莊小泳 鐘奕思

摘 要：社交媒體已成為海事部門在新媒體環(huán)境下開展政府信息公開、政務(wù)服務(wù)、聯(lián)系群眾的新窗口和重要途徑。及時進行海事政務(wù)社交媒體文件的歸檔，對于收集海事部門網(wǎng)上政務(wù)工作憑證、保存機構(gòu)乃至社會記憶，具有重要意義。但是，政務(wù)社交媒體文件歸檔實踐仍處于探索階段，海事部門政務(wù)社交媒體文件歸檔工作存在不少難點。文章從客體、主體及環(huán)境等三方面進行簡要分析，總結(jié)出社交媒體歸檔過程中文件類型復(fù)雜多樣、來源廣泛且動態(tài)多變導(dǎo)致的歸檔難點、主體協(xié)同的歸檔挑戰(zhàn)以及政策法規(guī)、技術(shù)標準匱乏造成的歸檔困難等。

關(guān)鍵詞：海事信息化 社交媒體 檔案管理

隨著智能手機的普及運用，微博、微信、微視頻及手機APP客戶端等移動社交媒體已深入人們的日常生活，并被廣泛應(yīng)用于電子政務(wù)工程的建設(shè)之中。目前，交通運輸部海事局、廣東、上海、浙江、福建等多地海事部門紛紛開通了官方微博微信。社交媒體已成為海事部門在新媒體環(huán)境下開展政府信息公開、政務(wù)服務(wù)、聯(lián)系群眾的新窗口和重要途徑。

及時進行海事政務(wù)社交媒體文件的歸檔，對于收集海事部門網(wǎng)上政務(wù)工作憑證、保存機構(gòu)乃至社會記憶，具有重要意義。但是，作為新興產(chǎn)物，政務(wù)社交媒體文件歸檔實踐仍處于探索階段，海事部門政務(wù)社交媒體文件歸檔工作存在不少難點，下文謹從客體、主體及環(huán)境等三方面進行簡要分析。

1.客體因素——政務(wù)社交媒體文件特點導(dǎo)致的歸檔困難

社交媒體具備傳播速度快、受眾范圍廣、交互性強等特點，從而導(dǎo)致其相應(yīng)形成的文件類型復(fù)雜多樣、來源廣泛，且動態(tài)多變。

首先，社交媒體文件的類型豐富多樣，既包括傳統(tǒng)的文件形式，也包括鏈接、碎片式記錄等。例如，微博包含文字、圖片、聲音、視頻、鏈接等多種信息類型，其中圖形圖像格式就有jpeg、png、gif、tiff、bmp等多種格式，視頻音頻有avi、rmvb、mp4、mp3、wmv、flv、wav、afc等多種類型。與產(chǎn)生于OA辦公系統(tǒng)的傳統(tǒng)電子文件相比，社交媒體文件類型更加豐富多樣。如果要對其歸檔保存，進而對每一種信息類型都進行挖掘、捕獲、提取、分析，所需要的工具、技術(shù)要求必然比以往針對單一格式的傳統(tǒng)電子文件歸檔保存的要求更高。其次，社交媒體文件的信息來源更加廣泛。社交媒體文件的形成，包括海事部門通過社交媒體發(fā)布政務(wù)信息，網(wǎng)民公眾通過社交平臺參加評論、互動反饋，社交媒體平臺運營商管理后臺數(shù)據(jù)等一系列復(fù)雜過程，導(dǎo)致最終形成的社交媒體文件往往由三部分來源信息構(gòu)成：一是業(yè)務(wù)活動相關(guān)的原生性信息，例如海事部門在官方微博中發(fā)布的政務(wù)信息內(nèi)容原文，該類信息較為固定，具有與傳統(tǒng)電子文件相同的形態(tài)；二是因互動而產(chǎn)生的次生性信息，例如海事部門發(fā)布微博后網(wǎng)民公眾在該主題下形成的互動性聊天記錄、轉(zhuǎn)發(fā)評論等等，該類信息則具有動態(tài)性的特征，可能隨著互動交流出現(xiàn)增加或減少的情況；三是社交媒體運營平臺對于政務(wù)信息內(nèi)容及網(wǎng)民評論管理形成的衍生性信息，例如對社交平臺上的信息進行刪除、修改、用戶權(quán)限控制等相關(guān)操作形成的日志、社交媒體文件元數(shù)據(jù)等。海事政務(wù)社交媒體文件信息內(nèi)容形成的來源，比起傳統(tǒng)電子文件一般來源于機構(gòu)內(nèi)部的辦公自動化系統(tǒng)而言，更加復(fù)雜多樣。再次，社交媒體文件內(nèi)容的動態(tài)性更為顯著。因互動而產(chǎn)生的次生性信息不斷隨著互動交流出現(xiàn)增加或減少，針對一個事件有的轉(zhuǎn)載和評論，可能短短幾分鐘內(nèi)就成千上萬。這些大量動態(tài)產(chǎn)生的轉(zhuǎn)載和評論等次生性信息如果一一保存，必然會出現(xiàn)信息冗余，需要耗費大量的時間、人力、物力，占據(jù)大量存儲空間；如果不保存，又將使語境信息不完整，會喪失部分重要的背景信息及元數(shù)據(jù)。同時，由于評論、轉(zhuǎn)發(fā)等次生性信息與原生性信息的產(chǎn)生時間會存在延遲，如何選擇歸檔時間節(jié)點，才能保證歸檔的社交文件完整性也是一個難點。另外，對政務(wù)社交媒體文件的收集，網(wǎng)民公眾的評論也是重要的組成部分，但評論是網(wǎng)民個人觀點的表達，涉及個人信息，因此收集政務(wù)社交媒體文件中的評論信息需要征求個人同意，否則可能造成隱私權(quán)的侵犯。如何保護個人信息、解決版權(quán)和個人隱私的保護問題，也是海事政務(wù)社交媒體文件歸檔工作中面臨的重大困難。

