很多企業(yè)的職能部門如法務部、財務部、人事部……每天都要按照各類流程審批、處理、查詢合同、人事檔案、財務單據(jù)……在這個過程中有很多高度重復、無須專業(yè)人員就能完成的標準化基礎作業(yè)，而這些重復性的低價值工作卻占用了員工的大量時間，不僅嚴重影響工作效率也會導致成本高等一系列問題。如今，富士施樂的業(yè)務流程外包服務就能解決這些問題。

某世界知名汽車品牌的在華工廠曾因業(yè)務流程問題嚴重影響工作效率并為高成本長期困擾。該汽車品牌在中國有著很高的知名度和市場占有率，其在華工廠的零部件供應商遍布世界各地。隨著該品牌轎車在中國銷量的持續(xù)增長，公司財務部每年要處理來自供應商應付賬款的發(fā)票總量高達數(shù)十萬張，這讓財務部門一度面臨著巨大的工作負荷和壓力。

以前，該公司各地財務人員要將發(fā)票各自掃描歸檔、逐一核對后付款。但由于各地發(fā)票掃描的質量不同、且來自各地甚至國外供應商的發(fā)票形式各不相同，導致財務人員每天都要疲于應付大量掃描及核對發(fā)票等重復性的工作，不僅影響付款效率，也容易出現(xiàn)票據(jù)丟失的現(xiàn)象。此外，供應商還會經(jīng)常電話查詢付款進度甚至時常抱怨付款周期太長，這就讓各地財務人員愈發(fā)感到力不從心，即便整日加班也無法從容應對所有工作，更難以專注財務管理工作。由于沒有統(tǒng)一的系統(tǒng)，各地財務人員職責難免重復，這不僅嚴重影響了財務部門的生產(chǎn)力，也令成本一直居高不下。

然而這一切都在采用富士施樂業(yè)務流程外包服務后得到了徹底改變。富士施樂針對以上系列問題為該公司梳理了財務流程，明確了7項包括應收款、應付款、員工費用等財務流程中最影響效率且無須專業(yè)財會技能的基礎工作，并將這些原先分散各地且重復的職能整合，整體并入該公司籌備中的財務共享中心。同時，富士施樂在財務共享中心內專門設立了財務票據(jù)管理中心，將原來最占用財會人員精力、且影響成本和客戶滿意度的發(fā)票管理事務全部交由富士施樂執(zhí)行。此外，富士施樂還協(xié)助財務共享中心完善了財務系統(tǒng)，搭建了可真正共享的財務票據(jù)上傳、查找的統(tǒng)一票據(jù)管理平臺。

如今，在財務票據(jù)管理中心里，20名富士施樂駐場人員負責如下工作：

①接收來自供應商和員工的票據(jù)快遞并清點票據(jù)；

②對票據(jù)進行初審和分類，包括核對發(fā)票金額是否與訂單金額一致以及發(fā)票信息是否正確無誤等；

③將通過初審的票據(jù)掃描后識別并提取關鍵信息；

④將系統(tǒng)提取的增值稅發(fā)票信息自動與國家稅務總局底帳信息進行比對，確保所有發(fā)票的合規(guī)性；

⑤將票據(jù)掃描文件及相關的票據(jù)數(shù)據(jù)上傳財務系統(tǒng)，供該公司財務人員進行集中支付等后續(xù)財務操作；

⑥根據(jù)財務共享中心提供的發(fā)票清單，集中抵扣增值稅發(fā)票，并將發(fā)票抵扣聯(lián)裝訂歸檔；

⑦在應付款支付流程結束后，下載會計憑證并連同相關單據(jù)及清單裝訂歸檔；

⑧此外，富士施樂駐場人員還負責用于供應商查詢付款進度的客服熱線，以及詢證函查詢確認服務。

富士施樂專業(yè)的業(yè)務流程外包服務，讓該公司的財務流程實現(xiàn)了合規(guī)、高效、標準化和平臺化的統(tǒng)一管理。財務人員也從諸多繁瑣重復性的低價值工作中解放出來，得以專注于財務核心工作，而財務中心的整體運營成本也大幅降低了。富士施樂還通過設定如處理時間、正確率等專業(yè)的績效考核指標，大幅提升了發(fā)票流程的效率和質量，從而令內部員工和外部供應商的滿意度都顯著提升。

目前，該公司已經(jīng)將富士施樂作為戰(zhàn)略合作伙伴，除了在財務共享中心和商務公司分別采用了富士施樂業(yè)務流程駐場服務外，還在考慮將更多財務工作外包給富士施樂。一直以來，企業(yè)將IT等非核心業(yè)務外包給第三方專業(yè)公司已經(jīng)成為一種節(jié)省成本、省心、高效的管理模式，而像這家車企將發(fā)票管理等財務流程外包也正逐漸成為一種新的趨勢。相信業(yè)務流程外包模式將會讓企業(yè)更能專注核心業(yè)務，進一步提升核心競爭力，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。