夏建軍

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)使得人們的工作、生活較以往發(fā)生了巨大的變革，為各行各業(yè)發(fā)展帶來(lái)了新的契機(jī)。對(duì)于檔案管理工作而言，大數(shù)據(jù)環(huán)境為其深入發(fā)展提供了巨大的支持，同時(shí)也對(duì)其提出了新的要求?；诖?，本文對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作所面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)進(jìn)行了分析，并提出了相關(guān)策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境；檔案管理；機(jī)遇；挑戰(zhàn)

1.大數(shù)據(jù)環(huán)境概述

大數(shù)據(jù)主要是指在一定時(shí)間內(nèi)無(wú)法通過(guò)常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理處理的數(shù)據(jù)集合，需要采取新型處理模式才能有效應(yīng)對(duì)的海量的、多樣化的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)具有其必然性，它是高度發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)以及信息化技術(shù)共同作用的結(jié)果[1]。如今大數(shù)據(jù)已經(jīng)融入到了各行各業(yè)以及人們的工作、生活當(dāng)中，成為了社會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)不可或缺的一部分?？傊诖髷?shù)據(jù)環(huán)境下，很多事物較以往已經(jīng)發(fā)生了變革，要適應(yīng)這種變革，必然要轉(zhuǎn)變思維理念，從新的視角來(lái)審度這種變化。

2.大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、通信技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等愈來(lái)愈發(fā)達(dá)，這為檔案管理工作提供了巨大支持，檔案管理也迎來(lái)了新的機(jī)遇。首先，大數(shù)據(jù)環(huán)境能夠?qū)n案文件當(dāng)中所蘊(yùn)藏的價(jià)值充分挖掘出來(lái)。近年來(lái)，檔案機(jī)構(gòu)都加快了庫(kù)藏檔案數(shù)字化步伐，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?。這些電子檔案文件逐漸累積、匯聚，形成了重要的信息源，其中蘊(yùn)藏了海量信息。在大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)的支持下對(duì)這些信息進(jìn)行深度加工，能將其價(jià)值充分發(fā)掘出來(lái)。其次，大數(shù)據(jù)環(huán)境能夠促進(jìn)檔案信息資源共享。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠促進(jìn)檔案機(jī)構(gòu)之間的信息交流，能夠在區(qū)域范圍內(nèi)形成一個(gè)檔案信息資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，進(jìn)一步提升檔案信息資源共享效率，為檔案使用者提供更為便捷的服務(wù)[2]。另外，大數(shù)據(jù)環(huán)境能夠促進(jìn)檔案服務(wù)方式革新。由于互聯(lián)網(wǎng)以及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的高度發(fā)達(dá)，檔案機(jī)構(gòu)完全可以為用戶(hù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，不再局限于傳統(tǒng)窗口式服務(wù)。同時(shí)檔案機(jī)構(gòu)可結(jié)合用戶(hù)實(shí)際需求，在充分了解客戶(hù)需求趨勢(shì)及偏好的情況下，主動(dòng)為其推送檔案信息，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)。

3.大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)環(huán)境給檔案管理工作創(chuàng)造機(jī)遇的同時(shí)，也給其帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。首先，大數(shù)據(jù)環(huán)境促進(jìn)了檔案管理過(guò)程重構(gòu)。通常情況下，檔案管理主要涉及三個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案信息收集、檔案資料整理以及檔案文件利用。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中，檔案信息由各個(gè)部門(mén)移交，主要通過(guò)手工整理，檔案文件利用則采用被動(dòng)服務(wù)方式。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式顯然是行不通的。檔案相關(guān)信息除了部門(mén)移交外，還需要做好電子文檔歸檔，檔案資料整理則通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助實(shí)施，然后再通過(guò)專(zhuān)業(yè)軟件進(jìn)行編研、加工、整合，將其價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)[3]。檔案管理過(guò)程的重構(gòu)對(duì)相關(guān)工作人員提出了新的要求，需要其具備一定的信息化技術(shù)操作能力才能完成各項(xiàng)工作。與此同時(shí)，檔案信息量呈現(xiàn)了與日俱增的態(tài)勢(shì)，如何處理海量信息已經(jīng)成為了擺在檔案工作者面前的重要難題之一。其次，檔案數(shù)據(jù)安全問(wèn)題愈加凸出。雖然將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n能夠大幅度提升檔案管理效率，但電子文檔需要依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境才能發(fā)揮其作用與價(jià)值，檔案信息平臺(tái)不可避免地會(huì)遇到來(lái)源于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的病毒入侵、黑客攻擊等，這對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全管理提出了較高的要求。如果安全防范措施不到位，可能會(huì)造成檔案信息泄密、篡改、丟失等，所造成的損失不容忽視。另外，檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓力將變得愈來(lái)愈大。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案機(jī)構(gòu)所面對(duì)的數(shù)據(jù)集將是TB級(jí)別的，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)部署顯然無(wú)法有效處理TB級(jí)別的數(shù)據(jù)，需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善、更新、優(yōu)化，才能將這些數(shù)據(jù)有效存儲(chǔ)起來(lái)。

