王淑芳

采購和供應商管理是所有企業(yè)都無法回避的重要管理問題，其對維持企業(yè)正常運行、提高企業(yè)競爭力有著極其重要的現實意義。采購管理作為港口企業(yè)生產經營管理過程中的基本環(huán)節(jié)，越來越受到港口企業(yè)的重視。規(guī)范采購和供應環(huán)節(jié)已經成為港口企業(yè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分，有利于提升港口企業(yè)采購管理的專業(yè)化水平，降低采購成本，提高采購效率。

1 采購管理的重要性

（1）采購管理是港口企業(yè)的利潤杠桿。采購管理存在利潤杠桿效應：假設某企業(yè)的稅前利潤率為10%，那么該企業(yè)每收入10萬元，將獲得1萬元利潤;如果該企業(yè)將10萬元收入中的5萬元用于采購原材料，并且經過努力使采購成本降低2%，則利潤將增加1 000元;而若要通過增加銷售額來獲取這元的利潤，則須使銷售額增加10%。顯然，通過改善采購管理使采購成本降低2%是可行的，但對于成熟的市場來說，使銷售額增加10%卻不是一件容易的事情;因此，港口企業(yè)想方設法優(yōu)化采購管理，以增加企業(yè)利潤。

（2）采購管理是港口企業(yè)服務質量的保證。采購管理能夠間接提升碼頭操作標準化水平、碼頭設備完好率和碼頭作業(yè)效率，從而增強港口企業(yè)競爭力。采購策略不當會使港口企業(yè)服務質量和形象受到影響，例如：雖然一些物資采購價格便宜，但在其使用過程中問題不斷，這會大大增加其使用總成本;假冒偽劣物資則會使企業(yè)蒙受更大的經濟損失?？梢?，加強采購管理對提升港口企業(yè)核心競爭力具有十分重要的意義。

2 采購管理的基本原則

企業(yè)在采購過程中應當遵循的基本原則是：在適當的時間（right time）以適當的價格（right price）從適當的供應商（right supplier）處購買適當數量（right quantity）和適當質量（right quality）的物資。上述原則簡稱“5R”原則。

（1）適價原則 價格決定采購成本，因此，價格是企業(yè)在采購活動中最關注的要素。物資價格不僅與物資種類、客戶購買數量和購買行為持續(xù)時間及市場供求關系有關，而且與采購人員對該物資市場的熟悉程度有關。采購人員可以通過多渠道詢價深入了解市場，以便進行比價。

（2）適質原則 港口服務要求“四低三短”，即安全事故率低、質量事故率低、投訴低和成本低以及船舶在泊時間短、車輛在港時間短、窗口服務耗時短。如果采購物資的質量達不到使用要求，不僅會增加企業(yè)的使用成本，而且會降低企業(yè)的服務質量和服務效率，甚至引發(fā)安全事故。

（3）適時原則 在企業(yè)已經確定采購計劃的情況下：若物資未如期送達，則會導致設備不能按時出勤，影響企業(yè)的生產組織，降低服務質量;若物資提前送達，則會造成庫存過多及采購資金積壓，增加企業(yè)的資金成本。可見，交貨時機對企業(yè)十分重要。

（4）適量原則 雖然批量采購有可能獲得一定折扣，但會積壓采購資金;因此，合理地確定采購數量相當關鍵。采購人員不僅需要監(jiān)督供應商準時交貨，還要強調按訂單數量交貨。

（5）適商原則 通過發(fā)現、篩選、調查等手段選擇有資質、守信用、具有較高服務能力和質量管理水平的供應商是采購管理的關鍵環(huán)節(jié)，也是決定采購原則能否落實的關鍵因素。

3 港口企業(yè)如何在物資采購流程中貫徹

“5R”原則

港口企業(yè)對采購物資實行全生命周期管理，即跟蹤記錄物資從采購入庫到最終報廢出售的全過程。港口企業(yè)只有在物資采購流程中貫徹“5R”原則，才能有效地計劃、組織、指揮、協調和控制采購過程，發(fā)揮采購的最大價值。

3.1 提出需求

港口企業(yè)提出采購需求的部門主要是一線操作部門，采購部門在審核采購需求時主要應當關注“5R”原則中的適量原則和適時原則。在適量原則方面：如果物資需求可以通過維修來滿足，則無須采購;如果物資有庫存，則可以減少采購數量;如果物資無庫存，則審核采購數量的合理性。在適時原則方面：審核采購時間是否合理，是否既能夠滿足現場生產的要求又不造成庫存和資金成本浪費。采購需求審核完畢后，采購部門編制采購計劃，隨即進入采購環(huán)節(jié)。

3.2 實施采購

此環(huán)節(jié)關注的重點是“5R”原則中的適商原則和適價原則。在適商原則方面，可以根據港口企業(yè)采購物資的種類和價格選擇供應商：對于鋼絲繩、輪胎等大宗物資或機油、濾芯等價格不高但用量較大的物資，可以在年初采取招標的方式選擇定點供應商，通過規(guī)模采購來降低采購成本;除此以外的物資，可以按照價格選擇供應商。對于價格低于我國《招標投標法》規(guī)定額度的物資，可以通過詢比價或邀請報價的方式選擇供應商。港口企業(yè)一般通過直接尋找、第三方推薦、供應商自薦等方式挖掘供應商，然后采取電話詢問、現場走訪、市場調查等方式從資質、信譽、服務能力和質量、管理水平等4個維度入手對供應商進行篩選，最終確定進入企業(yè)供應商庫的供應商名單。對于價格處于我國《招標投標法》規(guī)定額度以內的物資，按照規(guī)定采取公開招標或邀請招標的方式選擇供應商。供應商確定后，港口企業(yè)與供應商簽訂采購合同并發(fā)出訂單。

3.3 交貨驗收

交貨驗收環(huán)節(jié)關注的重點是“5R”原則中的適質原則、適量原則和適時原則。交貨驗收環(huán)節(jié)主要從規(guī)格、型號和外包裝等方面把控物資質量，同時需要清點物資數量，避免實際采購物資質量和數量與訂單要求不符。交貨時間也是該環(huán)節(jié)重點關注的對象：若交貨時間提前，則會導致物資庫存時間延長，從而降低存貨周轉率，增加企業(yè)資金成本;若交貨時間延后，則會影響設備正常使用，降低企業(yè)服務效率。對于在交貨驗收環(huán)節(jié)發(fā)現的問題，采購部門應將其及時傳達給供應商，以免再次發(fā)生類似問題;同時，對發(fā)現的問題進行記錄存檔，以便年底評價考核供應商。

3.4 安裝使用

物資安裝使用環(huán)節(jié)關注的是“5R”原則中的適質原則。在交貨驗收環(huán)節(jié)，僅對物資外包裝進行檢查，物資真正的性能質量在實際使用環(huán)節(jié)才能體現。相關部門記錄物資初始安裝時間和報廢時間，從而了解物資的實際使用壽命。如果物資實際使用壽命與合同約定相同或長于合同約定，說明物資質量滿足要求;如果物資實際使用壽命短于合同約定，說明物資質量與要求不符。對于質量不達標的物資：一方面，通知供應商整改，并在付款時扣減質量不符合要求物資的款項;另一方面，將該批物資列入對供應商的評價考核內容中，以便港口企業(yè)遴選優(yōu)質供應商。報廢物資可以存放在報廢備件庫中，以便統(tǒng)一出售可回收物資;對于不宜回收的物資，按照我國《環(huán)境保護法》的要求做好報廢物資處理。

（編輯：曹莉瓊 收稿日期：2019-01-31）