鄧冰梅
一次會議的成功舉辦,謀劃是首位,細節(jié)是關(guān)鍵,特別是會議席次的設(shè)計編排,對會議效果起著重要作用。席次設(shè)計一般遵循前排高于后排、中間高于兩側(cè)、左側(cè)高于右側(cè)的原則,但在實際操作中需要根據(jù)不同的會議主題、參會范圍及會場情況靈活調(diào)整。筆者結(jié)合實際問題,談幾點體會。
原則上,參會領(lǐng)導人數(shù)為奇數(shù)時,主席臺或內(nèi)圈主席臺側(cè)采用單中心設(shè)計,為偶數(shù)時,采用雙中心設(shè)計。
在黨委系統(tǒng)召開的會議中,若參會領(lǐng)導人數(shù)為偶數(shù),往往采用座位居中設(shè)置,兩側(cè)一邊略緊、一邊略松的方式實現(xiàn)兩端視覺平衡,如果會場是固定桌椅無法移動,則采用單邊空位的方式。
上級單位來本級單位召開現(xiàn)場工作會,不能簡單根據(jù)帶隊領(lǐng)導和本級單位領(lǐng)導級別來安排席次,因為無論帶隊領(lǐng)導級別高低都代表上級單位,席次設(shè)計需要結(jié)合會議主題。
例如,上級單位以工作組、巡查組的形式,來檢查工作、聽取匯報、反饋情況等,會議席次一般設(shè)計為“雙方對坐式”,便于匯報工作。又如,上級單位來人較少且是調(diào)研類會議,可以采用“同側(cè)平坐式”,便于聽取了解情況。
國內(nèi)政務會議以左為尊,而涉外會議則以右為尊。對涉及多個國家代表的座談會,盡量采用“雙方對等式”,充分體現(xiàn)尊重和平等對話,切忌把排位靠后的國家代表安排在“回字形”兩側(cè)。
以成都市外國領(lǐng)事機構(gòu)及駐蓉商協(xié)會專題座談會為例,黨政主要領(lǐng)導、有關(guān)領(lǐng)導與多國駐蓉領(lǐng)事相向而坐,安排外國駐蓉商協(xié)會和部分部門坐“回字形”兩側(cè)。
當多地或多類別客人來訪并出席同一個會議時,會議席次設(shè)計往往比較棘手,不妨轉(zhuǎn)變思路,把主動權(quán)交由客方,很多問題就迎刃而解。下面以成都市紀念“5·12”汶川特大地震10周年對口援建感恩致謝座談會為例來說明。
參加本次會議的為上海、重慶、福建等對口援建?。ㄊ校╊I(lǐng)導帶隊的各20余人的代表團,主辦方成都市領(lǐng)導、有關(guān)省市部門負責同志、災后受援地黨政主要負責同志出席會議。內(nèi)圈、后排人員如何安排,是本次會議席次設(shè)計的難點。因各代表團人員組成和級別不一致,我們打破以級別入座排序的慣性思維,確定以主辦方出席市領(lǐng)導和省直部門人數(shù)為基數(shù),將其安排在內(nèi)圈一側(cè),并將另一側(cè)名額平均分給三個?。ㄊ校┐韴F,希望對方提供的內(nèi)圈入座名單均含帶隊領(lǐng)導和時任援建領(lǐng)導,其他人員自行確定。然后按照省市排位和領(lǐng)導級別編排內(nèi)圈座位,在內(nèi)圈后方寬松設(shè)置三列,按省市排位每列安排一個代表團。
簽約合作會議需注重儀式感,其會場包括主席臺區(qū)域和臺下區(qū)域。主席臺區(qū)域通常設(shè)置背景板、簽約席和發(fā)言席等,需標示地標,分類制作并提前發(fā)放站位圖。要著重考慮雙方證簽人的站位,既相對寬松又不能產(chǎn)生距離感,既兼顧整體拍攝效果,也要考慮后方背景板距離、LED屏易發(fā)熱等問題。簽約席居中設(shè)置、簡潔大氣,前后距離適中,既不能太靠近證簽人使簽約人人座后產(chǎn)生壓迫感,也不能相距太遠使得整體效果顯得離散。臺下區(qū)域可采用兩種方式。
一種適用常規(guī)簽約議程。采用“對稱課桌式”會場,面向主席臺設(shè)置左右主賓雙方,中間保留單通道。
另一種適用座談簽約議程。采用“U字形課桌式”會場,主席臺去掉發(fā)言席,臺下區(qū)域?qū)h桌布置為“U字形”,兩個長邊安排簽約雙方領(lǐng)導,均設(shè)置話筒,長邊后方坐各自隨行人員,短邊不安排座位,開口上方距離簽約席有一定距離,簽約席應居于開口中心且比短邊更寬?!癠字形課桌式”會場布置適合簽約雙方座談交流或發(fā)言人較多的情況,可以避免主持人、發(fā)言人頻繁上場的情況發(fā)生。
表彰會議中的參會代表和會議主題密切相關(guān),會議席次設(shè)計要體現(xiàn)對代表的尊重。
一是主席臺就座。例如,在慶祝改革開放40周年大會上,受表彰的代表被特地安排在主席臺,當工作人員宣讀表彰名單時配合鏡頭特寫、少先隊員獻花等設(shè)計安排,可謂會議席次精致考量的典范。
二是臺下居中居前就座。如果場地有限或受表彰代表不適合臺上就座,臺下就座就要考慮居中居前,按每輪領(lǐng)獎人員數(shù)量設(shè)置就座區(qū)域座位,方便其上下場出入,安排工作人員做好引導和現(xiàn)場控制,以確保會議莊嚴肅穆。
一個會場連續(xù)召開兩場會議或會議期間需要參會人員身份轉(zhuǎn)變,可能會出現(xiàn)現(xiàn)場席次調(diào)整的情況,需提前預演參會人員調(diào)整動線,安排工作人員引導配合。
例如,上級電視電話會議結(jié)束后緊接著召開本級會議進行工作安排部署,需要引導領(lǐng)導從臺下前排到主席臺就座,安排工作人員同時做好主席臺座牌、茶水擺放和前排座牌回收、椅凳齊整等工作。又如,全會候補委員遞補為委員,為體現(xiàn)黨內(nèi)平等,臺下委員無論職務高低,席次可按照姓氏筆畫從左至右提前預留遞補的委員空位,適當加寬前后排間距,會議期間,配合主持詞,工作人員擺放委員座牌、引導遞補的委員入座、回收候補委員座牌并齊整椅凳。
參會人員有相對特殊性時,會議席次設(shè)計上也需統(tǒng)籌安排。
例如,參會代表年紀較大或受邀代表行動不便需輪椅進出時,通??紤]將其安排在端頭方便出入的位置,且前后排間距相應加寬,并在工作人員席出入方便位置安排相應服務人員。又如,參會人員出現(xiàn)特殊情況希望坐靠邊的位置時,可安排在相對原來座位排位靠后的端頭位置。