范杰

在高校教學工作中，檔案信息管理工作一直是其中重要組成部分，教學檔案管理工作的有序開展，不僅有著記錄教學全過程、保障教學運行、提高教學質(zhì)量的重要作用，還是學校各項事業(yè)發(fā)展的基石。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，高校管理檔案工作方式從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理方式的趨勢不可避免，高校教學檔案信息化也是高校教學工作中的必要要求。

一、高校教學檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）教學檔案信息化是學校發(fā)展的必要保障

高校教學檔案是高校教學活動全過程的原始記載，主要包括教學相關(guān)各類材料、教師業(yè)務(wù)材料、學生學業(yè)等內(nèi)容。一般通過紙質(zhì)材料、照片、光盤、硬盤等多種形式進行保存，具有非常重要的保存價值。有效利用高校教學檔案，有助于教學研究、質(zhì)量監(jiān)控、教學管理等工作水平的不斷提高和進一步改進，為社會培養(yǎng)優(yōu)秀人才。隨著教育體制的改革，國家對于高校要求不斷提高，2008 年9 月1 日我國開始實施的《高等學校檔案管理辦法》對教學檔案的信息化管理提出明確要求。由此可見，高校教學檔案管理工作是各項工作順利開展的必要保障。

（二）對教師團隊整體素質(zhì)的提高作用

教學檔案對教師團隊日常的教學工作做到記錄。教學檔案的信息化建設(shè)，相比傳統(tǒng)教學檔案有著很大優(yōu)勢。在傳統(tǒng)紙質(zhì)教學檔案管理中，檔案記錄稍顯單一，尤其是分析方式上的落后，制約了教師分析、改進、提高的空間。

在教學檔案信息化建設(shè)下，對所記錄的教學工作的分析深度和廣度大幅度提升，教學手段的多元化水平也有顯著提高，技術(shù)層次上的躍遷對高校教師團隊的整體幫助較大，對提高教師團隊的整體素質(zhì)起到?jīng)Q定性作用。長遠角度上來看，教學檔案的信息化建設(shè)工作對教師團隊整體素質(zhì)的提升遠高于傳統(tǒng)紙質(zhì)化教學檔案管理工作。

（三）高校教學檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理工作效率的保障

以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學檔案管理工作方式和信息化教學檔案管理方式相比存在著諸多問題，其中最為關(guān)鍵的就是工作效率差異化較大。傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學檔案管理在對文件的歸檔、查檔工作上需要手動操作，檔案的運行也需要人工操作，時間較長。而教學檔案的信息化建設(shè)，使得檔案的歸檔、查檔工作時間縮短，工作效率提高。檔案的運行脫離人工操作模式，節(jié)省了人力物力資源，同時降低了紙質(zhì)檔案的損耗度。

（四）新時代高校發(fā)展必要趨勢

在大數(shù)據(jù)背景下，社會對于電子化、信息化的依賴程度不斷提高，校園也不例外，未來高校發(fā)展趨勢必然是信息化、電子化。在未來高校信息化發(fā)展趨勢下，各類教學工作和具體行政工作之間的聯(lián)系將更加緊密，兩者共同影響促進，其中教學檔案工作會成為各類工作之間的聯(lián)系橋梁和紐帶。如通過教學檔案統(tǒng)計、調(diào)查、分析了解學生的學習動態(tài)和興趣方向，在教學工作中針對不同水平學生分類講解，或在學生掌握知識比較薄弱的學科加大教學力度。這些都是建立在高校教學檔案管理工作基礎(chǔ)上的，這也是教學檔案管理信息化建立的優(yōu)勢所在。

二、高校教學檔案信息化建設(shè)中面臨的具體問題

（一）信息化教學檔案網(wǎng)絡(luò)安全問題

信息化教學檔案的安全問題一直是首要問題，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)教學檔案管理模式，信息化管理模式很難保障數(shù)據(jù)安全，這也是現(xiàn)今制約信息化教學檔案建設(shè)的重要原因之一。在高校教學檔案信息化具體工作中，受限于管理人員水平、設(shè)備硬件和教學檔案使用的頻繁性等問題，網(wǎng)絡(luò)安全性得不到很好保障，對其中一些重要數(shù)據(jù)資料數(shù)據(jù)做不到保障其保密等級。

