文/趙 清 王顥鴿

本文通過對(duì)企業(yè)社會(huì)責(zé)任檔案重要性及其問題的研究，提出將前端控制的思想融入到企業(yè)社會(huì)責(zé)任檔案管理中的做法

1.研究背景

20 世紀(jì)70年代以后，“企業(yè)的責(zé)任就是使利潤最大化”的說法不再盛行，人們開始強(qiáng)調(diào)企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營的社會(huì)活動(dòng)中把社會(huì)和諧、全人類命運(yùn)共同體的發(fā)展納入其行為準(zhǔn)則中。由于經(jīng)濟(jì)全球化，大型企業(yè)對(duì)社會(huì)價(jià)值導(dǎo)向與輿論有極大的影響，必須愈加注意自身的社會(huì)責(zé)任。此外，根據(jù)金蜜蜂企業(yè)社會(huì)責(zé)任中國網(wǎng)的2018 最新數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)顯示，2018年中國所有企業(yè)總共發(fā)布社會(huì)責(zé)任報(bào)告1676 次，遠(yuǎn)超十年前的158 次，社會(huì)責(zé)任報(bào)告數(shù)量的激增，也產(chǎn)生了更多的企業(yè)社會(huì)責(zé)任檔案，反映了社會(huì)責(zé)任的實(shí)施在企業(yè)發(fā)展中的地位，同時(shí)對(duì)企業(yè)社會(huì)責(zé)任檔案的管理需求也快速上升。

但是，我們目前對(duì)于企業(yè)社會(huì)責(zé)任檔案的研究處于剛起步的階段，成果大都集中于理論層面，因此企業(yè)社會(huì)責(zé)任檔案的管理急需實(shí)踐方針的指引。在電子信息化的時(shí)代，電子文件的應(yīng)用已經(jīng)十分普遍，若將其中較為成熟的前端控制理念引入到企業(yè)社會(huì)責(zé)任檔案的管理工作中，建立一個(gè)對(duì)實(shí)踐工作有實(shí)際作用的管理系統(tǒng)，也是當(dāng)下提高企業(yè)社會(huì)責(zé)任管理能力可行的方法。

本文的創(chuàng)新點(diǎn)在于：（1）建立一個(gè)專門的CSRA前端控制系統(tǒng)，檔案部門對(duì)文件運(yùn)行進(jìn)行全過程的監(jiān)控，使企業(yè)社會(huì)責(zé)任檔案的形成過程成為一個(gè)從記錄到編制再到公開與永久保存的完整系統(tǒng)。（2）將“前端控制”的思想運(yùn)用于企業(yè)社會(huì)責(zé)任檔案管理之中，改變企業(yè)以往只關(guān)注最終歸檔的思想，將重點(diǎn)放到文件前端把控上。

2.CSRA前端控制系統(tǒng)的具體流程與依據(jù)

企業(yè)社會(huì)責(zé)任檔案前端控制系統(tǒng)建立的依據(jù)來源于電子文件管理的“前端控制”理論，同時(shí)，前端控制系統(tǒng)又對(duì)企業(yè)社會(huì)責(zé)任檔案的實(shí)際管理工作提供了方法與依托。系統(tǒng)遵循文件生命周期理論,將整個(gè)檔案工作從形成到永久保存或銷毀看做一個(gè)完整的過程，將檔案的管理工作提前介入到文件的運(yùn)行階段，從文件形成時(shí)或之前就對(duì)文件運(yùn)行的整個(gè)過程給予一個(gè)整體的規(guī)劃。它分為企業(yè)社會(huì)責(zé)任管理系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)兩大分支，前者主要是對(duì)社會(huì)責(zé)任報(bào)告生成及之前的材料要求，后者主要是對(duì)社會(huì)責(zé)任報(bào)告歸檔之后形成檔案的管理要求。