2.主體因素——政務(wù)社交媒體文件歸檔主體面臨的工作挑戰(zhàn)

海事政務(wù)社交媒體文件在生成、流轉(zhuǎn)、保存的過程中，涉及多方主體，包括社交媒體文件的生成者、占有者與所有者三個方面。海事部門、網(wǎng)民公眾是社交媒體文件信息的生成者，社交媒體平臺是信息數(shù)據(jù)的實際占有者，海事部門是政務(wù)社交媒體文件信息的所有者。而對于海事部門內(nèi)部，一般負責發(fā)表社交媒體政務(wù)信息的是宣傳部門，管理機構(gòu)文件、保存機構(gòu)信息的是檔案部門。同時，國家綜合檔案館、圖書館等文化部門出于對保管社會記憶、留存國家歷史的考慮，對包括海事政務(wù)社交媒體文件在內(nèi)的政務(wù)社交媒體文件歸檔保存問題也較為關(guān)注，且開展了部分實踐探索。因此，在海事政務(wù)社交媒體文件歸檔過程中，涉及到多方主體，各方主體的職責權(quán)限有待明確。

海事部門的宣傳機構(gòu)作為社交媒體文件的直接形成者，對文件的內(nèi)容與價值有著最為直接的判斷，對文件的真實性、完整性等價值鑒定方面有著無法替代的地位，因此海事部門宣傳機構(gòu)作為文件歸檔的實施主體是首當其沖的。然而，目前海事部門宣傳機構(gòu)負責政務(wù)社交媒體信息發(fā)布的人員往往兼職較多，需要兼顧海事部門在傳統(tǒng)媒體與社交媒體等多種宣傳渠道的宣傳工作，在社交媒體宣傳的實際工作中更加重視發(fā)布信息的及時性、與網(wǎng)民公眾的互動、輿情搜集，而對社交媒體文件歸檔的重要性認識相對欠缺，缺乏主動歸檔意識。檔案部門作為保存歷史記憶的專門機構(gòu)，對社交媒體文件進行收集歸檔的意識較強，卻缺乏必要的技術(shù)支持。海事政務(wù)社交媒體賬號一般由宣傳部門控制，社交媒體信息管理由宣傳部門負責，檔案部門沒有對社交媒體文件信息進行操作的權(quán)力，同時社交媒體平臺運營商也沒有對使用平臺發(fā)布信息的機構(gòu)或個人提供社交媒體文件歸檔的服務(wù)支持。社交媒體平臺運營商作為商業(yè)公司，其目的主要是盈利，對后期考慮不足，其長久保存社交媒體信息的責任和義務(wù)沒有受到嚴格的約束。因此，完成海事政務(wù)社交媒體文件的歸檔，需要多方主體的共同參與、協(xié)調(diào)配合。在推進海事政務(wù)社交媒體歸檔工作的過程中，實現(xiàn)各方主體職權(quán)、權(quán)限的劃分，嚴格約束各方的職責與義務(wù)，使各方緊密配合、團結(jié)合作，是政務(wù)社交媒體文件歸檔探索中面臨的挑戰(zhàn)之一。

3.環(huán)境因素——社交媒體文件歸檔政策法規(guī)、標準有待完善

目前我國在社交媒體文件歸檔方面的政策法規(guī)相對匱乏。國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出，要研究制定重要網(wǎng)頁資源的采集和社交媒體文件的歸檔管理辦法，但至今未出臺具體文件。各地各部門政務(wù)社交媒體歸檔的工作仍屬于自行探索的階段，缺乏強制性的規(guī)定。在具體操作上，也缺乏相關(guān)的標準指引，已經(jīng)開始的社交媒體文件歸檔探索實踐，其歸檔時間、歸檔內(nèi)容、歸檔方式、保存格式等不盡相同，缺乏統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范。社交媒體平臺運營商長久保存信息的責任和義務(wù)沒有相關(guān)法律進行嚴格的約束，第三方機構(gòu)在社交媒體文件歸檔探索中收割網(wǎng)頁資源的行為缺乏法律支持。新浪微博、騰訊微信等社交媒體平臺在服務(wù)協(xié)議中，不對用戶數(shù)據(jù)的長久保存做出保證，但在技術(shù)上對用軟件大規(guī)模爬取社交媒體信息內(nèi)容的行為進行防范、對知識產(chǎn)權(quán)限制嚴格。開展社交媒體文件歸檔，在政策法規(guī)相對匱乏、缺乏技術(shù)標準指引和社交媒體平臺技術(shù)支持的情況下，舉步維艱。

4.結(jié)語

社交媒體文件作為海事部門在新媒體環(huán)境下政務(wù)公開、政務(wù)服務(wù)、輿論宣傳的重要窗口，其文件管理歸檔具有重要意義。海事部門應(yīng)積極探索，增強社交媒體文件歸檔意識，克服歸檔工作中的難點，不斷探索，加強協(xié)調(diào)合作，歸檔社交媒體平臺上的重要政務(wù)信息，真實完整地保存機構(gòu)、社會歷史和記憶。

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