董潔 青島市市北區(qū)人力資源和社會(huì)保障服務(wù)中心

人事檔案一般是指記錄并保存?zhèn)€人的總體情況，其中也涉及流動(dòng)人員這部分人員的人事檔案。個(gè)人人事檔案密切關(guān)系著個(gè)人在社會(huì)中的生活，伴隨中國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，相應(yīng)的社會(huì)結(jié)構(gòu)也劇烈變化著，同時(shí)也加快了我國(guó)人才的流動(dòng)。這給人事檔案管理工作也帶來(lái)了一定的困難，由此便很有必要著重管理這部分人員的人事檔案。

一、流動(dòng)人員人事檔案目前的現(xiàn)狀問(wèn)題

（一）管理人員素質(zhì)偏低

一般由人才服務(wù)機(jī)構(gòu)如人社局等來(lái)負(fù)責(zé)管理流動(dòng)人員的一切人事檔案，但有些人才交流中心，鑒于人員與任務(wù)不匹配等問(wèn)題，而導(dǎo)致檔案管理力不從心。很多檔案管理人員為兼職人員，基本上并不熟悉檔案知識(shí)，也忽略了信息化管理，依然沿用手工操作。機(jī)構(gòu)的檔案人員也缺乏足夠的配備，在職人員也大多應(yīng)付了事。管理人員偏低的素質(zhì)，嚴(yán)重影響了管理工作的順利實(shí)施。

（二）缺乏人事檔案意識(shí)，尚未認(rèn)識(shí)到人事檔案的真正價(jià)值

很多流動(dòng)人員尤其是大中專目前的畢業(yè)生，往往不夠了解人事制度以及人事檔案。一經(jīng)畢業(yè)，往往在一些私企或者公司從事工作，誤以為“人事檔案無(wú)足輕重”，只要可以調(diào)動(dòng)、調(diào)資、管理、考核人事等即可。

（三）保管檔案的設(shè)備不夠先進(jìn)

現(xiàn)階段，大多數(shù)流動(dòng)人員檔案庫(kù)缺乏先進(jìn)的硬件建設(shè)條件，也不存在專業(yè)的檔案保持庫(kù)房，往往與科室人員一起湊合；也缺乏專門(mén)的檔案存放柜子；連必要的溫度計(jì)、去濕計(jì)以及防火、防潮、防盜等設(shè)施也嚴(yán)重缺失?；旧峡梢哉f(shuō)流動(dòng)人員檔案管理只是一種口號(hào)，檔案室設(shè)施與上級(jí)的配備要求嚴(yán)重不符，致使檔案管理風(fēng)險(xiǎn)極大。

（四）檔案并不完整真實(shí)

在流動(dòng)人員檔案管理中，不齊全問(wèn)題十分普遍，其中一般僅簡(jiǎn)單地記錄了姓名、性別、工作經(jīng)歷等，卻較少涉及工作實(shí)績(jī)、技能技術(shù)等，基本上也不會(huì)包含職稱、考核表等材料。很多人獲得學(xué)歷也不上交，致使人事檔案嚴(yán)重不完整，一旦需要卻發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題，無(wú)法反映人才的全部，最終大幅減小了檔案利用價(jià)值。此外，移交、轉(zhuǎn)遞檔案也極不規(guī)范，而加重了檔案的不真實(shí)性。

二、流動(dòng)人員人事檔案目前現(xiàn)狀問(wèn)題的解決策略分析

（一）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)、增強(qiáng)檔案意識(shí)

