黃曲曲
摘要:教學(xué)管理是提高教學(xué)質(zhì)量的有效途徑,為了保證教學(xué)管理活動(dòng)中所用的資金安全完整,資源得到合理有效配置,降低教學(xué)風(fēng)險(xiǎn),保證教學(xué)相關(guān)法律法規(guī)得到遵守,內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)有必要根據(jù)coso內(nèi)部控制框架對高校教學(xué)管理的內(nèi)部控制體系進(jìn)行審計(jì)。
關(guān)鍵詞:教學(xué)管理 內(nèi)部控制
縱觀近十年來,隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步,高等教育由精英教育階段向大眾化階段發(fā)展,高校的工作重心也從擴(kuò)大規(guī)模轉(zhuǎn)移到提高教學(xué)質(zhì)量上來,教學(xué)質(zhì)量是學(xué)校辦學(xué)效果的重要體現(xiàn),教學(xué)管理則是提高教學(xué)質(zhì)量的有效途徑。高校教學(xué)管理是指高校的教學(xué)管理者按照教學(xué)和管理活動(dòng)的基本規(guī)律,對教與學(xué)雙邊交往活動(dòng)進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制和評價(jià),使其達(dá)到既定目標(biāo)的活動(dòng)或過程。為了保證在這活動(dòng)或過程中所用的教學(xué)資金安全完整、教學(xué)資源得到合理有效配置,降低教學(xué)風(fēng)險(xiǎn),保證教學(xué)相關(guān)法律法規(guī)得到遵守,內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)有必要對高校教學(xué)管理的內(nèi)部控制體系進(jìn)行審計(jì)。
教育管理的內(nèi)部控制審計(jì)按照coso內(nèi)部控制框架,具體分教育管理的控制環(huán)境、教育管理的風(fēng)險(xiǎn)管理、教學(xué)管理的控制活動(dòng)、教學(xué)管理的信息與溝通、教學(xué)管理的監(jiān)督五個(gè)方面來進(jìn)行審查和評價(jià)。
一、教學(xué)管理的控制環(huán)境
教學(xué)管理的控制環(huán)境決定了學(xué)校教學(xué)管理的基調(diào),影響著教學(xué)管理人員的控制意識(shí)。高校只有構(gòu)建良好的教學(xué)管理內(nèi)部控制環(huán)境,內(nèi)部控制各要素才能更好地發(fā)揮作用。對教學(xué)管理控制環(huán)境進(jìn)行審計(jì)應(yīng)包括以下四個(gè)方面:
(一)對管理層理念及組織文化的審查與評價(jià)
審計(jì)人員首先要了解學(xué)校教學(xué)模式、辦學(xué)特色、學(xué)生培養(yǎng)模式、開放辦學(xué)與國際合作情況、辦學(xué)條件與學(xué)科優(yōu)勢等基本情況,從而了解管理層的教學(xué)管理理念是否為提高教學(xué)質(zhì)量這個(gè)目標(biāo)服務(wù)。其次,應(yīng)關(guān)注教學(xué)管理部門是否有明確的教學(xué)發(fā)展規(guī)劃或目標(biāo)并有具體可行的操作計(jì)劃。最后,看各項(xiàng)教學(xué)管理制度是否健全,是否根據(jù)學(xué)校內(nèi)外環(huán)境的變化進(jìn)行適時(shí)修改,建立以推進(jìn)素質(zhì)教育、提升人才培養(yǎng)質(zhì)量為重點(diǎn)的文化氛圍。
(二)對組織結(jié)構(gòu)的審查和評價(jià)
審計(jì)人員應(yīng)關(guān)注學(xué)校是否設(shè)立了合理的教學(xué)管理組織機(jī)構(gòu),如是否根據(jù)教學(xué)層次的不同分別設(shè)立不同的教學(xué)管理部門對本科生教學(xué)、研究生教學(xué)、繼續(xù)教育教學(xué)進(jìn)行管理;是否根據(jù)系統(tǒng)整體、目標(biāo)一致、統(tǒng)一指揮、權(quán)責(zé)對應(yīng)原則建立校院(系)兩級(jí)的分權(quán)管理教學(xué)管理體制;有關(guān)教學(xué)管理的重大事項(xiàng)是否上報(bào)校長辦公會(huì)議或黨委常委會(huì)等學(xué)校決策機(jī)構(gòu)審議決定并形成相關(guān)記錄。
(三)對職責(zé)分工的審查與評價(jià)
審計(jì)人員應(yīng)審查教學(xué)管理的決策層(學(xué)校)、管理層(教學(xué)管理部門)、執(zhí)行層(各院系)是否各司其職,如學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)班子是否處于教學(xué)管理組織體系的核心地位,掌握教學(xué)、人事、財(cái)務(wù)、物資等全面的資源配置權(quán)利,行使學(xué)術(shù)和其他事務(wù)的決策職能;教學(xué)管理部門是否對學(xué)校教學(xué)及其他事務(wù)擁有組織、指揮、協(xié)調(diào)、考核權(quán)利,對屬于自己分管范圍內(nèi)的資源也有較大的調(diào)配權(quán)利,直接或間接管理各院系;各院系作為學(xué)校教學(xué)體系中的中樞組織,是否在學(xué)校核心機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)管理部門的指導(dǎo)下,具體組織實(shí)施教學(xué)活動(dòng)。
