李靜

【摘要】辦公室主任的職責(zé)重大，主要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各個(gè)工作職能部門之間的信息傳遞，這就要求辦公室主任要具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力才能擔(dān)此重任。良好的溝通協(xié)調(diào)能力是能夠有效提高辦公室主任的工作管理效能。本文以辦公室主任溝通協(xié)調(diào)工作的開展為研究內(nèi)容，針對辦公室主任協(xié)調(diào)工作需要面對的不同群體，對其運(yùn)用的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)做出了詳盡的分析，望能為從事相關(guān)職位的人員提供參考。

【關(guān)鍵詞】辦公室;主任;溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)

一、辦公室主任溝通協(xié)調(diào)的基本原則

不以規(guī)矩，無以成方圓。由于溝通協(xié)調(diào)是一項(xiàng)管理工作，內(nèi)容復(fù)雜，管轄范圍較廣。因此，辦公室主任若想做好這項(xiàng)溝通協(xié)調(diào)工作，那么必須充分把握必要的協(xié)調(diào)原則。第一，依據(jù)法規(guī)、政策辦事的原則。法規(guī)、政策是溝通協(xié)調(diào)工作的基本準(zhǔn)則和重要依據(jù)。第二，服從全局的原則。從長遠(yuǎn)角度來看，使小道理服從大道理，便于工作步伐形成一致。第三，平等協(xié)商的原則。全面展開協(xié)調(diào)，在溝通思想的前提下，力求達(dá)成一致意見，使矛盾得到妥善解決。第四，服務(wù)原則。從本質(zhì)來看，協(xié)調(diào)工作屬于服務(wù)范疇，具有復(fù)雜性和廣泛性。主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是細(xì)心周到，對各方面的看法和心聲應(yīng)認(rèn)真傾聽，能回應(yīng)的應(yīng)及時(shí)回應(yīng)，不能回應(yīng)的需要請示領(lǐng)導(dǎo)再作回應(yīng);二是態(tài)度要謙和嚴(yán)謹(jǐn)，真誠待人;三是要盡心竭力，積極主動(dòng)。第五，溝通原則。溝通的一方應(yīng)站在對方的角度上考慮問題根源，認(rèn)真傾聽、處理問題，做到曉之以理，動(dòng)之以情，真誠相待，最終達(dá)成和解。第六，注重思想教育的原則。教育引導(dǎo)教工要有大局意識(shí)，促進(jìn)各部門、各單位之間的相互包容、相互理解，進(jìn)而降低了工作矛盾的產(chǎn)生。第七，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的原則。準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)并掌握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖執(zhí)行，堅(jiān)決統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，杜絕各自為營，實(shí)現(xiàn)整體聯(lián)動(dòng)，通力合作，步調(diào)一致地完成任務(wù)。第八，實(shí)事求是的原則。強(qiáng)調(diào)在事實(shí)的基礎(chǔ)上按照事物的發(fā)展規(guī)律和實(shí)際情況辦事。第九，維護(hù)團(tuán)結(jié)的原則。搭橋牽線，消除隔閡，使得各單位、各部門建立良好的關(guān)系，是辦公室主任應(yīng)有的職業(yè)道德。在某種情況下可能要勉強(qiáng)遷就，低聲下氣，甚至可以替人承擔(dān)過錯(cuò)。

二、辦公室主任的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)

（一）面對高層領(lǐng)導(dǎo)人員時(shí)的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)

