黃偉明

【摘要】檔案管理是事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容，在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，給檔案管理工作帶來了很多便利，但同時(shí)數(shù)據(jù)的安全性也成為關(guān)注的重點(diǎn)，若檔案內(nèi)容被泄漏將給單位的發(fā)展帶來很多不利的影響，本文主要對(duì)檔案管理的保密性進(jìn)行分析，以促進(jìn)我國(guó)檔案管理信息化更好地發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;保密性;原則

在檔案管理工作中引入信息技術(shù)能夠提高工作效率，減少傳統(tǒng)工作模式中的常見問題，因互聯(lián)網(wǎng)的特點(diǎn)是共享性和開放性，但在資源共享的同時(shí)還會(huì)對(duì)檔案的安全性造成威脅，因此加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的保密工作是非常重要的。

一、檔案管理保密的意義

檔案管理是事業(yè)單位的主要組成部分，在經(jīng)濟(jì)全球化不斷推進(jìn)的同時(shí)，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)力逐漸加大，對(duì)人才和科技的需求也就越來越大，只有引入信息技術(shù)才能夠提高自身市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，檔案管理涉及企業(yè)甚至國(guó)家機(jī)關(guān)的秘密，一旦泄露就會(huì)造成不利影響，因此保密工作對(duì)信息化檔案管理是非常重要的，單位只有在保證信息安全的基礎(chǔ)上才能對(duì)資源進(jìn)行開發(fā)。

二、提高檔案管理保密性的措施

（一）宣傳保密工作的重要性。首先要做的是提高管理人員對(duì)保密工作的重視，并了解計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的利弊，在工作過程中保證信息的真實(shí)性和完整性。同時(shí)還應(yīng)有較強(qiáng)的責(zé)任心，因檔案管理人員能夠直接接觸到信息內(nèi)容，加強(qiáng)他們對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的了解十分必要。對(duì)此相關(guān)單位應(yīng)提高培訓(xùn)力度，提高他們的專業(yè)技能和管理水平，并明確一旦出現(xiàn)原則問題自己需要承擔(dān)的法律責(zé)任。在日常工作中應(yīng)強(qiáng)化他們的保密意識(shí)，使其遵紀(jì)守法。

（二）健全相關(guān)機(jī)制。事業(yè)單位的管理機(jī)制是保證檔案管理工作正常進(jìn)行的關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)單位的實(shí)際情況制定健全的制度，包括查閱制度、管理制度等，使管理工作能夠有序進(jìn)展。在處理檔案時(shí)應(yīng)依照相關(guān)規(guī)定對(duì)其進(jìn)行銷毀，對(duì)檔案的歸納、收集、整理和查閱等環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格要求。此外，管理員應(yīng)定期對(duì)信息進(jìn)行檢查，若發(fā)現(xiàn)泄漏問題應(yīng)及時(shí)處理，并維護(hù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，部門領(lǐng)導(dǎo)也要加強(qiáng)監(jiān)督和管理的力度。在涉及檔案的傳真時(shí)，應(yīng)確保接收方的信息，和網(wǎng)絡(luò)情況的安全性，在檢查完畢后方可進(jìn)行傳輸，若出現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)制止并處理。管理人員每天都應(yīng)對(duì)沒有使用意義的信息進(jìn)行銷毀，從而保證信息不外漏。

（三）庫房管理工作。在建立庫房時(shí)應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定合理建立，需要將其單獨(dú)建立在一棟樓內(nèi)，但很多單位的條件不允許，將其設(shè)置在辦公樓內(nèi)，對(duì)于這種情況應(yīng)保證庫房的樓層，不應(yīng)設(shè)置在最底層，將辦公室等辦公地區(qū)與其隔離開來，并將庫房的門窗進(jìn)行加固，還應(yīng)有防火措施，以此來保證檔案庫房的安全性。

（四）加強(qiáng)監(jiān)管力度。檔案管理涉及單位內(nèi)部資料，甚至是國(guó)家機(jī)密，在人員需要查閱資料時(shí)，應(yīng)核實(shí)身份并查看審批公文，在查閱人觀看資料時(shí)管理人員應(yīng)對(duì)其行為進(jìn)行監(jiān)督，防止拍照和復(fù)制，而查閱者也應(yīng)提高自身素質(zhì)，保證不將資料內(nèi)容泄露出去。管理人員在監(jiān)管過程中，應(yīng)弄清查閱人查看資料的意圖，并根據(jù)實(shí)際情況分析他們的動(dòng)機(jī)，做到全面監(jiān)督，切不可濫用職權(quán)。對(duì)此管理人員應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：對(duì)查閱者宣傳相關(guān)制度和規(guī)定，并與其交流，明白他們查閱資料的動(dòng)機(jī);在查閱者查看資料時(shí)，不能讓他離開自己的視線，以免對(duì)資料進(jìn)行復(fù)制;對(duì)查閱者翻閱過的相關(guān)資料片進(jìn)行查看，若發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)登記，進(jìn)而保證檔案內(nèi)容的安全。

（五）完善責(zé)任追究制度。保密工作對(duì)檔案管理是非常重要的，若追究制度不完善會(huì)對(duì)單位造成不利影響，一旦工作人員破壞了保密原則而沒有受到相應(yīng)懲罰，就會(huì)給他們下次犯錯(cuò)的機(jī)會(huì)。因此單位應(yīng)對(duì)這種現(xiàn)象進(jìn)行嚴(yán)格的管理：首先，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的要求，使他們明白自己所在崗位應(yīng)負(fù)的責(zé)任，若因個(gè)人原因?qū)n案內(nèi)容破壞或丟失，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)厲的處置。其次，對(duì)查閱者的行為進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，在查閱資料過程中應(yīng)禁止抄錄、復(fù)制或拍照，在瀏覽完資料后不得將資料內(nèi)容泄出，且不允許對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行偽造或修改;最后，不允許任何人為了任何利益將檔案交還給其他人，更不能贈(zèng)送或賣出，保證檔案的安全性。

若工作人員出現(xiàn)違反原則的行為應(yīng)對(duì)其進(jìn)行相關(guān)處分，若泄漏了檔案內(nèi)容，且涉及到國(guó)家機(jī)密的，應(yīng)追究法律責(zé)任，在此期間檔案管理人員的責(zé)任是最大的，作為直接接觸檔案的工作人員，應(yīng)提高警惕，并時(shí)刻監(jiān)督查閱人的行為;不能濫用職權(quán)，因個(gè)人利益將單位信息泄露給其他人。

隨著信息化社會(huì)的快速發(fā)展，在檔案管理工作中引入信息技術(shù)能夠提高工作效率，但同時(shí)檔案內(nèi)容的安全性也成為事業(yè)單位需要關(guān)注的重點(diǎn)問題，檔案的保密工作是管理人員的首要職責(zé)，在工作中應(yīng)時(shí)刻注意查閱人的行為，并提高自身的職業(yè)道德，此外單位還應(yīng)建立健全追究制度，對(duì)破壞保密原則的工作人員進(jìn)行法律追究，從而保證檔案管理工作的順利進(jìn)展。

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