宋新瑞

摘 ?要：隨著新時(shí)期計(jì)劃生育工作改革的不斷推、計(jì)劃生育檔案管理也有了更高標(biāo)準(zhǔn)的要求、如何做到檔案管理的正規(guī)化，提高檔案管理質(zhì)量和水平，探究計(jì)劃生育檔案管理中存在的問(wèn)題和解決對(duì)策，成為不斷思考的一個(gè)新課題。

關(guān)鍵詞：計(jì)劃生育;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

當(dāng)前隨著我國(guó)人口和計(jì)劃生育工作的快速發(fā)展，對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作提出了更高、更嚴(yán)、更新的要求。計(jì)劃生育政策的不斷調(diào)整，出現(xiàn)了許多新情況、新問(wèn)題。當(dāng)前，對(duì)于計(jì)劃生育單位來(lái)說(shuō)，計(jì)生檔案在綜合管理上還存在一定問(wèn)題，本文主要針對(duì)計(jì)劃生育檔案管理中存在的問(wèn)題以及解決對(duì)策做了簡(jiǎn)單論述與分析。

一、當(dāng)前計(jì)劃生育檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理理念有待轉(zhuǎn)變

雖然在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響下，我國(guó)很多計(jì)生部門都將其引入到了辦公室工作中，但是受到傳統(tǒng)觀念的影響，部分計(jì)生單位的人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，仍然保持陳舊的管理理念，管理理念缺乏創(chuàng)新性，與實(shí)際發(fā)展不相匹配。這種思想不僅不利于計(jì)生檔案管理工作效率的提升，還會(huì)在很大程度上制約各項(xiàng)社會(huì)服務(wù)工作的開(kāi)展。時(shí)代發(fā)展是不等人的，如果相關(guān)人員不及時(shí)更新管理理念，不與時(shí)俱進(jìn)，必然會(huì)被社會(huì)所淘汰。

（二）檔案管理缺乏長(zhǎng)期性的規(guī)劃

計(jì)生檔案管理工作只有上級(jí)主管部門或領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檢查時(shí)，管理人員才對(duì)檔案進(jìn)行有計(jì)劃的整理，當(dāng)檢查時(shí)期一過(guò)，就立馬變回了無(wú)秩序以及無(wú)計(jì)劃的整理，沒(méi)有長(zhǎng)期性以及連續(xù)性。甚至還有的人對(duì)于計(jì)生檔案室的認(rèn)識(shí)局限于只是存放資料或者是沒(méi)用文件的地方，因此，在某些人眼中計(jì)生檔案室就是一個(gè)廢紙倉(cāng)庫(kù)，長(zhǎng)時(shí)間不管理，里面的灰塵到處可見(jiàn)。最終計(jì)生檔案管理形成一種有領(lǐng)導(dǎo)無(wú)計(jì)劃;有形式無(wú)效果的局面[1]。

（三）是檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

人才素質(zhì)也是影響計(jì)劃生育檔案管理有效進(jìn)行的一個(gè)重要因素。目前，從事計(jì)生檔案管理的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，多是從事行政，工會(huì)等部門的人員兼任，而檔案專業(yè)出身的人員較少，專業(yè)技能跟不上，缺少及時(shí)正規(guī)的技術(shù)培訓(xùn)，存在著專業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)面狹窄、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、思想觀念和管理水平相對(duì)滯后等問(wèn)題。

（四）是計(jì)劃生育檔案埋手段落后，沒(méi)有充分利用辦公自動(dòng)化

我國(guó)現(xiàn)階段在計(jì)劃生育檔案管理工作中，管理手段相對(duì)落后，這與計(jì)生部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重視不夠有直接關(guān)系。許多計(jì)生單位基層的檔案管理工作依然通過(guò)人工管理的方式進(jìn)行，很少使用高科技手段，雖然近年來(lái)隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在計(jì)生管理中被逐漸運(yùn)用，而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理計(jì)生檔案的仍較少。

二、探究提升計(jì)劃生育檔案管理水平的對(duì)策

（一）是強(qiáng)化計(jì)劃生育檔案管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變管理理念

為全面提升計(jì)劃生育檔案管理水平，從事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員必須更新念，深刻認(rèn)識(shí)到計(jì)生檔案管理工作的重要性，定期學(xué)習(xí)、充實(shí)自己、可以邀請(qǐng)檔案管理部門的專家講解檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，具體指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作、提高業(yè)務(wù)水平。隨著社會(huì)的全面進(jìn)步，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)得到迅猛發(fā)展，人類社會(huì)以驚入的速度跨人“信息時(shí)代”，各種管理的日趨規(guī)范化，導(dǎo)致了大量文件產(chǎn)生，計(jì)劃生育檔案也急劇增多，各級(jí)計(jì)生檔案管理人員應(yīng)依據(jù)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)完善檔案管理資料，使計(jì)劃生育檔案管理工作能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，以正常、平穩(wěn)、高效開(kāi)展，提供堅(jiān)實(shí)的保障。

