李靜
【摘要】辦公室主任的職責(zé)重大,主要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各個(gè)工作職能部門之間的信息傳遞,這就要求辦公室主任要具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力才能擔(dān)此重任。良好的溝通協(xié)調(diào)能力是能夠有效提高辦公室主任的工作管理效能。本文以辦公室主任溝通協(xié)調(diào)工作的開展為研究?jī)?nèi)容,針對(duì)辦公室主任協(xié)調(diào)工作需要面對(duì)的不同群體,對(duì)其運(yùn)用的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)做出了詳盡的分析,望能為從事相關(guān)職位的人員提供參考。
【關(guān)鍵詞】辦公室;主任;溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)
一、辦公室主任溝通協(xié)調(diào)的基本原則
不以規(guī)矩,無以成方圓。由于溝通協(xié)調(diào)是一項(xiàng)管理工作,內(nèi)容復(fù)雜,管轄范圍較廣。因此,辦公室主任若想做好這項(xiàng)溝通協(xié)調(diào)工作,那么必須充分把握必要的協(xié)調(diào)原則。第一,依據(jù)法規(guī)、政策辦事的原則。法規(guī)、政策是溝通協(xié)調(diào)工作的基本準(zhǔn)則和重要依據(jù)。第二,服從全局的原則。從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來看,使小道理服從大道理,便于工作步伐形成一致。第三,平等協(xié)商的原則。全面展開協(xié)調(diào),在溝通思想的前提下,力求達(dá)成一致意見,使矛盾得到妥善解決。第四,服務(wù)原則。從本質(zhì)來看,協(xié)調(diào)工作屬于服務(wù)范疇,具有復(fù)雜性和廣泛性。主要體現(xiàn)在以下幾方面:一是細(xì)心周到,對(duì)各方面的看法和心聲應(yīng)認(rèn)真傾聽,能回應(yīng)的應(yīng)及時(shí)回應(yīng),不能回應(yīng)的需要請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)再作回應(yīng);二是態(tài)度要謙和嚴(yán)謹(jǐn),真誠待人;三是要盡心竭力,積極主動(dòng)。第五,溝通原則。溝通的一方應(yīng)站在對(duì)方的角度上考慮問題根源,認(rèn)真傾聽、處理問題,做到曉之以理,動(dòng)之以情,真誠相待,最終達(dá)成和解。第六,注重思想教育的原則。教育引導(dǎo)教工要有大局意識(shí),促進(jìn)各部門、各單位之間的相互包容、相互理解,進(jìn)而降低了工作矛盾的產(chǎn)生。第七,統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的原則。準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)并掌握領(lǐng)導(dǎo)的意圖,嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖執(zhí)行,堅(jiān)決統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),杜絕各自為營(yíng),實(shí)現(xiàn)整體聯(lián)動(dòng),通力合作,步調(diào)一致地完成任務(wù)。第八,實(shí)事求是的原則。強(qiáng)調(diào)在事實(shí)的基礎(chǔ)上按照事物的發(fā)展規(guī)律和實(shí)際情況辦事。第九,維護(hù)團(tuán)結(jié)的原則。搭橋牽線,消除隔閡,使得各單位、各部門建立良好的關(guān)系,是辦公室主任應(yīng)有的職業(yè)道德。在某種情況下可能要勉強(qiáng)遷就,低聲下氣,甚至可以替人承擔(dān)過錯(cuò)。
二、辦公室主任的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)
(一)面對(duì)高層領(lǐng)導(dǎo)人員時(shí)的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)
辦公室主任作為高層領(lǐng)導(dǎo)人員的助理,在日常工作場(chǎng)合中與高層領(lǐng)導(dǎo)人員的接觸必不可免,開展信息溝通的頻率相對(duì)較高。因此,辦公室主任在日常工作場(chǎng)合中應(yīng)充分領(lǐng)會(huì)并把握好領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖,提高自身的溝通協(xié)調(diào)能力,以便更好地處理高層管理人員與下屬人員之間的復(fù)雜人際關(guān)系。辦公室主任應(yīng)建立良好的協(xié)調(diào)認(rèn)知思想,并加強(qiáng)培養(yǎng)自身的高情商,能夠在面對(duì)不同類型的高層管理人員時(shí)靈活采取不同的溝通協(xié)調(diào)方法。