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        關(guān)于做好檔案管理信息化建設(shè)的思考與分析

        2019-08-01 01:31:45劉常華
        都市生活 2019年5期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化信息

        劉常華

        摘 要:隨著信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步,越來越多的領(lǐng)域開始步入信息化建設(shè)之中,檔案管理工作亦是如此。檔案管理信息化建設(shè)有助于提高檔案管理工作效益,并進(jìn)一步開發(fā)檔案信息的服務(wù)價(jià)值,在社會(huì)信息爆炸式增長(zhǎng)的今天加快檔案管理信息化建設(shè)具有十分深遠(yuǎn)的意義。本文就關(guān)于做好檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行全面探討和分析,并結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)提出幾方面見解和措施,希望促進(jìn)我國(guó)檔案管理水平的發(fā)展與提升。

        關(guān)鍵詞:檔案管理 信息化建設(shè)

        檔案管理作為一項(xiàng)重要的管理工作,對(duì)各行各業(yè)來講都具有十分重要的影響和作用,特別是我國(guó)行政事業(yè)單位及大型企業(yè)都離不開檔案管理所提供的信息服務(wù)。目前,在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的影響下,檔案信息量開始成倍增加,而傳統(tǒng)檔案管理模式無論在工作效率還是服務(wù)能力上都無法滿足時(shí)代發(fā)展需求,加快檔案管理信息化建設(shè)是提高檔案管理水平的迫切需求。然而當(dāng)前我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)仍存在一些不足,需要盡快落實(shí)和實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變。

        一、檔案信息化概述

        檔案信息化是指采用數(shù)字信息技術(shù)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息形式,實(shí)現(xiàn)檔案的收集、管理與應(yīng)用,并以此促進(jìn)檔案管理服務(wù)水平的全面提升。檔案信息化是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展帶來的影響與轉(zhuǎn)變,隨著社會(huì)運(yùn)行節(jié)奏的逐步加快,傳統(tǒng)檔案管理模式在工作效率和服務(wù)質(zhì)量上都難以滿足現(xiàn)代化工作需求,而檔案信息化轉(zhuǎn)變則是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流,將檔案管理工作與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相融合,豐富了檔案信息的內(nèi)容,使檔案信息收集、整理和存儲(chǔ)更加簡(jiǎn)便,并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸、交換和共享。由此可見,檔案信息化是我國(guó)檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì),同時(shí)對(duì)檔案管理工作質(zhì)量和效率的全面提升具有十分積極地影響和作用。

        二、檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值分析

        2.1提高檔案管理的工作效益。傳統(tǒng)檔案管理模式以紙質(zhì)檔案信息為基礎(chǔ),需要投入大量人力資源進(jìn)行檔案信息的收集與整理,工作效率十分低下。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展,檔案信息生成數(shù)量也在成倍增加,與傳統(tǒng)檔案管理模式相比,信息化建設(shè)有助于快速完成海量檔案信息的有效整理和存儲(chǔ),分類更加清晰、簡(jiǎn)潔。與此同時(shí),檔案管理信息化建設(shè)只需較少的工作人員便能完成工作要求,在一定程度上降低了檔案管理工作的成本投入,因此具有十分凸顯的應(yīng)用價(jià)值。

        2.2提高檔案管理的服務(wù)價(jià)值。檔案信息管理部門是一個(gè)信息服務(wù)機(jī)構(gòu),不僅負(fù)責(zé)重要事件的記錄、收集和整理,同時(shí)還要為后續(xù)工作提供必要的借鑒與指導(dǎo)服務(wù),因此無論政府機(jī)構(gòu)還是企業(yè)單位都十分重視檔案管理工作?,F(xiàn)階段,在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的背景下,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息無法做到快速有效的搜索與應(yīng)用,影響了檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和效率。而檔案信息化則能夠通過關(guān)鍵信息搜索迅速查閱相關(guān)檔案內(nèi)容,因此檔案管理必須實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)才能更好地促進(jìn)服務(wù)價(jià)值的提升。

