馬海帆
【摘要】如何在新的歷史條件下,更加科學(xué)有效地管理好土地,充分合理地利用好每一寸土地,提高土地利用的效率和水平,已經(jīng)成為國土管理部門面臨的重要課題。土地檔案管理是土地管理的基礎(chǔ)性工作。創(chuàng)新土地檔案管理,提高地籍檔案利用效能,是科學(xué)管好、用好國土資源,更好地服務(wù)社會經(jīng)濟發(fā)展的重要保證。
【關(guān)鍵詞】土地檔案;管理地籍;檔案管理
一、地籍檔案工作的特點
(一)地籍檔案信息量大幅度上升
土地檔案本身就有庫藏量比較大的特點。隨著經(jīng)濟的發(fā)展,城市化的推進,對土地的管理也開發(fā)利用也更趨頻繁,在原有基礎(chǔ)檔案量大的基礎(chǔ)上,導(dǎo)致了地籍檔案信息量的大幅上升。
(二)地籍檔案的利用率明顯提高
社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展,使得土地的財富效應(yīng)也更加凸顯。使得人們越來越多地參與到土地利用活動中來。房屋拆遷、買賣、贈與等土地權(quán)屬登記、變更,土地收儲利用,土地開發(fā)整理,土地權(quán)屬糾紛,違法用地查處等工作的開展,都需要對相關(guān)土地檔案進行查閱,土地檔案的利用率不斷提升。
(三)地籍檔案的服務(wù)功能越來越突出
地籍檔案從原來以國土資源管理部門及相關(guān)部門調(diào)閱為主,逐漸向服務(wù)對向多元化轉(zhuǎn)變。各國有企事業(yè)單位,私營企業(yè)乃至個人,或因發(fā)展生產(chǎn)的用地需要,或因經(jīng)濟活動中的用地糾紛等原因,均需要對土地檔案進行查閱,因此,地籍檔案工作也從做好土地檔案信息搜集管理,服務(wù)上級行政主管.業(yè)務(wù)部門向更廣泛的社會化服務(wù)推進。
(四)地籍檔案存儲方式和處理,檢索正在消然發(fā)生新的變化
隨著土地管理活動現(xiàn)代化的發(fā)展,計算機處理的數(shù)字信息數(shù)據(jù)越來越多,信息存儲設(shè)備的更新和配備,使得土地檔案的存儲方式消然發(fā)生變化。計算機檢索,統(tǒng)計分析的便捷將推進土地檔案的信息化進程,紙質(zhì)檔案將逐漸.更多地被數(shù)字檔案所替代。
二、地籍管理工作存在的問題
(一)地籍檔案保護管理措施仍不夠健全
地籍檔案保護管理條件并不是很理想。很多業(yè)務(wù)科室存在“重業(yè)務(wù)輕檔案”的傾向,一些檔案沒有及時移交檔案管理部門,導(dǎo)致地籍檔案不齊全。由于庫房條件的限制,常常存在地籍檔案和辦公用房同在一室,不利于地籍檔案的保護和管理,且檔案安全存在隱患。檔案的借閱制度不完善,借出檔案沒有及時歸檔等現(xiàn)象時有發(fā)生。
(二)地籍檔案處理的技術(shù)水平較低
地籍檔案管理還處在手工半手工階段,由于信息量大和人力不足的矛盾,一些土地檔案管理工作人員只是把檔案信息往檔案室一放就了事,大量的國土資源檔案信息閑置。地籍檔案的存儲檢索設(shè)施能力差,基本還是以人工檢索為主,檢索難度大,耗時長,效率低。對土地檔案的分類分析及綜合分析工作開展的不夠,跟不上經(jīng)濟社會發(fā)展對土地檔案信息利用的需求。
(三)地籍檔案管理隊伍的素質(zhì)不適應(yīng)工作發(fā)展的需要
檔案管理工作人員有的是半路出家,只經(jīng)過簡單的業(yè)務(wù)培訓(xùn),沒有系統(tǒng)的經(jīng)受過檔案管理的教育,缺乏專業(yè)檔案工作人才。在一些,沒有相對固定的管理人員,檔案工作往往由其他業(yè)務(wù)人員兼任,由于人員變動大,專業(yè)人員缺失,人員結(jié)構(gòu)不合理,一職多崗等,檔案工作被忽視。
三、創(chuàng)新地籍檔案管理工作,提高地籍檔案利用效能的幾點途徑
(一)強化檔案管理意識,推進檔案管理理論創(chuàng)新
