王士偉

摘 要：隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，醫(yī)院行政檔案管理也跟隨時(shí)代變化而不斷發(fā)展。目前我國(guó)醫(yī)院行政檔案管理存在一些問(wèn)題，作為醫(yī)院的行政檔案管理者，應(yīng)積極發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，探究醫(yī)院行政檔案管理難點(diǎn)及發(fā)展方向，從而為醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展作出努力和貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;行政管理檔案;問(wèn)題;創(chuàng)新

行政檔案是機(jī)關(guān)、組織、個(gè)人在社會(huì)中形成的具有保存調(diào)查功能，以文字、表格、音像等各種方式呈現(xiàn)的歷史記錄。醫(yī)院行政檔案管理人員的主要職責(zé)就是將這些歷史記錄以現(xiàn)代化的方式進(jìn)行管理和保存。如何做到科學(xué)管理、系統(tǒng)管理，是醫(yī)院行政管理人員所要思考的問(wèn)題。

一、醫(yī)院行政檔案管理存在的問(wèn)題及其原因

1.存在問(wèn)題

當(dāng)今醫(yī)院行政檔案管理存在很多問(wèn)題。例如，檔案資料的缺失，人員信息不全，檔案管理不規(guī)范等諸多問(wèn)題。第一，很多醫(yī)院工作者的信息和科研成果，經(jīng)常會(huì)因當(dāng)時(shí)檔案記錄收集不及時(shí)或檔案的年限過(guò)長(zhǎng)而導(dǎo)致缺失。第二，在醫(yī)院行政檔案中也經(jīng)常會(huì)存在張冠李戴現(xiàn)象，大大增加以后辨識(shí)資料的難度。第三，有些醫(yī)院會(huì)出現(xiàn)無(wú)編號(hào)、無(wú)標(biāo)題、無(wú)蓋章的三無(wú)文件，無(wú)法進(jìn)行醫(yī)院行政檔案管理。第四，原始記錄的丟失，無(wú)法做到檔案的集中收集、歸檔保存。

2.問(wèn)題原因

第一，因醫(yī)院檔案室發(fā)生意外而導(dǎo)致檔案丟失。例如，火災(zāi)水災(zāi)等非抵抗性原因，在自然災(zāi)害的影響下檔案破壞及缺失。第二，因?yàn)獒t(yī)院行政檔案管理制度和設(shè)備存在缺陷，醫(yī)院的紙質(zhì)檔案和電子檔案都應(yīng)是保密保存的，很多醫(yī)院的檔案管理室較為陳舊，設(shè)備比較落后，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)因設(shè)備故障而導(dǎo)致電子檔案丟失的現(xiàn)象。所以，提升檔案管理技術(shù)和升級(jí)檔案管理設(shè)備，刻不容緩。第三，因不法分子的入侵和偷盜，導(dǎo)致部分檔案及科研成果的丟失。第四，作為醫(yī)院行政檔案的直接接觸者，醫(yī)院行政檔案管理人的不當(dāng)行為，對(duì)醫(yī)院行政檔案的保存是災(zāi)難性的打擊。

二、創(chuàng)新醫(yī)院行政檔案管理對(duì)策

1.升級(jí)醫(yī)院檔案管理設(shè)備

第一，提升醫(yī)院行政檔案管理設(shè)備水平。在很多醫(yī)院，尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院，醫(yī)院行政檔案管理一般是以紙質(zhì)的形式存在，沒(méi)有電子檔案的形式。這樣的醫(yī)院行政檔案管理是非常落后的，而且不符合我國(guó)現(xiàn)代化發(fā)展。所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的行政管理者，應(yīng)增強(qiáng)管理意識(shí)，將新技術(shù)引進(jìn)醫(yī)院行政檔案管理中，例如引進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，升級(jí)計(jì)算機(jī)設(shè)備，將自動(dòng)化系統(tǒng)覆蓋整個(gè)醫(yī)院、各個(gè)部門，讓每個(gè)部門在歸檔時(shí)，可以做到電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政檔案管理現(xiàn)代化。

第二，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息現(xiàn)代化管理。目前最先進(jìn)的檔案管理技術(shù)是辦公自動(dòng)化，其核心是將電子文件進(jìn)行分類處理，歸檔保存。大部分醫(yī)院在處理文件時(shí)，先將電子文件打印成紙質(zhì)文件，再經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人簽名并簽署意見(jiàn)，最后歸檔匯總。這樣的檔案處理模式有一個(gè)很大的缺陷，就是電子版原件在各部門散落，并不能很好地歸檔。而醫(yī)院信息現(xiàn)代化管理的目標(biāo)，是將電子文件與紙質(zhì)文件共同進(jìn)行歸檔保存。醫(yī)院行政檔案管理必須將紙質(zhì)文件與電子文件進(jìn)行結(jié)合，保證二者的完整性、實(shí)效性、統(tǒng)一性。

