陳洪靜

摘要：大數(shù)據(jù)時代高校檔案館的安全保障體系需要從多個維度進行全面架構(gòu)。本文在分析高校檔案館面臨的基礎(chǔ)設(shè)施不完善、專業(yè)人才缺乏、安全制度缺失等安全隱患問題的基礎(chǔ)上，結(jié)合大數(shù)據(jù)時代高校檔案館安全管理的范疇和要求，提出從安全責任、安全制度、安全環(huán)境、安全運行、安全監(jiān)管和安全人才六個方面構(gòu)建高校檔案館的安全保障體系，為高校檔案館適應大數(shù)據(jù)時代的安全防護要求提供支撐。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)高校檔案館檔案安全體系

大數(shù)據(jù)時代，高校檔案館向數(shù)字化、智慧化邁進，面臨諸多安全管理方面的風險，不僅包括網(wǎng)絡(luò)安全風險、數(shù)據(jù)安全風險，更涵蓋檔案館建設(shè)各個方面，包括基礎(chǔ)設(shè)施安全、計算與分析安全、平臺安全等。依賴于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案信息資源開發(fā)可挖掘出數(shù)據(jù)中的隱藏信息，使傳統(tǒng)可利用的安全信息面臨著泄密、盜取的風險，而利用過程中產(chǎn)生的大量用戶數(shù)據(jù)如果未得到安全管理和保護，也存在個人隱私被竊風險，這一系列安全問題都急需一套行之有效的安全防護體系來支撐高校檔案館的運行和發(fā)展。

一、高校檔案館安全現(xiàn)狀與問題分析

為適應大數(shù)據(jù)時代的建設(shè)和發(fā)展，高校檔案館紛紛開展信息化建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)，但在安全問題上除了傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的安防、消防等問題外，在保障數(shù)字檔案館運行安全方面依然存在諸多風險和隱患。

（一）硬件設(shè)施不到位

目前國內(nèi)高校全力推進高水平大學的建設(shè)，如新建（擴建）校舍、增添高精尖設(shè)備，但在高校檔案館建設(shè)方面卻普遍存在館舍建設(shè)難、功能用房少、規(guī)劃設(shè)計弱及空間利用不合理等狀況。檔案館建筑是否設(shè)計合理、安防消防措施是否落實到位，均會嚴重影響檔案實體安全。

大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設(shè)是當前高校檔案工作的重點，網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、運行安全、數(shù)據(jù)安全則是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，一些高校檔案部門未能及時將檔案信息化建設(shè)納入到學校信息化發(fā)展、智慧校園的總體規(guī)劃中，所需的硬件基礎(chǔ)設(shè)施如數(shù)據(jù)中心機房及相關(guān)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施等難以部署到位。

（二）信息管理制度和標準實施難

大數(shù)據(jù)時代海量的檔案信息資源的管理無論是歸檔、保管還是利用，任何一個環(huán)節(jié)均有可能出現(xiàn)病毒入侵、數(shù)據(jù)丟失或泄露等風險，面臨新的安全管理境遇。《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)評價方法》等諸多標準、制度和辦法已陸續(xù)出臺，所涉及的系統(tǒng)建設(shè)、身份認證、智能檢索、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等新技術(shù)，其標準、規(guī)范和要求均大大超出傳統(tǒng)檔案工作范疇，有些必須跨行業(yè)、跨部門合作才能完成，高校檔案部門相對邊緣的現(xiàn)狀使這些制度和標準的實施難度加大。

（三）信息技術(shù)專業(yè)人才缺乏，檔案工作人員知識更新慢

大數(shù)據(jù)時代的高校檔案館管理機制、工作方法、技術(shù)手段均已全面革新，檔案工作者如思想觀念不轉(zhuǎn)變，技術(shù)能力不提升，現(xiàn)代檔案安全管理亦無從談起。專業(yè)人才的投入是眾多高校檔案館建設(shè)的瓶頸：一是信息技術(shù)專業(yè)人才緊缺，檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應用、電子文件歸檔平臺的建設(shè)、數(shù)據(jù)中心機房的建設(shè)及安全維護等一系列核心工作，均需要既熟悉高校檔案管理特點、流程，又能全面深入了解數(shù)字檔案館建設(shè)各項需求的專業(yè)技術(shù)人才。高校人才引進偏重于教學科研一線崗位，加之社會各界對檔案工作的傳統(tǒng)偏見，較難吸引相關(guān)專業(yè)人才。二是檔案館工作人員的知識更新慢，對于新事物、新形勢缺乏敏銳觀察，極易導致檔案館運行管理中各環(huán)節(jié)的安全問題。