CSRA前端控制系統(tǒng)總共主要有五個(gè)大環(huán)節(jié)：

2.1 履行社會(huì)責(zé)任并收集材料

這屬于企業(yè)社會(huì)責(zé)任報(bào)告準(zhǔn)備階段，CSR 報(bào)告資料采集涉及到企業(yè)多個(gè)運(yùn)營部門，因此對(duì)于企業(yè)來說，能收集到最真實(shí)最高質(zhì)量的材料的首要條件就是一個(gè)明確的組織管理體系。檔案部門和行政部門可以設(shè)立CSR 項(xiàng)目小組，但必須確保其他部門的全力配合。對(duì)于收集的資料要求，必須是最真實(shí)有效的，可以通過對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理過程和業(yè)務(wù)流程的梳理、對(duì)利益相關(guān)方的訪談來搜集報(bào)告資料。此階段的重點(diǎn)在于記錄和訪問，記錄對(duì)象一般包括企業(yè)中高層管理者、供應(yīng)商的活動(dòng)；訪問對(duì)象是企業(yè)基層員工、債權(quán)人、消費(fèi)者、媒體和非政府組織等的評(píng)價(jià)。記錄和訪問的作用也在于全面了解企業(yè)社會(huì)責(zé)任實(shí)施的現(xiàn)狀和問題，了解利益相關(guān)方的期待并做出回應(yīng)，這是確保CSR 報(bào)告發(fā)揮溝通與監(jiān)理作用的重要環(huán)節(jié)。

2.2 編撰企業(yè)社會(huì)責(zé)任報(bào)告

該環(huán)節(jié)的主要工作內(nèi)容是根據(jù)預(yù)先記錄并選定的CSR 報(bào)告編制材料來撰寫報(bào)告內(nèi)容，編寫過程中，編寫人員需要及時(shí)溝通和反饋，以免遺漏信息。

同時(shí)，社會(huì)責(zé)任報(bào)告必須參照已規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式來寫，編制CSR 報(bào)告可參照的標(biāo)準(zhǔn)很多，國際上包括GRI（全球報(bào)告倡議組織）的G4 標(biāo)準(zhǔn)、ISO26000 標(biāo)準(zhǔn)和OECD 發(fā)布的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；國內(nèi)也有《上市公司企業(yè)社會(huì)責(zé)任編制指引》《中央企業(yè)履行企業(yè)社會(huì)責(zé)任的指導(dǎo)意見》，以及中國社科院發(fā)布的《中國企業(yè)社會(huì)責(zé)任報(bào)告編寫指南》等可供參考。目前影響最大、應(yīng)用最多的是GRI 標(biāo)準(zhǔn)3.1 版，截至2018年11月，GRI 官方網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫顯示，全球累計(jì)報(bào)告數(shù)量已達(dá)50,477 份，其中有31,163 份報(bào)告基于GRI 標(biāo)準(zhǔn)的框架編制。

2.3 報(bào)告發(fā)布與利用

報(bào)告的發(fā)布既是社會(huì)責(zé)任報(bào)告的要求也是檔案利用的要求，要依法公開、主動(dòng)供大眾利用。報(bào)告發(fā)布的基本要求是發(fā)布渠道要多樣化，并及時(shí)地宣傳和推廣，企業(yè)可以將CSR 報(bào)告發(fā)布到官方網(wǎng)站，保證利益相關(guān)者能夠及時(shí)接收。企業(yè)可以考慮將CSR 報(bào)告的發(fā)布和其他社會(huì)責(zé)任報(bào)告的活動(dòng)結(jié)合起來，以達(dá)到溝通效果的最大化。

2.4 歸檔保存

企業(yè)社會(huì)責(zé)任報(bào)告的歸檔保存基本原則和一般文件的歸檔相一致，按照《中華人民共和國檔案法》的要求，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。但CSR 的歸檔還有不同于其他的地方，檔案部門必須將前期形成CSR 報(bào)告的所有材料全部收集起來，以作為保證企業(yè)社會(huì)責(zé)任檔案真實(shí)性與完整性的證據(jù)，紙質(zhì)版的和社會(huì)責(zé)任報(bào)告裝訂在一起，以“件”為單位，進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等過程；電子版可以先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔，將電子報(bào)告的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲(chǔ)格式和位置暫時(shí)保持不變。

2.5 檔案利用

檔案利用的功能在報(bào)告發(fā)布階段同時(shí)產(chǎn)生。

3.CSRA前端控制系統(tǒng)建立的原則與方法

企業(yè)對(duì)社會(huì)責(zé)任檔案缺乏整體與系統(tǒng)的管理機(jī)制，于是CSRA 前端系統(tǒng)引入了“文檔一體化管理”、“檔案職能前端控制”等系統(tǒng)管理的辦法。但是，要真正發(fā)揮系統(tǒng)管理的作用，實(shí)現(xiàn)有效控制，還要遵循以下原則：

