胡洪 王洋進

摘 要：辦公自動化管理系統的應用，能夠使企業(yè)將復雜的管理工作簡單化，提高企業(yè)經營管理的效率，當前很多企業(yè)已經應用辦公自動化管理系統，通過提高企業(yè)的管理效率來提升企業(yè)的競爭力。本文對辦公自動化管理系統的作用進行了介紹，并且對辦公自動化管理系統的設計與實現進行了分析。

關鍵詞：辦公自動化；管理系統；設計

隨著科學技術的發(fā)展，信息化建設獲得了全世界的關注，很多企業(yè)都開始建立辦公自動化系統來提高辦公效率。通過應用辦公自動化系統，可以使員工進行無紙化辦公，不僅可以提高辦公的效率，還可以方便員工的考勤和管理，同時節(jié)約辦公的成本，降低對環(huán)境的污染。當前國內很多高新技術企業(yè)都在推進辦公自動化通的建設。

1 辦公自動化系統的作用

隨著社會不斷朝信息化方向發(fā)展，企業(yè)在經營管理過程中需要處理的信息也在不斷增加，企業(yè)傳統管理模式中，采用的手工繪制表格和書寫文本等方式效率低、準確度差等問題更加突出，尤其是在數據信息量大的時候，統計信息丟失、信息查找困難等問題更加明顯，而且很難對統計的結果進行修改，導致工作過程中會浪費很多人力，工作效率比較低。通過建立辦公自動化系統，通過將其和企業(yè)的信息化系統進行結合，在通過應用計算機和互聯網技術，能夠實現規(guī)范化辦公，并且提高工作效率。而且利用這種方式還能夠對企業(yè)信息進行分層管理，有利于企業(yè)信息的交流和共享，有利于企業(yè)管理工作的高效開展。此外應用辦公自動化系統，能夠使企業(yè)提高信息分析和整理的速度，準確并且快速的掌握經營管理狀況，以及市場的發(fā)展趨勢，這樣可以為企業(yè)管理者的相關決策提供數據支持，提高決策的科學性和準確性，從而促進企業(yè)的發(fā)展。

2 辦公自動化管理系統在各個方面的設計與分析

2.1 系統使用需求分析

企業(yè)在建設辦公自動化之前，需要全面考慮自身情況，對辦公自動化的使用需求進行分析，這一工作主要從以下兩方面開展：

（1）管理系統平臺需求。在建設辦公自動化系統時，要結合企業(yè)自身的辦公流程，從而確保設計的應用系統契合企業(yè)管理需要，并且簡便易學。在管理系統方面，由于涉及到很多企業(yè)經營管理中的信息，包含商業(yè)機密，因此必須確保信息的完整性和機密性。在辦工系統的規(guī)模方面，需要確保系統的信息共享能力和交流能力能夠滿足企業(yè)管理的需求。

（2）用戶需求。不同企業(yè)的經營領域不同，業(yè)務也存在很大的區(qū)別，因此對于辦公自動化系統的要求也不同，因此需要根據企業(yè)的實際情況，具體的進行分析，確定建設怎樣的辦公自動化系統。舉例來說，如果企業(yè)管理過程中對于移動辦公以及系統工作有較高的要求，那么辦公自動化系統中應設置移動辦公以及協同工作的功能。另外，在信息化時代，信息具有極大的價值，因此確保辦公自動化系統的安全性就非常重要，需要在辦公自動化系統中設置安全防護功能，對于機密性的信息進行加密處理，保證系統的安全性。

2.2 系統設計分析

在辦公自動化管理系統設計中應用互聯網技術，能夠使該系統的開發(fā)設計更加簡單，而且還使其能夠和其它應用系統進行交流，從而提升辦公的效率。辦公自動化系統主要包含兩部分，即前臺系統和后臺系統，圖1是把互聯網應用到辦公自動化系統中的前臺結構圖，對于這一系統，還可以根據實際業(yè)務需求，來對其進行升級，提高其性能，從而更加快捷的辦公。

辦公自動化系統的開發(fā)所需要花費的成本比較低，卻能夠起到提高工作效率，降低工作成本等方面的作用，使其受到了很多企業(yè)的歡迎。但是辦公自動化系統并不是完美無缺的，當前的辦公自動化系統在數據傳輸方面還存在效率比較低的問題，尤其是在進行大量數據的傳輸時，容易出現異常。因此需要對該系統進行完善，進一步提升其在提高辦公效率方面的作用。

通過研究發(fā)現，通過應用C/S結構能夠對辦公自動化管理系統進行完善，有效的解決當前系統的不足。通過應用這一結構，可以是辦公自動化系統和很多操作系統進行兼容。從而在使用辦公自動化系統時，可以應用Outlook直接進行電子郵件的收發(fā)；使用Word進行文檔的編輯；使用AutoCAD進行地圖的編輯等，極大的提高了辦公的效率。在建筑里C/S結構之后，可以通過采用Exchange作為基礎，并且應用I-IS作為輔助結構；可以應用Outlook作為客戶端上的平臺軟件。通過這樣的設計，就能夠實現辦公自動化系統中其它程序的控制。通過采用這樣的方式對辦公自動化系統進行改進，能夠使不同程序數據之間更方便的進行信息交流和共享。

3.3 系統的功能設計和實現分析

在企業(yè)的經營管理過程中，需要處理的工作十分的復雜，因此為了滿足辦公的需要，企業(yè)辦公自動化管理系統設計若干的子系統，來更好的為企業(yè)管理服務。在系統的功能設計方面，企業(yè)需要根據自身經營管理的實際情況來建設相應的子系統，滿足自身需求。通常來說，辦公自動化管理系統至少應具備以下幾個子系統，分別是需維護、人事管理、電子郵件、公告板、文檔管理以及行政管理系統。這些子系統分別起到數據信息安全保護、人員的調動和晉升、郵件收發(fā)、工作信息發(fā)布、業(yè)務信息和檔案資料管理、管理會議以及相關公文的審批和收發(fā)的作用。這些子系統具有明確的分工，通過這樣的方式能夠簡化工作管理過程，促進企業(yè)經營管理效率的提升，從而更好的對企業(yè)進行管理，為企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎。

結論

隨著社會不斷朝著信息化方向發(fā)展，企業(yè)經營管理過程中需要處理的信息也在不斷增多，通過建設辦公自動化系統，能夠提高信息的處理效率，從而促進企業(yè)管理效率的提升，從而為企業(yè)的經營和發(fā)展奠定良好的基礎。

參考文獻：

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