羅余慶

摘 要：隨著高職院校的快速發(fā)展，高職院校的招標采購活動日益增多。在新形勢下，高職院校招標檔案管理工作的重要性更加突出。本文對目前高職院校招標檔案管理工作中存在的問題進行了分析，對招標檔案的信息化管理進行了探討，以期提高招標檔案的歸檔效率，為高職院校招標檔案管理提供參考。

關鍵詞：高職院校;招標檔案管理

1 緒論

隨著高職院校的不斷發(fā)展，以及政府對高職院校的資金投入不斷提高，高職院校的招標采購活動也越來越多，逐漸成為高職院校的一項經(jīng)常性的業(yè)務工作，是院校完成日常運行以及教學科研任務的基礎。高職院校招標項目涉及范圍廣、種類多、項目雜。項目類型包括工程、設備（貨物）、服務、軟件等，既有基本建設、設備采購、后勤保障等大型招標項目，金額數(shù)量動輒百萬，千萬，甚至上億;又有日常維修維護、辦公耗材、標牌制作等金額數(shù)量較小的招標項目。高職院校招標采購的組織形式也是多種多樣，資金來源多是財政撥款，采購方式包括政府采購（公開招標、邀請招標、競爭性磋商、單一來源采購、詢價、競爭性談判等）和非政府采購（比選、比價和大宗物資采購等）。政府采購中屬于集中采購目錄的采購項目，必須委托政府集中采購機構代理;集中采購目錄外，分散采購限額標準以上的政采項目，應委托社會采購代理機構代理采購。對于集中采購目錄外及采購限額標準以下的采購項目可非公開招標，部分小額采購可由院校自行組織，按校內(nèi)比選或比價方式采購。在高職院校各種招標采購活動中會產(chǎn)生越來越多的招標檔案，只有對這些招標檔案的收集、更新進行現(xiàn)代化管理，才能促進高職院校招標采購工作的規(guī)范發(fā)展。

高職院校招標檔案，是指在采購招標過程中形成的文字、圖表、聲像、電子等多種介質(zhì)載體的記錄，都應及時歸檔管理，以保證檔案資料的真實性、完整性和時效性。它是對招標過程的真實反映，是對招標程序的資料體現(xiàn)。上級主管部門、教育部門、財政有關機關審計檢查發(fā)現(xiàn)的大多數(shù)問題都是出在招標程序環(huán)節(jié)，而招標檔案是反應招標程序符合法規(guī)的重要佐證材料，因此高職院校招標檔案管理工作具有特別重要的意義，需要加以規(guī)范。招標檔案管理工作有其特殊性和復雜性，是一項繁雜、細致的工作，反映高職院校招標工作的管理水平。

2 高職院校招標檔案管理現(xiàn)狀

高職院校招標活動涉及領域極為廣泛，招標檔案具有來源多、種類多、數(shù)量多等特點。來源有政府集中采購、社會代理機構采購、院校自行采購形成的招標檔案，其中政府集中采購和社會代理機構采購的招標檔案由于其專業(yè)性，整理較為規(guī)范，裝訂成冊，形成匯編文件，問題較多的是院校自行采購形成的檔案，整理難度最大，最易出現(xiàn)問題;類型上又分為工程、設備（貨物）、服務、軟件等，特點各不相同;數(shù)量上每年院校采購項目越來越多，投標文件正本副本，投標供應商多，形成資料數(shù)量越大;如采購項目需上級部門批準，像進口教研試驗設備采購，還應包括進口設備采購申請、專家論證、上級批復等資料。

目前，各高職院校在招標檔案資料收集、管理、共享、更新、標準統(tǒng)一等方面都存在著較多弊端。高職院校招標檔案管理是一項專業(yè)性非常強的工作，要求檔案人員具有較高的政治素養(yǎng)、較強的綜合專業(yè)知識、較強的法律意識和業(yè)務水平。但由于高職院校的采購人員配備不足，多數(shù)沒有專門的檔案人員，實際都是采購人員兼職檔案人員，多數(shù)沒有相應的專業(yè)知識，沒有系統(tǒng)地學習過招標投標法、采購法、合同法、檔案法等相關法律法規(guī)，沒有接受過相關培訓，對招標檔案歸檔的程序、內(nèi)容都不熟悉，加之招標采購工作本身壓力就大，從而導致招標檔案收集歸檔率不高，如一些現(xiàn)場踏勘記錄、論證資料等滯留經(jīng)辦人員手中，有的時間一長就丟失了。

另外采購人員往往側(cè)重采購過程，大多認為招標采購中最重要的是完成招標任務，不大重視對招標采購過程中形成的原始記錄、文件資料的搜集、整理、裝訂、保管，沒有認識到原始記錄、文件資料收集、歸檔、保存和管理的必要性，從而導致招標檔案完整性較差，如對采購需求、立項審批、補充文件等資料重視不夠，特別是由于人員調(diào)動，工作變化等原因，資料沒有按時移交，久而久之就造成檔案流失。

3 高職院校招標檔案信息化管理

高職院校招標檔案管理工作中存在的問題都會給以后接受上級機關和審計部門審查時造成重大影響。在審查日益嚴格、規(guī)范的情況下，如何對學院招標檔案資料進行科學、規(guī)范管理，早已成為大家重點關注的內(nèi)容。

