閆曉靜

摘? 要：本文對檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)行了詳細(xì)分析，發(fā)現(xiàn)檔案工作隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步在收集、整理、管理方面模式上發(fā)生了巨大的變化，這些變化對檔案信息的儲備與使用來說是一種優(yōu)化，但是同時(shí)這樣的轉(zhuǎn)變也給檔案整理人員的工作提出了更多要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理現(xiàn)代化;問題;措施

1 檔案管理現(xiàn)代化特征

1.1 信息化

信息時(shí)代的到來，讓各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都貼上了信息化的標(biāo)簽，且受到信息化改變后，行業(yè)的發(fā)展模式也發(fā)生了較大變化。新時(shí)期的檔案管理工作核心內(nèi)容是運(yùn)用信息技術(shù)提升管理效率。檔案信息的資源建設(shè)與基礎(chǔ)平臺建設(shè)是信息化最主要的兩個(gè)特征，通過信息化的渠道，檔案資源的利用率得到提升，同時(shí)讓檔案的信息資源共享程度也得到了擴(kuò)展。

1.2 虛擬化

紙張是傳統(tǒng)檔案管理工作中的重要載體，這一載體的存在讓傳統(tǒng)的檔案管理工作不得不借助于人力。但是信息技術(shù)出現(xiàn)卻讓檔案的人力處理方式發(fā)生了徹底變革，在人力管理模式下，檔案信息的資源分享非常有限，想要實(shí)現(xiàn)共享難度很大。因?yàn)樵诔薪悠疬@個(gè)共享工作時(shí)需要大量的人力支撐，對信息進(jìn)行整理。同時(shí)人力的方式讓檔案信息的收集、整理、鑒定、編目登一系列的環(huán)節(jié)耗費(fèi)的不僅僅包括人力，還需大量的時(shí)間支撐?，F(xiàn)代化技術(shù)的出現(xiàn)讓這些流程得到簡化，并通過更加虛擬的方式讓檔案的管理效率更高且更加節(jié)約時(shí)間。

1.3 數(shù)字化

數(shù)字化、符號化也是檔案管理工作現(xiàn)代化的主要特征之一。支撐起數(shù)字化工作技術(shù)主要是計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)，這些現(xiàn)代化技術(shù)將館藏的紙質(zhì)檔案通過信息錄入的方式輸入到電腦設(shè)備中或軟件中。就這樣，這些落實(shí)到紙質(zhì)載體上的信息轉(zhuǎn)化為了電子文件?，F(xiàn)代微縮影技術(shù)以及數(shù)碼技術(shù)同樣是數(shù)字化技術(shù)中較為突出的兩個(gè)代表。這些技術(shù)都是通過計(jì)算機(jī)識別、存儲、管理電子文件的。主要的區(qū)別是微縮攝影技術(shù)可以直接將大量的紙質(zhì)文件通過微縮技術(shù)制作成為相應(yīng)的電子文件，數(shù)碼影像則是利用數(shù)碼相機(jī)與光磁轉(zhuǎn)換技術(shù)對影像進(jìn)行處理。

2 檔案管理現(xiàn)代化工作現(xiàn)狀

2.1 水平與利用率低

對歷史資料進(jìn)行簡單的整理、收集、存檔并不能將整個(gè)檔案工作進(jìn)行概括，這也不是檔案工作的主要內(nèi)容。檔案應(yīng)獲得規(guī)范且合理整理，并安全的被保存起來以備后續(xù)使用，這無論對個(gè)人還是企業(yè)來說都具有異常重要的作用。檔案其實(shí)是一項(xiàng)相當(dāng)專業(yè)且復(fù)雜的工作，但是就目前的檔案管理行情來看，很多企業(yè)與單位并未對這項(xiàng)工作進(jìn)行重視，在檔案的管理上仍然是藏多于用。這直接讓檔案利用率降低了很多，不僅僅嚴(yán)重浪費(fèi)資源，檔案工作還會因此浮于表面，管理工作也因此意義不足。

2.2 管理人才匱乏

檔案管理人員是檔案管理現(xiàn)代化的主力軍，他們既需要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識，能夠利用科學(xué)技術(shù)知識對新技術(shù)展開日常使用，更新和維護(hù)新設(shè)備，還得具有較高的文化素養(yǎng)和一流的管理技能，但從目前檔案人員的現(xiàn)狀來看，許多機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的文書，檔案管理人員，仍然停留在收發(fā)、查找階段。

2.3 信息化程度低

由于現(xiàn)在管理人員的檔案意識不夠強(qiáng)，資金投入與實(shí)際需要嚴(yán)重不符，資金短缺導(dǎo)致物理購買現(xiàn)代化的檔案掛你設(shè)備，技術(shù)落后延遲，信息化程度較低，同時(shí)也造成人才引進(jìn)困難，甚至人才流失。