（二）對(duì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期規(guī)劃，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

通過(guò)實(shí)踐證明，對(duì)于計(jì)劃生育檔案應(yīng)該建立相應(yīng)的檔案資料信息中心或者是上級(jí)主管部門制定長(zhǎng)期、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，將計(jì)生檔案實(shí)現(xiàn)集中管理以及統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。這樣一來(lái)，不僅能夠保證計(jì)生檔案的統(tǒng)一管理，還能夠精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，減少相應(yīng)的單位成本。另一方面，計(jì)生檔案的管理應(yīng)該從便于利用的原則出發(fā)，對(duì)單位內(nèi)的計(jì)生檔案進(jìn)行分門別類的管理，從而使單位的全部計(jì)生檔案在實(shí)體上能夠構(gòu)成一個(gè)統(tǒng)一以及科學(xué)的類別體系。實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案綜合分類管理，有利于計(jì)生檔案信息的查找，充分發(fā)揮其作用。

（三）是加強(qiáng)計(jì)生檔來(lái)管理隊(duì)伍建設(shè)

1.引進(jìn)專業(yè)人才，發(fā)揮潛移化的作用。引進(jìn)專業(yè)人才后，要大膽起用專業(yè)人才，充分發(fā)揮其引領(lǐng)帶頭作用，通過(guò)其直接的指導(dǎo)，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)其他計(jì)生檔案理人員的積極性和創(chuàng)造性，提高隊(duì)伍整體專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。可以不定期地組織召開(kāi)專題講座，或者以研討會(huì)方式就實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行面對(duì)面地交流，還可以開(kāi)展計(jì)生檔案知識(shí)競(jìng)賽，通過(guò)開(kāi)展競(jìng)賽促進(jìn)檔案人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，形成“比、學(xué)、趕、超”的良好氛圍。3.引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制。計(jì)生部門可以把工作能力、業(yè)務(wù)水平同工資晉升、職稱評(píng)聘、創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)等結(jié)合起來(lái)，使計(jì)生檔案管理人員的積極性得到充分發(fā)揮，從而激發(fā)計(jì)生檔案人員提高自身素質(zhì)的自覺(jué)性，更好地做好計(jì)生檔案管理工作。

（四）是改進(jìn)檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

傳統(tǒng)的計(jì)劃生育檔案管理手段運(yùn)用人工進(jìn)行檔案的收集、分類和處理，容易出現(xiàn)工作失誤。各級(jí)計(jì)生檔管理應(yīng)加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案管理現(xiàn)代化。一方面要更新計(jì)生檔案保護(hù)設(shè)備，建設(shè)現(xiàn)代化的檔案庫(kù)房。如為檔案庫(kù)房配備去濕、放靜電、空調(diào)設(shè)備，高效滅火、滅蟲(chóng)設(shè)備;另一方面要提高現(xiàn)代化的技術(shù)水平，引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，加快計(jì)生檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，規(guī)范人口計(jì)生電子檔案，照片檔案的歸檔、立卷、推進(jìn)電子檔案的收集、傳遞、開(kāi)發(fā)和利用。使以往查檔案材料費(fèi)時(shí)費(fèi)力的原始勞動(dòng)，變成現(xiàn)在幾分鐘甚至幾秒鐘便可解決的問(wèn)題。使檔案信息的處理、傳輸過(guò)程更高效更穩(wěn)定，實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中迅速、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，計(jì)劃生育檔案管理最為重要的就是思想觀念問(wèn)題，就應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念。提高計(jì)生檔案管理人員的綜合素質(zhì)、建立健全計(jì)生檔案管理的一系列制度、計(jì)生檔案管理工作具有的前瞻性以及充分利用現(xiàn)代的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，順應(yīng)當(dāng)前的時(shí)代需求，將計(jì)生檔案管理工作落到之處，才能真正提高計(jì)生檔案管理水平，使計(jì)生檔案管理工作滿足社會(huì)的發(fā)展需求。

參考文獻(xiàn)

[1] ?李健，淺談基層計(jì)劃生育檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J]人口與計(jì)劃生育。2014（9）

[2] ?趙曉東，淺談?dòng)?jì)劃生育檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J]，黑龍江檔案。2014（6）