林婷婷 卓海金 梁任華

文章基于工程檔案管理的重要性，分析了工程項目管理檔案工作中存在的問題，并對如何高效地進行工程項目檔案管理提出建議。

工程項目;檔案管理;高效;建議

0?引言

近年來，隨著我國社會經(jīng)濟和科學技術(shù)的快速發(fā)展，越來越多的工程建設（如四通八達的道路、不斷擴展的城市建筑群等）給人們的生活帶來了便利。同時，工程建設的高速發(fā)展也在不斷推動著工程技術(shù)的進步，以提高項目管理效率和質(zhì)量。而高效的項目管理就需要有高效的項目檔案管理方式，因為工程檔案是工程項目從提出、立項、審批、勘察設計、生產(chǎn)準備、施工、監(jiān)理到驗收等工程建設及工程管理過程中形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體材料，是基本建設項目管理工作的重要組成部分。如果工程檔案能做到及時歸檔和完整保存，就可以更快速地、實時地分析該工程項目建設的健康程度，當后續(xù)施工過程中發(fā)生問題時也可以快速地找到問題的所在，并通過分析原因得出解決問題的方案。同時，工程檔案的管理有促進行業(yè)傳承和發(fā)展的重要作用，通過采取合理、科學的方式來提高工程項目的管理水平，對保證工程質(zhì)量有著重要意義。

1?工程檔案的重要性

工程檔案伴隨著建設項目的產(chǎn)生而產(chǎn)生，貫穿項目建設的全過程，因此有著至關(guān)重要的作用：

（1）工程檔案是項目建設全過程最真實、最直接、最原始的記錄，包含項目建設的方方面面，如鋼筋的安裝情況、焊接質(zhì)量、混凝土坍落度、隱蔽工程的驗收情況等，無一不與工程檔案息息相關(guān)。

（2）工程檔案是工程竣工驗收的重要依據(jù)，是竣工驗收的重要組成部分。當部分檔案沒有按要求進行驗收整理，或者是收編不符合規(guī)定時，則該工程整體竣工驗收是無法通過的，因此工程檔案對于工程項目的成敗來說尤為重要。

（3）工程檔案資料是權(quán)衡工程質(zhì)量的一個重要的評判標準，是提高工程管理水平的一個重要環(huán)節(jié)。工程檔案資料是從工程最初的設計到施工結(jié)束整個過程的最真實、最直接、最原始和最全面的記錄，應該具有與工程同時進行的同步性以及該工程全部人員的共同參與性。檔案中包括的各種地勘資料、征地拆遷文件、未中標標書等質(zhì)量問題處理、工程變更等內(nèi)容都會對后續(xù)的工程驗收具有重要的意義。

（4）工程檔案還可作為一種文獻資料，是企業(yè)施工技術(shù)的總結(jié)，也是施工經(jīng)驗的累積，可為同類項目提供參考與借鑒，能使建設企業(yè)在日后的運用、維護、改建等方面有著重要的參考性和對比性，從而促進企業(yè)不斷發(fā)展和進步。

2?工程檔案管理存在的主要問題

2.1?人員管理問題

人員管理問題主要表現(xiàn)在以下三個方面：（1）由于工程本身的性質(zhì)，使得大多數(shù)設計、建設和施工人員都將自身精力投身到實際的工程施工中，因此在很多的工程管理過程中，檔案管理沒有得到太多的重視，大多數(shù)人的檔案管理意識淡薄。（2）有關(guān)管理人員對檔案管理缺乏完整全面記錄的認識，使得檔案資料記錄不夠詳細充實，導致檔案記錄不全面、不清晰等問題不斷出現(xiàn)。（3）檔案管理沒有受到重視，使相關(guān)工程管理體系中缺乏專業(yè)的檔案管理團隊。而沒有專業(yè)素養(yǎng)和管理技術(shù)過硬的團隊，使檔案管理缺乏穩(wěn)定性和條理性。較強的責任心、過硬的專業(yè)技術(shù)和高效的溝通協(xié)調(diào)能力是檔案管理團隊最需要具備的。目前在大多數(shù)的工程中，很多檔案管理人員都會存在以上問題，甚至有些檔案管理者由一些非專業(yè)的人員兼任，沒有接受過系統(tǒng)的培訓，專業(yè)性及業(yè)務能力不強，使得人員管理問題成為了目前工程項目檔案管理最常見的問題之一。

2.2?檔案管理缺乏同步性、主動性、及時性

多數(shù)建設單位在工程的建設過程中都較為重視工程的實際建設，而沒有重視檔案管理，使得檔案管理工作沒有與工程建設同步進行。單位、部門職責的分工不明確，相關(guān)人員沒有主動對相關(guān)的資料進行收編匯總，久而久之造成了文檔資料不合格、文檔內(nèi)容殘缺、文件簽字蓋章不完全等問題，使檔案管理工作的效率大幅度降低。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，工程項目需要及時向有關(guān)部門、單位移交項目的各種資料，但在實際的工作中，大量的檔案沒有按要求及時提交，造成了檔案管理工作無法正常開展，降低了工作效率，增加了工作難度。

2.3?檔案質(zhì)量存在缺陷

工程施工中因為檔案未得到重視，導致工程檔案還存在著類似地勘資料、征地拆遷文件、未中標標書等檔案的質(zhì)量問題;工程變更等檔案不完整的問題;合同無騎縫章、無驗收意見和代簽字蓋章等不準確問題;各種文件的形成和整編存在不符合規(guī)范等問題。如若這些問題得不到有效解決，將會嚴重影響工程的竣工驗收和檔案管理工作。