4.大數(shù)據(jù)環(huán)境下做好檔案管理工作的相關(guān)策略

4.1加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息的有效存儲(chǔ)離不開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)的支持，所以檔案機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)。大數(shù)據(jù)技術(shù)內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，傳統(tǒng)行業(yè)要引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，需要突破諸多限制，難度較大。因此，檔案機(jī)構(gòu)可與專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行合作，在其支持下完成構(gòu)建專(zhuān)業(yè)化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部要先對(duì)庫(kù)藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并進(jìn)行分類(lèi)，將其轉(zhuǎn)變?yōu)樵紮n案信息數(shù)據(jù)，再由數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行二次加工，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，形成數(shù)據(jù)庫(kù)[4]。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，檔案機(jī)構(gòu)要與數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)公司保持密切溝通，明確檔案管理、應(yīng)用范圍，讓數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)“有的放矢”，避免不必要的工作量。當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)建成后，要及時(shí)公開(kāi)成果，以便檔案資源共享，進(jìn)一步提升檔案資源利用率。另外，檔案機(jī)構(gòu)要加大數(shù)據(jù)庫(kù)后續(xù)維護(hù)投入，確保數(shù)據(jù)庫(kù)保持穩(wěn)定運(yùn)行狀態(tài)。

4.2加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段對(duì)檔案信息資料進(jìn)行開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，必須建立有效的數(shù)據(jù)規(guī)范，保證數(shù)字資源格式統(tǒng)一，才能確保檔案信息資料開(kāi)發(fā)利用秩序。在相關(guān)工作開(kāi)展過(guò)程中，需要充分借鑒國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)以及國(guó)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，制定并修訂出適合檔案機(jī)構(gòu)實(shí)際情況的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件，統(tǒng)一數(shù)據(jù)保存格式以及數(shù)據(jù)傳輸端口，防止出現(xiàn)信息孤島。

4.3加強(qiáng)檔案資源安全保護(hù)

檔案機(jī)構(gòu)需要高度重視電子檔案信息保密工作，對(duì)于一些涉密檔案文件，嚴(yán)格控制其上傳，并采取物理隔離措施按照涉密程序進(jìn)行分級(jí)保護(hù)，并按照相關(guān)規(guī)定配置相應(yīng)的保密設(shè)備。與此同時(shí)，要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)密碼、口令授權(quán)管理，針對(duì)不同類(lèi)型用戶(hù)設(shè)置對(duì)應(yīng)權(quán)限，讓用戶(hù)在權(quán)限范圍內(nèi)使用檔案資料；還可借助數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字簽名技術(shù)、數(shù)字證書(shū)技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行保護(hù)，保證電子檔案文件信息不被隨意修改、竊取、刪除。檔案機(jī)構(gòu)還要加強(qiáng)應(yīng)急制度建設(shè)，一旦出現(xiàn)突發(fā)安全問(wèn)題，能夠按照事先設(shè)置的應(yīng)急制度進(jìn)行快速處理，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。除此之外，檔案機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份中心建設(shè)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效備份；還可通過(guò)云技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)備份在云端，實(shí)現(xiàn)異地儲(chǔ)存，進(jìn)一步提升檔案數(shù)據(jù)的安全性。

4.4加強(qiáng)相關(guān)人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案機(jī)構(gòu)要重視內(nèi)部人才培養(yǎng)，通過(guò)開(kāi)展定期培訓(xùn)活動(dòng)，不斷強(qiáng)化相關(guān)人員信息化技術(shù)操作能力，并使其轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思維，提升崗位勝任力。同時(shí)檔案機(jī)構(gòu)還可適當(dāng)應(yīng)聘數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)專(zhuān)業(yè)性人才，對(duì)人才隊(duì)伍進(jìn)行有效補(bǔ)充。在此基礎(chǔ)上，還要培養(yǎng)檔案管理人員服務(wù)意識(shí)，從而為廣大用戶(hù)群體提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

5.結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理工作機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。為適應(yīng)新環(huán)境，檔案機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，加強(qiáng)檔案資源安全保護(hù)，并加強(qiáng)相關(guān)人才隊(duì)伍建設(shè)，不斷提升檔案管理質(zhì)量及效率，將檔案文件的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

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[3]徐曉文.大數(shù)據(jù)時(shí)代知識(shí)管理對(duì)檔案管理的啟示[J].智庫(kù)時(shí)代，2018（41）：287，290.

[4]李慧芬.試論大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].低碳世界，2018（09）：318-319.

（作者單位：山東省菏澤市單縣衛(wèi)生健康局，山東 菏澤 274300）