        三、當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與不足

        雖然信息化建設(shè)給檔案管理工作帶來巨大轉(zhuǎn)變,但受傳統(tǒng)管理模式的束縛及客觀條件的制約,我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)仍存在一定的問題和不足,限制了信息化檔案管理價(jià)值和作用的有效發(fā)揮。一方面,我國(guó)當(dāng)前檔案管理從業(yè)者仍停留于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式,管理理念有待轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新,并且限制了信息化建設(shè)所需的資金投入。另一方面,由于信息化檔案管理屬于一種全新的管理模式,相關(guān)管理制度體系構(gòu)建并未完善,特別是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全防護(hù)工作落實(shí)不到位,嚴(yán)重影響了檔案信息的保密性與安全性,這些都是檔案管理信息化建設(shè)亟待解決的問題。

        四、做好檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

        4.1加強(qiáng)檔案管理信息化制度建設(shè)。為進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理水平的發(fā)展提升,需要構(gòu)建一套科學(xué)完善的檔案信息化管理模式,由此指導(dǎo)各項(xiàng)管理工作的穩(wěn)定有序開展。首先,明確檔案管理信息化發(fā)展目標(biāo)和要求,并結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)制定一套相匹配的電子檔案管理規(guī)章制度,促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范化發(fā)展。其次,注重落實(shí)檔案管理責(zé)任制,并在此基礎(chǔ)上建立健全績(jī)效考核評(píng)價(jià)機(jī)制,加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的監(jiān)管力度,由此保障檔案信息化工作盡快落實(shí)。

        4.2加強(qiáng)檔案管理信息化資金投入。檔案管理信息化建設(shè)并非一蹴而就便能實(shí)現(xiàn),而是一個(gè)逐漸轉(zhuǎn)變的過程,這期間需要給予大量資金支持。一方面,要實(shí)現(xiàn)檔案信息化轉(zhuǎn)變需要計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的支撐,為此相關(guān)單位必須投入足夠資金采購(gòu)計(jì)算機(jī)及相關(guān)錄入設(shè)備,特別是管理技術(shù)平臺(tái)的維護(hù)與創(chuàng)新,為檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的硬件基礎(chǔ)。另一方面,檔案管理信息化建設(shè)還要加大人力資源投入,特別是現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)人才的應(yīng)用,全面推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作的高效開展。

        4.3加強(qiáng)檔案管理信息化隊(duì)伍構(gòu)建。管理人員作為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的媒介,加強(qiáng)檔案管理信息化隊(duì)伍的構(gòu)建具有十分重要的作用。首先,為滿足檔案信息化轉(zhuǎn)變的工作需求,對(duì)當(dāng)前能力不足的管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn),使其數(shù)量掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)及相關(guān)管理制度和方法,由此提高信息化檔案管理工作的質(zhì)量。其次,還要注重信息技術(shù)高端管理人才的引進(jìn),將先進(jìn)的管理理念和管理方法應(yīng)用到實(shí)際工作中,推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作的有效落實(shí)。

        4.4加強(qiáng)檔案管理信息化安全防護(hù)。在檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)變的同時(shí),還要重點(diǎn)關(guān)注檔案存儲(chǔ)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全,并采取積極有效的防護(hù)措施確保檔案信息不受攻擊與破壞。一方面,對(duì)電子檔案存儲(chǔ)平臺(tái)進(jìn)行有效的系統(tǒng)防護(hù),如防火墻設(shè)置及殺毒軟件等防護(hù)措施,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)非法竊取與攻擊行為的有效保護(hù),確保檔案資料安全穩(wěn)定。另一方面,還要構(gòu)建數(shù)據(jù)檔案安全管理制度,樹立管理人員保密意識(shí),通過設(shè)置檔案存儲(chǔ)平臺(tái)登錄權(quán)限提高信息化檔案管理的安全性。

        五、結(jié)論

        綜上所述,檔案管理信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的必然選擇,因此必須全面提高信息化檔案管理工作的質(zhì)量和水平。針對(duì)當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題與不足,必須采取積極有效措施盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)變,進(jìn)而在互聯(lián)網(wǎng)背景下發(fā)揮更高的信息服務(wù)價(jià)值。

        參考文獻(xiàn):

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        [4] 蘭洋.關(guān)于大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(10)

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