二、大數(shù)據(jù)時代高校檔案館安全保障的范疇和要求

大數(shù)據(jù)時代高校檔案館安全保障，除了傳統(tǒng)的檔案管理的“八防”安全政策、檔案庫房安全管理（包括庫房建筑設(shè)計、安全設(shè)施設(shè)備、消防安全管理等）、檔案數(shù)字化外包項目安全管理、檔案利用服務安全管理、檔案實體全過程安全管理問題，還應當包括檔案信息安全保障體系、檔案數(shù)據(jù)庫安全管理、檔案網(wǎng)站安全管理、檔案信息資源安全管理、電子文件歸檔與電子檔案信息長期保存管理[1]，其中最突出的問題則體現(xiàn)在檔案實體安全、檔案信息系統(tǒng)安全和檔案人員安全三大方面。

（一）檔案實體安全

檔案實體安全一直是檔案工作的重點。信息技術(shù)的更新?lián)Q代使得高校檔案不僅有文書檔案、聲像檔案、實物檔案等傳統(tǒng)檔案載體，還包括電子檔案冷備份所需的磁盤、光盤等存儲介質(zhì)，所以檔案實體安全需考慮的因素包括：一是館庫的安全，即是否充分考慮各種載體尤其是特殊載體檔案的保管要求，建設(shè)符合檔案保管要求的標準庫房，采用合適的檔案裝具等；二是保管環(huán)境的安全，即如何有效防止各種介質(zhì)檔案的破損、褪色、霉變，磁盤光盤能否持續(xù)可讀；三是檔案利用安全，即如何采取有效措施避免因利用率高人工反復翻閱或多次復印的檔案利用行為對檔案原件造成的傷害，以及如何避免一些不得不借出原件的檔案存在弄臟、損壞甚至丟失的風險。

（二）檔案信息系統(tǒng)安全

大數(shù)據(jù)時代成熟的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)給高校檔案工作帶來新的變革，現(xiàn)代檔案管理離不開完善的檔案信息系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)安全包括檔案信息管理系統(tǒng)、檔案信息服務系統(tǒng)和檔案辦公系統(tǒng)等三類信息管理系統(tǒng)的安全。系統(tǒng)建設(shè)過程中應考慮：一是物理環(huán)境安全，即具備保管數(shù)字化信息和電子檔案的存儲條件，有足夠的安全空間和環(huán)境進行檔案數(shù)字化、避免數(shù)字化過程中檔案受損，數(shù)字化設(shè)備是否安全使用、數(shù)據(jù)中心機房建設(shè)是否符合國家相關(guān)標準等；二是軟件環(huán)境安全，即檔案管理系統(tǒng)和電子文件歸檔平臺能否安全、有效運行，如何保障數(shù)據(jù)信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸和利用過程中的安全，是否有效保障非公開信息和個人隱私信息能夠合法、安全使用等。

（三）人員安全

大數(shù)據(jù)時代檔案館人員安全范疇涉及以下三類：第一類是檔案館各業(yè)務工作管理人員。在信息系統(tǒng)操作過程中，檔案管理人員任意一次不起眼的違規(guī)操作或忽略，均可能引發(fā)信息泄露、損害甚至丟失的風險，同時也要考慮各類檔案載體給檔案工作人員帶來的潛在傷害，如整理檔案時可能產(chǎn)生的塵螨，庫房環(huán)境是否符合環(huán)保要求，是否符合相關(guān)的防護標準和要求等。第二類是建設(shè)檔案信息系統(tǒng)外包項目技術(shù)人員。項目參與人員能接觸到檔案部門最核心的數(shù)據(jù)，故如何加強對這類人員的管理，杜絕檔案泄露風險務必考慮在內(nèi)。第三類是檔案服務利用對象。高校檔案館一方面要考慮引導服務對象在合規(guī)合法的范疇內(nèi)線上線下利用檔案，另一方面針對來館人流量、人員的多樣性和復雜性，既要保證工作人員的安全，又要保證來館查檔人員的安全。

三、高校檔案館安全保障體系的構(gòu)建

為適應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，高校檔案館的安全保障體系須從安全責任、安全制度、安全環(huán)境、安全運行、安全監(jiān)管和安全人才六個方面構(gòu)建，以在保證檔案館人、財、物安全的前提下可靠運行和高效服務。

