延邊朝鮮族自治州住房公積金管理中心 吉林 延吉 133001

引言

在大數(shù)據(jù)日新月異發(fā)展的時(shí)代背景下,優(yōu)化檔案管理工作,提高信息共享能力,創(chuàng)建信息化檔案管理成為社會(huì)發(fā)展的必然需求。信息化檔案管理,是利用先進(jìn)信息技術(shù),高效開展信息的采集、分類、編碼排序、整合與利用等相關(guān)工作,實(shí)現(xiàn)檔案信息管理走向流程簡明化、信息高效化。

一、檔案管理存在的問題

第一,管理人員專業(yè)技能不達(dá)標(biāo)。大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)迅速發(fā)展的背景下,信息化逐步發(fā)展到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中。其中檔案管理工作引進(jìn)信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)處理技術(shù),但是負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)單位,缺少對(duì)工作人員開展相關(guān)技術(shù)培訓(xùn),導(dǎo)致管理人員不具備信息化應(yīng)用能力,欠缺大數(shù)據(jù)處理技能,造成檔案管理工作效率低下的問題。

第二,管理制度不完善。由于檔案管理工作缺少明確的管理制度,導(dǎo)致在檔案管理工作中出現(xiàn)權(quán)責(zé)不明確、工作內(nèi)容分配混亂的問題。檔案管理制度的內(nèi)容系統(tǒng)性、管理科學(xué)性、制度合理性,是影響檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。如果檔案管理制度不明確、管理不到位,容易引起相關(guān)不利因素,甚至威脅保密文檔的保存。

第三,計(jì)算機(jī)技術(shù)不成熟。部分檔案管理單位引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù),但是沒有定期對(duì)技術(shù)進(jìn)行維護(hù)與更新,導(dǎo)致檔案管理技術(shù)落后,無法與時(shí)俱進(jìn),造成檔案信息的時(shí)效性不能充分發(fā)揮的問題。對(duì)于不法行為缺少有效的信息保護(hù)措施,造成檔案資源遭受病毒入侵,導(dǎo)致檔案信息丟失,甚至造成經(jīng)濟(jì)損失。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下優(yōu)化檔案管理的創(chuàng)新措施

(一)提升檔案管理人員的專業(yè)技能。檔案管理相關(guān)單位認(rèn)為：檔案管理工作是整理文件類簡單工作,導(dǎo)致忽視對(duì)檔案管理人員的知識(shí)培訓(xùn),是檔案管理工作弱化的主要原因。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)技能知識(shí)學(xué)習(xí),來提高檔案管理人員的專業(yè)技能。通過增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能與計(jì)算機(jī)使用能力,來提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量,為人們搭建一個(gè)高效、準(zhǔn)確的檔案信息平臺(tái),促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展[1]。

(二)完善檔案管理制度。制定完善的檔案管理制度,來提高檔案管理工作效率；落實(shí)檔案管理工作權(quán)責(zé)分配,促進(jìn)檔案管理工作有效完成。比如,對(duì)于檔案信息工作,建立相關(guān)部門：檔案信息采集部、信息資源分類部、檔案編碼排序部、信息整合技術(shù)部、信息化共享部。將檔案工作細(xì)分到具體部門,實(shí)現(xiàn)有效的檔案管理權(quán)責(zé)制度,落實(shí)檔案管理責(zé)任制。依據(jù)不同部門工作需求制定管理內(nèi)容,規(guī)范檔案管理工作操作流程,認(rèn)真對(duì)待檔案信息的細(xì)節(jié)工作,來促進(jìn)檔案信息化管理發(fā)展。如果出現(xiàn)權(quán)責(zé)混亂問題,管理部門人員召開會(huì)議,重新制定內(nèi)容明確、職責(zé)清晰的管理細(xì)則,充分落實(shí)檔案管理工作的有序運(yùn)行。

(三)引進(jìn)先進(jìn)信息化技術(shù)。充分重視檔案管理設(shè)備的更新與維護(hù),有效防止不法分子對(duì)檔案信息的入侵行為,保障檔案信息安全,推動(dòng)信息化檔案管理發(fā)展。將信息管理技術(shù)檢測、檔案信息技術(shù)維護(hù)與更新工作分配到信息化共享部。招收專業(yè)的編程人員與技術(shù)維護(hù)人員,保障檔案信息的有效交互與共享功能；與業(yè)內(nèi)成績較好、發(fā)展較為穩(wěn)定的軟件公司保持長久的合作關(guān)系,促進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)定運(yùn)行；利用軟件公司提供的先進(jìn)技術(shù),充分發(fā)揮信息資源的共享功能；通過軟件公司提供的安全技術(shù),有效防止黑客入侵檔案資源系統(tǒng),減少病毒入侵,保障信息資源安全；讓內(nèi)部技術(shù)人員日常檢測與維護(hù)檔案信息相關(guān)系統(tǒng),來維護(hù)檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行[2]。

(四)構(gòu)建信息共享平臺(tái)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,檔案信息資源具有種類多、數(shù)量大的特點(diǎn)。為了促進(jìn)人們有效利用信息資源,實(shí)現(xiàn)高效的信息資源共享目標(biāo),構(gòu)建大數(shù)據(jù)信息資源共享平臺(tái)。優(yōu)化檢索功能,提高人們搜索檔案資源的效率；對(duì)敏感詞匯的優(yōu)化處理,實(shí)現(xiàn)檢索功能價(jià)值。比如,搜索“籃球”詞匯,呈現(xiàn)相關(guān)的檔案資源。檔案信息資源按關(guān)注度、點(diǎn)擊量、以此由高到低進(jìn)行排序；對(duì)于相關(guān)資源進(jìn)行有效分類,“籃球賽事類(32篇)”,“籃球教育類(50篇)”等,便于人們迅速獲取想要的信息資源；對(duì)于檔案信息資源的具體分類,依據(jù)關(guān)注度、點(diǎn)擊量、發(fā)表時(shí)間,依次由高到低排序。從信息檢索功能為切入點(diǎn),構(gòu)建具有高效實(shí)時(shí)性的檔案資源檢索系統(tǒng)。加強(qiáng)信息資源共享平臺(tái)的建設(shè)與維護(hù),推動(dòng)檔案管理工作高效發(fā)展。

(五)智能化檔案服務(wù)。檔案信息資源共享平臺(tái)中利用的檢索功能,讓檔案管理工作面向人群、社會(huì),提供信息化的智能服務(wù)。此外,除了檢索功能,還有相關(guān)信息化智能服務(wù)體現(xiàn),例如,圖書館自助借還書系統(tǒng),自助查書系統(tǒng),互聯(lián)網(wǎng)信息資源推送,銀行、社保局等自助打印詳單系統(tǒng)等。依據(jù)人們對(duì)檔案信息的不同需求,逐步將信息化智能服務(wù)推廣,實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理服務(wù)工作,提升檔案信息資源的利用率,滿足人們對(duì)檔案信息的不同需求,有效推動(dòng)社會(huì)發(fā)展。

結(jié)論

綜上所述,在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,努力創(chuàng)新發(fā)展檔案信息管理,實(shí)現(xiàn)高效信息交互與共享功能,為各行業(yè)提供具有信息準(zhǔn)確性、傳輸高效性的檔案資源,來提高各行業(yè)的工作效率與質(zhì)量。努力發(fā)展檔案信息管理技術(shù),調(diào)整檔案管理相關(guān)制度,來充分發(fā)揮檔案信息的資源價(jià)值,使之更高效地服務(wù)于社會(huì)。