馬愛(ài)霞

【摘要】本文以油田企業(yè)檔案管理為主題展開(kāi)論述，首先分析了油田企業(yè)檔案管理的重要性，然后針對(duì)油田企業(yè)檔案管理工作的完善提出了建議。

【關(guān)鍵詞】油田企業(yè);檔案管理;重要性

一、油田企業(yè)檔案管理的重要性

（一）能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供保障

隨著我國(guó)油田企業(yè)的快速發(fā)展，油田企業(yè)的規(guī)模在不斷提升，而且企業(yè)業(yè)務(wù)的復(fù)雜程度也在不斷增加，受此影響，油田企業(yè)的檔案管理工作涉及范圍以及工作量會(huì)明顯提升，檔案管理人員所承受的工作壓力也會(huì)增大。油田企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理中，其基礎(chǔ)管理、信息資源以及無(wú)形資產(chǎn)等無(wú)不體現(xiàn)在檔案之中，所以，檔案管理工作的開(kāi)展，能夠?yàn)橛吞锲髽I(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行提供良好的保障。

（二）有利于促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)

企業(yè)文化是企業(yè)員工精神動(dòng)力的重要源頭，而且，優(yōu)秀的企業(yè)文化能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展，在推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)過(guò)程中，能夠幫助企業(yè)員工樹(shù)立正確的工作理念，進(jìn)而高效參與到崗位工作中去。而檔案則是企業(yè)文化保存和延續(xù)的重要載體，通過(guò)企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)開(kāi)展，能夠使企業(yè)優(yōu)秀文化在本企業(yè)得到傳承，進(jìn)而有效推動(dòng)企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，因此，檔案管理工作的開(kāi)展顯得十分重要。

（三）企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力

這一方面的作用主要體現(xiàn)在信息化檔案管理工作方面，油田企業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展必須適應(yīng)信息化發(fā)展要求，通過(guò)將信息技術(shù)與企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理工作的有效融合，提升油田企業(yè)檔案管理工作效率，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)際作用。在油田企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程，企業(yè)檔案信息得到了共享和充分利用，促使檔案管理工作更好的服務(wù)與企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理，進(jìn)而為企業(yè)的發(fā)展提供了強(qiáng)勁的動(dòng)力。

二、油田企業(yè)檔案管理完善策略探討

（一）加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)

對(duì)于油田企業(yè)而言，針對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展，首先應(yīng)該以制度的形式將企業(yè)檔案工作開(kāi)展流程予以明確，促使企業(yè)檔案工作者能夠嚴(yán)格按照制度要求有序開(kāi)每一環(huán)節(jié)的工作，以制度的形式促使油田企業(yè)的檔案管理工作逐步走向規(guī)范化。對(duì)于油田企業(yè)而言，從檔案信息的建立，到檔案的保存，再到檔案的使用，都應(yīng)該以制度的形式予以明確，通過(guò)管理制度的約束，促使企業(yè)檔案管理工作高效開(kāi)展。值得注意的是，油田企業(yè)應(yīng)該根據(jù)企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容的變化，對(duì)管理制度內(nèi)容及要求進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，確保管理制度能夠符合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求。其次，油田企業(yè)針對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展，還要建立起責(zé)任制度，以制度的形式對(duì)檔案管理部門(mén)以及其它部門(mén)的責(zé)任予以明確，從而做好本企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)分配。而且針對(duì)在檔案工作中存在明顯失誤的人員要進(jìn)行責(zé)任追究，以此來(lái)引起工作人員的警醒，并不斷規(guī)范自身工作。再者，油田企業(yè)還應(yīng)該逐步完善其檔案編修制度，根據(jù)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程有計(jì)劃的進(jìn)行檔案編修，以確保企業(yè)檔案信息的完善。