辦公室主任作為高層領(lǐng)導(dǎo)人員的助理，在日常工作場合中與高層領(lǐng)導(dǎo)人員的接觸必不可免，開展信息溝通的頻率相對較高。因此，辦公室主任在日常工作場合中應(yīng)充分領(lǐng)會(huì)并把握好領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖，提高自身的溝通協(xié)調(diào)能力，以便更好地處理高層管理人員與下屬人員之間的復(fù)雜人際關(guān)系。辦公室主任應(yīng)建立良好的協(xié)調(diào)認(rèn)知思想，并加強(qiáng)培養(yǎng)自身的高情商，能夠在面對不同類型的高層管理人員時(shí)靈活采取不同的溝通協(xié)調(diào)方法。比如，在和處事冷靜型的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通時(shí)，由于這類領(lǐng)導(dǎo)的性格難以揣摩，無法把握，這就需要辦公室主任在日常工作上多留心觀察，盡可能從領(lǐng)導(dǎo)的日常工作中挖掘到更多的信息，以便更好地對領(lǐng)導(dǎo)的辦事風(fēng)格和性格做出分析。另外，辦公室主任還應(yīng)在工作中多向領(lǐng)導(dǎo)請示建議，而不能擅自做決定，以更好地提升辦事效率。在充分了解領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)工作指示內(nèi)容的前提之下，辦公室主任應(yīng)全力協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展并做好領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)工作內(nèi)容。

對辦公室主任來說，在與高層領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行溝通時(shí)需要注意以下幾點(diǎn)：第一，辦公室主任應(yīng)明確自身的定位，時(shí)刻意識(shí)到自身的助理身份，在與高層領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行溝通時(shí)切勿做出超出自身權(quán)限的事情，而且要保持高度的理智與界限，在給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況時(shí)，切勿干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的私生活;第二，由于領(lǐng)導(dǎo)每天承受著較大的工作壓力，處理的事務(wù)十分繁重。對此，辦公室主任在給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作內(nèi)容時(shí)要簡單明了、抓住重點(diǎn)，并且具有一定的條理性。倘若不經(jīng)過篩選就把工作內(nèi)容全部呈報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，這無形之中會(huì)加大領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力，并且這也會(huì)被視為“無能力”表現(xiàn)。

辦公室主任身兼多職，雖然是高層領(lǐng)導(dǎo)人員的助理，但是在特殊場合上又不得不扮演著“滅火器”的疏導(dǎo)角色。例如，在高層領(lǐng)導(dǎo)人員與各職能部門的工作人員及基層人員由于認(rèn)知思想不一致而發(fā)生矛盾沖突時(shí)，這時(shí)辦公室主任則要充分發(fā)揮出自身的“滅火器”作用，出面進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，在獲知并清晰了解事態(tài)的整個(gè)起因經(jīng)過的前提下，運(yùn)用高水平的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)來處理基層人員與領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾問題，使其矛盾紛爭得到化解，進(jìn)而建立良好的關(guān)系。辦公室主任只有真正做到動(dòng)之以情，曉之以理，方能獲得更多群眾的支持，同時(shí)才能準(zhǔn)確無誤傳遞高層領(lǐng)導(dǎo)人員所下發(fā)的各項(xiàng)指示信息。

（二）面對同級主任時(shí)的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)

由于各個(gè)不同職能部門辦公室的主任管理人員之間所處的崗位級別基本相同，并不存在上下級管理權(quán)限的區(qū)分，因此辦公室主任在日常工作生活中更應(yīng)特別重視對不同形式的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)的把握。在對其他同級辦公室主任下達(dá)各項(xiàng)工作指示時(shí)，辦公室主任應(yīng)時(shí)刻注意自身言語辭藻的運(yùn)用方式及處事待人的溝通態(tài)度方面。例如，當(dāng)出現(xiàn)其他同級辦公室主任在處事風(fēng)格和認(rèn)知思想與自身存在一定差異時(shí)，那么辦公室主任應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身的工作模式，虛心采納和學(xué)習(xí)他人較為可行的意見和工作方式，力求營造出良好的辦公室工作氛圍。又如，在與其他同級辦公室主任進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分享及信息交流時(shí)，態(tài)度要謙和有禮。

溝通和協(xié)調(diào)是一門學(xué)問，同時(shí)也是一門藝術(shù)，需要深入實(shí)踐進(jìn)行不斷探索、學(xué)習(xí)以及應(yīng)用。在日常辦公管理過程中，辦公室主任應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到自身的“短板”和缺陷，能夠積極采納他人較為合理的建議和反饋，才能有效提升自身的溝通協(xié)調(diào)水平和辦事效率。例如，當(dāng)發(fā)現(xiàn)自身專業(yè)知識(shí)難以有效處理現(xiàn)有的管理問題時(shí)，辦公室主任應(yīng)以虛心的態(tài)度向其他職能部門的同級工作人員進(jìn)行請教。需要留意的是，辦公室主任應(yīng)當(dāng)將整個(gè)協(xié)同合作的工作過程向高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行如實(shí)匯報(bào)，而不能將其他人的功勞獨(dú)攬一身。辦公室主任只有不斷加強(qiáng)自身的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)，提高實(shí)踐參與度，才能實(shí)現(xiàn)各職能部門之間信息傳達(dá)的有效協(xié)調(diào)。

