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        信息中心檔案管理保密性分析

        2019-08-01 01:32:21黃偉明
        辦公室業(yè)務 2019年4期
        關鍵詞:保密性原則檔案管理

        黃偉明

        【摘要】檔案管理是事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容,在信息化技術不斷發(fā)展的今天,給檔案管理工作帶來了很多便利,但同時數(shù)據(jù)的安全性也成為關注的重點,若檔案內(nèi)容被泄漏將給單位的發(fā)展帶來很多不利的影響,本文主要對檔案管理的保密性進行分析,以促進我國檔案管理信息化更好地發(fā)展。

        【關鍵詞】檔案管理;保密性;原則

        在檔案管理工作中引入信息技術能夠提高工作效率,減少傳統(tǒng)工作模式中的常見問題,因互聯(lián)網(wǎng)的特點是共享性和開放性,但在資源共享的同時還會對檔案的安全性造成威脅,因此加強對檔案管理信息化的保密工作是非常重要的。

        一、檔案管理保密的意義

        檔案管理是事業(yè)單位的主要組成部分,在經(jīng)濟全球化不斷推進的同時,企業(yè)之間的競爭力逐漸加大,對人才和科技的需求也就越來越大,只有引入信息技術才能夠提高自身市場競爭力,檔案管理涉及企業(yè)甚至國家機關的秘密,一旦泄露就會造成不利影響,因此保密工作對信息化檔案管理是非常重要的,單位只有在保證信息安全的基礎上才能對資源進行開發(fā)。

        二、提高檔案管理保密性的措施

        (一)宣傳保密工作的重要性。首先要做的是提高管理人員對保密工作的重視,并了解計算機網(wǎng)絡的利弊,在工作過程中保證信息的真實性和完整性。同時還應有較強的責任心,因檔案管理人員能夠直接接觸到信息內(nèi)容,加強他們對相關法律法規(guī)的了解十分必要。對此相關單位應提高培訓力度,提高他們的專業(yè)技能和管理水平,并明確一旦出現(xiàn)原則問題自己需要承擔的法律責任。在日常工作中應強化他們的保密意識,使其遵紀守法。

        (二)健全相關機制。事業(yè)單位的管理機制是保證檔案管理工作正常進行的關鍵,領導應根據(jù)單位的實際情況制定健全的制度,包括查閱制度、管理制度等,使管理工作能夠有序進展。在處理檔案時應依照相關規(guī)定對其進行銷毀,對檔案的歸納、收集、整理和查閱等環(huán)節(jié)都要嚴格要求。此外,管理員應定期對信息進行檢查,若發(fā)現(xiàn)泄漏問題應及時處理,并維護系統(tǒng)的正常運行,部門領導也要加強監(jiān)督和管理的力度。在涉及檔案的傳真時,應確保接收方的信息,和網(wǎng)絡情況的安全性,在檢查完畢后方可進行傳輸,若出現(xiàn)問題應及時制止并處理。管理人員每天都應對沒有使用意義的信息進行銷毀,從而保證信息不外漏。

        (三)庫房管理工作。在建立庫房時應根據(jù)相關規(guī)定合理建立,需要將其單獨建立在一棟樓內(nèi),但很多單位的條件不允許,將其設置在辦公樓內(nèi),對于這種情況應保證庫房的樓層,不應設置在最底層,將辦公室等辦公地區(qū)與其隔離開來,并將庫房的門窗進行加固,還應有防火措施,以此來保證檔案庫房的安全性。

        (四)加強監(jiān)管力度。檔案管理涉及單位內(nèi)部資料,甚至是國家機密,在人員需要查閱資料時,應核實身份并查看審批公文,在查閱人觀看資料時管理人員應對其行為進行監(jiān)督,防止拍照和復制,而查閱者也應提高自身素質(zhì),保證不將資料內(nèi)容泄露出去。管理人員在監(jiān)管過程中,應弄清查閱人查看資料的意圖,并根據(jù)實際情況分析他們的動機,做到全面監(jiān)督,切不可濫用職權。對此管理人員應做到以下幾點:對查閱者宣傳相關制度和規(guī)定,并與其交流,明白他們查閱資料的動機;在查閱者查看資料時,不能讓他離開自己的視線,以免對資料進行復制;對查閱者翻閱過的相關資料片進行查看,若發(fā)現(xiàn)問題應及時登記,進而保證檔案內(nèi)容的安全。

        (五)完善責任追究制度。保密工作對檔案管理是非常重要的,若追究制度不完善會對單位造成不利影響,一旦工作人員破壞了保密原則而沒有受到相應懲罰,就會給他們下次犯錯的機會。因此單位應對這種現(xiàn)象進行嚴格的管理:首先,應加強對管理人員的要求,使他們明白自己所在崗位應負的責任,若因個人原因將檔案內(nèi)容破壞或丟失,應對其進行嚴厲的處置。其次,對查閱者的行為進行嚴格的規(guī)范,在查閱資料過程中應禁止抄錄、復制或拍照,在瀏覽完資料后不得將資料內(nèi)容泄出,且不允許對文件內(nèi)容進行偽造或修改;最后,不允許任何人為了任何利益將檔案交還給其他人,更不能贈送或賣出,保證檔案的安全性。

        若工作人員出現(xiàn)違反原則的行為應對其進行相關處分,若泄漏了檔案內(nèi)容,且涉及到國家機密的,應追究法律責任,在此期間檔案管理人員的責任是最大的,作為直接接觸檔案的工作人員,應提高警惕,并時刻監(jiān)督查閱人的行為;不能濫用職權,因個人利益將單位信息泄露給其他人。

        隨著信息化社會的快速發(fā)展,在檔案管理工作中引入信息技術能夠提高工作效率,但同時檔案內(nèi)容的安全性也成為事業(yè)單位需要關注的重點問題,檔案的保密工作是管理人員的首要職責,在工作中應時刻注意查閱人的行為,并提高自身的職業(yè)道德,此外單位還應建立健全追究制度,對破壞保密原則的工作人員進行法律追究,從而保證檔案管理工作的順利進展。

        【參考文獻】

        [1]王若冰.人才交流服務中心檔案管理工作的幾點思考[J].科技資訊,2015,13(27):97-98.

        [2]楊勝兵.檔案在醫(yī)院文化建設中的作用及有效發(fā)揮研究[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2018,15(17):108-109.

        [3]李倩.事業(yè)單位人事檔案管理特點以及作用分析[J].辦公室業(yè)務,2018(13):150.

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