趙梅娟

摘 要：隨著現(xiàn)代科技水平的不斷發(fā)展，日益龐大和完善的信息資源體系不斷促使高校檔案的革新，檔案的存在形式也發(fā)生著質(zhì)的改變，正在逐步向電子化、自動(dòng)化方向轉(zhuǎn)變。為順應(yīng)21世界新科技、新人才等目標(biāo)，檔案管理的問題也逐漸凸現(xiàn)出來，我國(guó)各大高校目前的檔案管理水平還處于比較初級(jí)和基礎(chǔ)的階段，很難適應(yīng)經(jīng)濟(jì)信息化的大時(shí)代背景，加之檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，各大高校對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，認(rèn)為管理檔案只是保存，很少用到等等。為此，系統(tǒng)地進(jìn)行高校檔案建設(shè)，完善檔案管理體制及各項(xiàng)制度，推動(dòng)各大院校的檔案工作更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)地進(jìn)行，就顯得尤為重要，這也是本文所主要探討的。

關(guān)鍵詞：高校檔案 規(guī)范化 標(biāo)準(zhǔn)化

中圖分類號(hào)：G275.9文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）06-00-01

前言

目前我國(guó)高校的檔案管理水平尚不理想，處于最基礎(chǔ)的起步階段?；谶@個(gè)現(xiàn)狀，我們要更加明確檔案管理工作的目標(biāo)，盡快明確與發(fā)達(dá)國(guó)家在檔案管理方面的差距，認(rèn)識(shí)到自身的不足和缺陷，面對(duì)當(dāng)今檔案管理給我們帶來的新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)，找到解決檔案管理不善這一問題的方法和策略，在短時(shí)間內(nèi)推進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的提升，縮短與先進(jìn)管理者的距離，盡快切實(shí)的推進(jìn)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，筆者將對(duì)此問題的一點(diǎn)思考進(jìn)行探討，為高校提升檔案管理工作質(zhì)量提供參考。

一、高校檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)涵和重大意義

我國(guó)各大高校巨大的檔案庫(kù)，不僅不是冗雜的負(fù)擔(dān)，而是我國(guó)教育事業(yè)的一筆重要財(cái)富。對(duì)檔案進(jìn)行分類，就是進(jìn)行檔案的聚焦，更便于保存和查閱，使得檔案體系更加完整。首先，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理可以應(yīng)用電腦進(jìn)行管理，降低檔案管理的成本，節(jié)約人力管理的成本。其次，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理人員和技術(shù)水平，要進(jìn)行一次革新，管理人員要不斷學(xué)習(xí)新生事物，使自己具備較高的網(wǎng)絡(luò)科技水平，不斷提高自己的職業(yè)素養(yǎng)、政治素養(yǎng)，培養(yǎng)良好的職業(yè)操守。再次，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化的檔案管理，使得檔案管理更加簡(jiǎn)單和高效，具備了先進(jìn)的檔案管理方法和技術(shù)，可以使得原來繁重冗雜的分類和整理工作變得整齊劃一，加大了檔案的存儲(chǔ)容量，提高了查詢的便捷性、邏輯性和準(zhǔn)確性。

二、高校檔案工作存在的問題

1.管理制度不健全、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

我國(guó)高校檔案管理制度的不健全、管理標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，是各大高校普遍面臨的比較嚴(yán)重的問題。在檔案管理的過程中，需要對(duì)檔案進(jìn)行分門別類的處理，根據(jù)檔案的價(jià)值，進(jìn)行等級(jí)分類，比如劃分為一顆星到五顆星的檔案類型，運(yùn)用不同的管理標(biāo)準(zhǔn)和辦法進(jìn)行妥善保管。然而，各大高校的現(xiàn)狀卻是檔案常常有所遺漏，且沒有明確的問責(zé)制度。具體到檔案管理辦法，尚沒有明確的流程及步驟，檔案管理人員的培訓(xùn)沒有進(jìn)行過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，管理環(huán)境混亂，管理人員缺乏科學(xué)有效的管理方法，對(duì)于檔案的管理目標(biāo)是極不明確的。

