■ 白玲玲

固定資產(chǎn)投資一般是指為獲取未來經(jīng)濟(jì)收益或使用效益，新建、改建、擴(kuò)建、購置固定資產(chǎn)和對既有固定資產(chǎn)進(jìn)行技術(shù)改造的經(jīng)濟(jì)活動。通常，把有一個主導(dǎo)功能、有一個總體設(shè)計、經(jīng)濟(jì)上統(tǒng)一核算、實(shí)施中統(tǒng)一管理、包含一個或一系列有內(nèi)在聯(lián)系的單項(xiàng)工程的固定資產(chǎn)投資活動，作為一個固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目（以下簡稱項(xiàng)目）[1]。

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（以下簡稱項(xiàng)目檔案）是指項(xiàng)目從論證、立項(xiàng)、建設(shè)一直到驗(yàn)收的整個過程中形成的文字、圖表、聲像等不同表現(xiàn)形式且具備查考保存價值的原始記錄，通常包括項(xiàng)目綜合管理類檔案、設(shè)備設(shè)施類檔案以及基建工程類檔案。

在項(xiàng)目建設(shè)中，檔案通過專項(xiàng)驗(yàn)收是整個項(xiàng)目申請竣工驗(yàn)收的必備條件之一，同時在項(xiàng)目的建設(shè)、運(yùn)行及后期運(yùn)維工作中，項(xiàng)目檔案都具有非常重要的作用。

一、項(xiàng)目檔案管理中出現(xiàn)的問題

項(xiàng)目通常都是一個系統(tǒng)性的工程，建設(shè)過程中涉及的部門和專業(yè)領(lǐng)域較多，比如項(xiàng)目的總體管理部門、財務(wù)部門、設(shè)備設(shè)施的采購部門和使用部門、檔案管理部門，項(xiàng)目中有基建工程的還會涉及基建部門，對外還會有設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等多個行業(yè)的參建者。同時項(xiàng)目的建設(shè)周期較長，短則一兩年，長則七八年甚至超過十年之久。一個歷時長且涉及領(lǐng)域廣的項(xiàng)目會給其檔案管理工作帶來較大的困難，主要表現(xiàn)在以下幾方面。

（一）收集工作困難

檔案收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)，同時也是檔案實(shí)際工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)。項(xiàng)目檔案的形成貫穿著整個項(xiàng)目的運(yùn)行過程，目前大多數(shù)檔案管理人員對項(xiàng)目檔案的管理都是在項(xiàng)目快要竣工驗(yàn)收時才介入，由于管理的滯后，使得項(xiàng)目建設(shè)前期檔案管理人員疏于對項(xiàng)目建設(shè)過程的了解，并缺乏對前期建設(shè)中檔案的監(jiān)管，后期驗(yàn)收時對文件歸檔的齊套率不能有效管控，造成部分項(xiàng)目檔案缺失，影響了整個項(xiàng)目檔案的完整性和齊套性。

（二）檔案專業(yè)人才缺乏

項(xiàng)目檔案因形成周期較長且涉及知識面廣，管理的專業(yè)性也較強(qiáng)，這對項(xiàng)目檔案的管理人員要求就比較高。檔案專業(yè)人才缺乏是目前檔案實(shí)際工作中普遍存在的現(xiàn)象，作為非主營業(yè)務(wù)的項(xiàng)目的檔案更是缺乏檔案專業(yè)人員的管理，且通常檔案管理人員流動性較大，這就使得項(xiàng)目檔案管理的經(jīng)驗(yàn)難以有效繼承，上崗的新人也需經(jīng)過長時間的培訓(xùn)才能勝任。

（三）整理工作不規(guī)范

基于以上兩點(diǎn)因素，項(xiàng)目檔案后期的整理工作存在著很大的不穩(wěn)定性。一方面收集的不完整本身就影響了整個項(xiàng)目檔案的完整性，達(dá)不到項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，特別是一些關(guān)鍵、重要檔案的缺乏對項(xiàng)目的建設(shè)和后期運(yùn)維將帶來不利影響；另一方面，人員的缺乏使得項(xiàng)目檔案在后期的整理工作中為了趕時間、趕驗(yàn)收，對部分檔案整理的規(guī)范性把控不嚴(yán)，如簽署不規(guī)范或缺乏、以復(fù)印件代替原件、交付物與合同或協(xié)議約束內(nèi)容不一致等等，這些都不利于項(xiàng)目后期運(yùn)維工作的開展。