3.1 招標檔案資料信息化管理的內(nèi)容

根據(jù)相關法律法規(guī)，監(jiān)管部門對招標檔案資料的內(nèi)容都作了規(guī)定，歸納起來主要包括以下幾方面的基礎資料：

（1）立項資料：立項報告、立項批文、論證報告、采購需求申請表、預算資金審批表等，涉及申請立項的必要性、時限要求、服務需求、是否面向中小型企業(yè)、類型、數(shù)量、技術參數(shù)、預算金額及來源等內(nèi)容。

（2）招標資料：采購委托協(xié)議、招標公告、招標文件（含補充文件或澄清文件）、標書出售記錄、答疑記錄和紀要、現(xiàn)場踏勘記錄和紀要、繳納投標保證金情況表等。

（3）開標資料：投標文件登記表、投標供應商簽到表、開標唱標記錄、投標文件（含澄清文件）、投標人不足三家的廢標材料記錄、評審專家抽取密封單、采購人代表委托書等。

（4）評審資料：評標委員會、監(jiān)督人員及有關工作人員簽到表、專家承諾函、評標記錄及評分表、評標報告及附件、項目廢標報告及處理意見、評審紀律材料、現(xiàn)場監(jiān)控音像材料等。

（5）中標資料：招標結(jié)果公示、中標人確定文件（中標/成交確認函、中標通知書）、質(zhì)疑答復、投訴處理材料。

（6）采購階段資料：合同文本（含補充合同）、工程圖紙、驗收文件材料、資金支付文件及證明。

（7）其他資料：招標項目工作總結(jié)、其他與招標項目、過程及完成情況有關的文件材料。

招標檔案的規(guī)范化管理，主要指上述基礎資料收集、利用、管理的規(guī)范化，對招標檔案進行科學分類、立卷歸檔、裝訂成冊、編寫總綱，使每個案卷目錄一目了然，確保招標項目檔案內(nèi)容清晰、整理規(guī)范、查閱方便。采購部門應建立臨時資料室，設專職或兼職招標檔案管理員對招標資料進行歸檔與核查，發(fā)現(xiàn)問題即時通知責任人進行整改，以求資料完善，最后按年度移交學院黨政辦檔案室留存?zhèn)洳椤Ｕ袠速Y料達到保存期限需要銷毀的，應當依法處理。

3.2 招標檔案資料信息化管理的措施

檔案信息化管理是檔案規(guī)范管理的發(fā)展趨勢。目前電子檔案儲存格式缺乏統(tǒng)一性，由于各單位所用軟件不同，各類招標電子檔案的制作方式與存儲方式也不同。如文字資料，有的使用Word 格式，有的使用WPS格式;圖像資料，有的使用bmp格式，有的使用jpg格式，有的使用pdf格式。這些資料有些不能兼容，從而導致招標檔案資料難以分享利用。因此，要進行招標檔案信息化管理，就要對電子文件格式建立統(tǒng)一標準。

為使招標檔案資料能在學院內(nèi)部網(wǎng)絡平臺上進行交流、共享，應對數(shù)據(jù)類資料進行分析、歸類，確定數(shù)據(jù)庫類型，建立數(shù)據(jù)庫，對數(shù)據(jù)進行入庫管理;對文件類資料進行彩色掃描，規(guī)定資料分辨率和存儲格式。利用學院現(xiàn)有的網(wǎng)站，在學院內(nèi)部搭建招標檔案資料信息交換平臺，為內(nèi)部用戶分配用戶名和密碼，并根據(jù)其對不同資料所享有的不同職責，為其開放相應權限。文件資料類的掃描件通過云端存儲對全院的內(nèi)部用戶，根據(jù)對資料的職責權限不同開放下載和上傳功能，由專人負責電子檔案資料的收集更新。對數(shù)據(jù)類資料建立數(shù)據(jù)庫，利用ASP動態(tài)網(wǎng)頁在網(wǎng)上通過登錄方式對固定用戶開放，并對負有更新責任的用戶開放修改權，其他用戶只可瀏覽信息。對入庫管理的招標檔案資料信息，可在這些數(shù)據(jù)的基礎上，通過應用軟件的開發(fā)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的匯總、分析，并轉(zhuǎn)化成招標可直接使用的數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化、導出等功能，還可通過報表定制，生成符合招標要求的表格，從而節(jié)約招標文件編制時間，減少差錯，提高招標工作效率。

4 結(jié)語

招標檔案的信息化管理可使高職院校的招標管理模式更趨科學化、合理化，減少原先管理中隱藏的種種弊端和風險因素，進一步提高各部門間信息的共享效率，使學院各項分散的資源得到優(yōu)化配置和組合，為優(yōu)質(zhì)高職院校的建設提供更好的服務。

此外，在招標檔案管理工作中還應注意加大對招標檔案管理人員的培訓力度，注意與專業(yè)檔案管理部門和人員的相互溝通，相互配合;注意招標檔案全生命周期管理過程中資料的搜集、整理、歸檔、匯編、保管、移交、利用、銷毀等各方面的全流程一體化管理問題。總之，高職院校招標檔案管理規(guī)范化、信息化，可提高招標檔案管理水平，從而推動招標檔案管理模式上的創(chuàng)新。

參考文獻：

[1]李珍.淺談招標投標綜合監(jiān)管部門檔案管理工作[J].企業(yè)技術開發(fā)，2011（7）：170-171.

[2]楊鵬.高職院校招標檔案管理規(guī)范化淺談——以齊齊哈爾職業(yè)學院為例[J].齊齊哈爾職業(yè)學院學報，2010（1）：61-64.

[3]劉群.加強高校采購招標檔案管理的探索[J].亞太教育，2015（36）：206.