馬瑾男

(山西省信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)研究院有限公司,山西 太原 030012)

協(xié)同辦公系統(tǒng)是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是給辦公人員提供方便、快捷、降低成本，提高效率的一款管理軟件。系統(tǒng)采用了流程化設(shè)計、精細化設(shè)計、平臺化設(shè)計、易用性設(shè)計等四大設(shè)計理念，充分應(yīng)用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、中間件技術(shù)、Web服務(wù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、系統(tǒng)集成技術(shù)、AJAX等技術(shù)，同時以知識管理為核心，協(xié)同運作為進化手段，使政府機關(guān)、企事業(yè)單位的資源融會貫通，吐故納新，以嶄新的形象生機勃勃地面對多變的外界環(huán)境，符合企事業(yè)政府單位的辦公習(xí)慣和特點，將辦公IT化、信息化、智能化、高效化，從而降低辦公成本，提高工作效率，形成一個規(guī)范有序的辦公管理體系，加強信息的共享和人員的溝通，創(chuàng)造無障礙的團隊協(xié)作辦公環(huán)境。

1 系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計

協(xié)同辦公平臺主要有七大功能：個人事務(wù)、綜合辦公、流程申請、固定資產(chǎn)/辦公用品、系統(tǒng)設(shè)置、系統(tǒng)監(jiān)控。

圖1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計圖

◆ 個人事務(wù)主要是綜合了日常的使用功能，如待辦事項、已辦事項、日程安排、內(nèi)部郵件收發(fā)、意見/投票發(fā)起等，針對用戶個人設(shè)置的常用功能。

◆ 綜合辦公主要是綜合了日常辦公所需要的功能，這些功能根據(jù)用戶職能的不同而不同。

◆ 流程申請主要是需要走審批/申請的功能集合，如請示報告、印章申請、請假申請等，需要向上級提交等待審核、批示的功能。

◆ 固定資產(chǎn)/辦公用品：主要是固定資產(chǎn)/辦公用品的出/入庫、借用/領(lǐng)用、歸還、報廢等功能，用于固定資產(chǎn)/辦公用品的管理。

◆ 系統(tǒng)設(shè)置主要是針對系統(tǒng)添加用戶、部門、角色、字典、崗位等信息使用。

◆ 系統(tǒng)監(jiān)控主要是對連接池、日志等的監(jiān)視監(jiān)控，方便及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。

2 系統(tǒng)主體用戶設(shè)計

協(xié)同辦公平臺主要有五個主體用戶：領(lǐng)導(dǎo)層用戶、超級管理員、車輛管理員、人事審核員、普通用戶。

圖2 系統(tǒng)主體用戶設(shè)計圖

◆ 領(lǐng)導(dǎo)層用戶：領(lǐng)導(dǎo)層用戶通過添加用戶時增加，擁有各自的領(lǐng)導(dǎo)層用戶后，根據(jù)賬戶使用者的崗位、職責(zé)的不同擁有不同的權(quán)限，領(lǐng)導(dǎo)層用戶主要具有審核、查看、監(jiān)督以及管理下屬科室等功能。

◆ 超級管理員：超級管理員主要是針對系統(tǒng)給用戶分配角色/崗位、添加新用戶、新科室等功能，擁有較全面的系統(tǒng)功能，可分配所有用戶的功能權(quán)限，相當于系統(tǒng)用戶管理員，但不具備領(lǐng)導(dǎo)層用戶的審核功能。

◆ 車輛管理員：車輛管理員除擁有普通用戶的基本權(quán)限和功能外，主要是有車輛的審核、分配、修改功能。

◆人事管理員：人事管理員除擁有普通用戶的基本權(quán)限和功能外，主要是在請假流程中，針對某些特定假期根據(jù)實際情況和條文規(guī)定給出參考意見和建議。

◆ 普通用戶：普通用戶登錄后可以進行一些基礎(chǔ)功能，主要是輔助完成日常辦公中的事項，做到真正的無紙化協(xié)同辦公，提高辦公效率。

3 系統(tǒng)功能設(shè)計

協(xié)同辦公系統(tǒng)主要分七大塊內(nèi)容：個人事務(wù)、綜合辦公、流程申請、固定資產(chǎn)、辦公用品、系統(tǒng)設(shè)置、系統(tǒng)監(jiān)控。

圖3 系統(tǒng)功能設(shè)計圖

3.1 個人事務(wù)

