黃小奇,汪華斌,曾 志,羅中良,王宇翔
(1.惠州市惠陽區(qū)自然資源局,廣東 惠州 516009;2.惠州學院 電子信息與電氣工程學院,廣東 惠州 516007;3.廣東麥科瑞地理信息工程有限公司,廣東 惠州 516002)
2013年11月20日國務院召開常務會議決定整合不動產登記職責、建立不動產統(tǒng)一登記制度[1].不動產統(tǒng)一登記工作是十八大之后,中央部署的一項重大的改革事項,是我國產權管理體制機制的重大改革,也是維護社會主義基本經濟制度的重要保障.《物權法》規(guī)定,不動產物權的設立、變更、轉讓與消滅,必須依法登記,產生效力[2].不動產不僅是多數公眾最大的財富體現,也是市場經濟環(huán)境下最重要的交易物品和衡量指標.明確不動產的歸屬,不動產權利人的合法利益才能受到保護,市場交易的效率和安全才有更高保證.不動產登記信息明晰才能為將來的宏觀調控、政策制定提供依據.不動產登記檔案管理具有唯一性,不動產登記管理檔案是公示、確認不動產所有權的唯一性與根本性文件[3].
傳統(tǒng)的不動產登記檔案管理模式已顯露出諸多問題,普遍存在對檔案管理認識不夠,管理過程缺乏嚴謹性和規(guī)范性[4-5].相比傳統(tǒng)的不動產登記檔案管理工作,電子檔案的管理無疑更加方便快捷,還可以遠程共享[6].不動產登記檔案管理系統(tǒng)實現對不動產登記工作中的存量和新增檔案的電子化管理,主要功能包括檔案整理、檔案上傳、檔案借閱、檔案管理、檔案統(tǒng)計、檔案查詢、結果打印輸出.系統(tǒng)依托于檔案管理數據庫,滿足檔案數字化掃描、數字化存儲、數字化管理和便捷查詢輸出的需求,實現對不動產登記工作中的存量和新增檔案的電子化管理.不動產登記業(yè)務管理系統(tǒng)在完成登簿后,提供一鍵制檔功能,執(zhí)行之后,數據自動進入檔案管理數據庫.不動產登記檔案管理系統(tǒng)功能模塊,如圖1所示.
圖1 不動產登記檔案管理系統(tǒng)
提供檔案整理功能模塊,實現對不動產登記關鍵信息和檔案基本信息的著錄,并建立檔案目錄.
1.1.1 編目管理
主要實現對檔案分類、編目、業(yè)務索引的維護和管理,為了便于檔案的維護和管理,須按檔案的性質將檔案分成若干類型,在每個檔案類型中分別創(chuàng)建編目.本功能實現對不動產檔案分類、編目、業(yè)務索引的維護和管理.
選擇或創(chuàng)建一種檔案類型,通過編目管理創(chuàng)建檔案分類信息(包括檔案分類名、檔案分類描述、分類代碼),錄入檔案編目信息(包括上級編目、編目代碼、編目名稱和編目說明)并可以創(chuàng)建索引信息(包括索引名、描述名、字段類型).
1.1.2 目錄管理
目錄管理是根據編目管理中創(chuàng)建的編目,分別給各個編目設置或修改目錄號和最大的案卷號.
提供檔案上傳功能模塊,實現掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質不動產登記申請材料、待歸檔資料以及已歸檔的檔案等進行數字化加工.利用掃描儀、相機等圖片采集儀器將紙質檔案進行掃描,然后加載到掃描件采集模塊中對其進行剪切、旋轉、去黑邊等處理,并錄入圖片名稱、檔案分類、檔案編目、查詢索引以及掃描件分類等圖片屬性,然后以圖片或PDF格式保存都服務器中,如圖2所示.