二、過程方法簡介及其在項(xiàng)目檔案管理中的運(yùn)用

項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問題，究其原因，最根本的在于檔案管理人員缺乏對項(xiàng)目檔案從產(chǎn)生到歸檔整個生命周期的全過程管控，過程方法恰好強(qiáng)調(diào)“將相互關(guān)聯(lián)的過程作為一個體系加以理解和管理，有助于組織有效和高效地實(shí)現(xiàn)其預(yù)期結(jié)果。這種方法使組織能夠?qū)ζ潴w系的過程之間相互關(guān)聯(lián)和相互依賴的關(guān)系進(jìn)行有效控制，以提高組織整體績效”[2]。項(xiàng)目檔案管理工作各環(huán)節(jié)之間聯(lián)系緊密，上一環(huán)節(jié)的質(zhì)量必定會影響下一環(huán)節(jié)的效率，通過過程方法的運(yùn)用，對其各個環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管控，可大大提升項(xiàng)目檔案管理工作的效率。

過程方法是ISO9001質(zhì)量管理七大原則之一，在《質(zhì)量管理體系要求》過程方法的總則中提出“本標(biāo)準(zhǔn)倡導(dǎo)在建立、實(shí)施質(zhì)量管理體系以及提高其有效性時采用過程方法，通過滿足顧客需求增強(qiáng)顧客滿意”，“過程方法包括按照組織的質(zhì)量方針和戰(zhàn)略方向，對各過程及其相互作用進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)定和管理，從而實(shí)現(xiàn)預(yù)期結(jié)果?？赏ㄟ^采用PDCA循環(huán)以及始終基于風(fēng)險的思維對過程和整個體系進(jìn)行管理，旨在有效利用機(jī)遇并防止發(fā)生不良結(jié)果”[3]。

簡而言之，過程方法在項(xiàng)目檔案管理中的運(yùn)用就是通過對識別出的項(xiàng)目檔案管理活動進(jìn)行P（Plan）D（Do）C（Check）A（Act）動態(tài)循環(huán)，通過縝密的過程把控，使得我們持續(xù)改進(jìn)從而獲得項(xiàng)目檔案工作管理效率的提升和用戶對項(xiàng)目檔案工作的滿意度。

實(shí)際工作中，過程方法在項(xiàng)目檔案管理中的運(yùn)用需要依托數(shù)字檔案管理平臺開展。此處之所以是依托數(shù)字檔案管理平臺，一方面是因?yàn)榻陙斫ㄔO(shè)數(shù)字檔案管理平臺是國家的統(tǒng)一要求；另一方面，以往的檔案管理系統(tǒng)功能模塊比較簡單，僅限于錄入、檢索、紙質(zhì)借閱等檔案日常工作，不能實(shí)現(xiàn)對檔案的全生命周期管控。而數(shù)字檔案管理平臺除具備上述日常功能外，還具備在線歸檔、在線瀏覽及下載、歸檔計劃管理等個性化功能，可以實(shí)現(xiàn)對文件從產(chǎn)生到歸檔的全生命周期過程的管控。

歸檔計劃管理是過程方法在項(xiàng)目檔案工作中運(yùn)用的具體表現(xiàn)形式，通過計劃編制、計劃執(zhí)行、計劃考核、按計劃整改等環(huán)節(jié)，步步緊跟項(xiàng)目檔案的發(fā)展進(jìn)度，各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題在當(dāng)前環(huán)節(jié)及時糾正，以使整個流程順暢運(yùn)行，如下圖所示：

主要通過以下幾方面來實(shí)現(xiàn)。

（一）計劃編制（Plan）

在數(shù)字檔案管理平臺中通過前期的歸檔計劃編制來確定整個項(xiàng)目檔案工作的主線條及各階段的時間節(jié)點(diǎn)。項(xiàng)目取得立項(xiàng)批復(fù)時，項(xiàng)目管理負(fù)責(zé)人通知檔案管理人員項(xiàng)目立項(xiàng)情況，屆時一并提供項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)計劃、儀器設(shè)備批復(fù)清單及節(jié)點(diǎn)計劃、建設(shè)類工程進(jìn)度安排等詳細(xì)信息，以便檔案管理人員下達(dá)項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)要求，并編制該項(xiàng)目檔案的歸檔計劃。歸檔計劃由檔案人員牽頭編制，項(xiàng)目管理負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員一同審核其合規(guī)性。