（二）信息化教學檔案建設(shè)的資金投入不足

因為信息化教學檔案的建立嚴重依賴于高精尖的專業(yè)硬件設(shè)備，建立的電子檔案數(shù)據(jù)庫也需要高級專業(yè)人員運營和維護，而這些都需要大量資金投入。但經(jīng)過實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，國家和各高校對教學檔案信息化建設(shè)工作的重視度不高，支持力度不大，在硬件設(shè)備采購和對高級專業(yè)人才的聘請上的資金缺口很大，信息化教學檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)備薄弱，無法保障教學檔案信息化建設(shè)工作如預(yù)想中的有序展開。

（三）高校教學檔案的管理人才綜合素質(zhì)有待提高

在高校教學檔案信息化建設(shè)工作中，專業(yè)的管理人才是基本保障。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)教學檔案管理模式，信息化檔案管理模式對檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)提出了更高的要求?，F(xiàn)今各高校內(nèi)的檔案管理工作存在著很大問題，很多檔案管理專業(yè)崗位的工作人員并非檔案管理專業(yè)出身。在信息化教學檔案管理模式中，對專業(yè)化知識的靈活運用要求較高，非專業(yè)人才很難讓信息化教學檔案的真實效果最大化。此外，在信息化教學檔案建設(shè)過程中，需要做到對檔案數(shù)據(jù)分析整理、分類統(tǒng)計和對計算機的靈活運用及其操作。專業(yè)人才的不足，制約了高校教學檔案的信息化建設(shè)發(fā)展進程。

三、高校教學檔案信息化建設(shè)問題的解決對策分析

（一）加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

當今各高校對教學檔案信息化建設(shè)的資金投入較小，基礎(chǔ)設(shè)施普遍存在著不完善問題，這也是制約高校教學檔案信息化建設(shè)的重要原因之一。高校教學檔案信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)就是基礎(chǔ)設(shè)施的完善，基礎(chǔ)設(shè)施不完善的前提下，信息化建設(shè)工作就是空中樓閣。而基礎(chǔ)設(shè)施不完善的主要原因在于學校對教學檔案信息化建設(shè)的重視度不夠，投入資金較少，無法購買充足設(shè)備。必須要加大資金投入，對掃描儀、計算機、信息數(shù)據(jù)庫硬件設(shè)備等盡量添置，完善教學檔案信息化建設(shè)工作的根基，促進其發(fā)展。

（二）重視教學檔案信息化建設(shè)的人才培養(yǎng)

相比傳統(tǒng)檔案管理工作模式來說，信息化檔案管理模式對專業(yè)檔案管理人才的需求量更大。而現(xiàn)今各高校內(nèi)主要檔案管理崗位的工作人員大多數(shù)非檔案管理專業(yè)，這也制約了高校教學檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。首先，對現(xiàn)今高校檔案管理人員進行專業(yè)素養(yǎng)的再培訓，各高校之間加強檔案專業(yè)人員的相互交流溝通，互相學習對方先進經(jīng)驗，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)。其次，提高對檔案管理人員的招聘標準，首先考慮應(yīng)聘人員的計算機專業(yè)能力和檔案管理理論知識。

（三）完善信息化教學檔案數(shù)據(jù)庫

現(xiàn)今計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展，日新月異。如果想要加快高校教學檔案信息化建設(shè)的速度，對軟件的實時更新工作是必不可少的。充分調(diào)動和利用管理軟件，校內(nèi)各部門將檔案定期提交檔案數(shù)據(jù)庫，及時對信息進行更新、添加，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案盡快歸檔、備份，以完善信息化教學檔案數(shù)據(jù)庫。

（作者單位：西北民族大學）