朱力

摘要：《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》明確提出機(jī)關(guān)檔案整理要推進(jìn)“卷件融合”管理模式，此種管理模式不僅契合機(jī)關(guān)檔案的特點(diǎn)，也適用于高校。本文認(rèn)為該模式可以解決高校檔案管理中既有“立卷”，又有“組件”，“卷”“件”混雜但沒(méi)有可循之規(guī)的問(wèn)題，因此結(jié)合高校檔案工作實(shí)際，闡述了高校檔案工作中適合實(shí)行“卷件融合”管理模式的具體原因、實(shí)際方法以及“卷件融合”管理模式如何適應(yīng)高校數(shù)字檔案館建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高校檔案立卷組件卷件融合

2018年10月11日，國(guó)家檔案局第13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》發(fā)布，自2019年1月1日起施行。其中第四章第三十二條提出：“機(jī)關(guān)檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用，逐步推進(jìn)卷件融合管理?！边@里提到的“卷件融合”管理模式與以往檔案部門(mén)常用的“立卷”和以“件”為單位進(jìn)行整理的模式均有所不同。截至發(fā)稿，筆者在中國(guó)知網(wǎng)上以“卷件融合”為主題、關(guān)鍵詞和篇名進(jìn)行搜索，檢索結(jié)果均為0篇，但有學(xué)者曾提道：“根據(jù)高校檔案構(gòu)成復(fù)雜的實(shí)際，應(yīng)該實(shí)行‘卷‘件結(jié)合的整理模式，充分發(fā)揮‘卷和‘件整理的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)高校檔案整理的合理性、科學(xué)性、系統(tǒng)性及可操作性?！盵1]此次《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》明確提出“卷件融合”的管理模式，不僅適用于機(jī)關(guān)檔案管理，更有助于擺脫高校檔案管理中或執(zhí)行《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》《高等學(xué)校檔案管理辦法》全部“立卷”，或執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》全部“組件”，或“卷”“件”混雜但沒(méi)有規(guī)則可循的混沌不清的狀態(tài)。

一、高校檔案適合“卷件融合”管理模式的可行性

（一）“卷件融合”管理模式符合高校檔案的形成規(guī)律

高校檔案的形成部門(mén)一般為管理機(jī)構(gòu)、教學(xué)單位、群團(tuán)組織和直屬單位。（附屬單位、派駐機(jī)構(gòu)和獨(dú)立學(xué)院的檔案實(shí)體因考慮保管和利用方便等因素一般由各自的檔案室自行管理，但其檔案工作接受上級(jí)單位檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。）管理機(jī)構(gòu)中有些部門(mén)，比如科研處、基建處、資產(chǎn)管理處等形成的檔案材料具有明顯的“系統(tǒng)性”“成套性”等特點(diǎn)，而學(xué)校辦公室、宣傳部、組織部等形成的文件材料則非常零散，不同的文件也許屬于某一類，但其內(nèi)容上不具有必然聯(lián)系，基于這些部門(mén)文件材料的形成規(guī)律，在部門(mén)初期整理中，“卷件融合”模式更加具有可操作性。那些形成的材料具有明顯的系統(tǒng)性、成套性特點(diǎn)的部門(mén)適宜以“卷”為單位預(yù)立卷，做到按課題成套、按建設(shè)項(xiàng)目成套、按型號(hào)成套等，從而保持這些材料的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性、完整性。學(xué)校辦公室、組織部、宣傳部、人事處等以文書(shū)檔案為主的歸檔部門(mén)，則應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）的要求，以“件”為單位進(jìn)行整理，降低預(yù)立卷工作的主觀性和復(fù)雜性，從擬寫(xiě)案卷題名、編制頁(yè)碼、三點(diǎn)一線裝訂等手工勞動(dòng)中解放出來(lái)，僅需分“件”，在確保歸檔文件齊全完整后排好件內(nèi)順序按程序移交檔案館（室），檔案館（室）將這些已經(jīng)分好的“件”按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，再使用檔案管理軟件進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理即可。在實(shí)際操作中，高校檔案館（室）已普遍采用這種做法，“由于立卷環(huán)節(jié)取消，檔案形成部門(mén)兼職檔案員和檔案管理部門(mén)專職檔案員的工作邊界逐步模糊，最終演變?yōu)槲臅?shū)材料形成部門(mén)負(fù)責(zé)文書(shū)材料收集移交、檔案館（綜合檔案室）負(fù)責(zé)組件的工作模式。中國(guó)科學(xué)技術(shù)大學(xué)的文書(shū)檔案工作即為此例”。[2]筆者所在的安徽師范大學(xué)檔案館近年來(lái)處理以“件”為單位歸檔的文件材料也采取這種工作模式。