比如,在和處事冷靜型的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通時(shí),由于這類領(lǐng)導(dǎo)的性格難以揣摩,無法把握,這就需要辦公室主任在日常工作上多留心觀察,盡可能從領(lǐng)導(dǎo)的日常工作中挖掘到更多的信息,以便更好地對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的辦事風(fēng)格和性格做出分析。另外,辦公室主任還應(yīng)在工作中多向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示建議,而不能擅自做決定,以更好地提升辦事效率。在充分了解領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)工作指示內(nèi)容的前提之下,辦公室主任應(yīng)全力協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展并做好領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)工作內(nèi)容。
對(duì)辦公室主任來說,在與高層領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行溝通時(shí)需要注意以下幾點(diǎn):第一,辦公室主任應(yīng)明確自身的定位,時(shí)刻意識(shí)到自身的助理身份,在與高層領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行溝通時(shí)切勿做出超出自身權(quán)限的事情,而且要保持高度的理智與界限,在給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況時(shí),切勿干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的私生活;第二,由于領(lǐng)導(dǎo)每天承受著較大的工作壓力,處理的事務(wù)十分繁重。對(duì)此,辦公室主任在給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作內(nèi)容時(shí)要簡(jiǎn)單明了、抓住重點(diǎn),并且具有一定的條理性。倘若不經(jīng)過篩選就把工作內(nèi)容全部呈報(bào)給領(lǐng)導(dǎo),這無形之中會(huì)加大領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力,并且這也會(huì)被視為“無能力”表現(xiàn)。
辦公室主任身兼多職,雖然是高層領(lǐng)導(dǎo)人員的助理,但是在特殊場(chǎng)合上又不得不扮演著“滅火器”的疏導(dǎo)角色。例如,在高層領(lǐng)導(dǎo)人員與各職能部門的工作人員及基層人員由于認(rèn)知思想不一致而發(fā)生矛盾沖突時(shí),這時(shí)辦公室主任則要充分發(fā)揮出自身的“滅火器”作用,出面進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通,在獲知并清晰了解事態(tài)的整個(gè)起因經(jīng)過的前提下,運(yùn)用高水平的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)來處理基層人員與領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾問題,使其矛盾紛爭(zhēng)得到化解,進(jìn)而建立良好的關(guān)系。辦公室主任只有真正做到動(dòng)之以情,曉之以理,方能獲得更多群眾的支持,同時(shí)才能準(zhǔn)確無誤傳遞高層領(lǐng)導(dǎo)人員所下發(fā)的各項(xiàng)指示信息。
(二)面對(duì)同級(jí)主任時(shí)的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)
由于各個(gè)不同職能部門辦公室的主任管理人員之間所處的崗位級(jí)別基本相同,并不存在上下級(jí)管理權(quán)限的區(qū)分,因此辦公室主任在日常工作生活中更應(yīng)特別重視對(duì)不同形式的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)的把握。在對(duì)其他同級(jí)辦公室主任下達(dá)各項(xiàng)工作指示時(shí),辦公室主任應(yīng)時(shí)刻注意自身言語辭藻的運(yùn)用方式及處事待人的溝通態(tài)度方面。例如,當(dāng)出現(xiàn)其他同級(jí)辦公室主任在處事風(fēng)格和認(rèn)知思想與自身存在一定差異時(shí),那么辦公室主任應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身的工作模式,虛心采納和學(xué)習(xí)他人較為可行的意見和工作方式,力求營(yíng)造出良好的辦公室工作氛圍。又如,在與其他同級(jí)辦公室主任進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分享及信息交流時(shí),態(tài)度要謙和有禮。