（一）檔案安全責任體系

確保檔案安全是所有檔案工作人員義不容辭、不可推卸的責任。[2]大數(shù)據(jù)時代高校檔案館所面臨的管理安全、信息安全不僅責任重大，要求也更為復雜和嚴格，需構(gòu)筑行之有效的安全責任體系。如制定崗位安全責任制，劃分責任區(qū)域，落實到人；設(shè)置各工作環(huán)節(jié)中的人員職責及權(quán)限，保障檔案訪問與利用安全，確保人員更換時及時調(diào)整；建造思想防線，定期對檔案管理人員進行培訓，學法守法，加強安全意識、風險意識教育，嚴防私自篡改檔案、編造檔案、擅自使用未開放檔案等亂象，杜絕“無知犯法”的情況發(fā)生；加強對檔案數(shù)字化外包服務人員的管理，與相關(guān)責任人簽訂保密協(xié)議，將可能發(fā)生的風險提前做好預案等，使檔案和檔案人員始終處在一個安全、舒適、和諧、可靠的體系中。

（二）檔案安全制度體系

安全制度體系建設(shè)是檔案安全的基礎(chǔ)工作，包括三個層面：一是組織保障體系，在學校層面設(shè)立由主管校領(lǐng)導為負責人的學校檔案安全管理機構(gòu)，辦公室設(shè)于檔案館，成員由檔案館和各歸檔單位負責人組成，相關(guān)的安全各項規(guī)章制度由各歸檔單位落實到位，在檔案館內(nèi)部成立由館負責人為組長的安全小組，建立全校檔案安全三級管理網(wǎng)絡(luò)；二是安全管理制度體系，包括檔案館安防消防管理、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)管理、檔案信息系統(tǒng)運維管理、檔案服務利用系統(tǒng)管理等業(yè)務系統(tǒng)，制度規(guī)范的對象須涵蓋檔案形成者、檔案保管者和檔案利用者；三是安全標準制度體系，檔案信息安全標準是實現(xiàn)檔案安全管理的重要依據(jù)，完善的檔案安全管理標準體系是由各種檔案信息安全基礎(chǔ)標準、技術(shù)標準和管理標準構(gòu)成的一個相互聯(lián)系、相互制約的整體。[3]我們要充分發(fā)揮標準和規(guī)范對高校檔案工作的技術(shù)支撐和基礎(chǔ)保障作用，推進檔案工作法制化、科學化、規(guī)范化。

（三）檔案安全環(huán)境保障體系

檔案安全環(huán)境保障體系包括檔案實體的保管環(huán)境和檔案信息的保障環(huán)境，兩者互為補充。在檔案館建設(shè)規(guī)劃中，注意選址安全，嚴格按照相關(guān)建筑設(shè)計標準進行，采用合乎要求的檔案裝具；做好防盜報警系統(tǒng)、防雷裝置等方面的建設(shè)，實現(xiàn)檔案實體保管智能化；建設(shè)虛擬庫房，實現(xiàn)立體、三維的檔案庫房管理；將檔案庫房的進出臺賬、溫濕度等數(shù)據(jù)完整地接入檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)在線、實時、智能的檔案安全管理防護體系。在檔案信息的安全環(huán)境保障方面，高校檔案館須建立符合標準的數(shù)據(jù)中心機房，采用內(nèi)外網(wǎng)嚴格物理隔離，合理劃分內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)段，控制各類用戶對檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)的訪問[4]，對數(shù)據(jù)獲取形式和獲取方式進行數(shù)據(jù)技術(shù)管理和監(jiān)督，定期進行異地異質(zhì)備份；充分利用智慧校園建設(shè)，建設(shè)內(nèi)外網(wǎng)安全防護體系，將檔案館信息安全納入學校信息化安全整體建設(shè)規(guī)劃；對檔案管理系統(tǒng)及時進行升級換代，并做好新舊檔案管理系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的遷移工作，確保不遺漏歷史檔案數(shù)據(jù)。

（四）檔案安全運行保障體系

大數(shù)據(jù)時代高校檔案館的正常運行依賴于穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)，創(chuàng)建安全、穩(wěn)定、和諧的運行環(huán)境，一是通過配備優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)備提供穩(wěn)定的運行條件，加強管理和維護，實現(xiàn)全方位、無故障運行；二是保證系統(tǒng)的無漏洞運行，綜合防范各種系統(tǒng)安全漏洞，及時升級檔案管理系統(tǒng)，增加安全補??；三是做好檔案信息管理系統(tǒng)監(jiān)控裝備的維護、監(jiān)控制度的制定及相關(guān)預警工作，積極防范各種未經(jīng)允許訪問、非法訪問等行為，并及時發(fā)出預警信號，定期對檔案系統(tǒng)運行情況和各項設(shè)置進行檢查，定期對系統(tǒng)用戶進行清理、身份驗證、權(quán)限檢查等安全篩查，提高檔案信息管理系統(tǒng)安全運行效率和穩(wěn)定性；四是做好系統(tǒng)審計工作，部署運維堡壘機，通過對主機、服務器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)備訪問的控制和操作審計，有效控制網(wǎng)絡(luò)內(nèi)可能發(fā)生的違規(guī)行為，提高網(wǎng)絡(luò)運行的安全性。