（二）計劃執(zhí)行（Do）

歸檔計劃通過數(shù)字檔案管理平臺發(fā)布并運(yùn)用到各業(yè)務(wù)部門的具體管理工作中，將各個指標(biāo)任務(wù)的完成落實(shí)到責(zé)任部門和具體的責(zé)任人，完成時間精確到日，時間節(jié)點(diǎn)一到，系統(tǒng)自動考核該節(jié)點(diǎn)任務(wù)完成情況，并將考核結(jié)果反饋至檔案部門、業(yè)務(wù)所在部門及績效管理部門，將考核結(jié)果作用于員工績效會激勵員工更好的完成計劃，有利于歸檔計劃的順利推進(jìn)。

（三）檔案驗(yàn)收（Check）

檔案驗(yàn)收包括單位檔案管理部門組織的驗(yàn)收和上級單位組織的驗(yàn)收。在單臺（套）設(shè)備設(shè)施或單個工程項(xiàng)目完成驗(yàn)收或建設(shè)后，單位內(nèi)部檔案管理部門組織其相關(guān)文件的驗(yàn)收工作，各業(yè)務(wù)部門相關(guān)責(zé)任人將其檔案移交至單位的檔案管理部門，由專職檔案管理員根據(jù)項(xiàng)目檔案工作管理相關(guān)制度的要求對其系統(tǒng)性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行較為全面的檢驗(yàn)（Check），將檢驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)目檔案管理要求的內(nèi)容以書面或其它較為正式的方式及時反饋，并限定在有限時間范圍內(nèi)進(jìn)行整改。直到符合要求后，檔案管理部門再向上級部門申請進(jìn)行整個項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收。

（四）驗(yàn)收整改（Act）

與驗(yàn)收相對應(yīng)，整改也包括單位內(nèi)部和上級單位驗(yàn)收發(fā)起的整改。對于由單位內(nèi)部驗(yàn)收發(fā)起的整改，各相關(guān)責(zé)任人在收到檔案部門的反饋信息后，及時按照項(xiàng)目檔案管理規(guī)定和檔案部門提出的要求進(jìn)行整改，整改完成后及時反饋給檔案管理部門，以便其申請整個項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收。上級單位驗(yàn)收發(fā)起的整改，由檔案管理部門牽頭，各相關(guān)責(zé)任部門協(xié)助，完成整改后及時反饋給上級單位，并向上級單位申請檔案驗(yàn)收的批復(fù)，為整個項(xiàng)目的驗(yàn)收做準(zhǔn)備。

整個循環(huán)過程的最終目的是為了持續(xù)改進(jìn)項(xiàng)目檔案管理工作，通過持續(xù)不斷的循環(huán)改進(jìn)，可以為用戶提供完整、規(guī)范的檔案實(shí)體文件，再加上便捷的利用途徑（數(shù)字檔案管理平臺可提供紙質(zhì)借閱、在線瀏覽等不同的檔案利用方式），對提高用戶滿意度，提升檔案工作服務(wù)水平有很大幫助，同時也能為整個項(xiàng)目的驗(yàn)收和后期運(yùn)維工作奠定基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

近幾年我國檔案工作水平有了明顯提升，從手寫卷內(nèi)目錄、卡片檢索利用到實(shí)現(xiàn)條目的電子化管理（主要體現(xiàn)在檢索和借閱），再到現(xiàn)階段很多單位已實(shí)現(xiàn)了檔案的電子化管理，增加了在線瀏覽和下載的利用方式，有的單位甚至實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，從文件的產(chǎn)生到歸檔再到利用，實(shí)現(xiàn)了全程電子化管理。但仍有一部分單位，尤其是基層單位和中小型企業(yè)的檔案管理水平還比較滯后，還存在著檔案收集不全、利用不便等基礎(chǔ)性問題。過程方法在檔案管理中的運(yùn)用，從文件的形成、使用一直到后期的歸檔都能較好的管控期間的各個環(huán)節(jié)，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案整個生命周期的全過程管控，可避免文件丟失，也可以加強(qiáng)對檔案形成過程規(guī)范性的監(jiān)管，有助于文件及時、規(guī)范地向檔案過度，從而提高整個單位的檔案工作效率，提升檔案工作服務(wù)水平。