溝通和協(xié)調(diào)是一門學(xué)問,同時(shí)也是一門藝術(shù),需要深入實(shí)踐進(jìn)行不斷探索、學(xué)習(xí)以及應(yīng)用。在日常辦公管理過程中,辦公室主任應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到自身的“短板”和缺陷,能夠積極采納他人較為合理的建議和反饋,才能有效提升自身的溝通協(xié)調(diào)水平和辦事效率。例如,當(dāng)發(fā)現(xiàn)自身專業(yè)知識(shí)難以有效處理現(xiàn)有的管理問題時(shí),辦公室主任應(yīng)以虛心的態(tài)度向其他職能部門的同級(jí)工作人員進(jìn)行請(qǐng)教。需要留意的是,辦公室主任應(yīng)當(dāng)將整個(gè)協(xié)同合作的工作過程向高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行如實(shí)匯報(bào),而不能將其他人的功勞獨(dú)攬一身。辦公室主任只有不斷加強(qiáng)自身的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù),提高實(shí)踐參與度,才能實(shí)現(xiàn)各職能部門之間信息傳達(dá)的有效協(xié)調(diào)。
(三)面對(duì)基層工作人員時(shí)的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)
辦公室主任在面對(duì)基層工作人員時(shí)的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù),與面對(duì)高層領(lǐng)導(dǎo)人員及同級(jí)工作人員時(shí)所呈現(xiàn)出來的溝通形式會(huì)存在一定的差異性。如管理協(xié)調(diào)工作的開展、對(duì)各項(xiàng)基本工作任務(wù)工作精神的疏導(dǎo)等方面。有實(shí)踐表明,在同一職能崗位及工作環(huán)境下,職工的工作效率與工作環(huán)境呈正比關(guān)系,工作環(huán)境越優(yōu),對(duì)應(yīng)職工的工作效率就越高。因此,作為辦公室的領(lǐng)導(dǎo)人,辦公室主任應(yīng)在日常管理協(xié)調(diào)工作中起到帶頭作用,營(yíng)造良好的工作氛圍,增設(shè)更多的日常實(shí)踐環(huán)節(jié),調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性,進(jìn)而提升各項(xiàng)工作任務(wù)的完成效率。
通常,辦公室每日的任務(wù)量相對(duì)較為繁重。長(zhǎng)期以往,會(huì)給辦公室工作人員帶來較大的心理壓力和工作壓力,若這些壓力得不到相應(yīng)的釋放,那么最終會(huì)影響到各項(xiàng)工作任務(wù)的進(jìn)度和效率。對(duì)此,辦公室主任應(yīng)當(dāng)通過不同的溝通渠道增加與辦公室工作人員情感交流的機(jī)會(huì),例如通過信訪、面談、電話溝通等不同的信息交流方式,以充分了解辦公室內(nèi)每位工作人員在工作上的真實(shí)需求。除此之外,辦公室主任還應(yīng)不斷加強(qiáng)自身協(xié)調(diào)辭藻方面的使用方式,以便更好地應(yīng)對(duì)管轄區(qū)域內(nèi)工作人員之間產(chǎn)生的各種矛盾和問題。在處理矛盾事件時(shí),辦公室主任不但要認(rèn)真傾聽涉事雙方工作人員對(duì)整個(gè)事件的具體解釋,而且還要對(duì)涉事雙方工作人員進(jìn)行耐心的引導(dǎo)與心理疏通。在清晰了解整個(gè)矛盾事件發(fā)生的全過程的前提下,辦公室主任通過對(duì)涉事雙方工作人員開展情感交流的協(xié)調(diào)活動(dòng),來為整個(gè)矛盾事件的協(xié)調(diào)工作找到最佳的解決方案??傊谌粘5霓k公室管理工作中,辦公室主任除了要建立良好的管理者形象以外,還應(yīng)充分意識(shí)到自身在辦公室管理中的協(xié)調(diào)角色,切實(shí)維護(hù)好各工作人員之間的人際關(guān)系,避免內(nèi)部矛盾的惡化。針對(duì)辦公室工作人員之間的矛盾與分歧,應(yīng)當(dāng)及時(shí)介入,耐心傾聽,努力指導(dǎo)與調(diào)解,以更好地營(yíng)造一個(gè)良好的辦公室氛圍,提高各工作人員的積極性。
三、結(jié)論
總的來說,溝通和協(xié)調(diào)是有利于辦公室主任在日常工作生活中促進(jìn)其管理效能提高、群眾支持度增加的主要途徑之一。本文根據(jù)辦公室主任日常工作內(nèi)容和特點(diǎn),對(duì)其在不同層面管轄范圍所蘊(yùn)藏的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)做出了具體的分析。在日常工作生活中,辦公室主任應(yīng)當(dāng)端正作風(fēng),擺正自身位置,根據(jù)管理對(duì)象的不同運(yùn)用不同方式的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù),如此才能有效提高其辦事效率。
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