圖2 掃描件采集
提供檔案借閱功能模塊,實現對紙質檔案的借閱記錄管理和對電子檔案的線上查閱,支持通過流程審批的方式,建立檔案借閱、查閱機制.借閱管理用于即時瀏覽檔案的借閱情況、歸還情況、審批情況.包括借閱登記、借閱查詢、超期查詢及借閱統(tǒng)計四個功能模塊,它主要負責記錄檔案借閱人員信息、被借閱檔案信息,查詢已被借閱的檔案的詳細情況,并對借閱情況進行統(tǒng)計,以圖表的形式表達出來,如圖3所示.
圖3 借閱登記流程圖
用于及時查看已經被借閱的檔案及其借閱人的相關信息,也可以辦理檔案借閱續(xù)借、歸還、編輯等內容.查詢條件,包括借閱類型、借閱日期、借閱狀態(tài)等信息.然后單擊查詢按鈕,將所要搜索的記錄顯示到界面的列表中.當查詢到相關記錄后,選擇該記錄,然后點擊列表中的歸還、續(xù)借、編輯、刪除等“操作”按鈕,辦理相關的業(yè)務內容.
提供檔案管理功能模塊,能夠將數字化成果以TIFF、JPEG等通用格式存儲于不動產登記檔案數據庫,存儲時可壓縮;能夠對不動產登記檔案的資料類型進行命名,實現對已完成不動產登記的材料信息或紙質已經歸檔的辦件的電子歸檔操作.
(1)檔案制檔
檔案制檔是創(chuàng)建新的檔案,選擇檔案編目、目錄,創(chuàng)建案卷號,錄入檔案的正題名、主題詞、柜號、盒號、總件數等案卷信息、編輯擴展索引信息與卷內目錄信息,并掛接相關的掃描件,完成檔案信息的錄入.檔案信息錄入完成后,點擊“完成著錄”完成制檔工作,可進入檔案歸檔目錄進行歸檔操作.
(2)檔案歸檔
檔案制檔完成后,檔案歸檔人員可進入檔案歸檔模塊,檢查檔案數據,若數據完整且正確,可進行歸檔操作,完成檔案的歸檔;若發(fā)現缺失或錯誤,可點擊“退回著錄”,將此檔案信息退回給檔案制檔人員,待檢查正確后再歸檔.
(3)檔案修繕
檔案歸檔之后,將不能進行修改,若確實需要修改,只能通過檔案修繕模塊,給以指定人員修繕權限,從此模塊中查詢出當前人員有權限修改的檔案,才能進行檔案修繕,如圖4所示.
圖4 檔案修繕
檔案查詢功能模塊主要實現單條件查詢、多條件查詢、圖文一體查詢、業(yè)務關聯查詢、模糊查詢、一鍵查詢等多途徑的檔案查詢.檔案查詢模塊包括檔案查詢子模塊、檔案統(tǒng)計子模塊、卷內目錄查詢子模塊、查詢權限控制子模塊.可自定義查詢條件,實現多條件查詢,組合查詢定制.可設置查詢范圍、查詢字段、顯示字段,以及組合字段查詢與顯示,如圖5所示.
圖5 檔案查詢
不動產登記業(yè)務管理系統(tǒng)在完成登簿后,提供一鍵制檔功能,執(zhí)行之后,數據自動進入檔案管理數據庫.不動產登記檔案管理系統(tǒng)實現對不動產登記工作中的存量和新增檔案的電子化管理,主要功能包括檔案整理、檔案上傳、檔案借閱、檔案管理、檔案統(tǒng)計、檔案查詢、結果打印輸出.另外不動產檔案管理應建立標準統(tǒng)一、內容全面、相互關聯的不動產數據中心,實現不動產數據的統(tǒng)一管理、交換和信息共享.建立起統(tǒng)一的不動產管理制度是社會進步的一種趨勢,可以讓國家資源得到更加高效的管理[7].系統(tǒng)還可實現對不動產登記信息的數據挖掘分析和靈活應用,為宏觀分析決策提供了客觀、準確的數據支撐.