1) 我的事項：主要記錄所有的事務(wù)，可根據(jù)流程類型和完成時間查詢已辦或未辦事項。

2) 待辦事項：主要把未辦事宜列出，方便查看、辦理。

3) 已辦事項：此功能主要是已辦理事項的匯總，可通過流程類型、創(chuàng)建時間查詢。

4) 通知公告：此功能主要用于查詢已發(fā)布的會議、獎懲、活動等通告，也可通過標題、類型查詢通知。

5) 內(nèi)部郵件：內(nèi)部郵件主要用于公司員工之間的郵件收發(fā)，方便內(nèi)部員工交流通訊。

6) 我的薪酬：此功能主要用于查看個人工資情況和明細。

7) 個人信息：個人信息主要是個人的姓名、手機、所屬部門等基本信息編輯和查看，以及頭像編輯。

8) 日程安排：通過此功能可以記錄自己的日程內(nèi)容、日程時間，方便查看所有日程。

9) 文件管理：文件管理主要把上傳在系統(tǒng)的文件分類保存，或者提前上傳需要的文件，方便使用。

10) 通訊錄：通訊錄主要是記錄本公司員工的電話、郵箱等通訊地址，方便員工查看其他員工的信息以及聯(lián)系方式。

11) 發(fā)起投票/我的投票：發(fā)起投票主要是員工本人發(fā)起，我的投票是記錄員工歷史投票記錄。

12) 發(fā)起意見/意見反饋信息：此功能可匿名或?qū)嵜虮竟救魏我蝗税l(fā)起意見或建議，提出自己的意見，在意見反饋信息中查看反饋信息、時間等。

13) 我的好友：我的好友中可添加本公司任意員工，添加后生成好友的個人名片，展示每個人的基本信息，相當于電子名片冊。

14) 共享文件：此功能主要是匯總所有共享文件，方便用戶查看。

15) 記事本：記事本可創(chuàng)建、編輯、打開、查看、導(dǎo)出、查找文本，是一個用來創(chuàng)建簡單文檔的基本文本編輯器。

3.2 綜合辦公

1) 檔案管理:檔案管理主要實現(xiàn)檔案實體分類、編號、檢索的標準化，最終促進檔案管理的規(guī)范化和正規(guī)化。

2) 請假情況:請假情況是記錄所有人的請假信息，包括請假類型、請假時間段、請假原因等，也可查詢某個請假人的請假信息。

3) 考勤管理:此功能是記錄所有員工的在崗狀態(tài)，標識請假、缺勤、曠工、在崗等信息，方便查看以及作為工資計算的參考。

4) 印章使用情況:記錄所有類型的印章使用、審批情況，方便查看，也可導(dǎo)出Excel表格。

5) 客戶管理:此功能是記錄、保存客戶信息，可以是個人也可是單位，保存客戶信息，形成客戶信息列表，可指定客戶，也可直接導(dǎo)出客戶信息，方便客戶信息的管理和查看。

6) 用車調(diào)整:此功能是針對申請用車成功后需要調(diào)整車輛時使用，由于某些原因需要更換車輛，則在此功能中修改。

7) 項目管理:此功能主要是通過添加項目基本信息后，存儲匯總項目信息，形成項目列表，可通過項目名稱、項目編號查詢某一特定項目。

8) 基本薪酬管理/薪酬管理:基本薪酬管理用于錄入員工的某些固定不變的薪酬信息，薪酬管理用戶錄入員工的浮動薪酬信息。

9) 車輛信息:此功能用戶記錄、添加本公司所有車輛信息，包括車輛年檢、車輛保險、車輛狀態(tài)等詳細信息，方便公司車輛的記錄、管理。

3.3 流程申請

1) 發(fā)文擬稿:發(fā)文擬稿功能主要是填寫發(fā)文內(nèi)容和發(fā)文信息后，提交到部門經(jīng)理、副總、總經(jīng)理審批，審批全部通過后形成文稿，簽發(fā)。

2) 收文登記:收文登記主要是來文登記后提交申請，由部門負責(zé)人、副總、總經(jīng)理審批，由承辦部門、協(xié)辦部門辦理，二者可同時進行，也可先審批后辦理，同時也可選擇閱辦。

3) 請示報告:請示報告主要是填寫請示內(nèi)容后，提交部門經(jīng)理、副總、總經(jīng)理審核，由領(lǐng)導(dǎo)批示請示是否通過。

4) 合同申請:通過填寫合同的詳細信息，上傳合同附件，提交給部門經(jīng)理、副總、總經(jīng)理審核。

5) 請假申請:填寫請假申請信息后，根據(jù)請假的類型選擇是否需要人事給出建議或意見，根據(jù)請假時間類型選擇提交給部門經(jīng)理審核還是副總、總經(jīng)理審核。

6) 項目申請:填寫項目基本信息后，提交給部門經(jīng)理、副總、總經(jīng)理審核。

7) 考勤舉報:可通過此功能舉報某一位員工的考勤狀態(tài)。

8) 印章申請:通過此功能申請使用辦公用章，選擇用章類型，填寫基本信息后提交審核，不同類型的用章由不同的領(lǐng)導(dǎo)人審核。

9) 用車申請:用車申請功能用于公司員工申請用車，填寫用車信息后提交審核，審核通過后，由車輛管理員派車。

10) 固定資產(chǎn)/辦公用品采購申請:固定資產(chǎn)/辦公用品采購申請功能主要是采購人員填寫固定資產(chǎn)/辦公用品采購清單的詳細信息后，提交給部門領(lǐng)導(dǎo)、副總、總經(jīng)理審核。