(四)對人力資源政策及人員勝任能力的審查與評價(jià)
審計(jì)人員應(yīng)關(guān)注學(xué)校是否對校院兩級(jí)的教學(xué)管理人員制定完善、嚴(yán)格的任職標(biāo)準(zhǔn);是否加強(qiáng)對教學(xué)管理人員的專業(yè)化培訓(xùn),提高其專業(yè)化管理水平;是否制定完善的績效考核制度,如建立一套能夠體現(xiàn)教學(xué)管理人員重要地位與崗位價(jià)值的薪酬激勵(lì)和職業(yè)發(fā)展制度。
二、教學(xué)管理的風(fēng)險(xiǎn)管理
風(fēng)險(xiǎn)管理是指如何在一個(gè)肯定有風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)境里把風(fēng)險(xiǎn)減至最低的管理過程。教學(xué)風(fēng)險(xiǎn)管理程序可分為“目標(biāo)設(shè)定——風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別——風(fēng)險(xiǎn)評估——風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對”四個(gè)流程:
(一)目標(biāo)設(shè)定是否明確并切實(shí)可行
審計(jì)人員應(yīng)關(guān)注校院(系)兩級(jí)單位是否設(shè)定了風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo),該目標(biāo)是否與學(xué)校教學(xué)管理目標(biāo)一致;是否秉承“強(qiáng)化教學(xué)管理,注重教學(xué)管理質(zhì)量與效果,在風(fēng)險(xiǎn)可控范圍內(nèi),保障高校教學(xué)質(zhì)量,節(jié)約教育資源”的宗旨。
(二)是否建立識(shí)別教學(xué)管理風(fēng)險(xiǎn)的適當(dāng)機(jī)制
審計(jì)人員應(yīng)關(guān)注校院(系)兩級(jí)單位是否充分識(shí)別教學(xué)管理中存在的風(fēng)險(xiǎn),如學(xué)歷教育亂收費(fèi)、教學(xué)和學(xué)生資助經(jīng)費(fèi)亂使用,非學(xué)歷教育亂辦班、亂收費(fèi)、亂發(fā)證,合作辦班亂分成,教學(xué)物資閑置浪費(fèi)等風(fēng)險(xiǎn)。
(三)是否建立適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制
審計(jì)人員應(yīng)在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的基礎(chǔ)上,由不同層次的管理部門建立教學(xué)管理風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制,對存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估排序,按重要性程度確定優(yōu)先控制的風(fēng)險(xiǎn)。
(四)是否建立風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施
如完善教學(xué)管理制度;制定教學(xué)管理流程;加強(qiáng)教學(xué)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),培養(yǎng)他們財(cái)務(wù)意識(shí)和資產(chǎn)管理意識(shí);完善教學(xué)管理系統(tǒng)并與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接。
三、教學(xué)管理的控制活動(dòng)
教學(xué)管理一般包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)運(yùn)行、教學(xué)質(zhì)量管理與評價(jià)等活動(dòng),涉及到招生、專業(yè)、教材、實(shí)驗(yàn)室、實(shí)驗(yàn)基地、教學(xué)隊(duì)伍、合作辦學(xué)、校際交流等多項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng) 。對教學(xué)管理控制活動(dòng)的審計(jì)主要關(guān)注與資源利用有關(guān)的控制活動(dòng) 。這些控制活動(dòng)根據(jù)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)程度的大小主要關(guān)注以下幾方面:
(一)培訓(xùn)教育
1.廣告管理。審計(jì)人員應(yīng)關(guān)注院系對外發(fā)布培訓(xùn)招生廣告前是否到教學(xué)管理部門進(jìn)行報(bào)備、審批;廣告發(fā)布的內(nèi)容是否涉及虛假陳述并損害學(xué)校培訓(xùn)教育的品牌與權(quán)益;廣告發(fā)布是否全部由學(xué)校方統(tǒng)一進(jìn)行。