2.針對(duì)特殊檔案安全管理

重視各部門的特殊檔案管理，在醫(yī)院的日常工作生活中，各部門都會(huì)存在一些特殊檔案，而這些檔案需要特殊對(duì)待，特殊管理。例如，在醫(yī)院檢驗(yàn)部門，特殊性疾病應(yīng)進(jìn)行安全性管理。例如梅毒、艾滋病等具有高度傳染性的疾病，對(duì)這些疾病的文字檔案與電子檔案應(yīng)進(jìn)行特殊性管理，歸入特殊領(lǐng)域檔案部分，及時(shí)與相關(guān)機(jī)構(gòu)聯(lián)系并將檔案移交歸檔;在醫(yī)院內(nèi)，應(yīng)針對(duì)這些患者的個(gè)人信息進(jìn)行安全保存，避免患者的信息遭到泄露。另外，牽扯醫(yī)院內(nèi)部利益的檔案也應(yīng)進(jìn)行特殊性安全管理，如醫(yī)院內(nèi)部的藥物、手術(shù)器材、醫(yī)療器械等花費(fèi)問(wèn)題，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格保密，避免遭到不法人士對(duì)這些資料進(jìn)行偷竊或偽造。

3.提升檔案管理人員素質(zhì)

目前導(dǎo)致我國(guó)醫(yī)院檔案管理水平低下的主要原因，是醫(yī)院行政檔案管理人才的不足和缺失。因此，要提升我國(guó)醫(yī)院行政檔案管理的有效性，就必須提升檔案管理人員的素質(zhì)。第一，提升行政檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)，我國(guó)《檔案法》規(guī)定，檔案工作人員所具備的職業(yè)素質(zhì)是：忠于職守，愛(ài)崗敬業(yè)，遵守法律，保守機(jī)密，博學(xué)進(jìn)取，公正服務(wù)。在醫(yī)院行政檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)中，首先應(yīng)當(dāng)弘揚(yáng)我國(guó)社會(huì)核心價(jià)值觀，對(duì)于在工作中表現(xiàn)優(yōu)秀職業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員，提供晉升、提高待遇、深造學(xué)習(xí)等機(jī)會(huì)，從而激勵(lì)檔案管理人員的工作積極性。第二，提升行政檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。在醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法中明確提出應(yīng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行考核。根據(jù)規(guī)定，醫(yī)院行政檔案管理部門應(yīng)設(shè)立嚴(yán)格的考核制度和考核辦法：（1）對(duì)于在醫(yī)院行政檔案管理中，表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員，進(jìn)行計(jì)分，根據(jù)計(jì)分結(jié)果進(jìn)行檔案管理人員的職稱評(píng)定和職位升級(jí)。具體計(jì)分方式：在服務(wù)過(guò)程中受到各部門表?yè)P(yáng)，記1分，在工作過(guò)程中全年無(wú)失誤，記1分等等。（2）對(duì)于在醫(yī)院行政檔案管理中存在失誤的檔案管理員，先讓其進(jìn)行技術(shù)失誤分析，然后在會(huì)議中進(jìn)行檢討，保證不再犯同類錯(cuò)誤，最后在計(jì)分系統(tǒng)中進(jìn)行扣分處理。（3）對(duì)于考核成績(jī)扣分相對(duì)較多者進(jìn)行警告，并在全年表彰大會(huì)中，讓其作檢討報(bào)告。對(duì)于屢教不改者進(jìn)行辭退處理。對(duì)于在工作中存在重大失誤，并影響醫(yī)院發(fā)展的檔案管理人員，永不錄用處理。醫(yī)院行政檔案管理人員應(yīng)定期進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高其業(yè)務(wù)能力?？梢悦咳齻€(gè)月舉行一場(chǎng)培訓(xùn)活動(dòng)，邀請(qǐng)其他醫(yī)院優(yōu)秀檔案管理人員講述先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，教導(dǎo)先進(jìn)技術(shù)，每年推選兩名檔案管理人員，提供再學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，并在學(xué)習(xí)結(jié)束后，對(duì)兩名檔案管理人員進(jìn)行結(jié)業(yè)考試。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，醫(yī)院行政檔案管理是醫(yī)院工作中非常重要的一部分，因?yàn)獒t(yī)院行政檔案中所記載的科研結(jié)果、人員調(diào)動(dòng)、會(huì)議信息等都是醫(yī)院內(nèi)部非常重要的文字檔案。他們的遺失可能會(huì)造成醫(yī)院運(yùn)行障礙，或是影響醫(yī)院內(nèi)醫(yī)療人員的晉升和職稱的評(píng)定。所以加強(qiáng)醫(yī)院行政檔案的管理，必須調(diào)動(dòng)醫(yī)院檔案管理人員的工作積極性，也要發(fā)動(dòng)醫(yī)院所有醫(yī)療人員、工作人員共同配合，只有大家群策群力，才能促使我國(guó)醫(yī)院行政檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

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