3.1 業(yè)務(wù)提前原則

業(yè)務(wù)提前原則是企業(yè)社會(huì)責(zé)任檔案前端控制系統(tǒng)的核心，企業(yè)的思想也深深影響著前端系統(tǒng)能否發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，企業(yè)要以社會(huì)責(zé)任關(guān)系為紐帶，企業(yè)責(zé)任延伸到哪里，前端控制就應(yīng)引導(dǎo)到哪里。企業(yè)行政部門及檔案部門必須遵照CSRA前端控制系統(tǒng)的要求，在責(zé)任報(bào)告形成之前就開始發(fā)揮作用，把之后的每個(gè)環(huán)節(jié)都放在前端的可控范圍之內(nèi)，使流轉(zhuǎn)與歸檔的文件系統(tǒng)齊全、準(zhǔn)確完整。

3.2 全程管理原則

全程管理就是要根據(jù)“文檔一體化”原則，將社會(huì)責(zé)任檔案從形成到永久保存的每一環(huán)節(jié)的工作，都納入CSRA前端控制系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)責(zé)任的全覆蓋，建立起一個(gè)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的檔案管理系統(tǒng)，使整個(gè)管理過程有序、和諧，前有依據(jù)、后有對(duì)策，如文件形成伊始，就交由其形成部門分別審核，做到前期形成的準(zhǔn)確性及齊全性；流轉(zhuǎn)期間要全程監(jiān)控文件的辦理狀態(tài)，不可使文件被更改或丟失；最后歸檔由檔案部門進(jìn)行把控，將歸檔信息備份在系統(tǒng)當(dāng)中，保證其完整及準(zhǔn)確。

3.3 制度先行原則

一個(gè)企業(yè)內(nèi)設(shè)的眾多部門在每天都會(huì)產(chǎn)生出數(shù)以千計(jì)的文件，如果沒有統(tǒng)一的制度，前期積累的文件就極有可能出現(xiàn)質(zhì)量參差不齊，內(nèi)容重復(fù)或者記錄不完整等狀況。因此在前期建設(shè)CSRA前端控制系統(tǒng)時(shí)，必須設(shè)立適用于合作完成項(xiàng)目期間文件的統(tǒng)一規(guī)章制度，規(guī)定統(tǒng)一的文件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（內(nèi)容格式、收集數(shù)量、保管區(qū)域、保管期限等），正式生成社會(huì)責(zé)任報(bào)告期間，與檔案人員及時(shí)溝通，做出靈活的改動(dòng)。

4.建設(shè)企業(yè)社會(huì)責(zé)任檔案前端控制系統(tǒng)中的問題及建議

4.1 前端控制實(shí)施中的問題

4.1.1 制度與技術(shù)不健全導(dǎo)致前端控制系統(tǒng)設(shè)置不完善

一是制度的不完善，使得前期的文件管理工作無據(jù)可依。如CSR 文件的格式不符合標(biāo)準(zhǔn)、歸檔文件的完整、準(zhǔn)確率達(dá)不到要求、形成社會(huì)責(zé)任材料的部門對(duì)歸檔文件整理所遵循的標(biāo)準(zhǔn)理解不統(tǒng)一等。二是檔案人員的技術(shù)水平不夠，系統(tǒng)設(shè)計(jì)不完善。在大部分企業(yè)當(dāng)中，社會(huì)責(zé)任報(bào)告的撰寫以及社會(huì)責(zé)任檔案管理的工作都只是給予行政部門或者檔案部門全權(quán)負(fù)責(zé)，而別的部門則事不關(guān)己，即使檔案人員的專業(yè)管理素質(zhì)再高超，也會(huì)有心有余而力不足的時(shí)候。