2.立項(xiàng)管理。培訓(xùn)教育項(xiàng)目是否經(jīng)教學(xué)管理部門立項(xiàng)審批;學(xué)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)是否經(jīng)財(cái)務(wù)部門審批。
3.合同管理。培訓(xùn)教育項(xiàng)目如涉及對方單位權(quán)利義務(wù)的是否簽定統(tǒng)一格式的辦學(xué)合同;合同中所訂立的條款與合同范本或與學(xué)?,F(xiàn)行規(guī)定有較大出入的是否經(jīng)相關(guān)職能部門審批;辦學(xué)單位是否都以學(xué)校的名義簽定培訓(xùn)教育辦學(xué)合同。合同履行中需要變更或中止時(shí),辦學(xué)單位是否及時(shí)提出中止或變更申請,經(jīng)教學(xué)管理部門審核同意后提交簽約方協(xié)商一致并簽訂書面協(xié)議;辦學(xué)合同產(chǎn)生爭議、協(xié)商不成需要申請仲裁或訴訟的,是否及時(shí)上報(bào)教學(xué)管理部門。
4.合作辦學(xué)管理。合作辦學(xué)的對方單位是否為法人并具備合作辦學(xué)資質(zhì);教學(xué)管理部門是否采取措施限制合作方以學(xué)校的名義開展其它業(yè)務(wù);合作辦學(xué)的收入分配比例是否符合學(xué)校相關(guān)規(guī)定;合作辦學(xué)的學(xué)生繳費(fèi)收入是否先全額上交學(xué)校再按規(guī)定比例結(jié)算。
5.收入管理。免繳學(xué)費(fèi)、學(xué)費(fèi)優(yōu)惠、學(xué)費(fèi)置換等事項(xiàng)是否經(jīng)過適當(dāng)?shù)膶徟?收取的費(fèi)用是否及時(shí)、足額納入學(xué)校統(tǒng)一核算、統(tǒng)一管理。
(二)證書管理
審計(jì)人員應(yīng)關(guān)注學(xué)校是否有管理部門對各類教學(xué)證書的制作、留存、發(fā)放進(jìn)行管理;學(xué)校是否有明晰的證書管理流程并有效執(zhí)行;是否由專人管理空白證書并建立收發(fā)存明細(xì)賬;教學(xué)管理部門是否定期對空白證書進(jìn)行盤點(diǎn);證書發(fā)放前財(cái)務(wù)管理部門是否逐一核實(shí)學(xué)生的繳費(fèi)情況、免繳費(fèi)情況,確保學(xué)生收費(fèi)收入的真實(shí)和完整;教學(xué)管理部門是否對學(xué)生的學(xué)分修讀情況進(jìn)行審核。
(三)教學(xué)經(jīng)費(fèi)管理
審計(jì)人員應(yīng)從經(jīng)費(fèi)的預(yù)算、管理、收入、支出四方面進(jìn)行審查和評價(jià)。
1.預(yù)算。重點(diǎn)審查教學(xué)經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制依據(jù)是否按照國家有關(guān)法律、法規(guī)、政策和制度;是否遵循“量入為出,收支平衡”的原則;編制方法是否符合國家、上級(jí)主管財(cái)政部門和教育部門以及學(xué)校的規(guī)定;預(yù)算編制方案是否真實(shí)、合法、公開,是否按規(guī)定程序?qū)徟?,預(yù)算經(jīng)費(fèi)是按時(shí)足額下達(dá);預(yù)算調(diào)整是否按規(guī)定程序經(jīng)審批后執(zhí)行,是否存在不按規(guī)定程序隨意調(diào)整的情況。
2.管理。重點(diǎn)審計(jì)教學(xué)管理部門對教學(xué)業(yè)務(wù)費(fèi)的管理流程(計(jì)算分配流程、資金下放流程、日常管理)是否合理、合法、合規(guī)。
3.收入。重點(diǎn)審查教育收費(fèi)項(xiàng)目的合法性、合規(guī)性、完整性,如是否有收費(fèi)許可證、是否對外公示收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn);是否違規(guī)向?qū)W生收取重修費(fèi)、輔修費(fèi)等費(fèi)用;教室出租、實(shí)驗(yàn)室設(shè)備出租收入是否納入學(xué)校統(tǒng)一核算和管理;捐贈(zèng)錢物是否納入學(xué)校統(tǒng)一核算管理及按協(xié)議規(guī)定使用。
4.支出。重點(diǎn)檢查教育經(jīng)費(fèi)各項(xiàng)開支是否嚴(yán)格遵守國家有關(guān)規(guī)定、辦法要求及學(xué)校的財(cái)務(wù)制度規(guī)定;各項(xiàng)開支比例是否合理;是否??顚S?,是否存在串項(xiàng)目使用的情況出現(xiàn)。
(四)自主招生
審計(jì)人員應(yīng)關(guān)注是否有自主招生方案、自主招生計(jì)劃;是否有明確的自主招生標(biāo)準(zhǔn);是否有公平的自主招生程序;紀(jì)檢部門是否全程參與自主招生過程;是否成立了自主招生委員會(huì);重大事項(xiàng)是否由自主招生委員會(huì)討論決定,嚴(yán)格按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)確定保送生、特長生、享受加分照顧的學(xué)生,并按國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公示。
(五)教學(xué)實(shí)驗(yàn)基地建設(shè)
