劉海波

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的總體需求，因此在檔案管理工作中推行信息化是一種必然選擇。醫(yī)院檔案作為國家檔案資源的一部分，引入信息化管理手段十分必要，可進一步促進醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化、標準化和科學化。本文就實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理途徑進行了闡述。

1、醫(yī)院檔案的概念

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療保健、科研教學、藥品經(jīng)營及其他有關(guān)活動中形成的有利用價值和歷史意義的文字、聲像、圖片等的資料。醫(yī)院的檔案主要有人事檔案、設(shè)備檔案、病歷檔案、科技檔案、財務(wù)檔案等。醫(yī)院檔案的類型和內(nèi)容比較多，檔案管理的工作十分艱巨。做好醫(yī)院的檔案管理工作，可為醫(yī)院開展人才培養(yǎng)、設(shè)備管理、醫(yī)療開展、科學研究、經(jīng)費控制等各項工作提供重要依據(jù)。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院各項工作的重要組成部分，是醫(yī)院未來發(fā)展的依托和保證。

2、醫(yī)院引進檔案信息化管理的必要性

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，醫(yī)院的檔案管理工作基本上都是靠工作人員用手工的方式來完成的。然而由于醫(yī)院檔案龐雜，需要做的工作非常多，盡管工作人員為此付出了大量勞動，但取得的工作成果并不理想，很難適應(yīng)檔案管理規(guī)范化的要求。而積極引進檔案管理信息化技術(shù)，可以使檔案管理變得高效、便捷、降低各種差錯。引進檔案管理信息化的必要性有：

①以提高醫(yī)院檔案管理的工作效率

利用以計算機技術(shù)為依托的信息化管理手段進行檔案管理，可以把檔案管理工作人員從繁重的手工勞動中解脫出來，大量的工作可以交由計算機來進行，使檔案管理人員動動手指、操作計算機就可以完成繁雜的檔案管理工作，不僅減少了工作人員的工作強度，提高了工作效率，也降低了人工作業(yè)的差錯率，還有利于檔案的檢索和查尋。

②有利于醫(yī)院的檔案資源實現(xiàn)共享

醫(yī)院檔案有其特殊的屬性，很難在傳統(tǒng)的檔案管理方式中實現(xiàn)資源共享，而利用信息化的檔案管理技術(shù)，使檔案資源實現(xiàn)共享非常便捷。通過將檔案資料轉(zhuǎn)化成電子信息后，利用信息化網(wǎng)絡(luò)的信息傳輸優(yōu)勢，可以將無保密要求的檔案資料在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)共享，需要者只需通過資質(zhì)的認證，就可以從網(wǎng)絡(luò)上找到需要的資料，為各個部門之間的工作配合提供了便利條件，提高了辦公效率。

③可以降低醫(yī)院檔案管理工作的成本

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案資料的保管需要專門的庫房，還需配備檔案柜、檔案盒、消防器材等必要的設(shè)施，如果按照更高的標準要求，庫房內(nèi)還應(yīng)安裝空調(diào)、吸濕器等以控制室內(nèi)的溫度和濕度，還要有專人進行衛(wèi)生清理和保持。雖然傳統(tǒng)檔案管理需要更大的成本投入，但仍然難免會使紙質(zhì)的檔案因保存過久而變質(zhì)損壞，給檔案資料帶來損失。而實現(xiàn)檔案管理信息化，可將檔案資料放入存儲卡、磁盤和光盤等多種載體當中保存，不僅方便管理，而且保管時間不受限制，還節(jié)省了空間占用，無需投入建設(shè)檔案庫房和購買其它輔助設(shè)施的資金。

④可避免醫(yī)院檔案遺失和提高檔案資料的保密性

信息化的檔案管理是依托計算機來實現(xiàn)的，改變了傳統(tǒng)管理方式中人為傳遞檔案資料的方式，使人為因素造成的檔案材料遺失的問題不再出現(xiàn)。在信息化管理應(yīng)用中，檔案信息資料的傳遞工作可在互聯(lián)網(wǎng)中完成，不僅傳遞速度快，而且保證了檔案材料的完整性和安全性。

3、實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理的有效途徑

①完善信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施

引進信息化檔案管理手段應(yīng)進行適當?shù)馁Y金投入，必備的硬件設(shè)備包括計算機及所屬的一系列辦公輔助設(shè)備，及其它儲存介質(zhì)。硬件齊備后，要配備專門的信息化管理的軟件，從而實現(xiàn)專業(yè)化的管理。

②充分有效地利用檔案資料

信息化檔案管理的實現(xiàn)使得檔案的利用更加方便快捷，無疑會提高其利用率。在引進信息化檔案管理技術(shù)后，應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，使檔案資料得到廣泛利用，體現(xiàn)出檔案社會化的服務(wù)價值。

③熟練掌握和應(yīng)用信息化檔案管理設(shè)備

應(yīng)注重對信息化檔案管理人才的培養(yǎng)，選拔有信息化技術(shù)特長的人才就職于檔案管理工作。對從事檔案管理的人員應(yīng)進行系統(tǒng)地信息化技術(shù)知識的培訓，使他們能盡快掌握信息化檔案管理技術(shù)，以適應(yīng)信息化檔案管理工作的需要。

④有效控制醫(yī)院信息化檔案管理中的安全風險

被納入檔案進行管理的一般來說都是醫(yī)院的重要資料，有的資料還具有嚴格的保密性，其價值和意義不可替代。因此，必須保證這些檔案資料的安全。在檔案信息化管理過程中，要對有重要價值或者具有保密性的資料進行加密保存，只有許可人員才可以掌握密鑰。在進行信息共享時，要確保這部分內(nèi)容通過加密的方式傳輸，需要的人通過得到的一次性使用的密鑰進行使用，但不允許拷貝。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，主要依靠人來進行管理，信息化檔案管理依然由人借助計算機同時要加強工作人員遵紀守法和職業(yè)道德教育，提高安全意識，加強工作責任心，保證在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資料安全。

綜上所述，實現(xiàn)檔案管理信息化是大勢所趨，醫(yī)院應(yīng)積極推進檔案管理信息化建設(shè)。由于信息化管理具有系統(tǒng)性和長期性等特點，這項工作不可能只依靠檔案管理部門一家來完成，需要醫(yī)院的領(lǐng)導給予高度重視，加大支持力度，還需要醫(yī)院各部門協(xié)調(diào)配合、統(tǒng)籌開展，為實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化提供強有力的的保障，從而推動醫(yī)院檔案管理工作穩(wěn)步向前發(fā)展。

（作者單位：161005黑龍江省農(nóng)墾齊齊哈爾管理局中心醫(yī)院）