4.1.2 可操作性不強(qiáng)導(dǎo)致責(zé)任檔案真實(shí)性、完整性不足

CSRA前端控制系統(tǒng)的設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)十分繁雜，要求極其細(xì)致的編程技術(shù)，檔案部門缺失此類人才，而進(jìn)行外包工作就會(huì)增加成本，因此在企業(yè)不重視、不撥款的情況下外包可操作性不強(qiáng)。因此在建設(shè)初期，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)難免會(huì)出現(xiàn)短時(shí)間內(nèi)無法解決的漏洞，就使得文件質(zhì)量得不到保障。并且，企業(yè)以往對(duì)社會(huì)責(zé)任檔案就管理不善，所以設(shè)計(jì)階段就相當(dāng)于是在進(jìn)行史無前例的摸索，需要大量的計(jì)算、分析、實(shí)驗(yàn)等工作，要經(jīng)過無數(shù)個(gè)階段才能達(dá)到較為細(xì)化的水準(zhǔn)，稍有不慎，就會(huì)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生巨大的影響，對(duì)人才、技術(shù)、資金的要求極高，要全部達(dá)到要求需要很大的努力。

4.2 對(duì)前端控制系統(tǒng)問題的配套建議

4.2.1 健全細(xì)化CSRA前端控制系統(tǒng)

社會(huì)責(zé)任的檔案前端控制系統(tǒng)，分成企業(yè)社會(huì)責(zé)任控制系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，實(shí)則為同一個(gè)前端管理系統(tǒng)下的兩個(gè)階段。在第一個(gè)階段，系統(tǒng)必須囊括實(shí)施社會(huì)責(zé)任的主體與主題，進(jìn)行記錄、收集與整理、編撰；在檔案管理階段，使檔案管理與文件形成階段的工作有部分的交叉并行，使檔案管理成為企業(yè)社會(huì)責(zé)任的后臺(tái)，即使不能時(shí)刻保持與信息中心的高度融合，也必須對(duì)隨項(xiàng)目進(jìn)展而產(chǎn)生的文件有所了解，確保社會(huì)責(zé)任實(shí)施材料的真實(shí)以及最后形成的社會(huì)責(zé)任歸檔文件的完整與準(zhǔn)確性。

4.2.2 CSRA前端控制系統(tǒng)把控文件質(zhì)量

在缺乏企業(yè)社會(huì)責(zé)任法律法規(guī)以及規(guī)范的初創(chuàng)期，對(duì)社會(huì)責(zé)任文件進(jìn)行質(zhì)量控制的任務(wù)就只能落在前端控制系統(tǒng)中，如若前期企業(yè)社會(huì)責(zé)任檔案的形成文件都無法保證真實(shí)有效，那之后的歸檔質(zhì)量就更加無法保障?？梢詤⒖棘F(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)如《文件歸檔與管理規(guī)范》等，盡快建立健全一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，約束最初形成文件的質(zhì)量、內(nèi)容、格式等，其中內(nèi)容的控制最為重要也最為困難，指標(biāo)難以把控。但前端控制系統(tǒng)主要還是要以最廣大利益相關(guān)者的訴求為準(zhǔn)，對(duì)企業(yè)各種正面或負(fù)面社會(huì)責(zé)任的實(shí)際履行狀況做出如實(shí)記載，對(duì)問題公開解決。

4.2.3 CSRA前端控制系統(tǒng)明確自身位置

CSRA前端控制系統(tǒng)在文件生成與流轉(zhuǎn)中的作用固然重要，不能缺位，但作為一個(gè)企業(yè)所有生產(chǎn)活動(dòng)中的一個(gè)部分，社會(huì)責(zé)任檔案的前端控制工作也絕對(duì)不能越位，要明確系統(tǒng)的主要管轄范圍限于文件和檔案的監(jiān)督控制與保管，應(yīng)當(dāng)全力做好對(duì)企業(yè)的日常生產(chǎn)活動(dòng)與大型項(xiàng)目建設(shè)的協(xié)助工作。完整記錄日常與社會(huì)責(zé)任相關(guān)的活動(dòng)與工作，在大型項(xiàng)目進(jìn)行的時(shí)候利用系統(tǒng)的專業(yè)性對(duì)合同進(jìn)行完善，將項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)的實(shí)時(shí)文件第一時(shí)間補(bǔ)充到系統(tǒng)中，供生產(chǎn)部門工作人員的查看和調(diào)用，也為檔案人員的歸檔提供檢查依據(jù)與合理的順序。