3?完善工程檔案管理的有效措施

3.1?增強檔案管理意識，打造檔案管理團隊

在工程建設啟動之初，要成立一支專業(yè)的檔案管理小組，負責統(tǒng)籌項目檔案管理，并使全體參建人員樹立起科學的檔案管理觀念，深化工程檔案管理的基礎(chǔ)概念。在工程施工的每一階段，通過會議、文件等多種方式，強調(diào)檔案管理的重要性，鞏固和加強各級人員對檔案管理的重視程度，提高工作責任意識。開展相關(guān)的法律法規(guī)培訓課程，提高檔案管理人員的相關(guān)法律意識，鞏固檔案法律法規(guī)知識，使其在日后的檔案管理過程中依法執(zhí)行，按照規(guī)定的章程妥善管理工程檔案。

引進具有專業(yè)檔案管理技術(shù)水平和豐富管理經(jīng)驗的人才，在工程檔案相關(guān)資料的編寫、審批、收集、整理、組卷、歸檔等精細和復雜的工作中，技術(shù)人才的引進能使檔案管理的各環(huán)節(jié)有條不紊進行，提高檔案管理的分類、整理和收編等工作效率。不僅如此，還要適時組織檔案管理人員進行業(yè)務培訓，與實際工程相結(jié)合，學習行業(yè)先進知識，提升管理人員的業(yè)務水平。

明確檔案管理人員的分工，建立落實到個人的崗位責任制。管理檔案工作需要集專業(yè)性、科學性、條理性、嚴謹性為一體，在管理過程中收集時間長、種類多、內(nèi)容繁雜，因此需要將檔案管理人員的崗位進行明確分工，落實每一個崗位的工作職責。在專業(yè)技術(shù)管理人才的帶領(lǐng)下，各級檔案管理人員相互配合，密切聯(lián)系，為工程項目檔案管理工作水平的提升奠定基礎(chǔ)。

3.2?完善工程檔案管理制度

明確檔案管理規(guī)章制度。制度是保證檔案工作有效貫徹落實的燈塔，為檔案的整理、歸檔等工作提供基礎(chǔ)保障。在完善工程檔案管理的過程中，應對管理結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，明確管理人員及領(lǐng)導的責任制。編制工程項目的收集、管理計劃，制定檔案管理的通報制度。檔案管理部門應規(guī)定一定的范圍時間，如一個月作為一個時間節(jié)點，管理部門每個月將檔案的收編、歸檔的完成情況和存在問題，通過例會上報相關(guān)管理領(lǐng)導，下發(fā)到各參建單位進行整改。也可以以季度作為節(jié)點，通過考核和檢查等方式進行監(jiān)督，建立相關(guān)獎懲制度約束各參建單位，保證檔案管理工作高效率、高質(zhì)量完成。

將工程檔案資料納入合同管理制度。簽訂合同時，各參建單位通過明確的合同條款，明確各方在檔案管理工作中的責任。明確合同的法律責任，應由責任人簽字蓋章的地方，決不允許他人代簽;如有特殊原因無法親自簽字的，應出具相關(guān)委托授權(quán)書，由受委托人代簽，授權(quán)書和該簽字文件同時歸檔保存。產(chǎn)生檔案資料時，應及時辦理，以免過后遺漏。完善檔案的管理制度是保證檔案資料的真實性、有效性和及時性的有力依據(jù)。

3.3?規(guī)范檔案管理細目

建設工程項目包含很多施工工序，有平行施工的、交叉施工的、隱蔽工程施工的等等，工序繁多復雜，如若沒有一套成體系的檔案管理細目，在實際施工過程中將導致很多關(guān)鍵工序無記錄，甚至無檢驗，造成質(zhì)量隱患。因此，在項目開始時就需要將檔案管理的整體框架搭設好，從各單項工程→單位工程→分項工程→分部工程→檢驗批次等，對每一項進行詳細劃分，明確內(nèi)容，制定出相應的表格及評定標準，這對整個工程的質(zhì)量管理有著重要意義。

3.4?檔案管理信息化

在現(xiàn)代化的工程建設中，科技化的運用已經(jīng)逐漸代替人工化的編寫，所以工程檔案的管理也應走向信息化的管理。在工程預算階段，應設定一部分資金，專門用于信息化檔案管理的研發(fā)。例如研發(fā)出一款簡便的手機APP，讓管理人員在現(xiàn)場能及時上傳數(shù)據(jù)、圖片等資料，進行現(xiàn)場辦公。而且，在大數(shù)據(jù)時代下通過工程項目檔案的資源共享，可提升檔案數(shù)據(jù)、施工圖紙、檔案記錄等相關(guān)內(nèi)容的可靠性。同時，也可以通過電腦掃描的方式，將紙質(zhì)版資料轉(zhuǎn)化為電子版資料，不僅可以保證原始資料的有效保存，還可以為檔案提供快速的檢查和調(diào)用。

4?結(jié)語

工程項目的檔案管理和工程總體質(zhì)量有著密切的聯(lián)系，是真實反映工程項目的建設質(zhì)量和管理水平的重要指標?？茖W、合理、高效的管理模式，是推動建設工程檔案管理質(zhì)量和效率提升的動力，其可為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供良好的服務，創(chuàng)造更多的社會效益。

[1]趙?欣.建設單位工程檔案的管理[J].居舍，2018（17）：153.

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