吳麗杰
關鍵詞:校園一卡通? 內控? 管理
一般簡稱一卡通,其功能載體通常是一張帶芯卡片(也有手機,例如電信推行的“翼機通”),主要功能是身份識別和電子消費,可以代替?zhèn)鹘y(tǒng)的飯卡、學生證、上機票等,通過在系統(tǒng)終端設備上刷卡,實現(xiàn)消費、考勤、上機、登記等業(yè)務。校園一卡通的應用,有助于提高學校的管理水平和服務能力,有助于學校資金活動統(tǒng)一管理,避免小金庫,極大地方便了學校師生員工的校內生活。
一是維護類。主要指軟、硬件的維護。一卡通平臺搭建,需要有后臺服務器、前臺客戶端,刷卡終端POS機,以及實現(xiàn)各個功能的功能模塊軟件。一般高校,根據(jù)建設規(guī)模,軟硬件投入規(guī)模都在幾百萬至幾千萬不等,其固定資產(chǎn)比一般二級部門都多都貴重。
二是卡務類。包括制卡、充值、掛失、補卡、凍結、銷戶、補助等與卡直接相關的業(yè)務。
三是結算類。主要是充值款,補卡工本費,商戶POS機款清算、系統(tǒng)對賬等工作。
四是管理類。包括結算復核、異常問題處理等。如因網(wǎng)絡或POS機故障,機內交易流水無法上傳;再如交易時卡內金額被多扣等異常數(shù)據(jù)問題。
據(jù)調查,高校校園一卡通的業(yè)務歸屬,大部分是信息網(wǎng)絡中心,其次是財務部門,也有的是信息網(wǎng)絡中心和財務部門共同管理,個別的屬于后勤管理部門、黨政辦公室等。無論歸屬哪個部門,實際運行和使用中,都存在一些共性問題。
(1)不是分管部門的主業(yè),存在管理短板。以信息網(wǎng)絡中心和財務部門為例,都屬于專業(yè)性質很強的部門。信息網(wǎng)絡中心,主管校內網(wǎng)絡,有系統(tǒng)建設和維護的技術優(yōu)勢,但不懂財務管理知識,對業(yè)務活動中涉及資金環(huán)節(jié)缺少內控管理;財務部門,主管校內財務,懂財務管理但不懂系統(tǒng)建設和維護技術,缺少網(wǎng)絡安全防范機制;如兩個部門共同管理,又存在各自負責分內之事,共同業(yè)務部分會出現(xiàn)互相推諉,或各自為政現(xiàn)象,而一些業(yè)務因為歸屬不清又會出現(xiàn)管理空白區(qū),不利于一卡通整體工作的開展。總言之,存在管理短板,不擅長的業(yè)務,因缺少專業(yè)知識而疏于管理缺少防范監(jiān)管。
(2)崗位設置不合理,權責不清,缺少監(jiān)管。由于不是分管部門主業(yè),崗位缺少專人負責,大多職能兼職管理,或一人多崗多職,權責不清。尤其涉及資金、結算、后臺管理工作,有的人既負責報表打印又負責給商戶結款,既保管空白卡,又負責補卡,既充值又可以扣款,還有一些高校,更是出現(xiàn)多人擁有管理員權限可隨意系統(tǒng)操作,崗位之間缺少相互監(jiān)督管理,容易徇私舞弊,監(jiān)守自盜。
(3)缺少相關的制度規(guī)定,尤其內控制度。校園一卡通,除了身份驗證功能,最主要的是校內消費功能,承擔了校內銀行卡的角色。以S高校2萬人規(guī)模來計算,人均每天消費3筆,即使每天只有一半人使用一卡通,系統(tǒng)每天也會有3萬條以上流水信息。每一條流水意味著一筆資金流動,發(fā)生錯誤直接影響到持卡人賬戶余額、商戶結款報表金額、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)。在實際運行和使用中,校方大多重視功能的建設和實現(xiàn),管理意識和資金安全意識都很淡薄。尤其以信息網(wǎng)絡中心管理一卡通為例,由于缺少財務管理專業(yè)知識,一旦發(fā)生數(shù)據(jù)錯誤,經(jīng)常是“無憑無據(jù)”“簡單粗暴”式的糾正數(shù)據(jù)錯誤,少有意識留下資金活動中財務最為看重的原始憑證,為日后對賬做依據(jù),管理中存在資金安全等諸多問題。
