分類組卷不規(guī)范， 不便于查閱。

通過對問題的追溯分析，其產生的主要原因包括：（1）檔案工作人員網絡不健全，職責不清。（2）檔案資料流向網絡不健全，人走檔走、人走檔不做。（3）檔案管理未形成有效的管理和監(jiān)督機制。（4）檔案管理信息化程度普及程度不夠。

3.工程檔案管理問題的解決思路。（1）建立健全項目檔案工作機構及網絡，統(tǒng)一領導、分級負責。（2）將檔案管理納入項目工作計劃中，對每一階段應收集的文件材料名稱、份數進行明確;納入有關領導和技術人員崗位職責，明確責任人;納入工程管理的各個環(huán)節(jié)，實行文件登記，對文件形成流程進行控制。（3）下達工程計劃任務與提出文件材料歸檔要求同步;檢查計劃進度與檢查文件材料形成情況同步;工程竣工驗收與驗收工程竣工檔案同步;做到項目建設工作與項目檔案管理工作同步。

二、系統(tǒng)架構與關鍵技術設計實現

1.系統(tǒng)總體框架設計 。筆者根據檔案管理業(yè)務中的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計“八大環(huán)節(jié)”，對業(yè)務進行分層設計處理，讓每一層的管理和應用都更加明確和精細，保證檔案管理的規(guī)范，提高檔案管理的效率。

支撐服務底層，為整個系統(tǒng)提供各種服務支持，提供諸如索引服務、文件格式轉碼服務、電子原文存儲服務等等，同時該層為整個系統(tǒng)提供權限分配及安全管控機制;

文件管理層，主要是用來針對文件的收集和整理，并負責對各級單位收集文件清單的任務部署和監(jiān)督管理。文件收集來自三種途徑：在線登記、離線登記、OA移交接收;

檔案管理層，主要是用來將文件歸檔組卷成檔案，并依據檔案管理規(guī)范進行調整、組卷、拆卷、排序、鑒定銷毀、封面打印、目錄打印、卷脊打印等業(yè)務;

檔案利用及統(tǒng)計，該層作為系統(tǒng)最上一層，是在對檔案整理歸檔完畢后，面向外界提供檔案查詢借閱、編研以及各種統(tǒng)計報表的應用層;

此外，系統(tǒng)專門提供接口服務層，用來與OA系統(tǒng)實現單點登錄、文件流轉、審批消息傳遞等業(yè)務處理。

2.技術關鍵點設計實現。（1）大容量檔案文件上傳。由于項目檔案的電子文件會包括視頻音頻等多媒體文件，而這些文件一般體積都較大，傳統(tǒng)的web文件上傳方式不能上傳體積較大的文件。導致失敗的主要原因有2個，第一個原因，瀏覽器向服務器以post方式傳輸數據的時候是有時間限制的，如果超時就會被強行斷開連接，從而導致傳輸失敗，一般大文件傳輸耗時較長因而發(fā)生超時的概率非常高;第二個原因，IIS服務器限制，其默認允許上傳最大文件大小為30MB，雖然可以通過修改iis配置文件將上傳限制改大，但是由于網絡傳輸不可靠性以及超時情況的存在，還是會有上傳失敗的情況發(fā)生。為解決上述問題，筆者嘗試首先在客戶端通過注冊.NET的httpModule，將上傳文件的流程通過自己編寫的httpModule進行接管。第二步，將大文件數據進行切割，切割成數個小數加塊，每個小數據塊的體積都小于iis的上傳限制，同時為該文件生成一個guid標識符;第三步，在瀏覽器通過ajax方式依次將每個小數據塊和所屬文件的guid標識post到服務器，服務器端根據guid標識判定是續(xù)寫文件，還是創(chuàng)造新文件（或覆蓋一個舊文件，具體處理依據post過來的參數來決定）。第四步，服務器端完成寫入數據塊后，將結果返回給客戶端，如果返回成功的標志，客戶端就會讀取下一個數據塊并重復第三步，一直到整個文件傳輸完畢。該設計的優(yōu)點是直接在瀏覽器中進行操作，無須安裝插件。