11) 固定資產(chǎn)/辦公用品借用申請:固定資產(chǎn)/辦公用品借用申請主要由借用人通過填寫領(lǐng)用申請后，提交由部門經(jīng)理、副總、總經(jīng)理審批，審批通過后即可借用。

3.4 固定資產(chǎn)

1) 固定資產(chǎn)/辦公用品庫存管理:此功能用于查詢固定資產(chǎn)/辦公用品的庫存，可通過名稱及型號、固定資產(chǎn)/辦公用品類型查詢，同時也可導(dǎo)出列表。

2) 固定資產(chǎn)入庫管理:此功能用于固定資產(chǎn)的入庫，同時也可根據(jù)固定資產(chǎn)名稱及型號、固定資產(chǎn)類型、申請人等條件查詢已入庫的固定資產(chǎn)信息。

3) 固定資產(chǎn)庫存盤點:固定資產(chǎn)庫存盤點中可通過固定資產(chǎn)名稱及類型、固定資產(chǎn)類型、申請人等信息查詢，也可添加新的固定資產(chǎn)信息，以及修改已入庫的固定資產(chǎn)信息。

4) 固定資產(chǎn)/辦公用品借用登記:固定資產(chǎn)/辦公用品借用登記在領(lǐng)用人通過領(lǐng)用申請審批后使用，可添加借用信息，也可根據(jù)名稱及型號、借用時間等條件查詢已借用信息。

5) 固定資產(chǎn)借用/辦公用品領(lǐng)用查看:固定資產(chǎn)借用查看/辦公用品領(lǐng)用是借用人的信息匯總，在此功能中可通過名稱及型號、借用時間、借用人等信息條件查詢借用列表。

6) 固定資產(chǎn)歸還登記:此功能用于登記歸還信息，可通過固定資產(chǎn)名稱及型號、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人等信息查詢已借固定資產(chǎn)信息，歸還入庫。

7) 固定資產(chǎn)報廢管理:此功能需填寫報廢的固定資產(chǎn)信息，填寫后形成固定資產(chǎn)報廢列表，方便查詢已報廢固定資產(chǎn)，同時已填寫信息可通過固定資產(chǎn)名稱及型號、報廢時間等查詢。

8) 固定資產(chǎn)/辦公用品屬性設(shè)置:固定資產(chǎn)/辦公用品屬性設(shè)置中主要是添加、修改、刪除固定資產(chǎn)類型、固定資產(chǎn)名稱及型號。

3.5 辦公用品

1) 辦公用品庫存管理:此功能用于查詢辦公用品的庫存，可通過辦公用品名稱及型號、辦公用品類型查詢，同時也可導(dǎo)出辦公用品庫存列表。其他功能請參考固定資產(chǎn)模塊。

3.6 系統(tǒng)設(shè)置

1) 用戶管理:用戶管理功能用于錄入本公司員工的基本信息，包括用戶的登錄名、電話、所屬部門等，可添加、修改、刪除、導(dǎo)出員工信息。

2) 菜單管理:菜單管理主要是更改頁面功能列表，可增加、修改、刪除功能，也可排序，根據(jù)個人習(xí)慣安排菜單的前后放置順序。

3) 部門管理:部門管理主要用于添加本公司部門信息，與用戶管理相關(guān)聯(lián)，錄入用戶管理信息前，需要先錄入部門信息，方便錄入用戶時選擇員工所屬部門。

4) 角色管理:角色管理中用于設(shè)置角色的權(quán)限、屬性，可以新添加角色信息，也可修改、刪除已有角色信息。角色信息設(shè)置好后可給用戶分配。

5) 字典管理:字典管理主要用戶添加、修改、刪除系統(tǒng)中固定選項的字段，比如車輛類型的添加、修改、刪除在此功能中可實現(xiàn)。

6) 崗位管理:崗位管理用于設(shè)置崗位的職能、崗位名稱等崗位信息，可添加新崗位，也可修改、刪除已有崗位信息。

3.7 系統(tǒng)監(jiān)控

1) 日志查詢:日志查詢主要是為了操作留痕，隨時查看用戶在系統(tǒng)中的操作，以及某些流程是哪些用戶操作，起到監(jiān)管、留痕的作用。

2) 系統(tǒng)監(jiān)控管理:此功能可實時監(jiān)控JVM、CPU、內(nèi)存的使用率，也可做警告設(shè)置，查看服務(wù)器信息，隨時監(jiān)控系統(tǒng)的安全以及使用情況。

4 總結(jié)

本系統(tǒng)的實現(xiàn)提高了信息交流的效率和共享程度，大大提高了辦公效率，減輕了工作負擔(dān)，節(jié)省了辦公費用，從而實現(xiàn)了辦公無紙化、信息共享化、決策科學(xué)化、工作流程自動化，同時工作文檔電子化的要求，使文檔的保存、使用、共享變成輕而易舉的事情。