（二）“卷件融合”管理模式符合高校檔案實(shí)體類別特點(diǎn)

2008年9月1日起施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》將高校檔案分為11類，分別是：黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類和財(cái)會(huì)類。結(jié)合工作實(shí)際，大部分高校會(huì)將類別拓展至13類，增加了實(shí)物類和聲像類，隨著數(shù)字檔案館的建設(shè)步伐加快，電子檔案也已進(jìn)入高校檔案館（室）的管理范圍。從上述類別看，高校檔案類別多種多樣，既有文書(shū)檔案、科技檔案，又有業(yè)務(wù)檔案。對(duì)于這些檔案，我們?nèi)舨豢紤]類別特點(diǎn)，一刀切式地全部立卷或組件均有不合理之處。此次頒布、實(shí)施的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》對(duì)此問(wèn)題提出了明確意見(jiàn)：“文書(shū)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案一般以件（張）等為單位進(jìn)行整理。科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案一般以卷為單位進(jìn)行整理。”[3]從筆者多年從事高校檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，高校檔案中黨群類、行政類、外事類、實(shí)物類、聲像類和電子文件檔案適宜以“件”為單位進(jìn)行整理，而學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、財(cái)會(huì)類適宜以“卷”為單位進(jìn)行整理。這種“卷件融合”的管理模式既能遵循系統(tǒng)性、成套性強(qiáng)的檔案材料的形成規(guī)律，保持其完整性，又能區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，在文檔一體化、計(jì)算機(jī)管理和利用過(guò)程中保障檔案信息安全。

二、“卷件融合”管理模式在高校檔案工作中的實(shí)際運(yùn)用

（一）高校學(xué)生類、教學(xué)類等業(yè)務(wù)檔案應(yīng)“立卷”

高校檔案中數(shù)量最多、利用率最高的是學(xué)校特有的學(xué)生類和教學(xué)類等業(yè)務(wù)檔案。據(jù)統(tǒng)計(jì)，筆者所在的安徽師范大學(xué)檔案館館藏學(xué)生類和教學(xué)類檔案26100余卷，占全部館藏總量的1/4。僅2018年就有1500余人次為了考研、考博、找工作、驗(yàn)證學(xué)歷等事項(xiàng)查詢、利用學(xué)生類和教學(xué)類檔案。有些高校實(shí)行了全面的“卷改件”，將這些在材料形成單位以“年度-專業(yè)-班級(jí)”成冊(cè)的學(xué)籍材料按人分“件”。這樣做雖然在查找時(shí)能精準(zhǔn)定“人”，查準(zhǔn)率高，但在計(jì)算機(jī)管理過(guò)程中出現(xiàn)一些弊端，比如：在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，因著錄條目過(guò)多導(dǎo)致工作量大，雙層PDF文件在掛接至相應(yīng)條目時(shí)錯(cuò)掛、漏掛等。根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》中“其他門(mén)類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進(jìn)行整理”[4]的指導(dǎo)思想，筆者認(rèn)為高校的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)保持其形成時(shí)的原貌，按年度、專業(yè)、班級(jí)、學(xué)號(hào)等排序“立卷”，做到條理清晰、查找方便的同時(shí)又能克服上述弊端。

（二）高校黨群類、行政類、外事類、實(shí)物類和聲像類檔案應(yīng)“組件”