（2）多表關聯檢索。傳統(tǒng)的檔案查詢，需要操作員選擇指定檔案數據表，并選擇查詢字段做組合，這種做法對于熟悉檔案業(yè)務的檔案管理員來說可以比較高效精準的查詢到所需的檔案內容，但是對于非檔案管理員的一般檔案利用者來說，要去理解各個字段的含義就比較困難。為了方便普通查詢利用者查找檔案，筆者設計實現了多表關聯查詢，整個查詢過程不需要選擇數據表，也不需要指定字段，只需要像百度搜索引擎那樣輸入幾個關鍵詞，就能查詢到結果。

由于檔案數據內容是分散在各個獨立的檔案表中，為了能夠實現跨表查詢，筆者在系統(tǒng)中建立了一套索引表，通過該表將所有門類表的關鍵數據進行索引。系統(tǒng)提供內容索引服務，定時對數據庫進行檢索，將新增內容添加到索引表，對于更新過的內容，同步更新索引表的數據。前臺查詢的時候，通過直接對索引表進行分詞檢索，從而快速高效的完成跨門類查詢的功能。

索引表結構主要包括以下六部分：

名稱（MainTitle），用來在查詢結果顯示的主要標題，對于不同原始門類，該值可以指定不同字段值。

索引內容（Context），用來存放提供給全文檢索的主要文字內容，它是由原始表多個字段值進行拼接而成，每個門類表可以選擇不同的字段參與索引，由管理員自行配置。

劃控內容（Security），用來存放條目的劃控信息，標識該條內容是公開，還是內部，還是保密等，擁有不同授權級別的用戶可以查看其能夠看到的內容。

更新時間（UpdateDate），記錄該條數據最好更新的時間。

原始表名（TableName），記錄原始門類表的名稱。

原始主鍵（RecordID），記錄原始門類表的主鍵信息。檔案系統(tǒng)所有的門類表都會有主鍵信息，通過該信息系統(tǒng)可以反查到原始數據的所有相關信息。

離線數據填報及加密

工程行業(yè)受項目工地現場較偏遠、軟硬件設施不齊全、缺乏穩(wěn)定的網絡線路等影響，部分項目檔案員在沒有網絡環(huán)境下面脫機使用系統(tǒng)平臺，因此需要設計開發(fā)離線工具。同時基于數據庫安全考慮，也不能把數據庫的用戶名或密碼這樣的配置信息下發(fā)給離線工具使用者，因此離線工具是完全脫離數據庫環(huán)境的。離線工具的無論是本地的數據存取，還是與服務器的上傳，均采用XML方式進行。

下級單位檔案員在系統(tǒng)中接收了下達的文件收集任務后，通過檔案系統(tǒng)自動生成離線任務包，該任務包也是采用XML格式，是對需要收集整理的檔案信息的任務描述，檔案員將任務包導入到離線工具中之后，就可以用離線工具來完成填報任務。在離線工具中填報的所有內容，均被存放到本地的XML文件中去。由于XML文件實際上是一種純文本文件格式，所以理論上沒有大小限制，因此可以存放足夠多的數據量。由XML組成的數據包，不僅可以封裝文件的元數據，還可以將電子文件的內容經過Base64編碼后直接存放到XML數據包中。

由于XML是純文本文件可以被任何文本編輯器編輯，因此保證XML數據安全不被篡改就是非常重要的環(huán)節(jié)。筆者設計并采用X.509 證書對 XML 元素進行加密。X.509被廣泛使用的數字證書標準，是由國際電聯電信委員會（ITU-T）為單點登錄（SSO-Single Sign-on）和授權管理基礎設施（PMI-Privilege Management Infrastructure）制定的PKI標準?？梢酝ㄟ^.NET Framework提供的System.Security.Cryptography.Xml 命名空間中的類進行功能調用。

XML加密過程，首先系統(tǒng)使用.NET提供的證書創(chuàng)建工具，生成X.509證書，并將它放在本地用戶存儲區(qū)中，并生成一個交換密鑰;第二步，將證書文件初始化;第三步，打開XMLDocument對象（可以是本地文件，也可以是內存數據），將其中需要加密的元素使用X.509證書進行加密并生成加密對象;第四步，將加密后的對象替換掉原始的元素對象完成數據加密;

XML解密過程：首先從硬盤上讀取已經加密過的XML文件;第二步讀取當前用戶帳戶的本地證書存儲區(qū)中的 X.509 證書;第三步，使用 DecryptDocument 方法對 XML 文檔進行解密;第四步將解密后的數據導出給數字化檔案管理系統(tǒng)。