（五）檔案安全監(jiān)管體系

制度的生命力在于執(zhí)行，強化責任落實，實行問責追責制度，推行檔案安全風險分級管控，對風險進行分類排查整治，做好應急預案處理。大數(shù)據(jù)時代的網(wǎng)絡(luò)安全尤其是重點，須采用全方位的監(jiān)督體系：一是技術(shù)監(jiān)督，定期進行系統(tǒng)運行分析檢查、操作密碼及口令的更換、分析攻擊行為等；檢查網(wǎng)絡(luò)狀況、數(shù)據(jù)庫安全、病毒防殺；對各項操作跟蹤記錄、定期分析檢查等，通過對這些信息的統(tǒng)計、分析，總結(jié)經(jīng)驗，找出規(guī)律，對電子檔案維護管理起參考作用。二是人員監(jiān)督，加強密碼口令的安全管理、進行全方位的視頻監(jiān)控及執(zhí)行工作留痕制度，杜絕出現(xiàn)“內(nèi)鬼”，避免“人情”查檔等違規(guī)操作情況。三是實行“三員”制度，建立多層面安全保障和監(jiān)督體系，即系統(tǒng)管理員、安全管理員和安全審計員，三者各司其職，互為監(jiān)督，為檔案資源的安全存儲、管理提供保障。

（六）檔案安全人才建設(shè)

各種技術(shù)保障措施可以為存儲設(shè)備、系統(tǒng)服務、應用程序等軟硬件系統(tǒng)建立“硬件”防護體系，但真正讓它們發(fā)揮作用，還需要人在其中與之協(xié)同工作[5]。建立一支富含專業(yè)技術(shù)人員的隊伍乃當務之急：一是適應大數(shù)據(jù)背景下現(xiàn)代高校檔案館的建設(shè)，需要把握數(shù)字檔案館發(fā)展方向、建設(shè)目標的高校檔案館負責人，能確把握數(shù)字檔案館的設(shè)計方案并使之有效實施、科學運行、安全管理的項目決策者；二是需要熟悉計算機網(wǎng)絡(luò)信息工程技術(shù)的人員。了解數(shù)字檔案館的建設(shè)架構(gòu)，把網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全落實到每一個流程環(huán)節(jié)；三是需要能熟練操作檔案信息采集、存儲、傳輸、利用、統(tǒng)計等的專業(yè)技術(shù)人員。此外，高校檔案館還應創(chuàng)造條件加強對現(xiàn)職專業(yè)人員進行計算機知識與技術(shù)、信息開發(fā)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等內(nèi)容的培訓，邀請有關(guān)專家前來講學，組織人員外出參觀學習，督促檔案工作人員及時更新知識；與互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)及軟件開發(fā)等企業(yè)合作，共同開展檔案管理新技術(shù)、新方法的科研創(chuàng)新，既緩解相關(guān)人才緊缺狀況，又可成果共享，實現(xiàn)雙贏。

*本文系廣東省檔案局科研項目“大數(shù)據(jù)時代高校檔案安全管理研究”（項目編號：YDK-183-2018）、深圳大學人文社會科學基金資助項目“高校檔案開放性管理研究”（項目編號：11QNCG39）的研究成果之一。

參考文獻：

[1]周耀林，趙躍.檔案安全體系理論框架的構(gòu)建研究[J].檔案學研究，2016（4）：107-112.

[2]李明華.在全國檔案安全工作會議上的講話[J].中國檔案，2017（7）：14-21.

[3]宗文萍.檔案信息安全保障體系建設(shè)研究[J].檔案學通訊，2006（1）：51-54.

[4]薛四新，黃萃，孫宇華.檔案館信息安全管理的策略和方案[J].檔案管理，2004（5）：33-34.

[5]陳永生，薛四新.數(shù)字化檔案信息的安全保障體系研究[J].檔案學通訊，2005（4）：51-54.

作者單位：深圳大學檔案館