基地建立前,審計(jì)人員應(yīng)審查教學(xué)實(shí)驗(yàn)基地建設(shè)目標(biāo)是否明確,是否符合學(xué)校的總體戰(zhàn)略;是否經(jīng)過可行性研究以避免重復(fù)性建設(shè)?;亟r(shí),審計(jì)人員應(yīng)審查教學(xué)實(shí)驗(yàn)基地是否簽訂合作建設(shè)協(xié)議;協(xié)議的責(zé)權(quán)利是否明確,內(nèi)容是否完整;協(xié)議簽訂是否經(jīng)過授權(quán);合同到期或內(nèi)容更改是否重新簽訂協(xié)議?;亟⒑?,審計(jì)人員應(yīng)審查主管部門是否建立了考核指標(biāo)并對基地進(jìn)行定期考核;基地的配套經(jīng)費(fèi)是否及時(shí)落實(shí);基地配套的資產(chǎn)是否納入學(xué)校資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一管理。
(六)校際交流
審計(jì)人員應(yīng)審查是否有專門部門對校際交流活動(dòng)進(jìn)行歸口管理;校際交流單位確定的目標(biāo)是否明確,是否符合學(xué)校的總體目標(biāo),是否存在重復(fù)建設(shè)、資源浪費(fèi)的現(xiàn)象;與交流方是否簽定協(xié)議;交流活動(dòng)是否按協(xié)議執(zhí)行;校際交流涉及的資金流動(dòng)是否在學(xué)校財(cái)務(wù)部門的掌控范圍內(nèi)。
(七)資助管理
審計(jì)人員應(yīng)審查學(xué)校是否建立了有關(guān)學(xué)生資助管理的規(guī)定;資助過程是否遵循民主評議和學(xué)校評定相結(jié)合的原則;資助工作流程是否規(guī)范、公平、公正、公開;學(xué)校是否成立專門機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)全校各種資助項(xiàng)目的組織評審及對院(系)評審工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和協(xié)調(diào);各院(系)是否設(shè)立學(xué)生資助工作領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)對受資助學(xué)生進(jìn)行資格審核;受資助學(xué)生名單是否在一定范圍內(nèi)公示;學(xué)校是否對受資助學(xué)生的資格進(jìn)行定期評估;資助資金是否落實(shí)到位,是否及時(shí)下?lián)軐W(xué)生。
四、教學(xué)管理的信息與溝通
教學(xué)管理的信息與溝通是整個(gè)教學(xué)管理內(nèi)部控制系統(tǒng)的生命線,內(nèi)部控制是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程,要從不斷的信息反饋中得到認(rèn)知并進(jìn)行糾錯(cuò),因此審計(jì)人員要對教學(xué)管理內(nèi)部控制相關(guān)信息的獲取與處理、傳遞與溝通以及安全保障進(jìn)行審查與評價(jià),包括審查學(xué)校是否建立了完善的教學(xué)管理信息系統(tǒng);系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否滿足學(xué)校管理層的需要,信息錄入過程是否清晰;是否及時(shí)更新以確保學(xué)生能及時(shí)獲取相關(guān)信息;教學(xué)管理信息系統(tǒng)是否與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接;教學(xué)管理的書面資料是否歸檔保存;教學(xué)管理部門是否定期編制報(bào)表上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)并在一定范圍內(nèi)公開;教學(xué)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入、修改是否經(jīng)過授權(quán)限制,以保證信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全。
五、教學(xué)管理監(jiān)督
內(nèi)部監(jiān)督作為內(nèi)部控制的基本要素之一,對于內(nèi)部控制的有效運(yùn)行,以及內(nèi)部控制的不斷完善起著重要的作用,審計(jì)人員應(yīng)對教學(xué)管理部門是否對學(xué)校的教學(xué)管理體系進(jìn)行自我檢查,是否對所發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)分析原因、提出整改方案進(jìn)行審查和評價(jià)。審計(jì)人員應(yīng)審查教學(xué)管理部門是否定期自我檢查,到院系基層了解教學(xué)管理過程中存在的問題,并就此完善教學(xué)管理過程;學(xué)校財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門是否定期對教學(xué)經(jīng)費(fèi)的使用情況、使用效果進(jìn)行審計(jì)并提出整改意見;教務(wù)管理部門是否對學(xué)校相關(guān)管理部門的檢查處理意見及時(shí)落實(shí)到位。
參考文獻(xiàn):
[1]《教育內(nèi)部審計(jì)規(guī)范》.人民教育出版社.
(作者供職于中山大學(xué)審計(jì)處)