（二）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

信息技術(shù)的融合，已成為油田企業(yè)檔案管理工作的必然發(fā)展方向，在新形勢(shì)下，油田企業(yè)有必要建立起相應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)。通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)公司，建立起本企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，利用這一系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案信息以數(shù)據(jù)信息的方式進(jìn)行呈現(xiàn)，并做好相應(yīng)的保存工作，油田企業(yè)還應(yīng)該建立起專(zhuān)門(mén)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，企業(yè)日常管理工作中所生成的檔案信息要保存到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)之中，而且在保存過(guò)程中需要做好相應(yīng)的檔案信息分類(lèi)工作，這樣可以幫助工作人員能夠進(jìn)行準(zhǔn)確查找。針對(duì)檔案信息查詢(xún)工作的開(kāi)展，可以在系統(tǒng)中設(shè)立專(zhuān)門(mén)的查詢(xún)窗口，但是針對(duì)企業(yè)檔案信息查詢(xún)工作，必須設(shè)置權(quán)限，因?yàn)椴⒉皇撬腥藛T都能夠隨便訪問(wèn)檔案信息系統(tǒng)，尤其是涉及到企業(yè)商業(yè)秘密的檔案信息，必須在獲取訪問(wèn)權(quán)限之后才可以進(jìn)行查看就，而且，絕不允許私人硬盤(pán)連接系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息傳輸或拷貝。為了確保整個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，油田企業(yè)應(yīng)該安排技術(shù)人員進(jìn)行定期維護(hù)，并做好系統(tǒng)升級(jí)工作。

（三）對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新

對(duì)于油田企業(yè)而言，檔案中往往會(huì)對(duì)企業(yè)各個(gè)部門(mén)信息進(jìn)行記載，如人事調(diào)動(dòng)情況、特殊技術(shù)人才信息等，其中部分信息對(duì)機(jī)構(gòu)工作的開(kāi)展具有重要的參考作用。在傳統(tǒng)的管理工作中，檔案管理部門(mén)表現(xiàn)出明顯的獨(dú)立性，企業(yè)其它部門(mén)很少參與到檔案信息的管理工作中，而且，在很多部門(mén)看來(lái)，檔案管理部門(mén)僅僅是企業(yè)的文件保存部門(mén)。而在現(xiàn)代化管理模式下，有必要對(duì)這一狀態(tài)進(jìn)行必要的調(diào)整，加大檔案管理部門(mén)與其它部門(mén)的聯(lián)系程度，只有這樣，才能夠促進(jìn)檔案管理工作主動(dòng)參與到企業(yè)的建設(shè)發(fā)展活動(dòng)中去，為各個(gè)部門(mén)工作的開(kāi)展提供必要的指導(dǎo)，緩解部門(mén)之間的割裂狀態(tài)，充分發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)與指導(dǎo)作用。

（四）加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

對(duì)于油田企業(yè)而言，為了充分發(fā)揮檔案管理工作人員的主體作用，企業(yè)必須加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。具體而言，首先要做好專(zhuān)業(yè)化優(yōu)秀人才的引進(jìn)工作，尤其是專(zhuān)業(yè)檔案信息化管理人才的引進(jìn)，雖然會(huì)增加企業(yè)當(dāng)前的人力資本投入，但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)看，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行有著重要的意義。其次，要做好企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作。具體可以從三個(gè)階段進(jìn)行，在第一階段，主要安排檔案管理部門(mén)新進(jìn)人員對(duì)本企業(yè)的檔案管理工作內(nèi)容及工作環(huán)境進(jìn)行全面熟悉，這是后期開(kāi)展具體檔案工作的重要基礎(chǔ)。在第二階段，圍繞本企業(yè)檔案工作內(nèi)容，對(duì)部門(mén)工作人員進(jìn)行必要的技能傳授，在技能傳授過(guò)程中，要嚴(yán)格按照油田企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容開(kāi)展，而且可以運(yùn)用老帶新的方式進(jìn)行培訓(xùn)。在第三階段，重點(diǎn)做好查漏補(bǔ)缺工作，針對(duì)那些在檔案管理工作中頻繁失誤的人員，要進(jìn)行回籠再教育。另外，企業(yè)還可以進(jìn)行定期篩選考核，優(yōu)中選優(yōu)，進(jìn)而為企業(yè)培養(yǎng)更多的優(yōu)秀檔案管理人才。

三、總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作的開(kāi)展，對(duì)于油田企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義，為此，油田企業(yè)管理者必須對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視，并從多個(gè)層面入手對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和改進(jìn)。

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