要加強各業(yè)務(wù)股室中的《檔案法》《檔案法實施辦法》《土地管理檔案暫行規(guī)定》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí),增強從領(lǐng)導(dǎo)到具體工作人員的檔案意識和檔案法制觀念,推進依法治檔。同時,要推進檔案管理人員的知識更新,掌握檔案管理的前瞻性,創(chuàng)新性的理論。新時期的土地檔案工作,面對的是現(xiàn)代信息技術(shù)的逐步應(yīng)用和可數(shù)字化處理檔案的一些特性,如計算機處理,檔案信息與載體的可分離性,檔案信息的數(shù)字化和集成性等,這些新技術(shù),即使不是立刻會在我們的工作中運用,至少也已經(jīng)是在敲著門了。檔案管理和技術(shù)的創(chuàng)新要依賴于檔案知識的創(chuàng)新,沒有檔案理論的進步,檔案工作就只能停留在原始,傳統(tǒng)的方式上。面對土地檔案工作呈現(xiàn)出的新特點,更新檔案管理理念.技術(shù).方法,進行新的探索和創(chuàng)新是必然的。在土地檔案管理工作上,要對電子文件搜集.歸檔.存儲.利用,電子檔案原始性.真實性.保密性,信息資源共享.傳輸?shù)犬斍皺n案管理利用研究的“熱點”加強學(xué)習(xí)、研究、探索,敢于超越,用新的理論來指導(dǎo)實踐,推進土地檔案事業(yè)的發(fā)展。
(二)加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),推進檔案管理技術(shù)創(chuàng)新
一方面要加強基層土地檔案管理部門的硬件建設(shè),解決一些基層單位地籍檔案和辦公用房混雜一室的現(xiàn)象。為地籍檔案配備專用庫房等。另一方面,要通過管理技術(shù)的創(chuàng)新,來彌補基礎(chǔ)設(shè)施方面的短板。例如加大電子數(shù)據(jù)的應(yīng)用,減少紙質(zhì)媒介的使用,就能夠節(jié)省出大量的存儲空間,彌補庫房的不足,簡化管理難度。要通過以加大計算機應(yīng)用,存儲技術(shù)革新為核心,推進現(xiàn)代信息技術(shù)在土地管理方面的應(yīng)用,為土地檔案管理開拓新的領(lǐng)域和空間。因此,要注重加強數(shù)字檔案長期保存技術(shù),備份技術(shù),信息安全技術(shù)的創(chuàng)新運用。同時,要完善和建立相應(yīng)的機制,樹立前端控制意識,提前介入電子文件的形成.運行和歸檔管理,最終使今后新生成的土地檔案信息能夠自動處理,同步歸檔,實時統(tǒng)計和分析。
(三)完善各項管理制度,推進檔案服務(wù)工作創(chuàng)新
土地檔案的開發(fā)利用是土地檔案管理的最終目的。要健全有關(guān)土地檔案的立卷歸檔.登記借閱.檔案鑒定.檔案統(tǒng)計.保管利用.移交管理以及檔案管理人員崗位責任制等一整套的管理制度,提高檔案管理,利用的規(guī)范性。通過推進土地檔案的信息化,完善土地信息數(shù)據(jù)的電子檢索,計算機統(tǒng)計.分析,緩解人力不足的難題。同時,要加強土地檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),通過人工錄入,掃描等方式,逐步實現(xiàn)歷史土地檔案的數(shù)字化。對一些不涉及國家安全.機密的土地信息,在網(wǎng)絡(luò)上進行公開,方便各機關(guān).企事業(yè)單位和個人查閱。
(四)重視干部隊伍建設(shè),推進檔案管理人才教育創(chuàng)新
干部隊伍的建設(shè)是土地檔案管理工作規(guī)范化,科學(xué)化的切入點。土地檔案工作者應(yīng)當是掌握計算機技術(shù),通曉檔案信息專業(yè)知識,有較強的規(guī)劃能力,能夠承擔多項專業(yè)工作任務(wù)的復(fù)合型人才。要有計劃,有目的地引進有相關(guān)專業(yè)教育程度的專門人才,逐步優(yōu)化土地檔案管理干部隊伍結(jié)構(gòu)。同時,要加強對現(xiàn)有檔案管理工作人員的崗位培訓(xùn),通過繼續(xù)教育.鼓勵自主學(xué)習(xí)等方式,努力提高土地檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu).工作能力和管理水平。要培養(yǎng)干部愛崗敬業(yè)的奉獻精神.全心全意為人民服務(wù)的宗旨意識和新形勢下主動開展檔案工作的意識。