楊文姣

白山市臨江電視轉(zhuǎn)播臺(tái) 吉林 白山 134600

1 嚴(yán)格規(guī)范檔案管理內(nèi)容及流程

對(duì)于目前全新的發(fā)展形勢(shì),事業(yè)單位應(yīng)該主動(dòng)實(shí)施檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理,全面思考現(xiàn)代化社會(huì)及自身的發(fā)展?fàn)顩r,對(duì)文書(shū)檔案管理的具體流程進(jìn)行科學(xué)化的調(diào)整,降低檔案管理事故的發(fā)生概率。對(duì)于文書(shū)檔案管理人員而言,在日常的工作過(guò)程中,需熟悉掌握文書(shū)收集、管理、存儲(chǔ)等的具體操作流程,快速提取關(guān)鍵信息,進(jìn)行文書(shū)檔案的及時(shí)歸納與整理,確保分類(lèi)工作的有序進(jìn)行。為確保文書(shū)檔案使用價(jià)值的充分體現(xiàn),管理人員需對(duì)不同內(nèi)容及類(lèi)型的資料進(jìn)行有效的區(qū)分,選擇關(guān)鍵的事件及科研項(xiàng)目進(jìn)行分析探究,確保事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員可及時(shí)獲取有價(jià)值的信息。對(duì)于長(zhǎng)期儲(chǔ)存且不具使用價(jià)值的文獻(xiàn)檔案,依照相關(guān)的操作流程進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。

2 認(rèn)真做好資料整理

1)提高編制質(zhì)量。資料整理按照齊全完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、系統(tǒng)配套、整潔規(guī)范的原則,文件資料、圖紙全部收齊,各項(xiàng)簽字蓋章齊全,具備法律效力;真實(shí)記述和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目客觀實(shí)際,各項(xiàng)技術(shù)數(shù)據(jù)詳實(shí)可靠;項(xiàng)目?jī)?nèi)各專業(yè)內(nèi)容,每個(gè)單位工程內(nèi)文件資料的各項(xiàng)內(nèi)容連續(xù)完整;裝訂整齊、美觀,卷內(nèi)目錄內(nèi)容清楚。2)掌握組卷方法。首先,把握基本原則。組卷過(guò)程中,要遵循文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,合理組成保管單位。3)合理排列裝訂。主要是指文字資料的整理工作。一是對(duì)文字資料進(jìn)行排序。按照檔案部門(mén)的有關(guān)規(guī)定,將收集好的資料排序,便于查找利用。二是對(duì)文字資料進(jìn)行裝訂?？刂瀑Y料裝訂的厚度,因?yàn)榭萍紮n案盒厚度為25、30、40和50毫米4種,所以裝訂厚度要控制在15至25毫米之間;裝訂的方向規(guī)定為向上或向左,方便查閱;在資料的左側(cè)打4個(gè)眼,用棉線裝訂。更有利于延長(zhǎng)資料的使用壽命。

3 查漏補(bǔ)缺檔案資料

在檔案的錄入工作中,檔案資料的好壞直接關(guān)系到檔案資料的有效和齊全與否。每一次檔案的整理與歸檔都需要專業(yè)人事進(jìn)行審批。每一次檔案資料的收集都需要與相關(guān)單位進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。對(duì)于各個(gè)事業(yè)單位以及各個(gè)項(xiàng)目的審視工作一定要做到位。特別是對(duì)于專業(yè)資料的審核和把關(guān)要予以重視,進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。為了方便后期檔案的查詢和調(diào)用,可以將過(guò)去的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化錄入,加強(qiáng)文件的收集與整理力度,盡可能不斷完善檔案。