在計(jì)算機(jī)管理背景下，高校黨群類、行政類和外事類檔案適宜按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求按組織機(jī)構(gòu)分類以“件”為單位歸檔，原因有四個(gè)：一是簡(jiǎn)化整理，便于利用。面對(duì)數(shù)量眾多、內(nèi)容分散的文件材料，如果仍然以“卷”為單位進(jìn)行整理，就需要將同一類問(wèn)題的文件材料集中在一起后排序、打頁(yè)碼、擬寫(xiě)案卷題名，不僅需要專業(yè)的檔案知識(shí)，而且耗費(fèi)大量時(shí)間，按“件”整理則可以省去這些步驟。同時(shí)，在利用時(shí)也可能出現(xiàn)一個(gè)部門(mén)的檔案“四分五裂”在各卷和各個(gè)檔案盒中的情況，若沒(méi)有建成全文數(shù)據(jù)庫(kù)，調(diào)檔極為不便。二是隨辦隨歸，歸檔及時(shí)。如果某個(gè)部門(mén)的文件材料已全部收集完畢，立即可以按“年度-機(jī)構(gòu)-保管期限-件號(hào)”歸檔，不用等待其他未收集完畢的部門(mén)移交后再統(tǒng)一按問(wèn)題分類，客觀上保證了文件材料歸檔的及時(shí)性和齊全完整。在利用時(shí)，同一個(gè)部門(mén)的檔案集中排列在一起，也可以方便用戶快捷地獲取完整信息。“‘組織機(jī)構(gòu)分類法按照檔案的形成，如實(shí)、客觀地反映出組織機(jī)構(gòu)工作的歷史面貌，維護(hù)了歸檔文件來(lái)源的真實(shí)性和相關(guān)文件的系統(tǒng)性，是遵循文件形成規(guī)律的最好體現(xiàn)，有利于提高工作效率，彌補(bǔ)‘問(wèn)題分類法的不足?！盵5]三是保護(hù)檔案實(shí)體安全。實(shí)際工作中，大部分查閱黨群類、行政類和外事類檔案的用戶只需查找、復(fù)制案卷中的某一“件”，但以“卷”為單位進(jìn)行整理則需調(diào)取整卷，此外復(fù)制、掃描時(shí)重復(fù)拆裝對(duì)檔案損傷較大，不利于檔案的實(shí)體保護(hù)。四是保障檔案信息安全。黨群類、行政類和外事類檔案中往往含有密級(jí)文件、會(huì)議記錄、人事任免、紀(jì)律處分、經(jīng)濟(jì)審計(jì)等涉密或涉及個(gè)人隱私的不適宜公開(kāi)的信息，以“件”為單位整理可以區(qū)分不同密級(jí)、保管價(jià)值和查閱權(quán)限，在利用時(shí)精準(zhǔn)調(diào)“件”，保證歸檔文件的信息安全。除此之外，實(shí)物類、聲像類檔案因載體形態(tài)各異的特點(diǎn)也適宜以“件”為單位整理。

三、“卷件融合”管理模式未來(lái)要適應(yīng)高校數(shù)字檔案館建設(shè)

以“卷”為單位整理的科技檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)會(huì)檔案應(yīng)加快推進(jìn)數(shù)字化，可以統(tǒng)一納入高校的智慧校園建設(shè)項(xiàng)目，也可以在經(jīng)費(fèi)不能一次性到位的情況下逐年對(duì)存量檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，在此過(guò)程中必須對(duì)掃描的檔案進(jìn)行OCR全文識(shí)別，從而克服利用以“卷”為單位整理的檔案查詢具體事項(xiàng)或人物時(shí)效率不高的缺點(diǎn)，保證檢索準(zhǔn)確、一步到位。以“件”為單位整理的黨群類、行政類、外事類、聲像類檔案除了推進(jìn)存量檔案的數(shù)字化外，對(duì)增量部分檔案應(yīng)盡量做到雙套制，紙質(zhì)檔案與電子檔案相配套，逐漸向電子檔案單套制過(guò)渡?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》在此方面也明確提出：“滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件，以及無(wú)法轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進(jìn)行歸檔?！盵6]雖然這個(gè)范圍只包括不永久保存且不具有重要價(jià)值的符合要求的電子文件，但隨著高校檔案信息化工作的有序推進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備的不斷優(yōu)化，電子文件和電子檔案必將會(huì)逐步取代紙質(zhì)檔案，成為館藏檔案的主要形式，這也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]周美蘭.新背景下高校檔案規(guī)范整理思考[J].檔案管理，2014（1）：37.

[2]方黑虎，湯楠楠，馬小艷.高校文書(shū)材料歸檔之“部門(mén)立卷”問(wèn)題研究[J].蘭臺(tái)世界，2018（12）：31.

[3][4]國(guó)家檔案局.機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定[S].2018-10-11：第22條.

[5]田淑華.高校黨群、行政類檔案分類宜采用“組織機(jī)構(gòu)”分類法[J].黑龍江檔案，2010（6）：41.

[6]國(guó)家檔案局.機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定[S].2018-10-11：第36條.

*基金項(xiàng)目：安徽師范大學(xué)校史研究中心菁華助研基金項(xiàng)目（編號(hào)：2019XJHJ02）。

作者單位：安徽師范大學(xué)檔案館