所為內控,是內部控制的簡稱,指一個單位為了實現(xiàn)其經(jīng)營和管理目標,保護資產(chǎn)的安全完整,保證會計信息資料的正確可靠,確保業(yè)務活動的經(jīng)濟性、效率性和效果性而在單位內部采取的自我調整、約束、規(guī)劃和控制的方法、手段與措施的總稱。2015年12月21日,財政部以財會〔2015〕24號印發(fā)《關于全面推進行政事業(yè)單位內部控制建設的指導意見》提出:“健全內部控制體系,強化內部流程控制;加強內部權力制衡,規(guī)范內部權力運行;建立內控報告制度,促進內控信息公開;加強監(jiān)督檢查工作,加大考評問責力度”。校園一卡通,不僅是高校數(shù)字化校園建設的重要部分,更是高校經(jīng)濟業(yè)務管理的重要部分,加強其內控管理,防患于未然,已是高校主管部門必須重視的問題。
(1)加強團隊建設。全國使用校園一卡通的高校不計其數(shù),真正物有所用物盡其值的寥寥無幾。但凡校園一卡通建設和使用好的高校,都是學校高度重視,全校參與,有一支高效而得力的團隊,有一個專職于校園一卡通的建設維護、運行管理、卡務處理、商戶結算等業(yè)務的主管部門,以保證一卡通的工作可以有條不紊地開展,有的放矢地進行,不存在管理短板或空白區(qū),不存在部門間相互推諉踢皮球現(xiàn)象。
(2)合理設置崗位,提高自助服務能力。加強內控,最主要的體現(xiàn)是不相容崗位,必須分離,業(yè)務流程之間,彼此聯(lián)系,相互監(jiān)督。一卡通的系統(tǒng)管理員,擁有最高權限,一般負責后臺數(shù)據(jù)管理工作,一般不能兼任充值、補卡、補助等與資金直接相關工作。類似充值和退款、補助和扣款、報表和結算等均屬不相容崗位,同一人兼任存在監(jiān)管盲區(qū),考驗業(yè)務人員的職業(yè)操守。大多學校考慮人員成本,實際運行中很難一崗一人,完全分離,學??梢约訌娮灾展δ芙ㄔO,取代人工,不僅可以提高辦事的效率和能力,還能把有限的人工用在“刀刃”上。如充值補卡類,工作量大,需要投入人員多,可引進微信、支付寶等第三方支付平臺,也可通過銀?;ヂ?lián),配置自助圈存轉賬機,在自助機上實現(xiàn)轉賬充值、掛失、補助領取、網(wǎng)費繳存等業(yè)務功能。再如,系統(tǒng)設備維修維護量大,可以建立一卡通系統(tǒng)、設備的實時監(jiān)控系統(tǒng),并以大屏幕LED、業(yè)務終端等形式呈現(xiàn),出現(xiàn)異常第一時間報警,可以快速定點故障位置,不用人工逐一排查。
(3)加強內控制度建設。加強內控管理,離不開相關制度的建設和約定,有效的制度是內控管理不可缺少的保證。從系統(tǒng)建設、使用,到具體業(yè)務流程(新開卡、充值、補卡、商戶結算、問題數(shù)據(jù)的處理)、操作員權限等,均需要相關制度規(guī)定和流程規(guī)范。如《一卡通系統(tǒng)管理制度》、《操作員權限規(guī)定》、《崗位職責要求》、《充值補卡等業(yè)務流程》、《卡金額異常、POS機款異常數(shù)據(jù)處理辦法》、《申請退款的條件》等。制度的制定,不以約束為目的,要以防范為宗旨;不是空泛文件,要有可操作性;不能一勞永逸,要與時俱進,隨時發(fā)現(xiàn)問題隨時完善補充。
[1]王永明.校園一卡通系統(tǒng)的基礎平臺建設和應用功能分析[J].智能建筑與城市信息2009(7):101-105.
[2]王麗萍.企業(yè)內控制度與管理會計的職能優(yōu)化[J].財會研究2018(04):29-31.