2.管理人員素質(zhì)水平偏低

由于高校對(duì)檔案工作的重視程度不足，很難招到高素質(zhì)的檔案管理人員，檔案管理者的隊(duì)伍當(dāng)中魚龍混雜，有一些不能給檔案進(jìn)行正確的分類，不能理解一個(gè)專業(yè)術(shù)語在不同環(huán)境背景下的意義，使得檔案分類進(jìn)行的很混亂。還有一些檔案管理工作的從業(yè)人員，根本沒有進(jìn)行過系統(tǒng)和專業(yè)的訓(xùn)練和培訓(xùn)，對(duì)紙質(zhì)版的檔案不會(huì)進(jìn)行妥善有效的保管，造成檔案的損毀、污跡等，使原始檔案受到了二次破環(huán)。對(duì)于電子版的檔案分類管理，更是有部分管理人員缺乏計(jì)算機(jī)的操作能力，沒有這方面的專業(yè)知識(shí)和素養(yǎng)，造成保存不利以及電子資料的丟失。

3.監(jiān)管的缺乏

基于我國(guó)各大高校檔案管理的現(xiàn)狀，很多檔案管理從業(yè)者都是非專業(yè)人員，很難自己進(jìn)行有效的判斷和管理，因此，只是憑借這條例和制度，很難約束從業(yè)者，使檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化難以推行和實(shí)現(xiàn)。

三、高校檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的具體措施及實(shí)施策略

1.明確管理目標(biāo)，建立健全檔案管理制度

做任何事都有規(guī)矩，檔案的管理也不例外?！稒n案法》的出現(xiàn)，規(guī)范了檔案管理工作，為其標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化提供了法律依據(jù)，讓檔案管理工作有據(jù)可循，有法可依。隨著信息化腳步的加快，我國(guó)各大高校也需要盡快完善自身的檔案管理體制和制度，比如檔案修訂制度、檔案特色管理等，對(duì)檔案的調(diào)用和借閱進(jìn)行等級(jí)制度，防止檔案在存儲(chǔ)和傳閱過程中的丟失，對(duì)檔案管理進(jìn)行明確的責(zé)任劃分，決不能留有灰色地帶，模棱兩可無法問責(zé)。

2.提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)水平

檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)于所管轄檔案的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，對(duì)待工作的熱情程度，都很大程度地影響著檔案管理工作的好壞。一個(gè)合格的高校檔案管理人員，應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)和充實(shí)自己，在專業(yè)領(lǐng)域具備較高的素質(zhì)，同時(shí)，個(gè)人能力也很重要，要能夠正確分析檔案管理工作中遇到的問題，并且具備探討和解決問題的能力和方法。檔案管理者要熱愛檔案管理這份工作，始終如一的保持著極大的熱情，不斷地給自己充電，學(xué)習(xí)最新的專業(yè)知識(shí)，所謂“活到老學(xué)到老”，思想上要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代的步伐，始終保持在從業(yè)隊(duì)伍的前列，抱著這樣的初心去投身于檔案工作，這樣，檔案管理的工作效率會(huì)得到穩(wěn)定的提升，也有助于檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化。

3.提高案卷質(zhì)量，電子檔案與紙質(zhì)資料共存

信息時(shí)代的到來使得檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化日益成為重中之重。案卷和硬件的質(zhì)量提高，對(duì)于檔案的妥善保存有著重大意義。只有對(duì)文書卷宗進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)范化管理，才能將其歸入檔案，方便日后的查閱及檢索。對(duì)于電子檔案的管理，不僅需要較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，還需要堅(jiān)實(shí)的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)。對(duì)于電子檔案，要與紙質(zhì)版文書一一對(duì)應(yīng)，保存歸檔后將原始憑證，即文書，歸還，以備日后參考溯源。

結(jié)語

綜上可知，我國(guó)各高校檔案管理工作現(xiàn)階段的主要目標(biāo)很明確，要改善長(zhǎng)期以來的管理漏洞，制定完善的系統(tǒng)的管理體系和管理制度，把高校檔案工作的重要性加深加固，提升檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)也業(yè)務(wù)水平，打造更加全面的管理隊(duì)伍，從而把高校檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化推進(jìn)。

參考文件

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