（三）面對基層工作人員時(shí)的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)

辦公室主任在面對基層工作人員時(shí)的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)，與面對高層領(lǐng)導(dǎo)人員及同級工作人員時(shí)所呈現(xiàn)出來的溝通形式會(huì)存在一定的差異性。如管理協(xié)調(diào)工作的開展、對各項(xiàng)基本工作任務(wù)工作精神的疏導(dǎo)等方面。有實(shí)踐表明，在同一職能崗位及工作環(huán)境下，職工的工作效率與工作環(huán)境呈正比關(guān)系，工作環(huán)境越優(yōu)，對應(yīng)職工的工作效率就越高。因此，作為辦公室的領(lǐng)導(dǎo)人，辦公室主任應(yīng)在日常管理協(xié)調(diào)工作中起到帶頭作用，營造良好的工作氛圍，增設(shè)更多的日常實(shí)踐環(huán)節(jié)，調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性，進(jìn)而提升各項(xiàng)工作任務(wù)的完成效率。

通常，辦公室每日的任務(wù)量相對較為繁重。長期以往，會(huì)給辦公室工作人員帶來較大的心理壓力和工作壓力，若這些壓力得不到相應(yīng)的釋放，那么最終會(huì)影響到各項(xiàng)工作任務(wù)的進(jìn)度和效率。對此，辦公室主任應(yīng)當(dāng)通過不同的溝通渠道增加與辦公室工作人員情感交流的機(jī)會(huì)，例如通過信訪、面談、電話溝通等不同的信息交流方式，以充分了解辦公室內(nèi)每位工作人員在工作上的真實(shí)需求。除此之外，辦公室主任還應(yīng)不斷加強(qiáng)自身協(xié)調(diào)辭藻方面的使用方式，以便更好地應(yīng)對管轄區(qū)域內(nèi)工作人員之間產(chǎn)生的各種矛盾和問題。在處理矛盾事件時(shí)，辦公室主任不但要認(rèn)真傾聽涉事雙方工作人員對整個(gè)事件的具體解釋，而且還要對涉事雙方工作人員進(jìn)行耐心的引導(dǎo)與心理疏通。在清晰了解整個(gè)矛盾事件發(fā)生的全過程的前提下，辦公室主任通過對涉事雙方工作人員開展情感交流的協(xié)調(diào)活動(dòng)，來為整個(gè)矛盾事件的協(xié)調(diào)工作找到最佳的解決方案。總之，在日常的辦公室管理工作中，辦公室主任除了要建立良好的管理者形象以外，還應(yīng)充分意識(shí)到自身在辦公室管理中的協(xié)調(diào)角色，切實(shí)維護(hù)好各工作人員之間的人際關(guān)系，避免內(nèi)部矛盾的惡化。針對辦公室工作人員之間的矛盾與分歧，應(yīng)當(dāng)及時(shí)介入，耐心傾聽，努力指導(dǎo)與調(diào)解，以更好地營造一個(gè)良好的辦公室氛圍，提高各工作人員的積極性。

三、結(jié)論

總的來說，溝通和協(xié)調(diào)是有利于辦公室主任在日常工作生活中促進(jìn)其管理效能提高、群眾支持度增加的主要途徑之一。本文根據(jù)辦公室主任日常工作內(nèi)容和特點(diǎn)，對其在不同層面管轄范圍所蘊(yùn)藏的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)做出了具體的分析。在日常工作生活中，辦公室主任應(yīng)當(dāng)端正作風(fēng)，擺正自身位置，根據(jù)管理對象的不同運(yùn)用不同方式的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)，如此才能有效提高其辦事效率。

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