建立完善的培訓(xùn)制度，以培養(yǎng)檔案管理人員，組建一支專業(yè)素質(zhì)高的管理隊(duì)伍。各地區(qū)應(yīng)定期組織管理人員展開(kāi)培訓(xùn)教育，積極召開(kāi)流動(dòng)人員的有關(guān)人事檔案管理會(huì)議等。與此同時(shí)，積極指導(dǎo)管理人員按檔案的類型來(lái)合理分類，使其熟知人事檔案管理的相關(guān)知識(shí)與法規(guī)政策，并以此來(lái)促使管理人員提高整體業(yè)務(wù)水平與素質(zhì)，而制度化、規(guī)范化、法制化管理流動(dòng)人員的一切人事檔案。此外，還應(yīng)提高檔案意識(shí)。作為檔案管理人員，應(yīng)針對(duì)流動(dòng)人員大力宣傳檔案管理的重要性，以增強(qiáng)他們的檔案意識(shí)，令其自覺(jué)遵守檔案法規(guī)，并積極配合管理人員的工作。此外，還應(yīng)定期上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)工作會(huì)議、精神等，使其大致了解檔案內(nèi)容，以提高對(duì)流動(dòng)人員各種人事檔案管理各種的重視。針對(duì)檔案管理中的問(wèn)題及時(shí)加以解決，并計(jì)劃和落實(shí)檔案管理工作。

（二）推行科學(xué)化、信息化的檔案管理

在檔案部門(mén)應(yīng)積極加強(qiáng)自身建設(shè)，全力配備足夠的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施。目前，在信息化技術(shù)高度發(fā)達(dá)的時(shí)代下，人才服務(wù)的專業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)將將流動(dòng)人員檔案分門(mén)別類地保存好，并統(tǒng)一編入檔案號(hào)以及柜組號(hào)，嚴(yán)格根據(jù)檔案花名冊(cè)，來(lái)及時(shí)補(bǔ)充并詳細(xì)登記，從而組建一個(gè)人事檔案管理信息庫(kù)，以信息化管理流動(dòng)人員的一切人事檔案。同時(shí)，令流動(dòng)人員可以即時(shí)查詢?cè)跈n的檔案，真正擺脫傳統(tǒng)“重管理、輕利用”的檔案管理模式，一改傳統(tǒng)的封閉式落后管理模式，令檔案管理得以開(kāi)放式發(fā)展，進(jìn)而共享有用的信息。同時(shí)，順應(yīng)當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的潮流，在人事檔案工作中，重視優(yōu)質(zhì)服務(wù)的提供，以促進(jìn)知識(shí)經(jīng)濟(jì)與各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

（三）完善管理制度，增強(qiáng)監(jiān)督

完善檔案管理制度，大力規(guī)范檔案管理。首先，應(yīng)推行行之有效的歸檔制度。工作人員在收集材料的時(shí)候，應(yīng)擁有敏銳度高的政治意識(shí)。同時(shí)嚴(yán)格審批登記手續(xù)，以防泄露和丟失重要的信息檔案。其次，健全傳遞檔案的制度。在轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)應(yīng)以一定的程序，以確保手續(xù)的完整性，防止遺失或損壞檔案。最后，嚴(yán)格落實(shí)保管制度。按照檔案的基本保密性與安全性、檔案查找要求，來(lái)嚴(yán)密保管檔案，并大力保護(hù)硬件設(shè)備，專門(mén)創(chuàng)建檔案室，貫徹落實(shí)“六防”，并配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜，不斷創(chuàng)新、完善保護(hù)檔案的技術(shù)以及保管檔案的手段，以控制檔案的安全性、無(wú)損、真實(shí)性。與此同時(shí)，還應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，做好督促管理流動(dòng)人員的各種人事檔案工作。按照法定職責(zé)來(lái)督促管理人員履行職責(zé)、以法行使權(quán)利，以規(guī)范管理流動(dòng)人員各種人事檔案的操作。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，專門(mén)針對(duì)流動(dòng)人員，管理好人事檔案，存在十分深遠(yuǎn)的意義。在目前的社會(huì)發(fā)展大形勢(shì)下，我國(guó)的人才流動(dòng)勢(shì)必越來(lái)越復(fù)雜化。所以，管理人員應(yīng)針對(duì)檔案管理現(xiàn)狀，積極調(diào)整管理模式，在保障檔案的真實(shí)性與安全性的基礎(chǔ)上，全面提升人事檔案的利用效果，盡可能地發(fā)揮原始檔案的參考憑證作用。這樣便能提供給企業(yè)在選拔人才、晉升職位、評(píng)價(jià)個(gè)人、確立待遇等方面，強(qiáng)有力的真實(shí)參考根據(jù)，以更好地服務(wù)于當(dāng)今社會(huì)。