4 做好電子文件的整理歸檔

在檔案的年度整理歸檔工作當(dāng)中,電子文件的整理歸檔也是其中重要的組成部分,相關(guān)人員需要按照“一文一件”的處理原則進(jìn)行整理歸檔,并且按照電子文件的保管期限、年度等進(jìn)行分別處理,將正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件等歸為一件文件,如果請(qǐng)示、批復(fù)以及報(bào)告等電子文件較為松散,相關(guān)人員可以選擇電子管理系統(tǒng)進(jìn)行檢索匹配分析。相關(guān)人員可以將電子文件的主要信息錄入電子管理系統(tǒng),并且可以利用協(xié)同系統(tǒng)直接進(jìn)行信息導(dǎo)入,而對(duì)于電子文件的分類(lèi)、保管期限等,可以在后續(xù)進(jìn)行整理的時(shí)候進(jìn)行修改或者補(bǔ)錄等。針對(duì)電子文件的編號(hào),相關(guān)人員可以選擇電子文件的處理系統(tǒng),按照設(shè)定的規(guī)則進(jìn)行自動(dòng)生成處理,針對(duì)不同時(shí)間段的電子文件,相關(guān)人員可以將其內(nèi)部數(shù)據(jù)進(jìn)行打包處理,用刻錄光盤(pán)的形式進(jìn)行保管,這樣可以確保電子文件整理歸檔的質(zhì)量,延長(zhǎng)其保管期限等。

5 檔案資料編號(hào)

對(duì)檔案資料編號(hào)是檔案管理的起點(diǎn)和基礎(chǔ),其作用是使分類(lèi)或排列更加明顯。通過(guò)對(duì)檔案資料的編號(hào),便可以很輕松的知道檔案資料所處的位置,為今后的檔案管理以及資料的利用提供便利。檔案管理歸檔編號(hào)依據(jù)可以是分類(lèi)方案也可以是排列順序,通常情況下要在資料首頁(yè)上加上相應(yīng)的編碼。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)目。

6 開(kāi)展信息化管理

當(dāng)前社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化發(fā)展階段,對(duì)于檔案年度整理歸檔,相關(guān)人員也可以多選擇一些信息化操作手段進(jìn)行處理,比如建立信息平臺(tái)等,將檔案的相關(guān)信息輸入信息平臺(tái)。這樣一來(lái),就可以在信息平臺(tái)中查找到檔案的具體信息,免去人工查閱的不便,既可以保證檔案整理歸檔工作向著信息化方向邁進(jìn),也能有效提高檔案整理歸檔的自身效率。

7 檔案管理裝盒裝盒

第一,裝盒原則。對(duì)檔案資料的裝盒應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)文件資料的編碼順序裝入檔案盒,并且要和檔案資料歸檔文件目錄所標(biāo)注的排列順序一致,從而確保按照目錄中的文件條目能夠準(zhǔn)確無(wú)誤的找到檔案資料實(shí)體。檔案資料用完要及時(shí)的放回,并且還應(yīng)按照資料的號(hào)碼順序,因?yàn)橘Y料回放不按順序來(lái),會(huì)給下次尋找?guī)?lái)不便,甚至從此再也找不到。第二,檔案盒最好使用無(wú)酸紙制作,或者向我國(guó)檔案管理部門(mén)直接訂購(gòu),從而保證所保存檔案資料的安全存檔。第三,檔案盒標(biāo)注。通常情況下,在檔案盒脊或底部填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、檔案盒號(hào)等必備項(xiàng)。尤其是首份和最后一份號(hào)碼要用“/”隔開(kāi)。第四,備考表。該表格必須等所有檔案資料歸檔之后的檔案盒中,從而對(duì)檔案資料歸檔文件進(jìn)行簡(jiǎn)單的注釋或說(shuō)明。說(shuō)明的內(nèi)容有：情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。

8 進(jìn)行專業(yè)化人才培養(yǎng)

在檔案管理中,專業(yè)化人才培養(yǎng)一定要到位。檔案的錄入不同于其他檔案的錄入。檔案需要一定的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。只有這樣才能夠更好地做好歸檔工作,才能夠更規(guī)范地開(kāi)展檔案管理工作。另外,專業(yè)的人才善于將各種格式的圖紙轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N格式的圖紙進(jìn)行存儲(chǔ)和備注,這樣能夠有效地提高事業(yè)單位檔案的錄入效率。如果僅僅依靠傳統(tǒng)的文秘進(jìn)行管理是難以實(shí)現(xiàn)的。

結(jié)語(yǔ)

檔案資料整理歸檔是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ),科學(xué)、合理的整理歸檔是提高檔案管理質(zhì)量和效率的有利保障。在日常的檔案資料整理歸檔過(guò)程中要從主觀上重視起來(lái),并且采用先進(jìn)的管理方法和技巧,從而保證檔案資料整理歸檔作用的充分發(fā)揮。