2.4 管理手段滯后

我國檔案管理水平相對落后，有的檔案部門沒有能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行集中存儲處理的如計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，甚至連起碼的分類裝訂、防火、防蛀等基礎(chǔ)設(shè)施也沒有，檔案管理人員仍然依靠手工方式采用原始手段對檔案進(jìn)行裝訂和保管，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還影響長期保存檔案的質(zhì)量和快捷使用檔案的效率，因此，檔案管理工作向現(xiàn)代化管理邁進(jìn)是當(dāng)務(wù)之急的一項(xiàng)改革。

2.5 不夠重視工作

領(lǐng)導(dǎo)和職工對檔案的淡薄意識普遍存在，例如學(xué)校檔案的系統(tǒng)性和完整性受到不能按時(shí)形成材料上交的處室的嚴(yán)重影響，這些處室上交材料不及時(shí)導(dǎo)致校方不能按時(shí)完成年度立卷工作，進(jìn)而導(dǎo)致材料分散在處組室甚至個(gè)人的手中，給工作帶來了很多麻煩。

2.6 管理設(shè)備不先進(jìn)

檔案管理現(xiàn)代化所需要的軟件，硬件設(shè)施因?yàn)闄n案管理意識淡薄和資金投入的有限而得不到購置升級，導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化嚴(yán)重滯后，檔案管理自動化軟件是檔案管理中至關(guān)重要組成，雖然該軟件很大程度上有利于檔案的現(xiàn)代化管理，但由于開發(fā)技術(shù)還不夠成熟，造成文件和檔案之間脫節(jié)，導(dǎo)致管理變得極為分散，引起難以集中管理使用系統(tǒng)中的檔案信息這一問題，從而無法有效共享檔案信息資源，嚴(yán)重影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

3 加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的措施

3.1 安排秩序，循序漸進(jìn)

檔案管理工作上的重要目的是讓檔案信息發(fā)揮出價(jià)值，人們通過計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案信息價(jià)值的提升。對檔案信息進(jìn)行綜合性管理之前，應(yīng)先根據(jù)各個(gè)檔案類別的重要性、價(jià)值、利用率等方面的情況進(jìn)行整體資料排列，并對可以開放的核心檔案與社會利用率較高的檔案及進(jìn)行優(yōu)先整理，讓其利用水平得到提升并增加其信息利用上的安全保障，加快檔案管理工作的計(jì)算機(jī)進(jìn)程，并讓檔案的社會利用效率提升到最大。

3.2 現(xiàn)代化意識轉(zhuǎn)變

領(lǐng)導(dǎo)干部對地區(qū)單位檔案工作的現(xiàn)代化管理工作的進(jìn)程起著至關(guān)重要的作用，因此實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中應(yīng)首先在領(lǐng)導(dǎo)者的頭腦中樹立重視的意識，其次是領(lǐng)導(dǎo)工作人員一起依靠科學(xué)管理觀念形成與時(shí)代發(fā)展方向一致的現(xiàn)代化管理意識，防止出現(xiàn)對檔案管理現(xiàn)代化的單一認(rèn)識，同時(shí)將計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的對檔案傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行革除，將被動形式的檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?、開放式的模式，讓檔案的現(xiàn)代化建設(shè)可以有規(guī)劃有流程的開展，給工作、企業(yè)、人事等方面的檔案信息管理工作水平進(jìn)行全面性的提升。

3.3 科學(xué)管理方法輔助

時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，直接增加了更多的檔案管理內(nèi)容，同時(shí)也讓檔案管理工作的價(jià)值獲得了大大提升。因此企業(yè)與單位中的人員必須加大對檔案管理工作的重視力度，并引起足夠的重視，儲備專業(yè)素質(zhì)高的人員，讓檔案管理工作上的優(yōu)化與轉(zhuǎn)折可以更為順利的開展，同時(shí)配合科學(xué)的檔案管理手段，讓檔案管理工作的現(xiàn)代化水平逐步提升。

3.4 先進(jìn)設(shè)施輔助

引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備是實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化的重要手段?，F(xiàn)代化的檔案管理對設(shè)備和技術(shù)的依賴性較強(qiáng)，這一點(diǎn)有別于與傳統(tǒng)檔案管理。所以加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，為檔案管理部門及時(shí)配備相關(guān)的辦公設(shè)備，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。各級檔案管理單位需要加大財(cái)政投入，盡量合理撥款給檔案管理部門，為其工作的順利展開提供經(jīng)濟(jì)支持，幫助其引進(jìn)領(lǐng)先的技術(shù)和設(shè)備。

4 結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作既是記錄社會文化發(fā)展的有效措施，又是信息的內(nèi)存庫，是一項(xiàng)復(fù)雜又系統(tǒng)工程，要想使檔案管理工作擁有一個(gè)科學(xué)、完整、合理的現(xiàn)代化管理體系，就必須充分調(diào)動各方面的積極性，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，挖掘檔案管理新型人才，提高檔案的整體管理水平。

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